Несопоставленные платежи на конец месяца
44→5
30 мая и 4 августа
Кейс · Ювелирный магазин · Распознавание документов
Первая версия сверки не нашла и трети предоплат
Ювелирная мастерская в Москве берет предоплату за кольца под заказ, и платит за кольцо обычно не тот, кто его заказал. Первую версию сверки мы построили на одной выписке, и за две недели она ничего не изменила. Вторая читает письма клиентов, но и у нее была своя ошибка.
- Ниша
- Ювелирная мастерская с салоном: кольца под заказ, гравировка, ремонт
- Город
- Москва, Таганка
- Источники
- выписка банка в МоемСкладе, почта мастерской в Яндекс Почте
- Внедрение
- первая версия 1-10 июня, вторая 29 июня - 5 июля 2026
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 1-30 мая и 6 июля - 4 августа
Сколько предоплата ждет, пока ее найдут
26 ч→2 ч
вторая версия
Часов в месяц на сверку
48 ч→21 ч
Вера и Оксана
Дни 1-101-10 июня
Первая версия: хватит одной выписки
Мастерская Армена Арутюняна на Марксистской делает кольца под заказ: помолвочные, обручальные, с гравировкой по эскизу клиента. В салоне при мастерской продают готовые украшения и принимают ремонт. Людей шестеро: Армен, мастера Степан и Лев, администратор Вера, продавец и бухгалтер Оксана, она приходит дважды в неделю.
Заказ начинается с предоплаты, обычно половина цены. Пока ее не нашли в выписке, мастер не заказывает камень и не ставит отливку. Платят как удобно: картой в салоне, по QR, переводом по счету. А чаще всего за кольцо платит не тот, кто его заказал.
236входящих платежей за май
88без номера счета или от другого человека
44не связаны со счетом на конец месяца
26 чв среднем предоплата ждала, пока ее найдут
На конец мая в резерве лежали 7 бриллиантов и 14 заготовок под заказы. Часть клиентов давно заплатила, но Вера еще не нашла их деньги. Одна пара за это время передумала: предоплату за обручальные кольца не видели четыре дня, и молодые забрали деньги. Это 31 000 ₽ маржи.
Первую версию мы сделали простой. ИИ читает выписку в МоемСкладе и сравнивает плательщика и сумму с открытыми счетами. Почту не трогали: ее подключение дороже, и казалось, что выписки хватит.
Прогон на майских платежах это подтвердил: 61 из 88 трудных нашлись. Чего мы не заметили: в мае Вера уже дописала в счета комментарии вроде «оплатил муж». ИИ читал ответ, который она нашла сама.
Дни 11-1711-17 июня
Запуск: «это муж, я знаю»
Включили 11 июня, в четверг. Вера сразу предупредила, что в мае половину комментариев дописала сама. Тогда никто не придал этому значения.
Первый же трудный платеж показал, как будет дальше. 24 000 ₽ по СБП от Игоря Николаевича В., открытых счетов на эту сумму три. ИИ отправил платеж в очередь, а Вера знала ответ без всякой выписки: это муж клиентки, которая заказала серьги.
«Он приносит мне в очередь то, что я и так знаю. А то, чего не знаю, тоже приносит. Чем это лучше, чем я сама в выписке?»
Вера, администратор
Дни 18-2418-24 июня
Две недели: 23 платежа без счета вместо 22
За две недели первой версии пришло 52 трудных платежа. ИИ сам связал со счетами 17: девять в первую неделю, восемь во вторую. Три связи оказались ошибочными, и после них Вера стала перепроверять все.
17 из 52трудных платежей ИИ связал сам
3связи пришлось исправлять
23без счета на 24 июня
18 чВера за две недели, в мае было 17
Без счета на конец второй недели осталось 23 платежа. За такие же две недели мая было 22. Часы Веры не уменьшились, а выросли на час: проверка ИИ добавилась к ее обычной работе.
В движении денег по дням видно, почему выписки мало. Каждый день в ней одна большая сумма от банка за карты салона и россыпь переводов от частных лиц. Из чего сложена большая сумма, выписка не говорит.
Мы сказали Армену прямо: первая версия не работает, через две недели станет не лучше. Он попросил понять почему, прежде чем платить за что-то еще.
Дни 25-2825-28 июня
Ответ лежал в почте, а не в выписке
Разобрали все 52 трудных платежа июня: что о каждом знала Вера и откуда. Шесть причин покрыли 52 из 52 (100%).
Чаще всего платит не заказчик: муж, жених, родители. В выписке видно чужое имя, а то, что это подарок Ольге Сергеевне, знает только письмо. Вторая причина - предоплата «сколько есть»: 15 000 вместо половины от 38 000.
Сумма помогает меньше, чем кажется. Обручальное кольцо стоит 32 000 ₽, ровно половина помолвочного за 64 000. Предоплата 32 000 подходит и к тому, и к другому заказу.
Что выяснилиПочти на все вопросы отвечает почта. Клиенты присылают туда эскизы, размер, текст гравировки и пишут, кто будет платить. Банк присылает туда же реестр операций по терминалу салона, из которого видно, какие чеки в большой сумме за день. Первая версия этого не читала.
Дни 29-3529 июня - 5 июля
Вторая версия читает письма клиентов
Выписка банкаВ МоемСкладе каждый час, с 10:00 до 21:00.
Почта мастерскойПисьма клиентов, формы заказов с сайта, реестр терминала.
ИИПлательщик и заказчик из письма, размер, металл, гравировка, сумма предоплаты.
МойСкладПлатеж связан со счетом заказа или с чеками салона.
TelegramМастеру - можно начинать, Вере - очередь.
Подключили Яндекс Почту мастерской и переписали правила. Переделку сделали в рамках того же пакета, но время Армен потерял: почти месяц с первого запуска.
Армен оставил комментарий про гравировку. Клиенты пишут ее как попало: «Д+Е», «Д и Е», латиницей. Сравнивать решили без пробелов, знаков и регистра.
Новую версию прогнали на тех же 52 июньских платежах, на которых провалилась первая.
Первая версия нашла 17 из 52, вторая 46. Шесть оставшихся - предоплаты, под которые счета еще не было: клиент заплатил после консультации, а Вера заводит счет, когда эскиз согласован. Такие платежи ИИ отдает ей в очередь.
Дни 36-376-7 июля
Предоплату прислал жених, а заказ на невесту
Вторую версию включили в понедельник, 6 июля. В 12:31 пришла предоплата за золотое помолвочное кольцо, перевод по СБП с чужого имени: 32 000 ₽ от Дмитрия Андреевича Р. Счетов на такого клиента не было.
За 43 минуты до этого Екатерина Лаптева написала, что жених сегодня переведет предоплату. Размер 16,5, гравировка внутри «Д+Е 14.08». В МоемСкладе был открыт счет на ее помолвочное кольцо за 64 000 ₽ с теми же размером и гравировкой. ИИ связал платеж с этим счетом как предоплату 50% и написал Степану, что можно заказывать камень.
Первая версия отправила бы этот платеж в очередь: чужое имя и сумма, которая подходит к трем счетам. Вера искала бы его по телефону.
Дни 43-5513-25 июля
Предоплата пришла раньше счета
13 июля Марина Т. пришла на консультацию: кольцо с гравировкой к годовщине свадьбы, 60 000 ₽, нужно к 25 июля. Она сразу перевела половину, 30 000 ₽, и написала на почту: «предоплата за кольцо по эскизу». Счет Вера собиралась завести после согласования эскиза.
Подходящего счета у ИИ не было, зато по письму нашлась сама Марина и ее единственный открытый счет: ремонт цепочки за 2 400 ₽. По правилу «платеж больше счета» ИИ закрыл ремонт, а 27 600 записал в аванс клиента. В чат ушло сообщение, на которое никто не посмотрел второй раз.
15 июля Вера завела счет на кольцо. Предоплаты по нему не было, и Степан кольцо не начинал. Нашлось это только 20 июля, через неделю после платежа, в понедельничном отчете Оксаны о счетах без предоплаты.
В счетах на 20 июля это выглядит спокойно: ремонт оплачен, кольцо ждет. О том, что деньги за кольцо лежат в авансе, реестр счетов не говорит.
До годовщины оставалось пять дней, а кольцо делается десять. Армен заказал срочную отливку в сторонней литейке и доплатил 4 800 ₽ из своих. 25 июля Марина забрала кольцо и об истории не узнала.
Перенесли счет на консультацию: черновик со статусом «эскиз»Предоплату, найденную по письму, ИИ больше не кладет на ремонт и мелкие услуги: если счета на изделие нет, платеж уходит Вере с пометкой «счета еще нет». Вера заводит черновик счета прямо на консультации, со статусом «эскиз». Отчет о счетах без предоплаты теперь приходит в чат каждое утро, а не по понедельникам.
30 дней6 июля - 4 августа
Месяц второй версии: 5 платежей без счета
Сравниваем май с 30 днями второй версии. Июль и август - пик свадеб, платежей стало больше: 268 против 236. Доля трудных почти та же, 36% против 37%.
| Сверка оплат | 1-30 мая | 6 июля - 4 августа |
|---|---|---|
| Входящих платежей | 236 | 268 |
| Без номера счета или от другого человека | 88 (37%) | 97 (36%) |
| Не связаны со счетом на конец периода | 44 (18,6%) | 5 (1,9%) |
| Часов Веры в месяц | 34 | 12 |
| Часов Оксаны в месяц | 14 | 9 |
| Часов на сверку всего | 48 | 21 |
| Сколько предоплата ждет, пока ее найдут | 26 ч | 2 ч |
ИИ сам связал со счетами 237 платежей из 268 (88%). В очередь ушел 31, Вера разобрала 26.
Предоплата ждала в среднем 26 часов, теперь 2. В субботу и воскресенье дольше: салон работает, а Вера отвечает на очередь только с утра.
На 4 августа в очереди пять платежей на 279 800 ₽. Самый крупный - карты салона за 1 августа: реестр терминала не сошелся с банком на 1 200 ₽.
Деньги с учетом потерянного месяца
| Экономика | Сумма |
|---|---|
| Освободилось часов в месяц | 27 |
| Час Веры и Оксаны с взносами | 520 ₽ |
| Экономия в месяц | 14 040 ₽ |
| ИИ, почта, хранение | 2 600 ₽ |
| Остается в месяц | 11 440 ₽ |
| Пакет «Поток» | 39 900 ₽ |
| Окупаемость второй версии | около 15 недель |
| Первая версия без экономии | 25 дней |
| Окупаемость от первого запуска | около 4,3 месяца |
| Сорванный заказ мая, в расчет не вошел | 31 000 ₽, пара ушла |
От 11 июня, когда включили первую версию, проект окупается за 4,3 месяца. Почти месяц из них - цена решения начать без почты.
В показателях МоегоСклада на 4 августа просроченных счетов нет. В мае Оксана каждую неделю находила в них предоплаты, которые лежали в выписке ненайденными.
Вопрос Оксаны про 1 200 ₽ так и висит в чате. ИИ показывает, какой чек не сошелся, но вернул покупатель серьги или банк взял комиссию, решает человек с распечаткой реестра.
Вопросы и ответы
Клиент платит с карты мужа или родителей. Как ИИ понимает, чей это заказ?
По письму. Если клиент написал, кто будет платить, или прислал размер и гравировку, ИИ сравнивает их со счетом заказа. Если письма нет, платеж уходит администратору.
Почему первая версия не сработала, хотя прогон был хорошим?
Прогон шел на майских платежах, к которым администратор уже дописала комментарии. ИИ читал готовые ответы. На живом потоке комментариев еще нет.
Как ИИ разбирает оплату картами в салоне?
По реестру операций, который банк присылает на почту. Большая сумма за день делится на чеки, и каждый чек связывается со своей продажей или счетом.
Мастер узнает о предоплате сам?
Да, в Telegram приходит сообщение: счет, изделие, «можно начинать». До этого мастер не заказывает камень и не ставит отливку.
Сколько стоило переделать первую версию?
Деньгами нисколько, переделку сделали в рамках пакета. Время стоило дороже: почти месяц без экономии.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выписку за месяц и пару писем клиентов про оплату. Покажем, сколько предоплат у вас ждет и где лежит ответ.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.