Ввод одного заказа
16 мин→1 мин
минуты Алены, в среднем по всем письмам
Кейс · Лакокрасочные материалы · ИИ-агент
Сорок писем к девяти утра: дневник агента на складе красок
Склад «Цвет и фасад» продает краску бригадам, управляющим компаниям и магазинам Магнитогорска и района. Заказы идут на почту: Excel, PDF, фото списков от руки, коды колера. Менеджер Алена тратила на каждый 16 минут. Это дневник шести недель: как агент учился читать эти письма, как в сезонный пик отправил краску трех объектов на один адрес и чем кончился месяц.
- Ниша
- Краски, эмали, грунты и колеровка, опт и мелкий опт
- Город
- Магнитогорск, склад на Западном шоссе
- Канал
- Яндекс Почта, ящик заказов
- Внедрение
- 10-20 августа 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 11 июля - 9 августа и 21 августа - 19 сентября
Часы на ввод в месяц
103 ч→8 ч
при росте заказов на 21%
Заказы с ошибкой в строках
4,4%→1,3%
17 и 6 за 30 дней
Письма, которые разбирает человек
100%→13%
фото без строк, коды без каталога
День 110 августа
Понедельник, 8:40: 38 непрочитанных
У склада «Цвет и фасад» краски, эмали, грунты, инструмент и своя колеровочная машина. Покупатели - отделочные бригады, подрядчики на ремонте школ и садиков, управляющие компании, магазины в Агаповке и Белорецке. Почти все заказывают письмом.
В первый день мы сели рядом с Аленой, менеджером по заказам. К 8:40 в ящике было 38 непрочитанных писем, и почти каждое - заказ на завтра.
Каждое письмо Алена переносила в МойСклад руками. Найти контрагента, сопоставить «эмаль пф бел» с карточкой, пересчитать 10 кг в банки по 2,7, для колера сходить к Руслану. Потом счет и ответ клиенту. Июль замеряли по истории изменений в МоемСкладе.
388заказов из почты с 11 июля по 9 августа
16 минминут Алены на один заказ
103 ччасов в месяц на ввод
17заказов с ошибкой в строках
«До обеда я не человек, я перебивальщик. Клиенты звонят спросить, где счет, а я еще на седьмом письме.»
Алена, менеджер по заказам
Владелец, Геннадий, сформулировал задачу так: в прошлом августе на два месяца брали второго человека на ввод, в этом брать не хочется. Сезон у красок до конца сентября: бригады докрашивают фасады, пока не пошли дожди, подрядчики сдают школы и детсады.
Дни 2-411-13 августа
388 писем июля: как на самом деле заказывают краску
Выгрузили из ящика все письма-заказы с 11 июля по 9 августа и разложили по виду. Геннадий был уверен, что большинство присылает Excel. Таблиц оказалось 86 из 388.
Шесть видов писем дают 369 из 388, 95%, их агент берет на себя. Больше всего писем со списком прямо в тексте, 112. Пишут как в голову придет: «пф бел 6», «грунт глуб 5 канистр», «646 четыре литра». Третье место у «как в прошлый раз» с поправками, 61 письмо.
Что выяснилиТруднее всего 56 писем с фото листа или с кодом колера без каталога: 37 и 19. Код без каталога агент не берет совсем. Код «1020-Y10R» понятен Руслану, а «как у соседей, бежевый» не поймет никто. Такие письма агент отдает Алене, но с готовым черновиком заказа.
Отдельно нашли путаницу с тарой. Эмаль клиенты пишут в килограммах, краску в литрах или в ведрах, а в МоемСкладе все в банках. 6 из 17 июльских ошибок в строках - именно отсюда: заказали 10 кг, отгрузили 10 банок.
Дни 5-814-17 августа
Тара, колер и база: правила на одну страницу
Правила писали в Google Документе с Геннадийом и колеровщиком Русланом. Главное в них не про почту, а про краску: в какой таре что продается, какая база под какой цвет, что делать с «как в прошлый раз».
ПочтаПисьмо в ящик заказов: текст, Excel, PDF или фото.
АгентНаходит контрагента, сопоставляет строки с карточками, пересчитывает килограммы в банки, проверяет код колера.
МойСкладЗаказ покупателя с резервом, дата отгрузки, счет. Непонятное - задачей Алене.
КлиентОтвет с номером заказа, суммой и счетом. Алена подтверждает заказ, Руслан видит колер в комментарии.
Руслан оставил правило, которое стоило всех остальных: насыщенные и темные цвета колеруют только на базе С. Если клиент написал «база А» и «графит», агент не исправляет молча, а спрашивает. На базе А такой цвет выходит бледным, и банку уже не вернуть.
Дни 9-1118-20 августа
26 июльских писем: 17, потом 25
Для прогона взяли 26 писем июля, по которым Алена уже провела заказы. Агент делал черновик, мы сверяли его с заказом Алены построчно. Расхождение красили красным.
В первом круге совпало только 17 писем из 26. Красные строки: темный RAL на базу А, 10 кг эмали как 10 банок вместо 4 и «как в прошлый раз, без растворителя», где растворитель остался. После правок второй круг дал 25 из 26.
Одно письмо агент так и не взял: фото списка, написанного на мешке из-под шпатлевки. Тут даже Алена звонила клиенту. Такие фото агент сразу отдает ей с пометкой, что строк не видно.
Дни 12-1521-24 августа
Включили в 8:02, в понедельник пришел тетрадный лист
Агента включили на ящике заказов в пятницу, 21 августа, в 8:02. Первый заказ он создал через 7 минут. Первую неделю все заказы агента вставали в статус «Новый», Алена открывала и подтверждала.
В понедельник, 24 августа, в 7:46 пришло письмо от Арсения Сафина, бригадира, который красил детский сад на Советской. Текста в письме не было, только фото тетрадного листа: 13 строк от руки, два кода колера и кофейное пятно на последней строке.
Агент разобрал 12 строк сам: краска на базе А, колеровка восьми банок в два цвета, эмаль, грунты, валики, скотч. Строку 13 прочитать не смог и не стал гадать. Он отправил Арсению письмо с вопросом, через 34 минуты тот ответил: шпатлевка финишная, 6 мешков.
Заказ на 58 600 ₽ ушел Руслану на колеровку в 8:33. Утром во вторник бригада забрала его к 11:00. Алена в этом заказе только нажала «Подтвердить».
В списке заказов того утра видно, как агент делит работу. Шесть заказов готовы к подтверждению. Два в оранжевом статусе «Ждет уточнения»: RAL 7024 для фасада, где нужно слово Руслана, и «как в прошлый раз» от ТСЖ, у которого в августе было два заказа.
Дни 17-1826-27 августа
Одно письмо на три объекта и одна машина на Труда
Последняя неделя августа - пик сезона: подрядчики сдают школы и детсады к учебному году и ведут по нескольку объектов сразу. В среду, 26 августа, «Уралфасад» прислал одно письмо на завтра. В нем три списка подряд: объект на Труда, детсад на Советской и дом на Сиреневом проезде.
Агент взял адрес из первой строки письма и сделал один заказ на 122 540 ₽ с доставкой на Труда. В прогоне таких писем не было: в июле «Уралфасад» вел один объект, и все его письма были про него.
- Виталий грузит заказ «Уралфасада» целиком: адрес в заказе один.
- На Труда бригада говорит, что им только треть. Колер для детсада тоже в машине.
- Снабженец «Уралфасада» сообщает: на Советской и Сиреневом бригады стоят без краски.
- Алена перевыставляет три отгрузки по объектам, Виталий развозит остальное двумя лишними рейсами.
Обошлось двумя лишними рейсами и тремя бесплатными доставками, которые Геннадий дал «Уралфасаду» в сентябре: 7 500 ₽. Две бригады простояли до обеда, и это клиент запомнил сильнее денег.
Исправили разбор: один объект - один заказАгент теперь ищет в письме признаки нескольких объектов: адреса, слова «объект», «на школу», «второй список». Если строки ясно разложены по адресам, делает отдельный заказ на каждый. Если адресов больше одного, а к какому относится строка, непонятно, ставит задачу Алене и заказ не создает.
Так выглядят отгрузки 27 августа после того, как Алена разделила заказ: три документа на три адреса.
Дни 19-2628 августа - 4 сентября
Пик сезона: письма идут, Алена на телефоне
В понедельник, 31 августа, до 10 утра пришло 34 письма-заказа. Год назад в такие утра вводом занимались двое, и счета уходили клиентам к обеду. В этот раз счета ушли к 9:30, а Алена разбирала только задачи агента.
Задачи агента похожи друг на друга: письмо, в котором он не уверен, и что именно нужно уточнить. Утром 2 сентября их было пять. На каждую у Алены уходило минут шесть: звонок или короткое письмо.
Резерв агент ставит в момент создания заказа. Раньше Алена резервировала после ввода, и в пик бывало, что две бригады получали подтверждение на одну и ту же последнюю банку.
Остатки на вечер пятницы, 4 сентября: у фасадной краски на базе А в резерве больше половины. Геннадий смотрит этот экран, когда решает, что дозаказывать на следующую неделю.
30 дней21 августа - 19 сентября
471 заказ и минута на каждый
Сравнивали 30 дней до внедрения, с 11 июля по 9 августа, и 30 дней с агентом, с 21 августа по 19 сентября. Минуты брали из истории изменений МоегоСклада: от открытия письма до подтверждения заказа. Ошибкой считали заказ, по которому после отгрузки клиент вернул или доплатил строку.
| Заказы из почты | 11 июля - 9 августа | 21 августа - 19 сентября |
|---|---|---|
| Писем-заказов | 388 | 471 |
| Минут Алены на заказ | 16 | 1 |
| Писем, которые разбирала Алена | все 388 | 62 (13%) |
| Заказов с ошибкой в строках | 17 (4,4%) | 6 (1,3%) |
| Часов на ввод в месяц | 103 | 8 |
Минута - это среднее по всем письмам. Заказ, который агент сделал сам, Алена проверяет секунд за двадцать. Письмо, которое ушло ей задачей, занимает минут шесть. За месяц таких было 62, в основном фото без строк и коды колера без каталога. Писем на несколько объектов после 27 августа пришло еще 23, агент разделил все.
Счета теперь уходят клиенту вместе с ответом агента, и платят раньше. В пятницу, 18 сентября, до 13:00 пришло 9 оплат по счетам, выставленным в то же утро.
Показатели в МоемСкладе Геннадий открывает в девять утра. Раньше к этому часу вчерашние письма еще не были заказами, и экран врал. Теперь в нем все, что пришло ночью.
День 4321 сентября
95 часов в месяц: окупаемость около 7 недель
Окупаемость здесь - по часам Алены на ввод. Стоимость часа с налогами Геннадий назвал сам. История с «Уралфасадом» стоила 7 500 ₽ один раз: если вычесть их из первого месяца, окупаемость сдвинется примерно на неделю.
| Статья | В месяц |
|---|---|
| Освободилось часов Алены | 95 ч |
| Стоимость часа с налогами | 350 ₽ |
| Экономия | 33 250 ₽ |
| Модель и сервисы агента | 2 400 ₽ |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Срок окупаемости | около 7 недель |
Есть и вторая цифра, которую в таблицу не ставили. В прошлом году на август и сентябрь брали второго человека на ввод, 52 000 ₽ в месяц, всего 104 000 ₽. В этом сезоне не брали, хотя заказов из почты стало на 21% больше.
Освободившиеся часы Алена тратит на звонки по просроченным оплатам: раньше до них доходило к пятнице. Что не решено: 62 письма в месяц по-прежнему разбирает человек, и почти все они - фото и коды «как у соседей». Агент тут не поможет, пока бригадиры пишут списки на мешках.
Вопросы и ответы
Агент сам подтверждает заказы или ждет менеджера?
Ждет. Заказ встает в МойСклад со статусом «Новый» и резервом, Алена открывает и подтверждает. На проверку уходит секунд двадцать. Геннадий решил не отдавать агенту подтверждение до конца сезона.
Что агент делает с кодом колера?
Проверяет, что код из каталога, который знает колеровочная машина: NCS или RAL. Сверяет базу по таблице Руслана: темные цвета только на базе С. Если кода нет или база в письме не подходит, ставит задачу и пишет клиенту вопрос.
Как агент понимает «как в прошлый раз»?
Ищет последние заказы этого контрагента за 60 дней. Если заказ один, берет его и применяет поправки из письма. Если два и больше, не выбирает сам: задача Алене с номерами заказов.
Кто отвечает, если агент ошибся в строке?
Алена, она подтверждает заказ. За месяц с агентом было 6 заказов с ошибкой в строках, в июле 17. Каждый разобрали и в 4 случаях поправили правила.
Можно ли так же с Gmail и 1С?
Можно. Почта и учет здесь сменные: агенту нужен ящик, куда приходят заказы, и учет с карточками товаров и остатками. На складе красок это Яндекс Почта и МойСклад.
Сколько стоит поддержка после запуска?
Модель и сервисы агента обходятся складу в 2 400 ₽ в месяц. Правила меняем по заявке Геннадийа: когда появляется новая тара или новый каталог колеров.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Покажем, сколько минут у вашего менеджера уходит на одно письмо-заказ, и прогоним агента на ваших письмах за прошлый месяц.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.