ИИ и Google Таблицы: строки заполняются без копипаста

Таблица остается вашей: те же листы, колонки и формулы. Агент добавляет строки так, как это сделал бы аккуратный сотрудник, и не трогает чужие ячейки.

Документы со сложной структурой лучше разбирать отдельным модулем, подробнее на странице распознавания документов. Если писем много и они разные, сначала их сортирует агент для почты, а в таблицу попадает уже разобранное.

Таблица часто работает дольше, чем кажется. Мастерская лестниц и навесов в Тюмени ведет 30 объявлений на Авито и их результаты в Google Таблице: после того как цену и число ступеней поставили в первую строку, контактов за месяц стало 395 вместо 99 (кейс мастерской лестниц). Буровая компания в Туле собирает отзывы с карт в таблицу, а черновики ответов получает в Telegram: отзывов с ответом 99% вместо 31% (кейс буровой компании).

Бот работает в обе стороны. Сотрудник с объекта или из магазина не открывает таблицу на телефоне, он пишет боту обычным сообщением или голосом.

Запись в таблицу

• Чеки и расходы. Фото чека превращается в строку с суммой, датой и объектом. Если объект не назван, бот спрашивает.
• Отметки о работе. «Закрыли ванную на Лесной», «привезли 40 мешков». Бот находит строку и меняет статус.
• Короткие отчеты. Администратор точки в конце смены пишет выручку и проблемы, бот раскладывает их по колонкам.

Ответы по таблице

Бот отвечает на вопросы, ответ на которые уже есть в таблице: сколько осталось по смете, когда был последний визит клиента, кто ведет заказ. Права настраиваются по людям: бригадир видит свои объекты, бухгалтер видит все.

По нашему опыту, согласование внутри таблицы почти не работает. Человек, от которого ждут решения, туда не заходит. Поэтому вопросы и черновики бот приносит в Telegram с кнопками «да» и «правка», а таблица хранит историю.

Сам бот собирается на тех же принципах, что и другие наши боты в Telegram.

Агент читает таблицу по расписанию и присылает короткую сводку в Telegram: заявки за неделю, расходы по объектам, отставание от плана. Если подключены Директ и Метрика, он сводит рекламу с вашей таблицей заявок и считает цену заявки или записи.

Понедельник. Заявок за неделю 41, на 6 больше прошлой. Дороже всего вышли заявки из кампании «Ремонт ванной». Три заявки висят без ответственного больше суток: строки 212, 215, 219.

У такой сводки есть предел: агент видит только то, что записано. Два частых случая:

• Нет суммы сделки. Без нее агент оценивает рекламу по числу кликов и заявок и может предложить отключить запрос, который приносит самые дорогие заказы.
• Нет загрузки. Если в таблице не видно свободных окон или мощностей, агент может посоветовать поднять рекламу на день, когда принимать клиентов уже некуда.

Второй случай мы видели в барбершопе на шесть кресел в Хабаровске. Агент свел Директ, Метрику, Вордстат и журнал записи в одну таблицу, и цена заявки из Директа снизилась с 3 316 до 2 088 руб. Но в одну из суббот реклама вела клиентов в полностью занятый день, пока в таблицу не добавили загрузку кресел (кейс барбершопа).

Поэтому до запуска договариваемся, какие колонки обязательны, и агент сам напоминает, если их перестали заполнять.

Таблица с ботом закрывает много задач малого бизнеса, и переезжать в CRM ради моды не нужно. Но есть признаки, что таблица стала узким местом.

Хорошая новость: правила агента не привязаны к таблице. Если вы переедете в amoCRM или Битрикс24, разбор писем и чеков останется прежним, поменяется только место, куда агент пишет.

Еще один вопрос - персональные данные. Google хранит таблицы на своих серверах за пределами России. Если в таблице телефоны и имена клиентов, где их держать, стоит решить с юристом до запуска.

1. Доступ без паролей. Агент получает доступ через отдельный сервисный аккаунт и только к нужным таблицам. Отозвать его можно в любой момент в настройках доступа.
2. Договор о колонках. Агент ориентируется по заголовкам. Переименовали колонку или вставили новую - агент сообщит, что не нашел поле, а не запишет данные мимо.
3. Прогон на старых данных. Берем письма и чеки прошлого месяца, агент заполняет копию таблицы, мы сверяем ее с вашей и правим правила.
4. Запуск. У API Google есть лимиты на число запросов, поэтому при большом потоке агент пишет пачками, а не по одной ячейке.

Пилот на одном процессе до пяти шагов, например чеки из Telegram в таблицу расходов, стоит 24 900 ₽. Процесс до восьми шагов с одной интеграцией - 49 900 ₽, два процесса и до трех систем - 89 900 ₽. Панель управления в Telegram добавляется за 15 000 ₽, поддержка - от 7 900 ₽ в месяц.

Если вы хотите сами писать формулы и разбирать таблицы с нейросетью, без агента, начните со статьи о нейросетях для Excel и Google Таблиц. Связку можно собрать и на конструкторе, разница описана на странице интеграции с n8n.