Время на типовой документ
42 мин→12 мин
от задачи в Битрикс24 до отправки
Кейс · Селлер товаров для рукоделия на WB · Обучение команды
«Я не доверяла ИИ и теперь не доверяю ему без проверки»
Главный бухгалтер селлера товаров для рукоделия на WB рассказывает, как команда из пяти человек училась готовить документы с ИИ: акты, претензии, письма поставщикам. Время на типовой документ сократилось с 42 до 12 минут. В пик сентябрьских поставок модель тихо обрезала пачку актов, и три претензии по недостаче ушли слишком поздно.
- Ниша
- Наборы для вышивки, пряжа и инструменты, 1 400 артикулов на WB
- Город
- Пенза
- Формат
- Очный воркшоп в офисе, 2 дня по 4 часа
- Обучение
- 26 августа - 7 сентября 2026
- Пакет
- Обучение команды, 89 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и 30 дней после
Типовых документов за 30 дней
164→171
сентябрь - пик поставок
Часов на эти документы
115 ч→34 ч
в месяц на всю команду
Татьяна, зачем вы позвали нас, если не доверяли ИИ?
Позвала не я, позвала Лилия, наша владелица. Мы продаем на WB наборы для вышивки, пряжу, спицы, пяльцы, у нас около 1 400 артикулов и склад на Сурской. Поставки на склады WB идут каждую неделю, и после каждой приемки кто-то из нас садится писать бумаги.
Нас пятеро: я, бухгалтер Яна, Эльвира ведет кабинет WB и оптовых клиентов, Рустам на складе, и Лилия сама подписывает все, что уходит наружу. Я двадцать лет в бухгалтерии и видела, как модели уверенно пишут неправду. Сказала Лилии прямо: если будет обучение, я буду проверять каждую цифру.
164типовых документа за 30 дней до обучения
42 минв среднем на один документ
115 чв месяц на всю команду
«Мне не нужно, чтобы машина думала за бухгалтера. Мне нужно, чтобы она быстрее набирала то, что я и так знаю.»
Татьяна, главный бухгалтер
Дни 1-326-28 августа
Какие документы съедали больше всего времени?
Первым делом из Битрикс24 выгрузили все задачи на документы за 27 июля - 25 августа и разложили по видам. Я думала, больше всего у нас писем поставщикам. Оказалось, акты расхождений с WB.
Шесть видов закрывают 155 из 164 документов, 95%. Акты расхождений - 46, претензии по недостаче и браку - 31, письма поставщикам о пересорте - 27. Каждый акт - это сверка строк приемки WB с нашей накладной, потом расчет недостачи по себестоимости и претензия. Руками это 40-60 минут.
Девять пояснений в налоговую я сразу оставила себе. Ошибка там стоит дороже любой сэкономленной минуты, и ИИ туда не пойдет, сколько бы он ни сэкономил.
Дни 9-103-4 сентября
Что было на воркшопе и что вас удивило?
Два дня по четыре часа у нас в офисе. Удивило, что первым делом мы не открывали никакую нейросеть. Мы писали регламент: что можно отдавать модели, что нельзя, кто проверяет и как.
Лилия прочитала регламент вечером и оставила комментарий к пункту про данные: номера поставок и артикулы можно, ФИО и телефоны оптовых покупателей нельзя, только название магазина. Мы так и записали.
Дальше работали на своих же документах августа. Каждый взял задания по своему участку: я и Яна - акты и претензии, Эльвира - письма оптовикам, Рустам - письма поставщикам о пересорте. Ответ сотрудника с ИИ сравнивали с тем, что мы реально отправили в августе.
С первой попытки без замечаний 13 заданий из 20. Чаще всего модель путала себестоимость и цену продажи в расчете недостачи и писала срок ответа поставщику «в течение 10 дней» там, где у нас в договоре 5. Со второй попытки, по чек-листу, - 18 из 20.
День 104 сентября
Как вы поймали модель на первой ошибке?
На второй день я взяла 10 актов по наборам для вышивки и попросила модель сделать по каждому вывод: сколько наборов недостает, по какой себестоимости, какая сумма претензии. Проверила каждый вывод по накладной и по акту WB.
Восемь из десяти верные. Две ошибки, и обе такие, что сама я бы их пропустила, если бы не сверяла. В одном акте модель смешала два артикула: набор «Маки» 30×40 и «Маки» 20×25, у них разная себестоимость. В другом посчитала недостачу коробками, а не штуками, в коробке 6 наборов.
Я показала эти две строки команде, и спорить про проверку больше никто не стал. Правило записали в регламент одной фразой: каждый вывод модели по цифрам сверяется с первичкой, без исключений.
«Две ошибки из десяти - это не повод выбросить инструмент. Это повод никогда не отправлять его вывод без сверки.»
Татьяна, главный бухгалтер
Дни 13-157-9 сентября
Как выглядела первая неделя по регламенту?
7 сентября, в понедельник, начали работать по-новому. На следующий день Эльвира ответила оптовому магазину из Саранска на претензию по пересорту. Раньше такие письма она писала по полчаса и потом еще показывала мне.
Это письмо стоит в верхнем кадре страницы. Она уложилась в 9 минут. Модель собрала черновик по накладной и акту, Эльвира сверила число наборов и сумму, 14 наборов по 640 ₽, и отправила. Лилия просила такие письма больше ей не приносить, если цифры сверены.
К концу недели у Яны акт расхождений уходил за 15 минут, а раньше она сидела над ним час. Рустам на второй день вернулся к своим шаблонам в Word: сказал, что ему быстрее так. Мы не стали его уговаривать.
Первый акт с моделью Яна делала при мне, во вторник. Приемка WB по коробу с пряжей: 34 строки, в пяти недостача. Таблицу и черновик претензии модель выдала за пару минут, а дальше Яна двадцать минут сверяла артикулы, количество и себестоимость с 1С. Нашла одну ошибку: модель взяла цену продажи вместо себестоимости, ровно как на аттестации. К пятнице та же сверка занимала у нее минут пять, потому что Яна знала, куда смотреть.
Дни 20-2814-22 сентября
Что пошло не так в сентябрьский пик?
В сентябре к нам приходит сезон вязания и вышивки, поставок вдвое больше, чем в августе. 14 сентября за выходные накопилось 15 актов приемки. Яна решила сэкономить время: загрузила все 15 в один запрос и попросила сделать расчет недостачи по каждому.
Модель ответила ровной таблицей и ни словом не обмолвилась, что дочитала не все. По 11 актам все сошлось. В четырех последних она просто не дочитала хвост: 23 строки пропали, а с ними 38 наборов недостачи. Яна проверила суммы по тем строкам, что были в ответе, и они совпали с накладными. Пропавших строк она не искала.
Нашел Рустам 22 сентября, когда сверял остатки на складе с отчетом WB: наборов не хватало, а претензий по ним не было. Одну претензию на 5 300 ₽ успели подать в срок. По трем срок спора по акту прошел, это 30 900 ₽ по себестоимости, их мы не вернули.
Я потом пересчитала сама. Из 23 пропавших строк 17 были по пряже из первой поставки тех выходных, остальные по пяльцам из второй. Срок спора по акту WB короткий, и пока Рустам дошел до сверки остатков, по трем актам он закончился. Четвертый акт был самым свежим, по нему претензия успела.
Исправление: пять актов за раз и сначала счет строкВ регламенте теперь два правила. Не больше 5 актов в одном запросе. И первая строка ответа модели - число строк в каждом акте, которое бухгалтер сверяет с числом строк в акте WB до того, как смотреть суммы. Если не совпало, акт идет заново, отдельно.
Моя ошибка тут тоже есть. На воркшопе мы учились на одном-двух документах за раз. Про пачки Яна спросила один раз в чате, ей ответили «лучше по одному, пока привыкаете», но правилом это не стало. В пик люди всегда ищут, как сделать быстрее, и это надо было предусмотреть.
Сколько времени уходит на документы теперь?
Лилия сама свела часы по задачам Битрикс24: август без ИИ (27.07-25.08) против первого месяца по регламенту (07.09-06.10). В сентябре документов больше, идет сезон поставок.
| Документы команды | 27 июля - 25 августа | 7 сентября - 6 октября |
|---|---|---|
| Типовых документов | 164 | 171 |
| Минут на один документ | 42 | 12 |
| Часов на эти документы | 115 ч | 34 ч |
| Сотрудников работают с ИИ | 0 | 3 из 5 |
| Претензий опоздало из-за обрезки | - | 3 |
Документ в среднем готовится за 12 минут вместо 42. Но цифра 12 минут - это средняя по всем, кто работает с ИИ. Где модель не участвует, у Рустама и в части писем Эльвиры, время осталось прежним.
Больше всего выиграли акты: у Яны с часа до 15 минут, у меня претензия теперь занимает 12-15 минут вместо 50. Письма оптовикам у Эльвиры ушли с получаса до 9-10 минут. Пояснения в налоговую я не трогала, они в эту таблицу не входят.
В Битрикс24 у нас воронка «Документы по поставкам». На 6 октября: 163 отправлены, 3 на проверке у меня, 5 в черновиках.
Почему двое так и не перешли на ИИ?
Рустам пишет поставщикам 5-6 писем в неделю о пересорте, у него три шаблона в Word, и ему быстрее заполнить шаблон, чем объяснять модели. Лилия документы только подписывает, ей модель не нужна. Эльвира с ИИ отвечает оптовикам, а вопросы покупателей в кабинете WB пишет сама: там текст короткий и живой.
Мне это не мешает. Я сначала хотела, чтобы все пятеро работали одинаково, а потом посмотрела по часам: основное время было у меня и Яны, на актах и претензиях. Там оно и ушло.
Это окупилось или пока нет?
Лилия считала через часы. Освободилось 81 час в месяц, наш час со взносами стоит около 380 ₽. Эти часы ушли на сверку остатков и закрытие сентября без переработок.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на документы до и после | 115 и 34 |
| Освободилось часов в месяц | 81 |
| Стоимость часа со взносами | 380 ₽ |
| Экономия в месяц | 30 780 ₽ |
| Рабочий доступ к YandexGPT и GigaChat | 3 000 ₽ в месяц |
| Вне расчета | 30 900 ₽ по трем опоздавшим претензиям |
| Пакет «Обучение команды» | 89 900 ₽ |
| Окупаемость | около 14 недель |
Около трех месяцев, к декабрю. Если бы трое из пяти не перешли, было бы дольше, если бы перешли все, ненамного быстрее: у Рустама и Эльвиры на документах немного часов.
Что бы вы поменяли, начни вы сейчас заново?
Начала бы воркшоп с пачки. С пятнадцати актов сразу, как в пик, и посмотрела бы, что модель с ними делает. Мы научились проверять цифры в ответе, но не научились проверять, все ли пришло в ответ.
Свою проверку из десяти актов я бы сделала первой, в первый же час. Она убедила команду лучше любых слайдов. И вопрос «сколько строк ты прочитала?» теперь стоит у нас первым в каждом запросе, рядом с номером поставки.
Вопросы и ответы
Можно ли отдавать модели документы с данными покупателей?
У нас нельзя: в запрос идут номера поставок, артикулы и суммы. ФИО и телефоны оптовых покупателей заменяем названием магазина, это прописано в регламенте.
Какие модели используете?
YandexGPT и GigaChat с рабочим доступом на компанию, около 3 000 ₽ в месяц на всех. Бесплатные зарубежные сервисы регламент запрещает.
Сколько документов можно загружать в один запрос?
У нас не больше пяти актов. И модель первой строкой пишет, сколько строк она прочитала в каждом, бухгалтер сверяет это с актом WB.
Нужен ли очный формат или хватит онлайна?
Нам был нужен очный: Рустам и Татьяна в онлайне не задают вопросов. Два дня по четыре часа в офисе, задания на своих августовских документах.
Кто проверяет, если главный бухгалтер в отпуске?
Акты и претензии сверяет Яна, но по чек-листу из регламента: число строк, артикулы, себестоимость, срок. Отправляет только тот, кто сверил, и его имя стоит в задаче Битрикс24.
Пояснения в налоговую тоже можно с ИИ?
Мы не стали. Их девять в месяц, и ошибка в них обходится дороже любой экономии. Главный бухгалтер пишет их сама.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите список документов, которые ваша бухгалтерия пишет каждую неделю: покажем, какие можно готовить с ИИ и как их проверять.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.