Бот для 1С: клиент узнает остаток и заказывает без звонка

Вопросы клиентов к складу и офису повторяются изо дня в день. Почти на каждый ответ уже лежит в 1С, просто открыть его может только сотрудник. Бот получает доступ ровно к этим данным и отвечает в мессенджере.

Кто какие данные видит

Клиента бот узнает по номеру телефона, который записан в карточке контрагента. Поэтому магазин видит только свои цены, заказы и долг. Если пишет новый номер, бот просит ИНН или название и передает менеджеру привязку, а до этого отвечает только про наличие.

Свои сотрудники работают через тот же бот, но с другой ролью: менеджер видит остатки и цены по всем клиентам. Если сотрудникам нужно больше, например выставлять счета короткой командой с журналом действий, это задача для ИИ-агента для 1С.

Клиенты пишут заказ как им удобно, и переучивать их бесполезно. В кейсах оптовых складов и производств мы видели одни и те же формы заявки:

• Фото рукописного списка на 30-40 строк от хозяйки магазина.
• Excel сети со своими артикулами, которых нет в вашей номенклатуре.
• Сокращения: «подс раф 5л», «льн х/о», «2 меш», где мешок у сахара и у муки весит по-разному.
• Голосовое с объекта или «как в прошлый раз, плюс масло».

Эти примеры взяты из заявок оптовой базы продуктов в Ульяновске: шесть форматов давали 95% заявок, самый частый из них фото рукописного списка на 30-40 строк (кейс оптовой базы).

Как бот находит позицию в 1С

Поиск по похожему названию ошибается на соседних позициях, которые отличаются двумя буквами. Поэтому бот сначала смотрит историю этого клиента: как он называл товар раньше и какой артикул ему отгрузили. Только если пары нет, ищет по номенклатуре и ставит строке оценку уверенности.

Порядок проверен сравнением на 112 заявках той же базы. Поиск только по названию успел отгрузить магазину не то масло. Вариант с памятью клиента сократил путь от заявки до заказа в 1С со 100 до 14 минут, а пересорт в отгрузке с 17 до 4 случаев в месяц. Цех погонажа в Самаре по той же схеме переносит в 1С 87% строк без менеджера, заявка становится заказом за 8 минут вместо 141 (кейс цеха погонажа).

• Уверенная строка сразу попадает в черновик заказа покупателя.
• Сомнительная подсвечивается менеджеру с вариантами из 1С.
• Если товара нет, бот не подставляет аналог, а спрашивает менеджера.
• Кратность и минимальную партию, например короб по 12 бутылок, бот называет клиенту до оформления.

Голосовые бот расшифровывает и переспрашивает своими словами: «правильно понял, 9 кубов к восьми, с насосом?». Шумную запись он сразу отдает менеджеру. Зеленая строка тоже может подвести: на бетонном заводе в Хабаровске уверенно сопоставленная строка оказалась аналогом, W6 вместо W8, и строительная компания развернула миксер и ушла к другому заводу (кейс бетонного завода). Поэтому марки, классы и другие критичные параметры бот всегда показывает клиенту в подтверждении. Заказ проводит и резервирует человек, после этого бот присылает клиенту номер и дату отгрузки. Как ИИ читает сканы и фото документов, рассказываем в разделе распознавания документов.

Логика бота одна, но каналы по-разному отдают номер телефона и по-разному разрешают писать первым. От этого зависит, как бот привязывает переписку к контрагенту в 1С.

Часто клиент пишет то с личного номера, то с рабочего. Обе переписки привязываем к одному контрагенту, чтобы цены и история заказов не расходились. Подробнее о каждом канале на страницах ботов для Telegram, для MAX и для WhatsApp.

От конфигурации зависит, какие вопросы бот закроет полностью. Ниже то, что мы обычно видим в типовых базах. Доработанную конфигурацию смотрим отдельно.

Технически бот обращается к 1С через точки обмена, которые описывает программист 1С, или читает данные по стандартному интерфейсу. Способы подключения, публикацию базы и выбор модели мы разобрали на странице нейросеть для 1С, здесь повторять не будем.

Где бот останавливается

• Не проводит документы и не снимает резервы.
• Не дает скидку и не меняет цену сверх соглашения.
• Не обещает дату поставки, которой нет в базе.
• Не оформляет отгрузку должнику, если вы запретили это правилом, а зовет менеджера.
• Не отвечает на претензии по качеству, сразу передает ответственному.

Если база обновляет остатки раз в несколько часов, например при обмене файлами, бот так и пишет: «остаток на 14:00». Обещать то, чего склад уже не видит, он не будет.

Цена складывается из пакета бота и подключения к вашей 1С. Пакет фиксированный, а подключение зависит от конфигурации и того, где стоит база, поэтому его оцениваем после проверки и вносим в смету до старта.

Модель оплачивается по тарифам поставщика. Работу программиста 1С над точками обмена считаем до старта, после приемки 14 дней бесплатно исправляем технические ошибки.

1. Пришлите 30-50 переписок с клиентами из рабочего мессенджера. По ним видно, какие вопросы и какие формы заявок у вас на самом деле.
2. Назовите конфигурацию и релиз, где стоит база и кто ваш программист 1С.
3. Решите, что бот делает сам, а что только готовит менеджеру.
4. Прогон на копии базы. Бот отвечает на вопросы из ваших переписок, мы правим правила до запуска.

Как складывается бюджет бота в целом, рассказываем в статье сколько стоит чат-бот.