ИИ-администратор, который записывает клиентов ночью

Запись выглядит простой, пока не начинаешь разбирать реальные переписки. Клиент пишет «хочу на маникюр в пятницу после шести», не называет мастера и не знает, что покрытие с дизайном идет дольше. ИИ-администратор проходит этот путь за клиента.

1. Понимает услугу. Сопоставляет «обновить стрижку» или «почистить зубы» с позицией прайса и ее длительностью.
2. Уточняет специалиста. Если клиенту все равно, к кому идти, предлагает ближайшее окно у любого подходящего мастера или врача.
3. Проверяет свободные слоты. Смотрит не только время начала, но и то, помещается ли процедура целиком до следующей записи.
4. Предлагает два-три варианта. Один вариант часто не подходит, а длинный список путает.
5. Фиксирует запись. Создает визит в журнале, пишет клиенту подтверждение с адресом и ставит напоминания.

Переносы и отмены

На перенос бот отвечает так же быстро, как на запись. Он ищет окна у того же специалиста, а старый слот сразу освобождает. Если клиент отменяет без новой даты, бот спрашивает причину одним вопросом. Эти ответы потом видно в отчете: «дорого», «заболел», «неудобно добираться».

Напоминание работает, когда в нем можно сразу ответить. Поэтому бот пишет не «ждем вас», а короткое сообщение с кнопками.

Для клиник в напоминание добавляем подготовку к приему, если она есть в ваших правилах: взять результаты анализов, прийти за 10 минут для оформления документов. Текст подготовки пишет клиника, бот его только передает.

Самый частый вопрос на старте: «А он увидит мое расписание?». Ответ зависит от того, где ведется запись.

• YCLIENTS и другие онлайн-журналы с API. Бот читает свободные окна и создает записи сам. Доступ к API зависит от тарифа и настроек филиала, поэтому проверяем возможность подключения до старта.
• Google Календарь или таблица. Бот читает занятые интервалы и добавляет строку с записью. Подходит небольшим студиям и частным специалистам.
• Журнал без доступа извне. Бумажная тетрадь, старая программа на компьютере администратора. Бот собирает заявку: услуга, специалист, два удобных окна, телефон. Администратор получает ее в Telegram и подтверждает кнопкой, клиенту уходит ответ.

Третий вариант медленнее, но и он снимает основную нагрузку: переписку ведет бот, а человек тратит на подтверждение несколько секунд.

Салон, клиника, автосервис: в чем разница

Салон красоты. Клиенты выбирают конкретного мастера и спрашивают, «а Катя в субботу работает?». Длительность зависит от длины волос и сложности. Подробнее о сценариях для салонов на странице ИИ для салона красоты.

Стоматология и медцентр. Бот записывает на первичный прием и не отвечает на вопросы о симптомах и лечении: такие сообщения сразу уходят администратору. Отдельно настраиваем согласие на обработку персональных данных. Отраслевые детали на странице ИИ для стоматологий и клиник.

Автосервис. Бот спрашивает марку, год, пробег и вид работ, чтобы занять подъемник на нужное время. Диагноз по описанию «что-то стучит спереди» он не ставит, а записывает на диагностику.

Виртуальный администратор не должен делать вид, что знает все. Правила передачи пишем вместе с вами до запуска, а не после первой жалобы.

• Клиент недоволен прошлым визитом или просит вернуть деньги.
• Вопрос о здоровье, противопоказаниях, лечении или результате процедуры.
• Нестандартная услуга, которой нет в прайсе, или групповая запись.
• Клиент дважды не понял ответ бота или прямо просит человека.
• Скидки и акции сверх тех, что записаны в правилах.

Администратор получает всю переписку и короткую сводку, поэтому клиенту не нужно повторять вопрос. Если в нерабочее время человека нет, бот честно говорит, когда ответит сотрудник.

1. Пришлите прайс с длительностью услуг и список специалистов. Если длительность «на глаз», поможем разложить ее по вариантам.
2. Покажите, где ведется запись. По доступу к журналу поймем, будет ли бот записывать сам или через подтверждение администратора.
3. Выберите первый канал. Обычно это тот мессенджер, куда пишут чаще всего. Второй канал подключается позже.

Модуль записи входит в пакет «Про» за 69 900 ₽ вместе с CRM и двумя каналами. Если нужен один канал без CRM, к пакету «Старт» за 19 900 ₽ запись добавляется отдельно за 12 000 ₽. Хотите сначала разобраться сами, начните со статьи как создать бота в Telegram или сравнения конструктора и разработки.