ИИ-агент для почты, который разбирает входящие до планерки

Первое, что делает агент, - определяет, что за письмо перед ним. От этого зависит, куда оно пойдет и кто им займется. Типовая раскладка для торговой или сервисной компании выглядит так.

Темы и правила пишем вместе с вами: кто за что отвечает и что считать срочным. Письмо, которое агент не смог уверенно отнести к теме, попадает в папку «Разобрать вручную». Если по запросу нужно собрать расчет с ценами, это отдельный сценарий: генерация коммерческих предложений.

В B2B-почте нужные данные редко лежат в одном месте. Агент читает письмо так же, как внимательный менеджер, только не пропускает подпись и третье вложение.

• Текст письма. Позиции, количество, сроки, просьбы вида «как в прошлый раз».
• Подпись. Компания, ИНН, должность, телефон. По ним агент ищет клиента в CRM.
• Вложения. Excel со спецификацией, Word с реквизитами, PDF с адресом. Сканы и фото обрабатываются через распознавание документов.
• Цепочка переписки. Клиент отвечает на ваше письмо «согласны, только 30 штук». Агент берет из истории, к какой позиции это относится.

Сверка со справочниками

Прежде чем что-то создавать, агент проверяет данные по вашей базе.

• Клиент новый или уже есть в CRM, привязан ли к нему менеджер.
• Совпадают ли названия товаров с номенклатурой или нужна ручная подстановка.
• Не дубль ли это: одну и ту же заявку часто присылают дважды или дублируют в мессенджер.

Все, что не сошлось, агент не угадывает. Он создает заявку с пометкой и пишет менеджеру, какую строку проверить.

Как это сработало у клиентов

• Склад красок в Магнитогорске получает к девяти утра до сорока писем с Excel, PDF и фото списков. Ввод заказа занимает минуту вместо 16, человек разбирает 13% писем вместо всех. В сезонный пик агент один раз отправил краску трех объектов на один адрес, после этого адрес доставки сверяется с карточкой объекта (кейс склада красок).
• У доставки воды в Пензе первая версия агента сэкономила две минуты из четырнадцати: менеджеры проверяли черновики почти так же долго, как набирали. Вторая версия начала с карточки клиента, а не с текста письма, и ввод занял 2 минуты, ошибок на доставке стало 6 вместо 23 (кейс доставки воды).
• Магазин чая и кофе в Рязани месяц сравнивал два режима: агент подтверждает заказ сам или ждет менеджера. От письма до номера заказа у клиента теперь 4 минуты вместо 130 (кейс чайной лавки).

Ответ клиенту содержит обещания: цену, срок, наличие. Ошибка в таком письме стоит дороже, чем минута на проверку. Поэтому агент пишет черновик, а отправляет его сотрудник.

Что агент подставляет в черновик:

• обращение по имени и номер заявки или сделки;
• позиции и количество, как он их понял, чтобы клиент увидел ошибку сразу;
• срок отгрузки по вашему графику доставки;
• ответы на типовые вопросы из вашей базы: реквизиты, условия оплаты, адрес склада;
• уточняющий вопрос, если в письме не хватает данных.

Места, где агент не уверен, выделены в тексте черновика. Черновик лежит в вашей почте или в карточке сделки, менеджер правит его и нажимает «отправить». Тон и шаблоны собираем из ваших удачных ответов за последние месяцы.

Сводка выглядит примерно так: «за ночь 23 письма: 9 заявок, 4 счета, 1 претензия, остальное рассылки». Как устроена связка агента с учетной системой, описано на странице ИИ-агент для 1С.

Чего агент не делает

• Не отправляет письма клиентам и поставщикам от вашего имени.
• Не удаляет письма, даже рекламу он только переносит в папку.
• Не оплачивает счета и не отвечает на претензии по существу.
• Не читает ящики и папки, к которым вы не дали доступ. Для подключения используем отдельный пароль приложения, его можно отозвать в любой момент.

Каждое действие агента пишется в журнал: какое письмо, что распознано, что создано. Порядок обработки персональных данных фиксируем в договоре.

Начинать лучше с одного ящика и одного типа писем, которых больше всего. Чаще всего это заявки клиентов в sales@.

1. Соберите 30-50 писем за неделю вместе с вложениями, лучше разных: короткие, длинные, «как обычно».
2. Перечислите типы писем и кто за какой отвечает.
3. Покажите, куда записывать результат: CRM, 1С или таблица.
4. Запустите агента в режиме подсказки. Он раскладывает и заполняет, сотрудник подтверждает каждое действие.

• Диагностика процесса - 7 900 ₽. Разбираем ваш поток писем и оцениваем, какую часть агент закроет сам.
• Пилот - 24 900 ₽, 7-14 дней. Один ящик, один сценарий до 5 шагов, подтверждение человеком.
• Бизнес - 49 900 ₽. Сценарий до 8 шагов, интеграция с CRM, разбор исключений и инструкция.
• Про - 89 900 ₽. Два процесса, например заявки и счета поставщиков, до трех систем.

Дополнительная система или API - от 12 000 ₽, поддержка и правка правил - от 7 900 ₽/мес. Из чего складывается цена, подробно в статье сколько стоит ИИ-агент.