Ввод одного заказа
14 мин→2 мин
вторая версия, с 6 июля
Кейс · Доставка питьевой воды · ИИ-агент
Первая версия агента сэкономила две минуты из четырнадцати: как мы переделали разбор заказов из почты
Компания в Пензе возит воду в бутылях по 19 литров, офисы заказывают ее письмами. Первая версия агента две недели писала черновики, которые менеджеры проверяли почти так же долго, как набирали. Вторая ушла от текста письма к карточке клиента и потеряла нам одну клинику.
- Ниша
- Доставка питьевой воды 19 л: офисы, детские центры, дома
- Город
- Пенза
- Канал
- Заказы письмами на общую почту
- Внедрение
- 3 июня - 6 июля 2026, две версии
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней мая и 30 дней второй версии
Первая версия, июнь
14 мин→12 мин
две недели, не взлетело
Часы менеджеров на почту
89 ч→15 ч
в месяц
Ошибки на доставке
23→6
нашли водители на адресе
Дни 1-113-13 июня
Первая версия: агент пишет черновик, менеджер проверяет
Компания возит питьевую воду в бутылях по 19 литров: офисы, детские центры, автосервисы, частные дома. Офисы заказывают письмом на общую почту. За май таких писем пришло 412, из них 380 стали заказами, и каждый Нелли или Инга перебивали в RetailCRM руками.
380заказов из писем за май
14 минна ввод одного заказа
89 чв месяц у двух менеджеров
23ошибки нашли водители
Набор занимал из этих 14 минут меньше всего. Менеджер открывала письмо, искала клиента, вспоминала, по какой цене у него договор, на какую из его точек везти и в какой день туда едет машина. Ошибки ловили водители на адресе: не та точка, 8 бутылей вместо 18.
Первую версию мы задумали осторожной. Агент читает письмо и создает в RetailCRM черновик заказа со статусом «Новый», а менеджер проверяет и подтверждает. Казалось, что так безопасно: человек видит каждый заказ, а набирать ничего не надо. Эмиль, владелец, согласился сразу: в июне начинается жара, писем становится больше, и к обеду девочки уже не успевают.
«Мне нужно было одно: чтобы утром не сидеть над пачкой писем, пока Булат ждет заказы для маршрута.»
Нелли, старший менеджер
Дни 13-2615-28 июня
Две недели на живой почте: 12 минут вместо 14
Первую версию включили в понедельник, 15 июня, сразу на всю почту, и она проработала две недели. За это время агент создал 196 черновиков. Мы ждали, что проверка займет минуту-две на заказ. Вышло 12 минут.
| Первая версия | Май, до | 15-28 июня |
|---|---|---|
| Заказов из писем | 380 за 30 дней | 196 за 14 дней |
| Минут на заказ | 14 | 12 |
| Черновиков без единой правки | - | 15 из 196 |
| Ошибки на доставке | 23 за месяц | 9 за две недели |
Чат того времени читать неприятно. Нелли в первое же утро поняла, что проверяет дольше, чем набирала бы сама: агент ставил цену из прайса, а у офисов цены по договору, и сверять приходилось каждую строку.
К концу второй недели менеджеры открывали черновик, рядом письмо, рядом прошлые заказы клиента. Работы не стало меньше, она просто поменялась местами. В пятницу Эмиль написал, что за такое он не платил, и спорить тут было не с чем.
Дни 27-2929 июня - 1 июля
Что менеджеры правили в 196 черновиках
Мы выгрузили все черновики первой версии и рядом положили то, что из них сделали менеджеры. Для каждого записали главную правку.
Шесть видов правок покрыли 183 из 196 черновиков (93%). Первая - цена: 71 раз агент ставил прайс 330 ₽ там, где у офиса договор по 250. Вторая - «как обычно»: так пишут многие офисы, и агент оставлял состав пустым. Третья - адрес: у детского центра три точки, у автосервиса две, и агент брал первую из карточки. А 9 раз правка вторым письмом превратилась во второй черновик, и дубль ловили глазами.
Вывод вышел простой. Агент читал письмо, а менеджер читала письмо и историю клиента. Все, чего не было в тексте, менеджер добирала сама, и на этом выигрыш кончался. Первая версия смотрела не туда, куда смотрит человек.
Дни 30-332-5 июля
Вторая версия: сначала клиент, потом письмо
Во второй версии агент начинает не с текста. Он находит клиента в RetailCRM по адресу отправителя и берет оттуда договорную цену, точки доставки, график района и прошлый заказ. Только потом читает, что в письме поменялось.
Письмообщая почта
Клиентпо адресу отправителя
Открытый заказза 3 дня, защита от дубля
Состав и ценадоговор, прошлый заказ
RetailCRMзаказ или менеджеру с причиной
Отдельно закрыли дубли: офисы часто дописывают вторым письмом «и еще помпу». Перед созданием заказа агент ищет открытый заказ этого клиента за три дня и меняет его. Второй заказ не заводит. Спорные письма уходят менеджеру с причиной: «скан нечеткий», «больше двух обычных», «новый адрес».
Правило про «как обычно» Эмиль дописал сам, в комментарии. Вторую версию прогнали на 80 письмах июня: с первого раза верно 66, после правок 77.
Три ошибки прогона ушли в правила. Две точки в одном письме теперь дают два заказа, у водителя это два адреса. Нечеткий скан идет менеджеру. Пролетарскую поставили в график на понедельник и четверг. Новых клиентов прогон прошел без замечаний: прайс, залог за тару, счет на предоплату.
Дни 34-416-13 июля
Понедельник, когда заказы ждали менеджеров
Вторую версию включили 6 июля. Первая неделя прошла тихо, а в понедельник, 13 июля, Нелли пришла к девяти и увидела, что письма за выходные уже прочитаны.
Заказы из них стояли в RetailCRM, все четыре: бюро на Володарского написало в субботу, автосервис и детский центр в воскресенье вечером, фитнес-клуб в 7:52 утра. Договорные цены, нужные точки, тара на возврат. Булат успел поставить их в первый рейс.
Бюро написало «11 бутылей и стаканчики, как обычно на Володарского». Агент взял адрес из прошлого заказа, цену 250 ₽ по договору и стаканчики по 190 ₽. Заказ на 3 130 ₽ привезли в понедельник до обеда, менеджер его не открывала.
Дни 49-5621-28 июля
Как мы потеряли клинику на Карла Маркса
Стоматология на Карла Маркса брала воду каждую неделю: 16 бутылей по договору 250 ₽, доставка по вторникам. Во вторник, 21 июля, в 10:40, когда машина на Карла Маркса уже ушла, администратор Елена Лукина написала: «В среду у нас день открытых дверей, нужно 24 бутыли к 9 утра. Обычный заказ на этой неделе не нужен».
Агент нашел клинику, поставил договорную цену и адрес. Дальше сработало правило базы: доставку вне графика района не обещать. Ближайший день по графику для Карла Маркса - пятница. Агент создал заказ на пятницу и через две минуты отправил Лукиной обычное подтверждение с датой.
Срок «к среде, к 9 утра» агент прочитал, но правило про график оказалось сильнее, и спорное письмо не ушло менеджеру. Лукина подтверждение толком не открыла: пришел ответ, значит, приняли. В среду в 9:00 воды не было. Булат мог сделать отдельный рейс к 11, но день открытых дверей уже шел, и воду купили в магазине напротив.
Через неделю главврач перешел к компании, которая возит в день заказа. Эмиль звонил сам и клиента не вернул. Компенсировать было нечего: заказ просто не случился. Маржа этого заказа - 2 640 ₽, а в месяц клиника брала около 68 бутылей, это 7 480 ₽ маржи.
В карточке Лукиной в RetailCRM та же история цифрами: 15 выполненных заказов с начала апреля, каждый вторник по 4 000 ₽, и шестнадцатый, на 24 бутыли к среде, со статусом «Купил в другом месте». После 21 июля заказов от клиники нет.
Исправили порядок: срок клиента важнее графика районаЕсли в письме есть срок раньше дня по графику района, агент заказ не подтверждает и отдает менеджеру с пометкой «клиенту нужно к ...». Булат решает, можно ли отдельный рейс, он стоит 600 ₽, и почти всегда можно. Подтверждение с датой позже, чем просил клиент, само больше не уходит. За июль нашли еще 4 письма со сроком раньше графика: одно Инга успела перехватить, три клиента спокойно подождали.
30 дней6 июля - 4 августа
Месяц второй версии: 2 минуты на заказ
Май против первого месяца второй версии, с 6 июля.
| Заказы из писем, 30 дней | До, 04.05-02.06 | После, 06.07-04.08 |
|---|---|---|
| Писем на почту | 412 | 468 |
| Заказов из них | 380 | 445 |
| Минут на ввод заказа | 14 | 2 |
| Открыли руками | 380 | 71 |
| Часов менеджеров | 89 | 15 |
| Ошибки на доставке | 23 | 6 |
Писем стало на 14% больше, это жара, а не агент. На время одного заказа объем почти не влияет: 374 заказа агент провел сам, на них уходит минута взгляда, 71 менеджеры открыли руками, по пять минут.
Заказы на вечер 4 августа. Заказ клиники на 24 бутыли так и висит отказом, а новый частный клиент с Ульяновской ждет менеджера, как теперь положено.
В списке клиентов клиника осталась с 15 выполненными заказами, по одному каждый вторник с апреля. После 14 июля ни одного выполненного.
Сводка RetailCRM по заказам из почты за те же 30 дней. Выполнение стало быстрее: заказы за выходные попадают в утренний рейс понедельника, а не в обеденный.
Итоги Инга прислала одной строкой, и Эмиль сразу спросил про 71.
Окупаемость с потерянным месяцем и клиникой
Экономия здесь - часы менеджеров. До агента на заказы из почты уходило 89 часов в месяц, теперь 15.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на заказы из почты до | 89 |
| Часов после | 15 |
| Освободилось | 74 ч в месяц |
| Час менеджера | 380 ₽ |
| Экономия | 28 120 ₽ в месяц |
| Модель, сервер, доступ к почте | 3 400 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость по формуле | около 9 недель |
Часы не растворились. Инга теперь каждый день обзванивает офисы, которые не заказывали больше трех недель. Нелли разбирает те 71 письмо, которые агент отдает ей, и сверяет акты с бухгалтерией.
Формула при этом считает в нашу пользу. С 3 июня по 6 июля экономии не было: две недели первой версии и неделя переделки. Переделку сделали в рамках пакета, Эмиль ничего не доплачивал, но месяц ушел. И ушла клиника. Без ее маржи чистая экономия 17 240 ₽ в месяц и окупаемость 87 дней, а от первого дня проекта около четырех месяцев.
С чего мы теперь начинаем агента для почты
Не с текста письма. Первый день сидим рядом с менеджером и смотрим, что она открывает, кроме письма: карточку, прошлые заказы, график районов. Там и лежит работа, а письмо в ней самая короткая часть.
И первый месяц агент ничего не решает за клиента сам. Подтверждение с датой по графику выглядело безобидным, а оказалось единственным местом, где агент выбрал за клиента без человека.
«Две минуты на заказ - это хорошо. Но клинику я бы на эти две минуты не менял.»
Эмиль, владелец
Вопросы и ответы
Что агент отправляет клиентам без менеджера?
Постоянному клиенту - подтверждение с номером заказа и днем доставки, если день не позже того, что клиент просил. Ответы новым клиентам с ценами и все письма со сроком раньше графика отправляет менеджер.
Как агент отличает правку вторым письмом от нового заказа?
Ищет открытый заказ того же клиента за три дня. Нашел - меняет его и пишет в комментарий, что поменялось. Если адрес другой, заводит новый заказ: у водителя это другая точка.
Что агент делает со сканами и таблицами во вложениях?
Таблицы читает построчно. Сканы и фото тоже читает, но если не уверен хоть в одной цифре, отдает менеджеру с пометкой. В июле таких было 31.
Почему первая версия не сработала, если черновики были почти верными?
Почти верный черновик проверяют целиком. Менеджер не знала, в какой строке ошибка, и сверяла все. Время ушло, когда агент стал брать цену и адрес из той же карточки, куда смотрит менеджер.
Сколько заказов агент все равно отдает людям?
В июле 71 из 445, это 16%. Новые клиенты, «как обычно» с незнакомых адресов, нечеткие сканы, сроки раньше графика и количество больше двух обычных.
Подойдет ли такая схема для МоегоСклада?
Да, логика та же: клиент, договорная цена, открытый заказ. В МоемСкладе агент создает заказ покупателя и резерв, отгрузку оформляет кладовщик.
Почему вторую версию не сделали сразу?
До запуска мы не просидели день рядом с менеджером. Мы смотрели на письма, а не на то, что она открывает кроме них, и заплатили за это тремя неделями.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите десять писем с заказами за обычный понедельник и скажите, что менеджер открывает, кроме самого письма. С этого начнем, а не с текста.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.