Время на ввод одного заказа
9 мин→1 мин
у первой версии было 11 мин
Кейс · Производство металлоконструкций · ИИ-агент
Второй ангар, которого не было: как агент научился узнавать правки
Заказы на металлоконструкции приходят на почту: чертежи, спецификации, «как в прошлый раз». Первая версия агента вводила их в МойСклад быстро и принимала каждую правку за новый заказ. Дневник 57 дней: провал первой версии, поиск открытого заказа во второй и колонны, которые цех сварил по старому наряду.
- Ниша
- Металлоконструкции: каркасы ангаров, навесы, лестницы, ворота
- Город
- Кемерово
- Канал
- Яндекс Почта, ящик заказов
- Внедрение
- 20 августа - 14 сентября 2026, две версии
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 21 июля - 19 августа и 14 сентября - 13 октября
Часы Дарьи на ввод в месяц
33 ч→4 ч
231 заказ против 218
Дубли заказов за месяц
3→0
в первой версии 14 за 10 дней
Правки, которые провел агент
0→52
еще 17 к заказам в цехе ведет Геннадий
День 120 августа, чт
Ящик заказов в четверг утром
Завод в Кемерове варит каркасы ангаров для фермеров, навесы для автомоек и складов, лестницы, ворота, закладные. Ярослав, владелец, держит двадцать человек в цехе и одного человека на заказах. Это Дарья, инженер по заказам.
Заказы приходят на один адрес Яндекс Почты. Кто-то пишет текстом «закладные МН 300×300, 40 шт», кто-то шлет PDF со своим чертежом, снабженцы подрядчиков присылают Excel. Дарья читает письмо, находит позиции в МоемСкладе, создает заказ и отправляет счет на предоплату.
В первый день Ярослав поставил задачу коротко: Дарья должна считать сметы, а не перепечатывать письма. Посчитали по МоемСкладу и почте за 30 дней до старта.
312писем на ящик заказов за 30 дней
218новых заказов
9 минна ввод одного заказа
33 чв месяц только на ввод
Дни 2-421-23 августа
Что приходит на почту за месяц
Дарья разметила все 312 писем. Шесть видов покрывают 303 из 312, это 97%. Новых заказов 218, и почти все в форматах, которые модель читает: текст, Excel, «как в прошлый раз». Чертежи сложнее, их Дарья хотела проверять сама.
Отдельной строкой шли 64 правки: клиент меняет размер, количество, добавляет ворота. В разборе их нашли легко, потому что Дарья помнит переписку с каждым снабженцем. В первую версию правила записали так: правку агент передает Дарье.
Что выяснилиЗаказ из письма агент введет быстро, это видно по 303 письмам из 312. Решили, что правки - редкий случай и Дарья их узнает сама. Какую долю правок можно отличить от нового заказа по самому письму, мы тогда не посчитали.
Дни 5-1124-30 августа
Первая версия: письмо = заказ
Первая версия работала по простой схеме. Агент читает письмо, находит контрагента по ИНН из подписи или по адресу, сопоставляет позиции с карточками МоегоСклада и создает заказ. Типовые заказы без чертежа он подтверждает сам и отправляет счет на предоплату. Чертежи и правки уходят Дарье задачей.
Прогон сделали на 40 письмах июля. Совпали 37 из 40, три расхождения были в чертежах, и их все равно смотрит Дарья. Ярослав спросил, какие письма вошли в прогон. Все 40 были новыми заказами. Тогда это никого не насторожило.
Дни 12-1531 августа - 3 сентября
Каркас ангара вторым письмом
Первую версию включили в понедельник, 31 августа. За утро агент создал девять заказов, Дарья только проверяла строки. Во вторник было так же.
В среду в 16:48 пришло письмо от Станислава Кравца, снабженца «ПромАгроМонтажа». Неделей раньше они заказали каркас ангара 18×30 с двумя воротами, заказ 01236 ждал предоплату. Теперь Станислав написал новую спецификацию: ангар 18×36, ворота одни. Ни номера заказа, ни слова «правка». Агент увидел полный список позиций и создал заказ 01241, а клиенту ушел второй счет.
Утром в четверг Геннадий, начальник производства, увидел два ангара одного клиента и заказал на металлобазе прокат на оба. В 10:15 Станислав позвонил Дарье и спросил, почему им выставили два ангара.
Лишний прокат вернули, металлобаза взяла 7 200 ₽ за обратную доставку. Заказ 01241 сняли, Дарья перенесла 18×36 в 01236 руками.
Дни 16-214-9 сентября
Первая версия на живой почте: дубли и лишние минуты
Агента не выключили сразу: хотели понять масштаб. За 10 дней на живом потоке пришло 84 письма: 61 новый заказ, 17 правок и 6 вопросов. Из 17 правок только в трех клиент указал номер заказа. Остальные 14 агент принял за новые заказы.
14дублей за 10 дней
11 минДарьи на один заказ
671 минна 61 заказ
7 200 ₽за возврат проката
Минуты Дарьи выросли. Ввод она больше не делала, зато искала дубли, сверяла их с перепиской и звонила клиентам, которым ушло по два счета. Время на заказ стало 11 минут, до агента было 9.
«Раньше я правку видела сразу, потому что помню, кто что заказывал. Агент помнит только письмо, которое перед ним.»
Дарья, инженер по заказам
Дни 22-2510-13 сентября
Вторая версия: сначала найти открытый заказ
Вернулись к 64 правкам из разбора и проверили их без памяти Дарьи. В 49 из 64, это 77%, нет номера заказа. 33 из 64 выглядят как полная спецификация заново. По одному письму правку от нового заказа не отличить, зато ее можно отличить по МоемСкладу: у клиента уже есть открытый заказ на тот же объект.
ПисьмоАгент находит контрагента по ИНН из подписи, если его нет - по адресу.
Открытые заказыИщет заказы клиента в статусах «Новый», «Подтвержден», «В производстве».
СравнениеОбъект из письма, тип изделия, позиции. Совпало - это правка.
ПравкаМеняет строки, пишет в комментарий, что было и что стало, задача Дарье.
Ответ клиентуНовая сумма и номер того же заказа, второй счет не уходит.
Правила переписали за два дня. Ярослав оставил комментарий про клиентов, у которых несколько объектов сразу.
Во втором прогоне из 40 писем 14 были правками, парами к заказам из МоегоСклада. С первого круга агент справился с 33, после правок правил с 39. Одно письмо осталось Дарье: «меняем, как договорились по телефону», без единой позиции.
Статус «В производстве» попал в список открытых, потому что заказ в цехе тоже не отгружен. Эта строка правил через две недели стоила нам восьми колонн.
Дни 26-3014-18 сентября
Правка без номера находит свой заказ
Вторую версию включили 14 сентября. Первая настоящая проверка пришла в среду в 8:52 от КФХ Лаптевых: «лестницу не надо, добавьте ограждение кровли 6 секций». Номера заказа в письме не было.
Агент нашел открытый заказ 01268 на ту же ферму, убрал лестницу, добавил шесть секций ограждения и написал в комментарий, что поменял. Заказ уменьшился на 20 100 ₽, клиенту ушел ответ с новой суммой по тому же номеру.
Дарья открыла задачу, сверила комментарий с письмом и нажала «Выполнено». На это ушло меньше минуты. За первую неделю второй версии таких правок было 15, дублей ни одного.
Дни 34-4022-28 сентября
Наряд в цехе и правка в МоемСкладе
22 сентября ИП Шайхутдинов внес предоплату 157 200 ₽ за навес 6×12 для автомойки: половину от 314 400 ₽. Геннадий перевел заказ 01302 в «В производстве» и распечатал наряд. С этого момента цех работает по бумаге, в МойСклад сварщики не смотрят.
23 сентября сварили восемь колонн по 3 м. 24-го в 9:14 Шайхутдинов написал: «высоту поднимите до 3,5 м, газель под фермой не проходит». Агент сделал все по правилам второй версии: нашел открытый заказ, заменил колонны на 3,5 м, сумма выросла до 328 000 ₽, клиенту ушел ответ «изменения внесли». Задача Дарье тоже ушла. Дарья ее закрыла: правка в заказе совпадала с письмом.
Узнали в понедельник, 28 сентября, когда Дарья сделала отгрузку по заказу и спросила Ильдара, мастера участка, готовы ли колонны 3,5 м.
Колонны 3,5 м сварили заново за две смены. Старые восемь ушли на склад, такие берут под навесы каждый месяц. Работа сварщиков стоила 9 600 ₽, Ярослав дал Шайхутдинову скидку 5 000 ₽ за три дня задержки. Всего 14 600 ₽.
Запретили агенту править заказы в цехеАгент больше не меняет строки в заказах со статусом «В производстве» и «Готов к отгрузке». Он пишет задачу Геннадию: что просит клиент и чем это отличается от наряда. Клиенту отвечает, что заказ уже в цехе и начальник производства перезвонит до 17:00. Решение о переделке и цене принимает человек. Закрыли не все: правку, которую клиент обсудил с Геннадием по телефону, агент так и не видит.
Дни 41-5529 сентября - 13 октября
Правки, которые агент отдает людям
1 октября навес уехал к Шайхутдинову с колоннами 3,5 м, на три дня позже обещанного. В отгрузке те же строки, что в заказе после правки, и теперь они совпадают с нарядом.
За месяц второй версии пришло 69 правок. 52 агент провел сам, Дарья только подтверждала. Еще 17 пришли на заказы, которые уже были в цехе, и ушли Геннадию задачами.
Геннадий тратит на такую правку около 10 минут: смотрит наряд, решает, можно ли переделать, звонит клиенту. За месяц это 170 минут, около 3 часов. Он не жалуется: раньше такие правки доходили до него устно и через день.
Чертежи Дарья по-прежнему смотрит сама. Из 231 заказа таких было 35, по 4 минуты на каждый. Остальные 196 агент вводит целиком, а Дарья тратит на проверку около 30 секунд.
День 5715 октября, чт
Минута на заказ и 145 дней окупаемости
Сравниваем 21 июля - 19 августа, месяц до старта, с 14 сентября - 13 октября, первым месяцем второй версии. Первую версию в замер не берем, ее цифры выше.
| Ящик заказов | 21 июля - 19 августа | 14 сентября - 13 октября |
|---|---|---|
| Писем | 312 | 331 |
| Новых заказов | 218 | 231 |
| Правок | 64 (21%) | 69 (21%) |
| Минут Дарьи на заказ | 9 | 1 |
| Часов на ввод в месяц | 33 | 4 |
| Дублей заказов | 3 | 0 |
| Правок к заказам в цехе, ведет Геннадий | - | 17 |
Заказов стало на 6% больше, это сезон: фермеры строят ангары до морозов. Время на заказ упало с 9 минут до одной.
29 освободившихся часов Ярослав отдал Дарье под сметы. Решение он объявил в рабочем чате.
Экономия здесь - часы Дарьи. Час инженера с налогами стоит заводу 650 ₽.
| Статья | В месяц |
|---|---|
| Освободилось часов Дарьи | 29 ч |
| Стоимость часа с налогами | 650 ₽ |
| Экономия | 18 850 ₽ |
| Модель и сервисы агента | 2 400 ₽ |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ разово |
| Окупаемость пакета | около 13 недель |
| Возврат проката и переделка колонн | 21 800 ₽ разово |
| Две недели первой версии без экономии | 14 дней |
| Окупаемость с потерями | около 145 дней, почти 5 месяцев |
| Не считали: правки в цехе у Геннадия | около 3 ч в месяц |
Без первой версии пакет окупился бы за 13 недель. Две недели без экономии, металл на несуществующий ангар и восемь колонн растянули срок почти до пяти месяцев. Дороже всего обошлось одно слово в правилах: «открытый». Для МоегоСклада заказ в цехе открыт, а для цеха он уже закрыт нарядом.
Вопросы и ответы
Письмо без номера заказа: откуда агент знает, что это правка?
По МоемСкладу. Он ищет у клиента открытые заказы и сравнивает объект и изделия. Если у клиента ангар 18×30 ждет предоплату, а в письме ангар 18×36 для той же фермы, это правка того же заказа.
Что если у клиента два открытых заказа на похожие изделия?
Агент не выбирает сам. Он ставит задачу Дарье с номерами обоих заказов и отвечает клиенту, что уточнит. За месяц так было четыре раза.
Агент читает чертежи?
Читает, но заказ по чертежу всегда проверяет Дарья: размеры и марку стали с PDF модель может прочитать неверно. Из 231 заказа таких было 35.
Почему не запретить правки после предоплаты?
Клиенты все равно присылают их, особенно фермеры: проект меняется на ходу. Запрет не убирает правку, а прячет ее в телефон. Поэтому правка к заказу в цехе приходит Геннадию задачей с разницей к наряду.
Сколько стоит агент в месяц?
2 400 ₽ за модель и сервисы. МойСклад и Яндекс Почта у завода были, их тарифы не менялись.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разберем ваш ящик заказов за месяц и посчитаем, сколько в нем правок, которые легко принять за новый заказ.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.