Промпты для GigaChat: шаблоны для офисной работы

Как писать промпты для GigaChat: пять частей запроса

GigaChat отвечает тем точнее, чем меньше ему приходится угадывать. Запрос «напиши письмо поставщику» модель дополнит общими фразами. Запрос из пяти частей дает текст, который почти не нужно править.

Русские реалии, которые стоит назвать в промпте

GigaChat делали с упором на русский язык, и местные форматы он знает. Но без подсказки выберет усредненный вариант. Если для вас важна конкретика, впишите ее:

• Обращение: по имени и отчеству или просто по имени, на «вы».
• Даты и суммы: формат ДД.ММ.ГГГГ, суммы с пробелами между разрядами и пометкой «руб.».
• Документы и системы: счет, УПД, акт сверки, 1С, МойСклад. Модель понимает эти названия и не станет заменять их общими словами.
• НДС: писать цену с НДС, без НДС или обе.
• Стиль: деловая переписка без оборотов «доводим до вашего сведения» и «в рамках данного вопроса».

Как дорабатывать ответ

Плохой ответ не переписывайте руками и не начинайте новый чат. Ответьте в том же диалоге, что не так: «короче в два раза», «убери вводную фразу», «добавь срок ответа». Модель учитывает предыдущие сообщения, и правки накапливаются. Как устроен промпт вообще, объясняем в словаре: что такое промпт.

Промпты для деловых писем в GigaChat

Сколько это времени в сумме, хорошо видно на обучениях. Шесть сотрудников комбината питания в Великом Новгороде тратили 171 час в месяц на одни и те же письма, акты и ответы на претензии. После обучения с шаблонами 44 часа, а на доработку возвращают 7% документов вместо 26% (кейс комбината). У таможенного брокера в Липецке модель поначалу честно переписывала двухстраничный шаблон в такой же длинный текст. Сократить письмо до четырех абзацев помогли новые короткие шаблоны, собранные на документах самого брокера (кейс брокера).

Три письма, которые малый бизнес пишет каждую неделю и на которые жалко тратить полчаса. Письмо после встречи и ответ на возражение есть в подборке промпты для бизнеса, здесь их не повторяем.

Напоминание об оплате без конфликта

Ты бухгалтер компании [чем занимаетесь]. Напиши письмо клиенту о просроченной оплате. Счет [номер] от [дата] на сумму [сумма] руб. Срок оплаты прошел [сколько дней] назад. Это [первое / второе] напоминание. Тон вежливый и твердый, без угроз. Попроси назвать дату оплаты. Если деньги уже отправлены, предложи прислать платежное поручение для сверки. До 90 слов, тема письма отдельной строкой.

Что проверить: номер и дату счета сверьте с 1С. Во втором напоминании GigaChat иногда сам добавляет пени: оставьте их, только если они прописаны в договоре.

Вежливый отказ клиенту или поставщику

Напиши письмо с отказом от [предложения / заказа / условий]. Адресат: [роль]. Причина отказа: [настоящая причина одной фразой]. Что можем предложить взамен: [альтернатива или «ничего»]. Тон уважительный. Извиняйся не больше одного раза. Не обещай вернуться к вопросу позже, если я этого не написал. До 80 слов.

Что проверить: модель любит смягчать отказ до «давайте обсудим позже». Если отказ окончательный, это должно читаться с первой фразы.

Запрос коммерческих условий у поставщика

Ты менеджер по закупкам компании [отрасль, город]. Составь запрос поставщику [вид товара]. Нам нужно: [позиции и объемы]. Попроси указать цену за единицу с НДС и без, минимальную партию, срок поставки, условия доставки до [город] и отсрочку платежа. Срок ответа: [дата]. Позиции оформи нумерованным списком. До 150 слов.

Что проверить: в письме не должно быть условий, которых вы не задавали, вроде «рассматриваем долгосрочное сотрудничество». Ответы поставщиков потом удобно свести в таблицу промптом из раздела ниже.

КП в GigaChat: по запросу клиента и по прайсу

GigaChat собирает КП быстро, если дать ему две вещи: что спросил клиент и что у вас есть. Без прайса он придумает цены и сроки. Без запроса клиента напишет рекламный текст обо всем сразу.

В фитнес-клубе, где менеджеры работают в GigaChat и YandexGPT, самой полезной частью оказалась справка тарифов текущего месяца, которую вставляют в запрос целиком. КП стало занимать 23 минуты вместо 147 (кейс фитнес-клуба).

КП из письма клиента и выдержки прайса

Ниже запрос клиента и выдержка из нашего прайса. Подготовь коммерческое предложение только по позициям, о которых спросил клиент. Структура: ответ на запрос одним абзацем, таблица позиций (наименование, количество, цена за единицу, сумма), срок, условия оплаты и доставки, следующий шаг. Цены бери только из прайса. Если позиции в прайсе нет, напиши в строке «[уточнить цену]». Столбец «сумма» оставь пустым, я посчитаю сам. Запрос клиента: [текст]. Прайс: [позиции и цены].

Почему суммы считает не модель: на десятке строк GigaChat может ошибиться в умножении и не заметить этого. Цены и количества он переносит надежно, а арифметику лучше оставить таблице или учетной системе.

Первый абзац КП для разных людей у клиента

Вот наше КП: [текст]. Перепиши первый абзац для трех читателей. Собственник: деньги и риски. Руководитель отдела: сроки и нагрузка на людей. Специалист, который будет работать с результатом: как изменится его день. Каждый вариант до 60 слов. Факты и цифры из КП не меняй, новых не добавляй.

Это помогает, когда КП пересылают внутри компании клиента и его читают люди с разными вопросами. Если КП готовят десятки раз в месяц, этот шаг можно поставить на поток: так устроено решение коммерческие предложения с ИИ.

Разбор документа и таблица из текста

Здесь GigaChat экономит больше всего времени: он читает длинный текст и раскладывает его по полям. Правило одно: модель опирается только на текст, который вы дали.

Требования из ТЗ или документации закупки

Ниже техническое задание заказчика. Выпиши все требования к исполнителю в таблицу: номер пункта, требование, срок или количество, есть ли штраф за нарушение (да, нет, не указано). Пункты не обобщай и не объединяй. Если требование сформулировано размыто, отметь это в столбце «Нужно уточнить». Текст: [ТЗ].

Что проверить: сравните число строк в таблице с числом пунктов в ТЗ. Если строк заметно меньше, допишите в диалог: «Проверь разделы [номера], там пропущены требования».

Это правило из практики. У селлера товаров для рукоделия в пик поставок модель тихо обрезала пачку актов, и три претензии по недостаче ушли слишком поздно (кейс селлера). Длинные пачки документов делите на части и сверяйте число строк на входе и на выходе.

Таблица из сплошного текста

Преврати текст ниже в таблицу со столбцами: [перечень столбцов]. Одна строка - один [товар / клиент / событие]. Если значения в тексте нет, оставь ячейку пустой и ничего не подставляй. Названия и артикулы пиши так же, как в исходнике. Выведи таблицу так, чтобы ее можно было скопировать в Excel. Текст: [текст].

Подходит для переписки с ценами от поставщиков, списка заявок из мессенджера, заметок после выставки. Готовую таблицу вставьте в Excel и сверьте пять случайных строк с исходником. Другие приемы с таблицами собраны в статье нейросеть для Excel.

Сравнение ответов нескольких поставщиков

Ниже ответы трех поставщиков на один запрос. Сведи их в таблицу: поставщик (Поставщик 1, 2, 3), цена за единицу, НДС, минимальная партия, срок, доставка, отсрочка, особые условия. Под таблицей перечисли, чего поставщики не указали и какие вопросы им задать. Победителя не выбирай. Ответы: [тексты].

Выбор поставщика остается за вами: модель не знает вашей истории работы с ними. Ее задача - собрать разрозненные письма в одном месте.

Сводка встречи и протокол с задачами

Расшифровку созвона GigaChat превращает в протокол за минуту. Текст расшифровки можно получить в сервисе видеосвязи или в программе для транскрибации, а затем вставить в чат.

Протокол с решениями и ответственными

Ниже расшифровка рабочей встречи. Участники: [роли, без фамилий]. Составь протокол из трех частей: решения; задачи таблицей (что сделать, кто, срок); вопросы, которые остались открытыми. Задачу записывай, только если в разговоре прозвучал исполнитель. Если срок не назван, так и напиши: «срок не назван». Задач от себя не добавляй. Расшифровка: [текст].

Короткая сводка для тех, кого не было на встрече

По протоколу ниже напиши сообщение в рабочий чат для коллег, которые не были на встрече. Пять строк: что решили, что меняется для них, что от них нужно и к какому сроку. Без вступления и благодарностей. Протокол: [текст].

Что проверить: если в расшифровке не подписаны говорящие, GigaChat может приписать задачу не тому человеку. Перед рассылкой пройдите по таблице задач вместе с ведущим встречи.

Ответы клиентам: шаблоны с правилами компании

В ответах клиентам главный риск - выдуманное условие. Поэтому правила вставляются прямо в промпт, а все, чего в них нет, модель передает человеку.

Ответ на вопрос по вашим правилам

Ты менеджер компании [чем занимаетесь]. Ответь клиенту на вопрос ниже, используя только правила компании. Если ответа в правилах нет, напиши: «Уточню у коллег и вернусь до [время]», и ничего не обещай. Тон дружелюбный, на «вы», до 70 слов. Без дежурных фраз вроде «Спасибо за обращение». Правила: [условия доставки, оплаты, возврата]. Вопрос клиента: [текст].

Ответ на жалобу

Клиент прислал жалобу: [текст без имени и телефона]. Что произошло на самом деле: [факты от сотрудника]. Что мы готовы сделать: [решение]. Напиши ответ: признай конкретную проблему, объясни, что сделаем и к какому сроку. Не спорь и не перекладывай вину на курьера или поставщика. Компенсацию сверх указанной мной не предлагай. До 100 слов.

Три варианта следующей реплики менеджера

Вот переписка с клиентом: [последние 5-7 сообщений без контактов]. Предложи три варианта следующего ответа менеджера: короткий, подробный и с уточняющим вопросом. Каждый до 50 слов. Под каждым одной строкой напиши, в какой ситуации он уместен.

Когда таких ответов в день десятки, работа в чате начинает тормозить: менеджер копирует правила и переписку туда, а ответ обратно. Такой поток переносят в бота, который отвечает по базе знаний компании и зовет человека на сложных вопросах, подробнее на странице ИИ-боты для бизнеса. Для отзывов на картах и маркетплейсах есть отдельное решение: ответы на отзывы с ИИ.

Если GigaChat отказывается отвечать или пишет не то

Большинство неудачных ответов лечится одной строкой в промпте. Вот частые случаи.

Если на конкретной задаче ответ стабильно не устраивает, прогоните ее через другую модель. Сравнение на задачах бизнеса есть в материале GigaChat, YandexGPT или ChatGPT.

Что не загружать в публичный чат GigaChat

Обработка запросов в России снимает вопрос передачи данных за границу. Но личный чат от этого не становится рабочей системой: у него нет договора с вашей компанией, журнала запросов и правил доступа. Граница проходит не по модели, а по способу доступа.

• Персональные данные клиентов и сотрудников: ФИО вместе с телефоном, паспорт, адрес, резюме. Для письма они не нужны, имя вписывается вручную после генерации.
• Договоры с реквизитами, ценой и особыми условиями. Перед разбором замените стороны метками [Клиент], [Поставщик].
• Выгрузки из CRM и 1С с контактами. Для анализа хватает таблицы без имен, телефонов и почты.
• Закупочные цены и маржа, индивидуальные условия для отдельных клиентов.
• Логины, пароли, ключи API, сканы с подписями и печатями.

Без опасений можно отправлять описание процесса, шаблоны писем без данных, обезличенные тексты, публичные документы и свои черновики. Если сотрудникам нужно работать с реальными данными, доступ организуют через GigaChat API по договору компании. Чем отличаются варианты доступа и где обрабатываются данные, разобрано в словаре: что такое GigaChat.

Когда промпта в чате уже мало

Промпт решает задачу одного человека. Пора идти дальше, если шаблон ежедневно копируют несколько сотрудников, а результат потом руками переносят в почту, CRM или 1С.

В наших проектах следующий шаг обычно выглядит так. Заявки приходят на почту, агент разбирает их по полям и создает заказ в учетной системе, а спорные письма отдает менеджеру. Промпт внутри остается почти тем же, только запускает его программа, а не человек. Модель для такого агента подключается по API, и GigaChat здесь один из вариантов.

• Пилот ИИ-агента на одном процессе до 5 шагов стоит 24 900 ₽.
• Если непонятно, с какого процесса начать, есть диагностика за 7 900 ₽.
• Как мы подключаем модель к ботам, CRM и базам знаний и с какого теста начинаем, описано на странице GigaChat для бизнеса.

Шаблоны для маркетинга с проверкой рекламы на соответствие закону собраны отдельно: промпты для маркетолога.