Позиции в дефектуре
31→7
уходили в ноль хотя бы раз за 30 дней
Кейс · Сухие строительные смеси оптом · ИИ-агент
53 строки в месяц уходили к соседям, потому что мешков не было на складе
Склад сухих смесей в Чите заказывал у заводов по пятницам, на глаз и по памяти закупщицы. В разгар сезона ходовые позиции уходили в ноль, а бригады брали штукатурку и клей у соседей. Агент каждое утро считает дозаказ по оборотам МоегоСклада и готовит письмо поставщику.
- Ниша
- Сухие строительные смеси оптом, 184 позиции
- Город
- Чита
- Канал
- Письма заводам, Яндекс Почта
- Внедрение
- 20-31 мая 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
Строки заказов, ушедшие к соседям
12%→3%
12 строк вместо 53
Закупщица на расчете заказа
190 мин→35 мин
в день, проверка вместо счета
Неликвид на складе
1 840 тыс. ₽→1 690 тыс. ₽
без движения больше 90 дней
Апрель-май: 227 900 ₽ ушли к соседям по мешку
Счет начали не с бота и не с формул, а с журнала отказов. Евгения из отдела продаж с весны записывает в МойСклад каждую строку заказа, которую не смогли отгрузить в тот же день. Если клиент не стал ждать и купил в другом месте, строка помечается «ушел».
31 из 184позиций хотя бы раз уходили в ноль за 20 апреля - 19 мая
53 строкииз 455 по ходовым позициям ушли к соседям (12%)
227 900 ₽выручки за 30 дней, средняя строка 4 300 ₽
Средняя строка - это 9 мешков по 480 ₽: бригаде не хватает клея на ванную, магазину в районе не хватает шпаклевки на витрину. Терялась не вся отгрузка, а та часть заказа, которой не было на складе. Остальное клиент обычно забирал.
При марже опта 16% 53 ушедшие строки - это около 36 500 ₽ маржи в месяц. И бригада, которая один раз взяла клей у соседей, в следующий раз звонит сначала им.
Склад на 184 позиции и заказ по пятницам на глаз
«Ингода-Смеси» - оптовый склад в Чите на 1 400 м². Гипсовые и цементные штукатурки, шпаклевки, плиточный клей, наливные полы, кладочные смеси. Покупают бригады отделочников, прорабы частных застройщиков и магазины в районах: Шилка, Нерчинск, Агинское. Сезон в Забайкалье короткий, с апреля по сентябрь, и в июне склад отгружает втрое больше, чем в феврале.
Поставщиков три. Иркутский завод возит штукатурки, клей и полы машиной за 3 дня. Новосибирский - шпаклевки вагоном, 7-8 дней. Цементные смеси идут из Улан-Удэ за 2 дня. Минимальный заказ - паллета, в паллете 40 мешков по 30 кг или 48 по 25 кг.
Заказ поставщикам составляла закупщица Ангелина Сергеевна. По пятницам выгружала остатки из МоегоСклада в Excel, вспоминала, что брали на прошлой неделе, и писала заводам. На это уходило около трех часов в день, если считать звонки и сверку.
«Я же не против агента. Я против того, чтобы кто-то, кто не знает наших бригад, решал, сколько клея везти в июне.»
Ангелина Сергеевна, закупки
Дни 1-220-21 мая
Расчет до старта: вернуть хотя бы половину
Владелец Эмиль попросил до начала работ одну цифру: сколько ушедших строк агент должен вернуть, чтобы пакет окупился за разумный срок. Взяли журнал отказов Евгении за 20 апреля - 19 мая и посчитали скромно: агент возвращает половину ушедших строк, остальное по-прежнему теряется из-за задержек заводов.
| Статья | План |
|---|---|
| Строк ушло к соседям за 30 дней | 53 |
| Средняя строка заказа | 4 300 ₽ |
| Маржа опта | 16% |
| Маржа ушедших строк | около 36 500 ₽ в месяц |
| Если агент вернет половину, 27 строк | 18 576 ₽ маржи в месяц |
| Модель и сервисы агента | 2 400 ₽ в месяц |
| Остается | 16 176 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость по плану | около 3 месяцев |
Три месяца Эмиля устроили. Время Ангелины он считать отказался: она не уходит из компании, а освободившиеся часы пойдут на поставщиков, а не на зарплату.
Дни 3-722-26 мая
Почему позиции уходили в ноль: не «плохо заказывали», а семь причин
Период «до» закончился 19 мая, разбирать начали 22-го. По каждой из 31 позиции подняли, когда она уходила в ноль и почему. Набралось 51 случай: некоторые позиции пустели по два-три раза за месяц.
Семь причин покрывают 48 из 51 случая, 94%. Чаще всего - пятничный заказ на глаз, 14 раз. На втором месте срок новосибирского вагона: Ангелина помнила 5 дней, а по приемкам выходило 7-8. Третья причина - резерв под объект: бригада бронирует 60 мешков на две недели вперед, а в остатке их видно как свободные.
Из разбора выросли правила агента. Документ согласовывали с Ангелиной и Эмилем три дня.
Главное из обсуждения: агент ничего не отправляет сам. Он готовит письмо и счет, Ангелина нажимает «отправить» или правит. Заказы больше 300 000 ₽ и новые позиции - только после разговора с Эмилем.
Дни 8-1227-31 мая
Как агент считает: расход, срок вагона, паллета
Каждое утро в 7:30 агент забирает из МоегоСклада остатки, резервы, обороты за 28 дней и открытые счета поставщиков. Дальше все считается по одной формуле, без нейросетевой фантазии: расход в день × (срок поставки + страховой запас) − остаток − то, что уже едет.
МойСкладОстатки, резервы под объекты, обороты за 28 дней, счета в пути.
РасчетСколько дней хватит каждой позиции и когда придет плановая поставка.
ОкруглениеДо паллеты: 40 мешков по 30 кг или 48 по 25 кг.
ПисьмоЧерновик заводу в Яндекс Почте и счет поставщика в МоемСкладе.
АнгелинаОтчет в 7:30: что заказать, что подождать, что не заказывать вовсе.
Нейросеть здесь нужна для двух вещей: письмо поставщику человеческим языком и разбор ответов заводов, где срок и количество пишут как попало. Арифметика остается арифметикой.
Прогон сделали на 40 позициях: агент считал заказ по данным на каждую пятницу апреля, а мы сравнивали с тем, что заказала Ангелина и что было нужно на самом деле.
С первого круга сошлись 29 из 40. Большая часть промахов - резервы, которые агент не вычитал. Со второго круга все 40, но две позиции сошлись только после того, как кладовщик Баир пересчитал их на складе: в МоемСкладе клея для газобетона числилось на 100 мешков больше, чем лежало.
Дни 13-181-6 июня
3 июня: штукатурка кончится за 6 дней до плановой поставки
Агента включили в понедельник, 1 июня. Первый отчет пришел Ангелине в 7:30, она подтвердила три письма из четырех. Четвертое, на кладочную смесь, вычеркнула: вагон из Улан-Удэ был обещан устно, в МоемСкладе его не было.
В среду, 3 июня, агент поставил первой строкой отчета машинную гипсовую штукатурку МН-30. За 31 день ушло 1 180 мешков, в среднем 38 в день, на остатке 160. Хватит до субботы, а плановая машина из Иркутска придет только через 6 дней после того, как мешки кончатся.
По старому порядку это заметили бы в пятницу, когда штукатурки осталось бы на день. Ангелина подтвердила черновик в 8:05, письмо ушло заводу: 6 паллет сверх графика.
В пятницу, 5 июня, Евгении написал прораб Роман Ланцов: «какая цена от паллета штукатурки? надо 6 на понедельник». Цена от паллеты - 495 ₽ за мешок, 118 800 ₽ за шесть. Машина пришла в субботу утром, в понедельник бригада Ланцова уехала с 240 мешками.
Дни 20-278-15 июня
Праздничная неделя: завод отгружал за 9 дней, агент ждал за 3
В понедельник, 8 июня, агент предложил дозаказать у иркутского завода клей плиточный С2 и наливной пол. По его счету машина приходила 11 июня, за день до того, как оба уйдут в ноль. Ангелина подтвердила, счет на 242 000 ₽ оплатили в тот же день.
Срок поставки агент брал из карточки поставщика: 3 дня. Но в июне у завода очередь, и еще в начале месяца менеджер завода разослала письмо: в пиковый месяц отгрузка 7-9 дней. Письмо прочитала Ангелина, а агент его не видел: срок в карточке никто не поменял.
11 июня машины не было. 12-го праздник, и в пятницу магазин из Шилки попросил 40 мешков С2, а на складе было 6. Евгения предложила подождать до вторника, магазин взял клей у соседей. Всего за пять дней до прихода машины ушло 9 строк на 38 700 ₽, около 6 200 ₽ маржи. Машина пришла на девятый день после заказа.
Формула сработала верно, неверной оказалась одна цифра в карточке поставщика: в сезон 3 дня перестают быть правдой. Исправили в понедельник, 15 июня. Срок поставки агент теперь считает по трем последним приемкам этого поставщика, а с мая по август добавляет 4 дня запаса. Письма заводов со словами «срок», «очередь», «отгрузка» он читает сам и спрашивает Ангелину, менять ли расчет.
Перевели срок поставки на последние приемкиЧерез неделю новосибирский вагон задержали на 2 дня. Агент увидел письмо, сдвинул расчет, шпаклевка в ноль не ушла. Но запас в 4 дня на весь сезон - это лишние паллеты на складе: к концу июня клея С2 лежало на 9 дней вперед вместо 5, и Баиру пришлось освобождать угол.
30 дней1-30 июня
План и факт: 27 строк в плане, 41 на деле
Сравниваем 30 дней до запуска, 20 апреля - 19 мая, с июнем. Оба отрезка в сезоне, и строк заказов по ходовым позициям в них поровну: по 455. Продажи всего склада в июне выше на 12%, но это сезон, а не агент. В таблице только строки, которые раньше уходили к соседям.
| Показатель | 20.04-19.05 | Июнь |
|---|---|---|
| Позиций, уходивших в ноль | 31 | 7 |
| Строк по ходовым позициям | 455 | 455 |
| Отгружено в день заказа | 402 (88%) | 443 (97%) |
| Ушло к соседям | 53 (12%) | 12 (3%) |
| Закупщица на расчете заказа | 190 мин в день | 35 мин в день |
| Неликвид, без движения 90 дней | 1 840 тыс. ₽ | 1 690 тыс. ₽ |
Вернули 41 из 53 ушедших строк, в полтора раза больше плана. Остальные 12: 9 из праздничной недели и 3 по позициям, которые завод не привез из-за брака партии. Неликвид снизился на 150 тыс. ₽, потому что агент не предлагает дозаказывать то, что лежит больше 90 дней: толстослойный ровнитель Ангелина не заказывала весь июнь.
| Статья | План | Факт |
|---|---|---|
| Дополнительных строк отгружено | 27 | 41 |
| Средняя строка | 4 300 ₽ | 4 300 ₽ |
| Дополнительная выручка | 116 100 ₽ | 176 300 ₽ |
| Маржа опта | 16% | 16% |
| Валовая прибыль в месяц | 18 576 ₽ | 28 200 ₽ |
| Модель и сервисы | 2 400 ₽ | 2 400 ₽ |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 3 месяцев | около 8 недель |
Расчет разошелся с планом в лучшую сторону потому, что в плане мы не верили в агента на сезонных позициях. На деле больше всего строк вернулось как раз там: штукатурки и клей С1. Ошибка с иркутским сроком съела около 6 200 ₽, это меньше недели окупаемости.
Остатки на 30 июня: клея и наливного пола теперь с запасом, а ЦПС и кладочная смесь держатся на 6-8 днях, как задумано.
День 442 июля, чт
2 июля: Баиру не хватает места под паллеты
Отчет за июнь агент собрал сам, Ангелина коротко написала итог в рабочий чат, сводку показателей МоегоСклада открыли отдельно. Эмиль спросил про продажи: в июне на 12% больше, чем весной, но это сезон. Его больше обрадовало другое: неликвид стал меньше на 150 тыс. ₽.
Сводка МоегоСклада за две последние полные недели июня: продажи ровные, провалов, когда склад пустел к пятнице, больше нет.
Осталась открытая задача: запас в 4 дня на сезон сделан грубо, одной цифрой на всех. Иркутский завод в июле может отгружать за 5 дней, новосибирский - за 10. Ангелина хочет в августе смотреть срок по каждому заводу отдельно, и пока не ясно, хватит ли для этого трех последних приемок.
Вопросы и ответы
Агент сам отправляет заказы заводам?
Нет. Он готовит письмо в Яндекс Почте и счет поставщика в МоемСкладе, отправляет Ангелина. За июнь она подтвердила 46 черновиков из 52, шесть поправила или вычеркнула.
Как агент понимает, что позиция кончится раньше поставки?
Делит остаток без резерва на средний расход за 28 дней и сравнивает с датой плановой поставки из открытых счетов. Если разрыв больше дня, позиция идет первой строкой отчета.
Что с резервами под объекты бригад?
Резерв в МоемСкладе агент вычитает из остатка. Если бригада держит резерв дольше двух недель, агент пишет Евгении, чтобы уточнила, нужен ли он еще.
Агент учитывает паллеты и вагоны?
Округляет до паллеты: 40 мешков по 30 кг или 48 по 25 кг. Вагон из Новосибирска собирает Ангелина: агент показывает, каких позиций не хватает до полного вагона.
Что будет зимой, когда продажи падают втрое?
Расход за 28 дней упадет, и заказы станут меньше сами. Сезонный запас в 4 дня агент снимает с сентября, это правило в документе.
Что, если завод привез бракованную партию?
Кладовщик отмечает брак в приемке, и агент не считает эти мешки остатком. В июне так вышло с тремя позициями: агент предложил заказ у другого поставщика, но Ангелина решила ждать замену от завода.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разберем ваши переписки и бесплатно покажем, как бот ответит вашим клиентам.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.