171 час в месяц на одни и те же письма: сначала посчитали, потом учились

95 760 ₽ в месяц на письма, которые пишут по кругу

С июня шесть человек комбината отмечали в задачах Битрикс24 начало и конец работы над каждым документом: так попросил директор. За 30 дней до обучения набралось 118 типовых документов, в среднем по 87 минут. Это 171 час.

Средний час бухгалтера и юриста комбината с взносами стоит 560 ₽. Еще 31 документ из 118 вернули на доработку - это около 18 часов, 10 080 ₽: в среднем 35 минут на каждый возвращенный документ.

Дороже всего обошлись просроченные претензии. По договорам с двумя заводами ответ дается за 5 рабочих дней, иначе претензия считается признанной. Оба завода удержали спорные суммы из оплаты: 4 200 ₽ и 2 650 ₽, всего 6 850 ₽ за месяц.

3 100 обедов в день и шесть человек с бумагами

Комбинат «Обеденный двор» стоит в промзоне на Магистральной улице. Каждое утро он готовит комплексные обеды и в термобоксах везет их на 14 предприятий: заводы, склады, хлебозавод, медцентр. На трех площадках у клиентов свои раздачи.

Продажи здесь долгие. Предприятие выбирает питание на год, просит три варианта меню, калькуляцию порции и пробный день. Потом юрист заказчика присылает протокол разногласий, и начинается переписка о каждом пункте. Цены порций меняются дважды в год, вслед за овощами и мясом.

Документы готовят главный бухгалтер Раиса Петровна, три бухгалтера, юрист Лаврентий и менеджер по договорам Стелла. Сделки, договоры и письма клиентам живут в Битрикс24.

«Я 31 год подписываю документы. Нейросеть ошибется в копейке, а отвечать мне. Пусть сначала покажут, где она не врет.»

Раиса Петровна, главный бухгалтер

Порог до старта: сколько часов вернуть, чтобы окупилось

10 июля, за три дня до старта, директор Казимир Ильич задал один вопрос: при каком результате обучение не стоит денег. Мы посчитали порог. Чтобы 89 900 ₽ и подписки на модели окупились за квартал, команда должна тратить на эти документы на 60 часов в месяц меньше.

План поставили скромнее, чем обещают курсы: 45 минут на документ вместо их 20. Тогда 118 документов занимают 89 часов вместо 171, освобождается 82. Правую колонку, факт, мы дописали 22 августа.

Часы не превращаются в деньги на счете сами. Казимир Ильич сразу сказал, что сокращать никого не будет: освободившееся время должно уйти на дебиторку, которая копилась с весны. Это мы проверили в конце.

Дни 1-313-15 июля

418 документов за квартал: семь видов повторяются

Программу собирали по исходящим документам комбината за апрель-июнь. Выгрузили из Битрикс24 все письма с вложениями и разложили по видам, таблица разбора стоит в самом верху страницы.

На семь видов приходится 84%, 351 из 418. Первыми идут ответы на запрос КП, когда отдел кадров завода хочет цену обеда на всю смену. Вторыми, неожиданно для директора, акты сверки с сопроводительным письмом о долге.

Больше всего времени съедал поиск: прошлогодний договор клиента, последнее допсоглашение, действующая цена порции. Пояснения на требования налоговой Раиса Петровна из программы вычеркнула сразу, и мы не спорили.

День 416 июля, чт

Договор с паспортом директора в окне чужого сервиса

Первый воркшоп. Шесть человек в одном звонке, у каждого на экране свой документ. Задание: попросить ИИ подготовить протокол разногласий к договору с заводом.

1. 11:32Показываем рабочий доступ к YandexGPT, который комбинат оплатил по договору.
2. 11:38Стелла не находит вкладку и открывает бесплатный зарубежный чат-бот в браузере.
3. 11:40Загружает туда договор «комплексные обеды» целиком: реквизиты, счет, паспорт подписанта заказчика.
4. 11:41Раиса Петровна видит это на общем экране и выключает микрофон всем, кроме себя.
5. 11:43«Вот поэтому я и была против». Останавливаем задание.
6. 12:10Решаем: случай станет первым пунктом регламента, и Стелла поможет его написать.

Файл и историю чата удалили, но гарантии, что копия не осталась на чужом сервере, нет. Казимир Ильич в тот же день позвонил директору завода и извинился. Правил Стелла не нарушала: их просто не было, а половина отдела уже пробовала нейросети тайком с личных телефонов.

Дальше занятие пошло с другого конца. Сначала - что можно отдавать модели. Каждый вручную заменил в своем документе пять вещей и только потом открыл рабочий сервис.

Дни 5-1117-23 июля

Регламент на одну страницу и 24 задания на старых документах

Регламент писали с Раисой Петровной и Лаврентием в Google Документе. Что нельзя отправлять, какими сервисами пользоваться, где ИИ помогает и где нет, как проверять цифры, кто подписывает.

docs.google.com/document⤢

Случай Стеллы стал первым пунктом регламента, санкцию к нему дописала главный бухгалтер. Памятку на пять замен предложила сама Стелла. Пункты договора клиента берутся из файла договора в карточке сделки: это правило было в регламенте с первой версии.

21 июля, на втором воркшопе, каждый сделал свой документ дважды: по старинке и через шаблон. Семь документов заняли 620 минут без ИИ и 174 с шаблонами.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Раиса Петровна выбрала самое неудобное задание: письмо к акту сверки с долгом за два месяца. Сумму долга она специально вписала в промпт неправильно, и модель ее послушно повторила. С тех пор суммы в письма к актам бухгалтер вставляет сама, из учета.

Аттестация - 24 задания на старых документах комбината, по четыре на человека. С первой попытки без замечаний прошло 15.

docs.google.com/spreadsheets⤢

После разбора стало 22. Два ответа на претензии так и не засчитали: модель оба раза уверенно ссылалась на пункт СанПиН, которого нет. Правило про ссылки на нормы вписали в регламент 23 июля, а такие ответы с тех пор пишет Лаврентий.

День 1224 июля, пт

КП на 120 обедов ушло через 18 минут

В 11:34 кадровик склада на Нехинской попросила цену обеда на смену в 120 человек. Ответ с тремя вариантами меню ушел в 11:52. Раньше такое КП уходило назавтра: калькуляцию ждали от бухгалтера.

mail.yandex.ru⤢

В письме Стеллы цена порции 285 ₽ с доставкой, НДС, сумма в день 34 200 ₽ и на месяц 718 200 ₽ при 21 рабочем дне. И приглашение на бесплатный пробный обед.

web.telegram.org/a⤢

К вечеру Лаврентий отправил протокол разногласий хлебозаводу за 40 минут вместо обычных полдня. Быстрее всех, впрочем, ускорилась Стелла: КП на обеды почти целиком состоит из цифр прайса, и шаблон собирает их в нужном порядке.

Что сошлось с расчетом, а что нет

План мы занизили сознательно и промахнулись в хорошую сторону. Шаблоны оказались полезнее на КП и письмах к актам, чем мы думали: там почти нет текста, есть цифры в нужном порядке.

Не сошлось другое. Мы считали риском саму модель, а потеряли деньги на данных: в Битрикс24 у четырех клиентов из 14 лежали договоры, которые давно не действуют. Эту дыру до обучения никто не видел, потому что люди помнили редакции в голове.

30 дней24 июля - 22 августа

Месяц по регламенту: 21 минута вместо 87

Месяц до обучения кончился 12 июля, месяц по регламенту шел с 24 июля до 22 августа. Минуты - из тех же отметок в задачах Битрикс24, люди и клиенты те же.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Склад на Нехинской, которому Стелла отправила КП в первый день, 18 августа подписал договор на 120 обедов с сентября. Дальше запроса КП на канбане теперь 28 сделок, за 30 дней до обучения было 25: КП уходит в день запроса, а не назавтра.

bitrix24.ru/crm/deal/kanban⤢

Итоги в рабочий чат принесла сама Раиса Петровна: посчитала часы по задачам раньше нас.

web.telegram.org/a⤢

Претензии клиенты заметили раньше директора. В июне на Яндекс Картах Эдуард из отдела кадров завода писал, что ответа ждал почти две недели. В августе про документы пишут уже другое.

yandex.ru/maps⤢

Сверку актов Раиса Петровна по-прежнему делает руками и пояснения в налоговую пишет сама. На ее столе лежит распечатка регламента с ее же санкцией в первом пункте, и на полях карандашом приписано: «суммы - только из учета». Эту строку в документ так и не внесли, она живет на бумаге.

Вопросы и ответы