Время на ввод одного заказа
17 мин→3 мин
в среднем на письмо
Кейс · Продукты питания оптом для магазинов · ИИ-агент
Вопрос про масло стал заказом через 40 секунд
Оптовый склад в Пскове возит продукты в районные магазины. Заказы приходят письмами: текстом, таблицей, фото тетрадного листа. Агент перебивает их в МойСклад, а менеджеры проверяют. Ввод стал в шесть раз быстрее, заказов больше не стало, и в один понедельник шесть магазинов получили не все, что им подтвердили.
- Ниша
- Продукты оптом для районных магазинов
- Город
- Псков
- Источник заказов
- почта отдела в Яндекс Почте
- Внедрение
- 2-14 сентября 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 3 августа - 1 сентября и 14 сентября - 13 октября
Заказов опоздали к полудню
23→6
за 30 дней
Часов менеджеров на заказы
61 ч→15 ч
в месяц
Рейс в Остров уходит в 7:40, заказ надо успеть до полудня
«Кривичи-Опт» возит продукты в сельские и районные магазины Псковской области: Остров, Порхов, Печоры, Палкино, Изборск, деревни Псковского района. Склад на Шоссейной, три машины, четыре рейса в неделю. Владелец Виталий, заказы ведут менеджеры Дарья и Вера, на складе Глеб.
Магазины заказывают по почте. Кто-то пишет текстом «масла две коробки, гречки 20», кто-то шлет таблицу, кто-то фотографирует тетрадный листок с прилавка. Дарья и Вера перебивают это в заказ МоегоСклада, ставят резерв и отвечают магазину. Заказ, оформленный до 12:00, уезжает утренним рейсом следующего дня.
214заказов пришло письмом за 3 августа - 1 сентября
17 минв среднем на ввод одного заказа
23не успели к полудню и уехали на рейс позже
19ошибок нашел Глеб при сборке
«Понедельник - это 40 писем до десяти утра. Я ввожу, а Вера параллельно звонит тем, у кого на фото не разобрать, 5 там или 3.»
Дарья, менеджер
Виталий пришел не за скоростью ради скорости. Летом ушла третья девушка из отдела, и вдвоем Дарья с Верой по понедельникам не успевали к полудню. Магазин, чей заказ уехал на рейс позже, в следующий раз пишет конкуренту.
Летом районные магазины живут дачниками и туристами в Печорах и Изборске, в сентябре берут больше круп, сахара и консервов на зиму. Масло и молочку заказывают каждый рейс: срок годности короткий, и магазин держит запас дня на три-четыре. Ошибка в масле видна сразу, полка пустеет к выходным.
Дни 1-82-9 сентября
Шесть видов письма и одно правило про «как обычно»
Разобрали все 214 писем августа с заказами и разложили их по тому, как они написаны. Шесть форм покрыли 214 из 214 писем, то есть 100%. Больше всего свободного текста, но каждое седьмое письмо - фото рукописного списка или PDF из 1С магазина.
17 писем были «как в прошлый раз» или «как обычно, плюс тушенки». Для человека это понятно, для агента опасно: у Печорского двора за август три разных «прошлых раза». Договорились, что такой заказ агент собирает по последнему заказу магазина, но не подтверждает сам, а ставит задачу менеджеру.
Еще в 14 письмах вопрос был перемешан с заказом: «есть ли масло 82,5 и сколько стоит коробка». На вопросы о цене, наличии и минимальной партии агент отвечает сам из МоегоСклада, а если в том же письме есть позиции, делает заказ.
Виталий оставил в правилах два комментария. Масло продаем только коробками по 20 пачек, даже если магазин просит 15. И скидок агент не обещает никому, даже постоянным.
Почта отделаЯндекс Почта, письма магазинов с текстом, таблицами и фото.
АгентЧитает письмо и вложения, ищет магазин и товары.
МойСкладЗаказ покупателя с резервом и рейсом.
Ответ магазинуПисьмо с составом заказа и суммой.
TelegramДарье и Вере - то, что агент не решил сам.
Дни 9-1310-14 сентября
50 писем августа, письмо Виталия и понедельник с маслом
Для прогона взяли 50 августовских писем, в том числе все трудные: фото, PDF, «как в прошлый раз». Заказ агента сравнивали с тем, что ввела Дарья.
С первого раза сошлось 41 из 50. Агент путал масло 72,5 и 82,5, когда в письме было просто «масло сливочное», и не понимал, что «гречка 2 упак.» в тетради - это две упаковки по 10. В справочник добавили, как каждый магазин называет товары, и стало 47 из 50. Три оставшихся - фото, где цифры не разобрать и человеку.
Виталий в пятницу вечером проверил агента сам. Написал с личной почты от имени выдуманного магазина «сгущенки 15, масла 82,5 одну, без скидки не возьму». Агент сделал заказ на сгущенку, масло округлил до коробки и написал об этом в ответе, а про скидку ответил, что решает менеджер, и отдал вопрос Вере.
Агент начал читать почту 14 сентября в 8:30, к приходу первых писем. В 9:12 Ольга Корнилова из порховского «Ручейка» спросила, какой минимальный заказ по маслу. Агент ответил: коробка, 20 пачек, 72,5 по 146 ₽ за пачку, 82,5 по 189 ₽. В 9:20 пришел ответ с заказом.
Через 40 секунд в МоемСкладе стоял заказ на 12 660 ₽ с резервом на вторничный рейс, а Ольге ушло подтверждение с составом и суммой. Раньше вопрос про масло Дарья увидела бы после ввода утренних заказов, ближе к одиннадцати.
К 11 утра агент оформил шесть заказов из писем. Дарья за это время ввела один, по звонку Нины Тарасовой.
В чате это выглядело буднично. Глеб спросил только, почему заказы падают раньше, чем он успевает налить кофе.
Дни 20-2321-24 сентября
Утро, когда из заказов пропали строки
21 сентября с 8:30 до 9:10 пришло 38 писем: после выходных магазины пишут разом. Агент разбирал их параллельно и за каждую строку заказа ходил в МойСклад отдельным запросом. У МоегоСклада есть лимит запросов в секунду, и в этот час агент в него уперся.
Шапка заказа создавалась, а часть строк МойСклад отклонял. Агент ошибку не повторял и отправлял магазину подтверждение по письму, а не по тому, что сохранилось. В шести заказах не хватило 11 строк на 31 640 ₽. Глеб собирал по МоемуСкладу, и рейсы 22 сентября ушли неполными.
Заметила Галина Семенова из Острова. Во вторник в 10:40 она позвонила Дарье: в подтверждении масло 82,5 и горошек, в машине их нет.
Сверили письма с заказами и нашли все шесть. Четыре магазина согласились на довоз в четверг. Два купили масло и консервы у оптовика из Пскова, это 12 130 ₽ недовезенного товара и 1 698 ₽ маржи. Галина оплатила только то, что приехало, по счету из МоегоСклада.
Переделали создание заказа: один запрос со всеми строкамиЗаказ теперь создается одним запросом сразу со всеми строками, а подтверждение магазину агент собирает из сохраненного в МоемСкладе заказа. Если МойСклад просит подождать, агент ждет и повторяет. Через неделю, в следующий понедельник, пришло 41 письмо, лимит сработал трижды, все заказы вышли полными. Виталий все равно две недели просил Глеба сверять понедельничные рейсы с почтой.
30 дней14 сентября - 13 октября
Ввод стал быстрее, а заказов больше не стало
| Заказы из почты | 3 августа - 1 сентября | 14 сентября - 13 октября |
|---|---|---|
| Писем с заказом | 214 | 231 |
| Минут на заказ | 17 | 3 |
| Опоздали к полудню | 23 (11%) | 6 (3%) |
| Ошибок при сборке | 19 (9%) | 8 (3%) |
| Часов Дарьи | 38 | 9 |
| Часов Веры | 23 | 6 |
| Часов на заказы всего | 61 | 15 |
На заказ из письма менеджер теперь тратит около трех минут: открыть заказ агента и проверить, если он в очереди. Ошибок при сборке стало 8 вместо 19, и почти все - фото, где агент прочитал цифру, а менеджер поверил.
Опоздавших к полудню заказов стало 6 вместо 23. Для магазина в Палкино это разница между хлебом на полке в среду и хлебом в пятницу: следующий рейс туда идет через два дня. Все шесть сентябрьских опозданий - письма, пришедшие после 11:50, когда никакая скорость уже не спасает.
«Раньше заказы мне падали пачкой к часу дня, и собирал я до вечера. Сейчас половина приходит до десяти, к обеду два рейса из трех уже стоят на паллетах. Вечером я теперь дома.»
Глеб, склад
Писем с заказами стало 231 против 214, это 8%, и столько же обычно прибавляет сентябрь, когда магазины пополняют полки после дачного сезона. Новых магазинов агент не привел, средний заказ не вырос, деньги отдела продаж остались прежними.
То, что агент не решил, падает задачей в МойСклад. За месяц на это ушло около трех часов: фото без цифр, «как в прошлый раз» с двумя прошлыми, просьбы об отсрочке.
Куда ушли 46 освободившихся часов
Деньги здесь - время Дарьи и Веры. Час менеджера с налогами обходится Виталию в 400 ₽.
| Строка | В месяц |
|---|---|
| Часов на заказы было | 61 |
| Стало | 15 |
| Освободилось | 46 ч |
| Экономия | 18 400 ₽ |
| ИИ, почта, связь с МоимСкладом | 2 900 ₽ |
| Остается | 15 500 ₽ |
| Внедрение, пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 14 недель |
Окупаемость выходит около 14 недель, больше трех месяцев. Третьего менеджера Виталий брать не стал, и освободившиеся часы Дарья тратит на обзвон магазинов, которые давно не заказывали. Принесет ли это заказы, по одному месяцу не видно.
Гдов, сметана и вопрос про звонки
Звонки агент не принимает. По телефону заказывают еще около сорока магазинов. Виталий спросил, можно ли так же разбирать заказы, которые Дарья записывает со слов. Можно, если она будет пересылать их агенту текстом, и с 19 октября Дарья пробует на двух магазинах из Острова.
А первый заказ от нового магазина из Гдова агент принял, но карточки клиента в МоемСкладе не нашел и отдал Вере. Вера завела карточку за пять минут и заметила, что гдовский магазин написал в 11:58. До полудня успели.
Вопросы и ответы
Что агент делает с фото тетрадного листа?
Распознает строки и сверяет названия со справочником магазина. Если цифру не разобрать, заказ уходит менеджеру задачей с фото.
Магазин пишет «как в прошлый раз». Агент поймет?
Соберет заказ по последнему заказу этого магазина, но подтверждать не будет: менеджер увидит задачу и уточнит, если прошлых вариантов несколько.
Агент может дать скидку постоянному магазину?
Он не обещает ни скидок, ни отсрочек и передает такие вопросы менеджеру. Цены берет только из МоегоСклада.
А если МойСклад тормозит в понедельник утром?
Заказ создается одним запросом со всеми строками. Когда МойСклад просит подождать, агент ждет и повторяет, а подтверждение магазину собирает из сохраненного заказа.
Новый магазин прислал заказ. Что будет?
Карточку клиента агент не заводит. Заказ с письмом уходит менеджеру, после того как карточка появится, агент оформляет его сам.
Заказы по телефону агент тоже возьмет?
Звонки он не слушает. Если менеджер перешлет запись заказа текстом на почту отдела, агент оформит ее как письмо.
Сколько стоит работа агента в месяц?
ИИ, почта и связь с МоимСкладом - около 2 900 ₽ в месяц при 230 письмах. Больше писем - немного дороже, расход растет с числом страниц во вложениях.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку писем с заказами за месяц и доступ к МоемуСкладу на чтение. Посчитаем, сколько минут уходит на заказ и какие письма агент возьмет сам.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.