Несопоставленные платежи на конец месяца
26→6
30 августа и 13 октября
Кейс · Интернет-магазин посуды · Распознавание документов
Половину за сковороды чуть не приняли за всю сумму
Интернет-магазин посуды в Махачкале продает кафе, банкетным залам и семьям, которые собирают приданое. Платят с чужих карт, половиной, одной платежкой за три счета. Сначала посчитали, во что это обходится, потом решили, сколько часов должен вернуть ИИ, и в конце сверили план с фактом.
- Ниша
- Интернет-магазин посуды: сайт, кафе и банкетные залы
- Город
- Махачкала
- Источники
- выписка банка в МоемСкладе, почта магазина в Яндекс Почте
- Внедрение
- 2-13 сентября 2026
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 1-30 августа и 14 сентября - 13 октября
Сколько оплата ждет, пока ее найдут
17 ч→2 ч
в среднем за день
Часов в месяц на сверку
52 ч→21 ч
по плану было 16 ч
Август в рублях: 41 тысяча за платежи без счета
27 августа в 15:20 к складу в Редукторном подъехал водитель хинкальной Хадижат Сулеймановой. Он приехал за двенадцатью сковородами для индукции. Утром менеджер Патимат написала кладовщику: «Сулейманова оплатила, собирай».
Магомед собрал коробки и открыл счет в МоемСкладе, чтобы оформить отгрузку. Вместо зеленой полоски «Оплачено» там стояла оранжевая. Счет 00873 был на 18 600 ₽, 12 сковород по 1 550, а пришло 9 300.
Хадижат договаривалась на предоплату 50% и доплату при получении. Патимат увидела в выписке ее фамилию и слово «сковороды» и решила, что этого хватит. Водитель позвонил хозяйке, доплата пришла через 20 минут. Без Магомеда коробки уехали бы без доплаты.
Обошлось, но владелец магазина Руслан попросил посчитать, во что ему обходятся такие платежи. Взяли август, с 1 по 30 число.
236входящих платежей за август
71без номера счета или с суммой не как в счете
26так и не привязали к счету к 30 августа
17 чв среднем оплата ждала, пока ее найдут
Первая статья потерь - время. Патимат тратила на поиск платежей 34 часа в месяц, бухгалтер Зарема еще 18. По 420 ₽ в час с взносами это 21 840 ₽.
Вторая - сорванный заказ. 12 августа гостиница на Приморской оплатила 120 тарелок и 80 пиал на 50 000 ₽. Платили с ИП директора, в назначении стояло «оплата за посуду». Два дня платеж никто не связал со счетом, гостиница не дождалась звонка, попросила деньги назад и купила посуду у соседей. Магазин потерял маржу этого заказа, 19 600 ₽.
Третья - товар в резерве. На 31 августа под заказы, оплату которых никто не подтвердил, лежали 14 сковород 28 см и 140 мелких тарелок. Покупатели сайта видели меньше, чем было на полке.
Итого август стоил 41 440 ₽. Это без 9 300 ₽, которые чуть не уехали к Сулеймановой в долг, и без звонков, после которых клиент обижается: «я же заплатил».
Посуда для хинкальных и для приданого
«Кухонный ряд» продает посуду через сайт и по счетам. Склад и выдача в Редукторном поселке. Людей четверо: Руслан, Патимат, кладовщик Магомед и Зарема, бухгалтер на аутсорсе, она бывает по вторникам и пятницам.
Две трети денег приносят кафе, хинкальные, чайханы и банкетные залы. Махачкалинская свадьба на 600-800 гостей - это сотни тарелок и пиал, и залы докупают их перед осенним сезоном. Вторые покупатели - семьи. Посуду собирают в приданое: набор кастрюль, казаны на 12 и 20 литров, сервиз на 12 персон.
«Мама невесты платит со своей карты, тетя доплачивает со своей, и у обеих в назначении «за посуду». Я полдня выясняю, это одна семья или две.»
Патимат, менеджер
Счета Патимат выставляет в МоемСкладе. Выписка из банка приходит туда же, но связать платеж со счетом система может только по номеру в назначении. Номер пишут далеко не все. Остальное разбирала Патимат, а что не успевала - Зарема по вторникам.
Магомед отгружает только оплаченное, кроме нескольких старых клиентов с отсрочкой. Поэтому каждый ненайденный платеж - это клиент, который заплатил и ждет, и товар, который лежит в резерве.
Сколько часов должно освободиться, чтобы это окупилось
До начала работ мы с Русланом решили обратную задачу. Пакет «Поток» стоит 39 900 ₽, ИИ, чтение почты и хранение - около 1 900 ₽ в месяц. Ждать окупаемости дольше трех месяцев Руслан не хотел.
| Расчет 2 сентября | Сумма |
|---|---|
| Внедрение, пакет «Поток» | 39 900 ₽ |
| Вернуть за 3 месяца, в месяц | 13 300 ₽ |
| Плюс ИИ и сервисы в месяц | 1 900 ₽ |
| Нужно экономить в месяц | 15 200 ₽ |
| Час Патимат и Заремы с взносами | 420 ₽ |
| Освободить часов в месяц | 36 из 52 |
Возвраты вроде гостиничного в план не писали. Их нельзя предсказать, а один такой заказ в месяц сделал бы цифру слишком красивой. Договорились: если сходятся часы, проект оправдан и без них.
36 часов из 52 - почти 70%. Значит, ИИ должен сам закрывать большую часть трудных платежей, а не только те, где номер счета и так написан. Это и стало главным требованием к разбору.
Дни 1-52-6 сентября
Семь причин, по которым платеж не находит счет
Выгрузили из МоегоСклада августовские платежи и счета. Отметили 71 из 236 платежей, которые Патимат или Зарема разносили руками, и каждому записали причину. Семь причин покрыли 71 из 71, то есть 100%, строка «прочее» не понадобилась.
Чаще всего в назначении нет ничего, кроме «за посуду» или «оплата товара»: 19 платежей. Дальше одна платежка на два-три счета и предоплата 50%. Десять раз платил не тот, на кого выставлен счет: муж за ИП жены, брат за чайхану брата, родственники за приданое.
Сумма помогает меньше, чем кажется. Сковорода 28 см стоит 1 550 ₽, и 9 300 - это и шесть сковород, и половина заказа на двенадцать. Поэтому ИИ сравнивает платеж не с ценами, а с открытыми счетами этого плательщика и его родни из справочника.
Что выяснилиЧастичная оплата здесь не ошибка клиента, а договоренность: кафе и банкетные залы платят половину вперед. ИИ не должен искать «полный» счет. Он ставит статус «частично» и держит отгрузку до доплаты.
Правила записали в документ и отправили Руслану. ИИ не проводит документы и не пишет клиентам. Он связывает платеж со счетом, ставит статус и говорит складу, можно ли отгружать.
Руслан оставил один комментарий, и через три недели он сыграл свою роль. Старым клиентам из группы «отсрочка 14 дней» он отгружает без оплаты, и ИИ должен пропускать такие счета на склад сразу. Правило дописали сразу, прямо под его комментарием.
Дни 9-1210-13 сентября
Выписка, почта, счета: прогон на августе
Выписка банкаПриходит в МойСклад каждые два часа, с 9:30 до 19:30.
Почта магазинаПисьма клиентов и платежки во вложениях.
ИИНомер счета, плательщик и родня, сумма, письмо, группа клиента.
МойСкладПлатеж связан со счетом: оплачен или частично.
TelegramМагомеду - что можно отгружать, Зареме - очередь.
Прогнали все 71 трудный платеж августа и сравнили решение ИИ с тем, как их в итоге разнесла Зарема.
На первом проходе решение ИИ и Заремы совпало у 52 из 71 платежа. ИИ не знал, что Шамиль Омаров платит и за свою шаурмичную, и за брата, и принимал одну платежку на два счета за переплату. Еще он не открывал вложения: банкетный зал присылает платежку файлом, номера счетов только там.
После справочника плательщиков и чтения вложений стало 66 из 71. Пять платежей не нашлись: физлица по СБП с пустым назначением и без письма. Их и Зарема находила только звонком, поэтому им место в очереди.
День 1314 сентября, пн
Первая выписка: половина, которую поймали
Включили в понедельник, к выписке в 9:30. До обеда пришло шесть платежей от покупателей, пять ИИ связал со счетами сам, один отправил в очередь.
Хадижат Сулейманова снова заказала сковороды, восемь штук на 12 400 ₽, и перевела половину. ИИ поставил счету статус «частично» и написал Магомеду: не отгружать. В августе на этом месте был водитель у ворот и звонок хозяйке.
По платежам первого дня видно, как пишут назначение. «Оплата за посуду» от «Горного ключа» ИИ связал с единственным открытым счетом гостиницы на ту же сумму. Банкетный дом заплатил за два счета одной суммой, и номера нашлись в письме.
Письмо закрыло и платеж от Арсена Курбанова: его сестра Мадина написала, что брат оплатил ее два набора кастрюль. Перевод по СБП от Заиры Г. без назначения и без письма ушел в очередь, Патимат нашла покупательницу звонком за пять минут.
Дни 22-3823 сентября - 9 октября
Отсрочка, которую никто не давал
23 сентября новая чайхана заказала 100 тарелок, 60 пиал, казан на 12 литров и заварочный чайник, всего 45 890 ₽. Владелец, Камиль Гаджиев, покупал у магазина впервые. В 14:12 ИИ написал Магомеду, что счет можно отгружать без оплаты, и в 15:40 чайхана забрала товар.
ИИ сделал ровно то, что записано в правилах. У ИП Гаджиева в карточке стояла группа «отсрочка 14 дней». Патимат заводила нового клиента копией карточки «Банкетного дома на Тарках», чтобы не набирать банк и адрес заново, и группа скопировалась вместе с реквизитами.
Девять дней этого никто не видел. Нет платежа у клиента с отсрочкой - обычное дело, в очередь такой счет не попадает. 2 октября Зарема открыла показатели МоегоСклада и нашла в просроченных счетах фамилию, которую не знала.
Проверили все карточки, заведенные за месяц. С группой отсрочки нашлись еще две копии: одна без заказов, по второй ИП Курбанов получил товара на 8 940 ₽ и оплатил его 29 сентября. Гаджиеву Руслан позвонил сам. Камиль ответил, что про предоплату ему никто не говорил, и рассчитался 9 октября, через 16 дней после отгрузки.
В движении денег за эти дни поступления идут каждый день, и по суммам за день не видно, что одной платежки не хватает. Пропажа заметна только в разрезе счетов. Денег магазин не потерял, но 45 890 ₽ две недели лежали у чужой чайханы, и Руслан на неделю отложил заказ казанов у поставщика.
Как исправили: отсрочку ставит только РусланГруппу «отсрочка 14 дней» теперь ставит только Руслан, у Патимат на это нет прав. Перед отгрузкой без оплаты ИИ смотрит дату создания карточки: клиент моложе 60 дней с отсрочкой уходит в очередь с пометкой «новый клиент с отсрочкой». 6 октября Патимат снова скопировала карточку, уже для нового кафе, и счет на 7 750 ₽ встал в очередь, и склад его не увидел. Копировать карточки Руслан запрещать не стал.
30 дней14 сентября - 13 октября
План и факт: 31 час вместо 36
Август сравниваем с отрезком с 14 сентября по 13 октября. В сентябре начался осенний сезон свадеб, поэтому платежей стало больше: 254 против 236. Доля трудных почти не изменилась, клиенты платят так же, как платили.
| Сверка оплат | 1-30 августа | 14 сентября - 13 октября |
|---|---|---|
| Входящих платежей | 236 | 254 |
| Без номера счета или с другой суммой | 71 (30%) | 78 (31%) |
| Не связаны со счетом на конец периода | 26 (11,0%) | 6 (2,4%) |
| Часов Патимат в месяц | 34 | 13 |
| Часов Заремы в месяц | 18 | 8 |
| Часов на сверку всего | 52 | 21 |
| Сколько оплата ждет, пока ее найдут | 17 ч | 2 ч |
ИИ сам связал со счетами 221 из 254 платежей (87%). 33 ушли в очередь, к 13 октября люди разобрали 27, шесть ждут.
Ожидание упало с 17 часов до двух. В августе пятничный платеж лежал до вторника, до Заремы, а по выходным ждали еще дольше. Теперь его видно через два часа после выписки, и Магомед узнает об оплате из чата раньше, чем к воротам подъедет водитель.
| Строка | План до старта | Факт |
|---|---|---|
| Освободилось часов в месяц | 36 | 31 |
| Экономия по 420 ₽ за час | 15 200 ₽ | 13 020 ₽ |
| ИИ и сервисы | 1 900 ₽ | 1 900 ₽ |
| Остается в месяц | 13 300 ₽ | 11 120 ₽ |
| Внедрение, «Поток» | 39 900 ₽ | 39 900 ₽ |
| Окупаемость | 3 месяца | около 15 недель |
До плана не дотянули пять часов, и почти все они - физлица. Перевод по СБП с пустым назначением ИИ отдает в очередь, и Патимат обзванивает покупателей так же, как в августе. Из 33 платежей очереди таких было 14.
Сорванных заказов из-за ожидания за 30 дней не было. Гостиница с Приморской так и осталась единственным таким случаем за два месяца.
Шесть платежей в очереди и вопрос про физлиц
На 13 октября без счета шесть платежей на 41 870 ₽. Четыре из них от физлиц по СБП. По двум Патимат уже догадывается, что это приданое: суммы совпадают с наборами, которые смотрела семья невесты.
Результат скромнее, чем хотелось. Хвост на конец периода 6 платежей вместо 26, но часов освободилось меньше плана, и окупаемость вышла около 15 недель вместо трех месяцев по плану.
Руслан спросил, что делать с физлицами. Мы предложили отправлять покупателям ссылку на оплату с QR, где номер счета уже вшит в назначение. Тетя невесты все равно заплатит со своей карты, но номер счета придет вместе с деньгами. Первые ссылки Патимат решила отправить семьям, которые собирают приданое к ноябрьским свадьбам: там платят тремя картами чаще всего.
Вопросы и ответы
Клиент платит за три счета одной суммой. ИИ разделит?
Если сумма до рубля равна открытым счетам этого плательщика или номера перечислены в письме, платеж раскладывается по счетам. Если не сходится ни одна комбинация, платеж уходит в очередь с подсказкой, какие счета открыты.
Что происходит с предоплатой 50%?
Счет получает статус «частично», кладовщику приходит «не отгружать». Когда приходит доплата, ИИ закрывает счет и пишет, что заказ можно собирать.
Кто отвечает за отметку об оплате в МоемСкладе?
ИИ создает входящий платеж и связывает его со счетом. Бухгалтер раз в неделю проверяет очередь и спорные связи, проводки остаются за ней.
Почему переводы физлиц по СБП остаются человеку?
В назначении пусто, письма нет, фамилия в выписке сокращена до буквы. ИИ показывает счета на ту же сумму, но угадывать не станет. Помогает ссылка на оплату, где номер счета уже вписан в назначение.
Банк не присылает выписку в МойСклад. Так тоже можно?
Можно читать выписку, которую бухгалтер выгружает файлом. Только тогда оплата ждет следующей выгрузки, и оплата будет ждать ее, два часа уже не получится.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выписку за месяц и выгрузку счетов из МоегоСклада. Посчитаем, сколько платежей у вас висит без счета и сколько часов на них уходит.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.