Заявка → заказ в системе
133 мин→6 мин
вторая версия, первая так и не дала результата
Кейс · Аренда коммерческой недвижимости · Распознавание документов
Первая версия ошиблась в 18 заявках из 29, вторая оформляет заказ за 6 минут
Сети кофеен, аптек и пунктов выдачи присылают заявки на помещения как придется: Excel, письмо, фото списка от руки, голосовое в WhatsApp. Менеджер подбирала лоты и заводила заказ в 1С больше двух часов. Наш первый вариант автоматизации не сработал, второй работает, но и он однажды подвел клиента.
- Ниша
- Аренда коммерческих помещений, 46 лотов
- Город
- Владивосток
- Канал
- WhatsApp и почта, заявки сетей
- Внедрение
- 1 июня - 7 июля 2026, две версии
- Пакет
- Интеграция, 69 900 ₽
- Замер
- 30 дней до первой версии и с второй
Часы менеджера на заявки
37 ч→7 ч
в месяц
Заявок за 30 дней
58→64
Excel, письма, фото, WhatsApp
День 11 июня, пн
Шесть точек в одном письме и 133 минуты до заказа
Компания сдает в аренду 46 помещений во Владивостоке. Это стрит-ретейл на Светланской и Алеутской, офисы на Океанском проспекте, помещения на Партизанском и склады на Снеговой. Арендаторы почти все сетевые: кофейни, аптеки, пункты выдачи, пекарни, банкоматы.
Сеть не пишет «хочу помещение 7». Она присылает список: шесть точек, у каждой площадь, район, мощность в киловаттах, вытяжка, вход с улицы. Приходит это Excel-таблицей на почту, письмом, фото списка от руки и сообщениями в WhatsApp.
Менеджер по аренде Виталия читает заявку, вспоминает подходящие лоты, проверяет в 1С УНФ, свободны ли они, и создает заказ покупателя с предложением. По отметкам почты и 1С за 30 дней, с 12 мая по 10 июня, от письма до заказа проходило в среднем 133 минуты. Работы при этом около 38 минут на заявку, остальное - очередь.
58заявок за 30 дней
133 минот письма до заказа в 1С
37 чработы Виталии в месяц
«Сеть кофеен пишет сразу пяти арендодателям. Кто первым прислал предложение с правильным помещением, к тому и едут на показ. Два часа для них - это уже второй день.»
Порфирий, директор
Дни 2-102-10 июня
Первая версия: найти лот по тексту
Задумка казалась очевидной. ИИ читает заявку из почты или WhatsApp, ищет в номенклатуре 1С лот с похожим названием, проверяет статус и создает заказ покупателя. Виталия только смотрит готовый заказ.
Почта и WhatsAppЗаявка приходит в общий ящик или в рабочий WhatsApp, система забирает ее каждые 5 минут.
ЧтениеИИ вынимает из Excel, письма или фото адрес, район, площадь и назначение.
Поиск в 1СИщет лот по сходству текста с названием номенклатуры.
Заказ покупателяСоздает заказ в 1С УНФ, Виталия получает уведомление.
Перед запуском мы прогнали первую версию на 40 майских заявках, и 33 из 40 прошли без правок. Выглядело хорошо. Ошибка была в самом наборе: мы взяли заявки, где клиенты называли адрес или номер лота. На них сходство текста работает.
Чего мы не учли: в 1С лоты назывались как в старом реестре, «Пом. 7 Алеутская 23», без назначения, вытяжки и мощности. А сети почти всегда просят по параметрам.
День 1111 июня, чт
Запуск: заказы появляются, Виталия их удаляет
Первую версию включили в четверг утром. К обеду в 1С появилось 5 заказов, на каждый ушло меньше 10 минут. Через час Виталия написала, что в двух из пяти не те помещения: под пекарню предложен офис на третьем этаже той же улицы.
Мы списали это на первый день и договорились смотреть две недели. Виталия тем временем открывала каждый заказ, сверяла с заявкой и половину пересоздавала руками.
Дни 12-2412-24 июня
Две недели: быстрее на 12 минут, хлопот больше
Итог первых двух недель вышел плохим. Заказы создавались быстро, но правильный был только в каждой третьей заявке. Время до правильного заказа почти не сдвинулось. Хуже того, Виталия перестала доверять любому заказу из системы.
| Первая версия, 11-24 июня | Значение |
|---|---|
| Заявок | 29 |
| Заказов без правок | 11 |
| Переделано Виталией | 18 |
| От письма до правильного заказа, в среднем | 121 мин |
| Вручную, май | 133 мин |
Хуже цифр было другое. Сеть аптек получила предложение на помещение без отдельного входа, хотя в Excel это стояло отдельной колонкой. Виталия успела отозвать его раньше показа, но звонок вышел неприятный.
Дни 25-2625-26 июня
Ошибалась не модель, а номенклатура
Мы разобрали все 29 заявок первой версии и записали для каждой ошибки причину. Ошибки нашлись в 18 из 29 заявок, это 62%.
Шесть раз система выбрала лот по адресу, а не по назначению: кофейне на Алеутской досталось соседнее помещение того же дома. Четыре раза пропустила вытяжку или мощность. Три раза подходящего лота не было вовсе, и заказ все равно создавался с ближайшим похожим.
Что выяснилиДля ИИ «Пом. 7 Алеутская 23» и «Пом. 12 Алеутская 23» почти одинаковы. Для кофейни разница в вытяжке и 6 кВт мощности решает все. Параметров лотов в 1С просто не было, и угадывать их по названию бессмысленно.
Первую версию выключили 26 июня. Вторую решили делать от параметров, а не от названий, и переделку взяли на себя без доплаты.
Дни 29-3629 июня - 6 июля
Вторая версия: 46 лотов с паспортом
Неделю Виталия и комендант Илларион обходили помещения и заполняли таблицу сопоставления: назначение, площадь, этаж, вход с улицы, вытяжка, мощность, водоотведение. Названия номенклатуры в 1С переписали так, чтобы в них было главное.
В карточки клиентов в 1С записали постоянные требования сетей. Кофейне всегда нужна вытяжка, аптеке - отдельный вход, пункту выдачи - первый этаж и место под стеллажи.
Правила сопоставления сели в Google Документ. Порфирий прочитал его и поправил вилку площади для кафе: сети считают 70 и 90 м² разными форматами.
Новая логика проста: из заявки ИИ вынимает требования, жесткие параметры отсекают неподходящие лоты, мягкие ранжируют остальные. Заказ создается сам, только если уверенность выше 0,75. Ниже порога строка попадает в очередь Виталии с причиной.
Прогон сделали на новом наборе из 40 заявок, где половина просит по параметрам. Первая версия на нем дала 17 из 40, вторая 36 из 40. Четыре оставшиеся мы не исправляли: это фото списков от руки, где «15 кВт» читается как «1,5». Такие заявки система теперь не превращает в заказ, а отдает Виталии целиком.
День 377 июля, вт
Аптека на четыре точки: заказ через 5 минут
Вторую версию включили во вторник в 9:00. Первой пришла Excel-таблица сети аптек на четыре точки. Через 5 минут в 1С был заказ с тремя лотами, четвертую строку система отдала Виталии: заявленные 10 кВт не дает ни одно свободное помещение в нужном районе.
Виталия проверила три лота за пару минут и отправила предложение. Раньше на такую таблицу у нее уходило полдня, потому что каждую точку она искала отдельно.
Дни 50-6120-31 июля
Приехали за помещением под кафе, а ключи дали от соседнего
20 июля Дарина из сети кофеен «Кофе Берег» написала в WhatsApp: им нужно то самое помещение под кафе на Алеутской, 82 м², с вытяжкой, которое они смотрели в июне. Заказ появился в 1С через несколько минут, Виталия отправила предложение, договор подписали на следующий день.
Лот П-07 в тот момент был в резерве у аптечной сети до 22 июля. Система по правилу резерв не предлагала и подставила аналог: П-12 в том же доме, 80 м², с уверенностью 0,81. Порог пройден, пометки «аналог» не было, Виталия согласовала заказ, не открыв заявку.
Подмену заметили при передаче ключей 24 июля. Комендант Илларион выдал ключи по акту, монтажники кофейни зашли и не нашли вытяжки. Дарина уехала со словами «разберемся», а вечером оставила отзыв на Яндекс Картах на две звезды. Порфирий прочитал его в субботу утром, через 13 с половиной часов.
П-07 освободился 22 июля, его передали кофейне 31 июля, через неделю после неудачной приемки. На первый месяц аренды Порфирий дал скидку 10%, это 19 680 ₽. День простоя бригады монтажников сеть не выставляла, но упомянула в отзыве.
После передачи нужного помещения Дарина подняла оценку до 4 и дописала отзыв. Рейтинг на Картах 4,4, а ее текст про простой бригады стоит первым во вкладке отзывов. Сети, которые выбирают помещение во Владивостоке, читают именно его.
Исправили правило: названный лот система не заменяетЕсли клиент называет конкретное помещение, ИИ ищет только его. Занят - заявка уходит Виталии с пометкой «оригинал в резерве до такого-то числа». Аналог система показывает только второй строкой и только после подтверждения Виталии. В акт передачи попадают параметры из заявки, и Илларион сверяет их до выдачи ключей. За следующие 10 дней таких заявок было 3, все три пришли Виталии с пометкой, одну она чуть не согласовала с аналогом по привычке.
Дни 66-675-6 августа
30 дней второй версии: 6 минут вместо 133
Сравниваем 30 дней ручной работы перед первой версией, с 12 мая по 10 июня, и 30 дней второй версии, с 7 июля по 5 августа. Июнь первой версии в замер не попал: это была другая система.
| Заявки сетей | Вручную | Вторая версия |
|---|---|---|
| Заявок за 30 дней | 58 | 64 |
| От письма до заказа в 1С | 133 мин | 6 мин |
| Работы Виталии на заявку | 38 мин | 7 мин |
| Часов Виталии в месяц | 37 | 7 |
| Ушло на ручную проверку | все 58 | 11 (17%) |
| Не то помещение в заказе | учета не было | 1, кофейня |
Заказы в 1С теперь появляются в рабочий день примерно через 6 минут после письма или сообщения. В списке заказов покупателей за период нет ни одного, который Виталия создавала бы с нуля.
Договоров аренды за месяц подписали 5, как и в мае. Быстрое предложение ведет на показ, но решение сеть принимает неделями, и связь с выручкой мы здесь не доказываем.
Последний разговор о замере начала бухгалтер Клавдия: увидела в расходной накладной за август скидку и спросила, согласована ли она.
Скидка согласована, накладная ушла кофейне. Отчет по месяцу мы отправили в чат тем же утром, следом за ответом Порфирия.
Окупаемость с поправкой на потерянный июнь
Договоров быстрые предложения не прибавили, поэтому окупаемость здесь меряется часами Виталии. Час менеджера по аренде во Владивостоке с взносами стоит около 640 ₽.
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Часов на заявки до и после | 37 и 7 в месяц |
| Освободилось часов | 30 в месяц |
| Час менеджера с взносами | 640 ₽ |
| Экономия | 19 200 ₽ в месяц |
| Распознавание, модель и обмен с 1С | 2 400 ₽ в месяц |
| Пакет «Интеграция» | 69 900 ₽ разово |
| Окупаемость от запуска второй версии | около 18 недель |
Если считать от запуска первой версии, к сроку добавляются 26 дней, когда система не работала, и окупаемость выходит около 22 недель. Скидка кофейне в 19 680 ₽ сдвигает ее еще примерно на неделю.
Таблица сопоставления теперь живет у Иллариона. После каждого обхода он правит в ней мощность и вытяжки, так что про неработающую вытяжку на Партизанском система узнает раньше, чем сеть кофеен приедет на показ.
Вопросы и ответы
Сети присылают Excel в своем формате. Его нужно переделывать под вас?
Нет. Система читает таблицу как есть: каждая строка - отдельная точка, колонки она сопоставляет сама. Если в строке не хватает жесткого параметра, например мощности, строка уходит менеджеру с вопросом.
Что, если подходящего помещения нет?
Заказ не создается. Заявка попадает в очередь менеджера с пометкой «нет лота». В первой версии система в таком случае подбирала ближайшее похожее, и это была одна из главных ошибок.
Нужно ли дорабатывать 1С УНФ?
Конфигурацию не меняли. Переписали названия номенклатуры, чтобы в них были назначение и площадь, а параметры лотов держим в таблице сопоставления. Заказы создаются через стандартный обмен.
Можно ли так же обрабатывать заявки на продление и допсоглашения?
Да, это следующий тип документа. Там проще: лот известен, система проверяет срок договора и ставку и готовит черновик допсоглашения.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите 20 заявок клиентов в том виде, в каком они приходят, и выгрузку номенклатуры из 1С: покажем, сколько из них система сопоставит без человека.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.