Автоматизация склада в МойСклад: ИИ берет приемку и заказы

Агент работает в вашем МоемСкладе как отдельный пользователь с ограниченными правами. Он не ведет свою копию склада, а читает и создает те же документы, что и сотрудники.

Работа идет через API МоегоСклада. Доступные действия зависят от тарифа и прав пользователя, под которым работает интеграция, поэтому проверяем возможность подключения до старта. Если МойСклад обменивается с 1С:Бухгалтерией, этот обмен мы не трогаем.

Тот же доступ дает агенту закупок посчитать дозаказ. В магазине бытовой техники в Екатеринбурге позиций в дефектуре стало 6 вместо 38, а первый же отчет показал 371 700 руб. в посудомойках, которые никто не покупал (кейс магазина техники).

Само чтение документа - половина дела. Вторая половина - понять, какой карточке МоегоСклада соответствует строка «Саморез кровельный 4,8х35 RAL3005 уп.250». У каждого поставщика свои названия, коды и единицы.

Что агент проверяет до создания приемки

• Артикул поставщика. Агент ведет таблицу соответствий: код поставщика и ваша карточка. Новый код он не превращает в новую карточку, а спрашивает кладовщика.
• Единицы. Поставщик пишет упаковки, у вас карточка в штуках, или наоборот. Агент пересчитывает по фасовке и показывает, как считал.
• Цена закупки. Если цена выросла относительно последней приемки или заказа поставщику, строка подсвечивается.
• Связь с заказом. Приемка без заказа поставщику или с лишними позициями сразу уходит закупщику.

Приемку агент оставляет непроведенной. Проводит ее человек, который пересчитал коробки, потому что остаток в учете должен совпадать с полкой, а не с бумагой поставщика.

Если документы нужны еще и в бухгалтерии на 1С, схема загрузки описана на странице распознавания документов в 1С. Как ИИ читает сканы и фото в целом, рассказываем в разделе распознавания документов.

Оптовые покупатели редко пишут так, как заведены карточки. «Газоблок 300 д5 три поддона», «эмаль пф бел 6», «то же, что в среду». Агент разбирает такие строки по словарю синонимов, который мы собираем из ваших прошлых писем.

• «Как в прошлый раз». Агент находит последний заказ этого контрагента в МоемСкладе и берет его за основу, поправки из письма вносит сверху.
• Фото списка от руки. Разборчивые строки идут в заказ, неразборчивые агент не угадывает, а уточняет у клиента или у менеджера.
• Несколько адресов в одном письме. Подрядчик может прислать списки на три объекта сразу. Агент делит их на отдельные заказы, а не везет все на первый адрес.
• Резерв сразу. Резерв ставится в момент создания заказа, поэтому две бригады не получат подтверждение на одну и ту же последнюю банку.

На складе красок в Магнитогорске ввод заказа из письма занимает минуту вместо 16, а заказов с ошибкой в строках 1,3% вместо 4,4%. Правило про несколько адресов появилось там же: в сезонный пик агент отправил краску трех объектов на один адрес (кейс склада красок).

Пока агент обкатывается, заказы встают в статус «Новый», и менеджер подтверждает их. Когда расхождений почти не остается, подтверждение можно снять для постоянных клиентов. Как агент разбирает общий ящик со всеми типами писем, а не только заказы, смотрите на странице обработки почты.

Бот отвечает только тем, что записано в МоемСкладе. Поэтому первым делом смотрим на карточки: если там перепутаны единицы, бот будет уверенно обещать то, чего нет на полке.

Остаток, резерв и доступно

В отчете об остатках МоегоСклада есть остаток, резерв, ожидание и доступно. Клиенту бот называет только доступное. Последняя коробка, отложенная утром другому покупателю, в ответ не попадает.

Для клиентов

• Отвечает про наличие, фасовку и цену по нужному типу цен: розничной или оптовой для своих контрагентов.
• Переводит метры, килограммы и штуки в упаковки, в которых товар продается.
• Откладывает заказ с резервом на срок, который вы задали, и передает менеджеру просьбы про отсрочку, доставку и скидку.

Магазин крепежа в Краснодаре получает сообщения бригад с 6:48, а склад открывается в 8:00. Бот отвечает по доступному остатку и откладывает заказ до открытия: заказов из WhatsApp за месяц 68 вместо 36. Один раз он отложил анкеры, которых на полке не было, подвела карточка товара (кейс магазина крепежа). В магазине запчастей для бытовой техники в Волгограде заказов из чатов стало вдвое больше. Весь магазин при этом вырос на 16%, потому что чаты дают меньше трети продаж (кейс магазина запчастей).

Для менеджеров и точек

Внутренний бот в Telegram отвечает продавцам и водителям: сколько товара на каком складе, когда ждать поставку, по какой цене отдавали этому клиенту в прошлый раз. Права настраиваются: продавец точки не видит закупочные цены.

Каналы для клиентов подробнее описаны на страницах бота для WhatsApp и бота для Telegram.

Сверка входящих платежей

Труднее всего платежи без номера счета и от чужого имени: платит супруг, родители или бухгалтерия холдинга. Агент сопоставляет выписку со счетами в МоемСкладе по сумме и плательщику, а подсказки ищет в переписке с клиентом. Уверенные связи ставит сам, остальное собирает в очередь бухгалтеру с вариантами.

Как проходит запуск

1. Проверка доступа. Тариф, права пользователя интеграции, какие документы можно создавать через API.
2. Разбор прошлого месяца. Берем ваши накладные, письма и переписки и смотрим, как на самом деле пишут поставщики и покупатели.
3. Прогон. Агент делает черновики по старым документам, мы сверяем их с тем, что сделали ваши сотрудники, и правим правила.
4. Запуск с подтверждением. Первые недели все документы агента проверяет человек.

Пилот на одном процессе, например приемке по накладным одного поставщика, стоит 24 900 ₽. Процесс до восьми шагов с интеграцией - 49 900 ₽, два процесса и до трех систем - 89 900 ₽. Если не знаете, с чего начать, диагностика процесса стоит 7 900 ₽.

Бот для клиентов считается по пакетам ботов, от 19 900 ₽ за один канал. Поддержка агента с доработкой правил - от 7 900 ₽ в месяц. Остальные сценарии собраны в разделе ИИ-агентов.