От письма до заказа
45 мин→11 мин
в пиковую неделю до 34 мин
Кейс · Кирпич и газобетон · Распознавание документов
«Газоблок как в прошлый раз, но больше»: 11 минут от письма до заказа
База в Иванове получает заявки письмами: «300ка д5 - 3 под», Excel, фото тетради. Записали 43 дня по дням: как ИИ сопоставляет такие строки с МоимСкладом, почему в сентябре письма ждали по 3 часа и что изменил прошлый заказ клиента.
- Ниша
- Кирпич и газобетон, база с доставкой
- Город
- Иваново
- Источник
- Яндекс Почта, заказы в МоемСкладе
- Внедрение
- 13-24 августа 2026
- Пакет
- Распознавание «Интеграция», 69 900 ₽
- Замер
- 30 дней до начала работ и 30 дней с ИИ
Часы на перенос заявок
63 ч→23 ч
в месяц, после - Марина и Евгений вместе
Не дождались ответа
9→5
2 из них в пиковую неделю
Заказов за 30 дней
214→262
по сезону ждали 263
День 113 августа, чт
268 писем за месяц и одна Марина
«Блок и кирпич» в Иванове продает газобетон, облицовочный и рядовой кирпич, клей, сетку и возит все это двумя манипуляторами по городу и району. Покупатели - бригады, небольшие застройщики и частники, которые строят дом или забор.
Постоянные клиенты заказывают письмом. Пишут как удобно: «300ка д5 - 3 под», Excel с собственными артикулами, фото тетрадного листа. Каждое письмо Марина, менеджер базы, переносит в заказ МоегоСклада руками, между звонками и выпиской пропусков на склад.
268писем с заявками за 30 дней
45 минв среднем от письма до заказа
63 чв месяц у Марины на перенос
9клиентов не дождались ответа
Замер за 30 дней, с 14 июля по 12 августа. Время считали по журналу почты и дате создания заказа в рабочие часы базы. Девять клиентов за это время написали «уже не надо»: взяли там, где ответили раньше.
«Пока я перепечатываю «двадцатку четыре поддона», у меня звонит второй телефон. Иногда письмо открываю через час, когда человек уже на Шуйской.»
Марина, менеджер
Дни 2-414-16 августа
2 064 строки: 57 способов написать «газоблок 300»
Из ящика выгрузили 268 писем с заявками и разложили по строкам. Задача - понять, как клиент пишет товар и в каких единицах. От этого зависит, сможет ли машина сама найти позицию в МоемСкладе.
На 10 групп пришлось 1 983 из 2 064 строк, 96%. Строк про газобетон 300 мм 412, и написаны они 57 разными способами, если считать опечатки: «300ка», «блок 30», «газосиликат 300», «д5 тридцатка». Кирпич без слов «лицевой» или «рядовой» встречался в каждом третьем письме про кирпич.
Что выяснилиТруднее всего не названия, а единицы. Газобетон клиенты пишут поддонами, кирпич - тысячами, а МойСклад считает в м³ и штуках. И 38 строк вообще без товара: «как в прошлый раз», «то же, что 12-го». Марина помнит эти заказы, машина пока нет.
- Поддон газобетона любого размера - 1,875 м³: блоков в нем 40, 60 или 120, но объем одинаковый.
- Тысяча кирпича - не целое число поддонов: одинарного на поддоне 480 штук, полуторного 352.
- «Верну 6 поддонов» - возврат залога, хотя по словам похоже на строку заказа.
Дни 5-617-18 августа
Поддоны против кубометров: словарь синонимов
Номенклатуру МоегоСклада оставили как есть: 186 карточек, газобетон в м³, кирпич в штуках. Переделывать склад под ИИ не стали, иначе поплыли бы остатки и отчеты.
Вместо этого собрали словарь синонимов: 386 написаний из разбора, каждое с кодом товара. Для каждой строки ИИ сначала ищет точное совпадение в словаре, потом похожее по смыслу, и считает уверенность от 0 до 1. Количество пересчитывает отдельно: поддоны в м³, тысячи в штуки.
Порог поставили 0,85. На июльских письмах так в заказ уходит 9 строк из 10, остальное ждет человека. Ниже порога ошибок становилось больше, чем экономии времени.
Дни 7-819-20 августа
350 рублей за каждый поддон
Правила разбора записали в Google Документе: откуда ИИ берет письма, как сопоставляет, что делает с единицами и чего не делает. Заказ он только готовит, подтверждает его Марина.
Роман, владелец базы, оставил один комментарий, зато про деньги. Возвратный поддон стоит 350 ₽, и если клиент его не написал, склад отдает поддон бесплатно. Теперь ИИ ставит поддоны сам, по числу поддонов товара в заказе.
Цену и день доставки ИИ клиенту не пишет. День зависит от рейсов манипуляторов, а их Виктор на складе расставляет утром, иногда за час до выезда.
Дни 9-1221-24 августа
60 июльских писем и чужая накладная
Яндекс ПочтаИИ забирает новое письмо из ящика заказов: текст, Excel, фото, PDF.
Разбор строкОтделяет товар от адреса и пожеланий, пересчитывает поддоны и тысячи.
Словарь синонимовИщет код товара, считает уверенность; ниже 0,85 - строка в очередь.
МойСкладЧерновик заказа покупателя с комментарием «из письма».
МаринаПроверяет очередь, звонит по спорным строкам, подтверждает заказ.
Прогоняли на 60 письмах июля, для которых заказы Марины уже были в МоемСкладе. Сравнивали построчно: товар, количество, единицы.
С первого раза ИИ верно разобрал только 33 письма из 60. Он ставил облицовочный кирпич туда, где клиент имел в виду рядовой, записал возврат шести поддонов как продажу и не справился с фотографией чужой накладной, где стояли артикулы завода.
После словаря и правила про возврат совпало 56 писем. Четыре письма «как в прошлый раз» по-прежнему уходили Марине целиком: прошлые заказы клиента ИИ тогда не смотрел, и мы решили, что для запуска это терпимо.
День 1325 августа, вт
Первое утро: семь строк в заказ, одна Марине
Включили во вторник в 8:00. К девяти в ящике лежало четыре новых письма.
Первым пришло письмо Павла Кудряшова, бригадира: восемь строк одной фразой. Через минуту в МоемСкладе стоял черновик заказа, а в таблице сопоставления - разбор каждой строки.
Семь строк ИИ поставил сам, включая поддоны, которых в письме не было. «Кирпич красн 1 тыс» ушел Марине с уверенностью 0,58: облицовочный это или рядовой, по письму не понять. Марина позвонила, оказалось - лицевой.
Гордей Голубев, который строит дома в Коляново, в то же утро заказал 4 поддона газоблока 200 мм и 10 мешков клея. Его письмо разобралось без очереди, и через восемь минут заказ был подтвержден. Этот заказ еще пригодится.
Дни 14-2026 августа - 1 сентября
Очередь растет на «как всегда» и «то же»
Первую неделю почти треть писем, 31%, имела хотя бы одну строку ниже порога. Это не ошибки ИИ: он прямо говорил, что не уверен, и спрашивал Марину. Но каждая такая строка - звонок клиенту.
- Кирпич без уточнения. Лицевой или рядовой, одинарный или полуторный - отдельный звонок почти в каждом письме про кирпич.
- «Как всегда» и «то же». Постоянные клиенты писали так в каждом восьмом письме, и ИИ отдавал Марине все письмо целиком.
- Тысячи кирпича. Сколько поддонов, решает клиент: кто-то докупает до полного, кто-то берет остаток россыпью.
Марина разбирала очередь между звонками и укладывалась в 10-15 минут. Пока писем было 11-12 в день, это работало.
Дни 26-307-11 сентября
Сезон: 23 письма в очереди и заказ на 18 кубов у соседей
В сентябре частники спешат закрыть коробку до холодов, и писем стало вдвое больше: с понедельника по пятницу 104 письма, до 24 в день. Доля писем с сомнительными строками не изменилась. Марина по-прежнему была одна на очереди, телефоне и пропусках.
В среду, 9 сентября, через очередь с утра прошло 23 письма. В 9:40 написал Антон Шабанов: 18 кубов «блок 30 д5 или д4, как дешевле». ИИ правильно не стал выбирать за клиента и поставил строку в очередь. Марина открыла ее в 13:50, когда Шабанов уже купил на Шуйской.
Второй заказ ушел так же, ближе к вечеру: Елена Барашкова не дождалась ответа про поддоны кирпича и купила у частника с машиной. В деньгах базы это около 22 200 ₽ маржи с двух заказов. В пиковую неделю письмо в среднем ждало заказа 26 минут, а спорное - 2 часа 50 минут.
На экране заказов это видно: три черновика «Ждет уточнения» и отмененный заказ Шабанова. Компенсации не было, вернуть Шабанова не удалось.
Как исправили: очередь на двоих и прошлый заказ клиентаЕвгений, второй менеджер, после обеда разбирает очередь вместо звонков. Постоянным клиентам ИИ теперь берет прошлый заказ из МоегоСклада, и «как всегда» больше не уходит в очередь целиком. Клиенту сразу приходит номер заказа и строка «менеджер уточнит 1 позицию до 14:00». Следующая пиковая неделя прошла без отмен, но очередь на 9-10 писем все равно копилась к обеду.
День 3314 сентября, пн
«Газоблок как в прошлый раз, но больше»
В понедельник в 7:52 Гордей Голубев прислал письмо из двух строк: «Газоблок как в прошлый раз, но больше. Клей тоже. В среду в Коляново». Неделю назад такое письмо целиком ушло бы в очередь.
- Письмо Гордея приходит в ящик заказов.
- ИИ находит в МоемСкладе его прошлый заказ 25 августа: 4 поддона газобетона 200 мм, 10 мешков клея, поддоны, доставка.
- Проверяет остатки: газобетона 200 мм 45 м³, свободно 32.
- Создает черновик на основе прошлого заказа. «Больше» ставит в очередь одной строкой: сколько именно?
- Марина звонит Гордею: 6 поддонов и 15 мешков.
- Заказ подтвержден, Гордею уходит письмо с номером.
От письма до заказа 14 минут, и это вместе со звонком. Раньше Марина искала бы прошлый заказ Голубева сама, листая его отгрузки, а «больше» уточняла бы тем же звонком.
Слово «больше» ИИ не угадывает и не должен: Гордей в июле так же писал «больше» и добавил один поддон, а сейчас два. Угадывать за прораба, сколько блоков нужно на этаж, база не берется.
Дни 35-4216-23 сентября
Заказов больше, но это сезон, а не ИИ
Во второй половине замера сомнительные строки были у 12% писем вместо 31%. Почти весь спад дали постоянные клиенты с «как всегда» и словарь, который Марина пополнила 37 новыми написаниями.
Продажи выросли, но спорить, что это ИИ, мы не будем. Конец лета и сентябрь у базы всегда сильнее июля. В прошлом году за те же даты заказов было на 23% больше, чем в июле, а 214 заказов до запуска с той же поправкой дают 263.
Пришло 262. Продажи остались там, где их держит сезон и два манипулятора: в пиковые дни Виктор отказывал в доставке на завтра, и никакая скорость разбора письма этого не меняла.
День 4324 сентября, чт
30 дней: 11 минут вместо 45
Итоги Роман спросил в чате, когда решал, оставлять ли Евгения на очереди до зимы. Сравнивали 30 дней ручного разбора и 30 дней с ИИ, с 25 августа по 23 сентября.
| Ящик заказов | 14 июля - 12 августа | 25 августа - 23 сентября |
|---|---|---|
| Писем с заявками | 268 | 341 |
| От письма до заказа, в среднем | 45 мин | 11 мин |
| Строк в письмах | 2 064 | 2 470 |
| Не дождались ответа | 9 | 5, из них 2 в пиковую неделю |
| Заказов | 214 | 262 |
| Заказов по прошлогоднему сезону | 263 | |
| Часов на перенос и очередь в месяц | 63, Марина | 23, Марина и Евгений |
Пиковая неделя на графике - горб до 34 минут. Без нее среднее с ИИ было бы около 8 минут. Ручной разбор в июле в субботы доходил до часа: в субботу база работает до 14:00, и Марина одна.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на перенос и очередь в месяц, до и после | 63 и 23 |
| Освободилось часов в месяц | 40 |
| Час менеджера со взносами | 480 ₽ |
| Экономия в месяц | 19 200 ₽ |
| Модель и почта | 2 900 ₽ в месяц |
| Пакет «Интеграция» | 69 900 ₽ |
| Окупаемость | около 18 недель |
Часы Евгения на очередь после обеда входят в эти 23. Освободившиеся 40 часов в месяц уходят на телефон: в сезон он звонит чаще, чем приходят письма. Два потерянных в пик заказа, около 22 200 ₽ маржи, съели больше месяца этой экономии.
Сопоставление текста с номенклатурой оказалось самой простой частью. Узкое место - очередь сомнительных строк: с одним человеком на ней сезон превращает 11 минут в 3 часа. Роман это понял в пиковую неделю по пересланному письму Шабанова и поэтому оставил Евгения на очереди и на зиму, когда писем вдвое меньше.
Вопросы и ответы
Клиенты пишут «блок 30», «газосиликат», «300ка». Откуда ИИ знает, что это одно и то же?
Из словаря, который собрали на 2 064 строках июля и августа: 386 написаний с кодами товаров. Новое написание с низкой уверенностью уходит Марине, она выбирает товар, и написание попадает в словарь. За сентябрь добавили 37.
Что ИИ делает с письмом «как в прошлый раз»?
Берет последний заказ этого клиента в МоемСкладе и делает на его основе черновик. Слова «больше», «меньше», «плюс клей» не угадывает: такая строка идет в очередь, и менеджер уточняет одну цифру.
Почему в сентябре заявки ждали по 3 часа, если ИИ разбирает письмо за минуту?
Ждали не разбора, а человека. Строки ниже порога разбирала одна Марина между звонками, и в пик очередь росла быстрее, чем она успевала. После 9 сентября очередь делят двое, а постоянные клиенты в нее почти не попадают.
При каком потоке писем это окупается?
У базы 268-341 письмо в месяц, освободилось 40 часов, окупаемость около 18 недель. При 100 письмах в месяц экономия будет около 12 часов, и пакет «Интеграция» будет окупаться больше года. Тогда хватит словаря синонимов в таблице и шаблона заказа.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите десяток писем с заявками: покажем, сколько строк ИИ разберет сам и сколько уйдет менеджеру.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.