ИИ-секретарь, который помнит все договоренности

Встреча длилась 40 минут: руководитель, прораб и подрядчик по кровле обсуждали сроки на складе. Вот что ИИ собрал из записи.

Встреча: склад на Промышленной, кровельные работы. Участники: Ирина (заказчик), Олег (прораб), Сергей (подрядчик).

Решения: начинаем с восточного крыла. Материал закупает подрядчик, заказчик оплачивает по факту поставки. Следующая встреча через неделю на объекте.

Открытые вопросы: кто вывозит старое покрытие. Не решено, перенесено на следующую встречу.

Главное правило протокола: ИИ не придумывает недостающее. Если срок или ответственный не прозвучали, он пишет «не назван» и спрашивает вас перед рассылкой.

Встречи - только часть работы секретаря. Вторая часть - входящий поток.

• Сортирует почту на «ответить сегодня», «для информации», «счета и документы», «рассылки».
• Отвечает на типовые вопросы партнеров по вашей базе: реквизиты, адреса, график, контакты ответственных.
• Назначает встречи по свободным окнам в календаре и присылает приглашение.
• Напоминает о сроках из протоколов и писем: «вы обещали прислать КП до четверга».
• Присылает утреннюю сводку: что пришло за ночь, какие встречи сегодня, какие задачи просрочены.

Письма от вашего имени по умолчанию секретарь не отправляет. Он готовит черновик, вы нажимаете «отправить». Автоотправку можно включить для узкого набора ответов, например с реквизитами.

Если обращения идут по телефону, секретарь работает как голосовой робот. Звонки на ваш номер переадресуются через телефонию, робот отвечает, выясняет цель звонка и передает вам сообщение в Telegram.

1. Номер остается вашим. Настраивается переадресация в IP-телефонии, например в Mango Office или у другого оператора. Возможность подключения проверяем до старта.
2. Робот говорит по сценарию: представляется, спрашивает, кто звонит и по какому вопросу, отвечает на простое.
3. Срочное переводит на человека, остальное приходит вам текстом с расшифровкой.

Голосовой канал сложнее текстового: нужна телефония, запись разговоров и согласование сценария. Подробно он описан на странице голосовой робот с ИИ.

• Не принимает решения. Согласиться на встречу с новым контрагентом или перенести важный звонок решаете вы.
• Не записывает встречи тайно. Участников предупреждают о записи в начале встречи, это правило мы закладываем в сценарий.
• Может ошибиться в именах и цифрах. Расшифровка может ошибиться в фамилии или сумме, поэтому протокол перед рассылкой смотрит человек.
• Не хранит записи бессрочно. Срок хранения и место задаете вы. Для конфиденциальных встреч используем российские модели или ваш контур.

Как устроено распознавание речи и почему качество записи влияет на протокол, объясняем в статье что такое транскрибация.

Личный секретарь руководителя

Один человек, его почта, календарь и встречи. Запускается быстро, потому что правила пишет один человек. Как еще руководителю использовать ИИ, мы разбирали в статье ИИ для руководителя.

Секретарь для отдела или офиса

Общий ящик, приемная, встречи нескольких команд. Нужны правила: кому какие обращения, кто подтверждает задачи, где хранятся протоколы.

С чего начать

1. Пришлите запись одной рабочей встречи без конфиденциальных данных.
2. Покажем протокол и договоримся о формате.
3. Подключим один канал: Telegram или почту.

Пакет «Старт» за 19 900 ₽ закрывает один канал и базу до 30 вопросов. Если задачи должны попадать в CRM, нужен «Бизнес» за 39 900 ₽. Голосовой канал на ваш номер оцениваем отдельно, после проверки телефонии.