Ввод одной накладной
10 мин→2 мин
готовой из таблицы робота
Кейс · Производство кормов для животноводства · Распознавание документов
«Робот сверил цену с тем, что я сам туда положил»
Директор кормозавода под Вологдой и его бухгалтер рассказывают, как робот разбирает накладные поставщиков из почты, почему вернулась только часть обещанных часов и откуда взялась переплата за три машины шрота.
- Ниша
- Комбикорма для КРС, свиней и птицы
- Город
- Вологда
- Отвечают
- директор и бухгалтер
- Внедрение
- 22 июня - 3 июля 2026
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
Часы бухгалтера на первичку
52 ч→22 ч
в месяц, вместе с очередью
Расхождений при сверке
23→9
шесть из девяти - веса фермеров
От письма до 1С
4 дн→2 дн
в среднем
Зачем вы позвали нас разбирать накладные?
Отвечает Дмитрий, директор кормозавода на берегу Лосты. Завод делает около 2 000 тонн комбикормов в месяц для молочных ферм и птичников области.
«Сырье везут 37 поставщиков: фермеры, маслозаводы, производители премиксов. Каждый шлет документы по-своему. Бухгалтер у меня одна, Алевтина, и в конце месяца она сидела до восьми.»
Дмитрий, директор
Но дожали меня не переработки. Закупку шрота и премиксов я планирую по остаткам в 1С. Если накладная лежит в почте с понедельника до пятницы, я смотрю на цифру, которой уже нет на силосе.
312документов за 30 дней до запуска
10 минна ввод одной накладной
52 чв месяц на перебивку
4 дняот письма до 1С
Алевтина, куда уходили десять минут на накладную?
«Читать документ - минуты три. Остальное: найти позицию в 1С, пересчитать НДС, написать водителю. Поставщик пишет «Шрот подс. ГОСТ», а у нас «Шрот подсолнечный», и так по каждому.»
Алевтина, бухгалтер
Мы прочитали ее ящик для документов за апрель и май и выписали все, что она переспрашивала у поставщиков, прежде чем провести документ. Набралось 204 вопроса в 156 переписках.
«Когда увидела таблицу, удивилась сама. 187 из 204 вопросов - восемь одинаковых тем. Пять из них, 122 вопроса, робот закрывает без меня: фото, дата, ставка НДС, итог, дубль. А вес по весовой и новые позиции все равно мои».
«Ставки, кстати, у нас вечная головная боль. Зерно, шрот, премиксы идут по 10%, мешки по 22%, фермеры на спецрежиме без НДС. В одной УПД от премиксного завода бывают обе ставки».
Что вас смутило в правилах робота?
Правила мы записали в Google Документ и отдали директору читать с карандашом.
«Там было: количество сверяем с весовой. А на сколько можно разойтись, не сказано. Фермер пишет 20 тонн, а на весах 19,82. Я дописал: больше 0,5% - в очередь и мне в копию. Это деньги, а не опечатка.»
Дмитрий, директор
«Второе, что я спросил: он сам будет проводить в 1С? Нет. Робот готовит таблицу, Алевтина загружает ее в приходную штатной загрузкой и проводит. Мне так спокойнее, документ все равно проходит через человека».
Ящик docs@Поставщики шлют документы на отдельный адрес в Яндекс Почте, робот забирает вложения каждые 10 минут.
РаспознаваниеВыравнивает фото, читает шапку и таблицу, склеивает страницы из разных снимков.
ПроверкиСумма строк, НДС по каждой строке, ИНН поставщика, дубль, вес по весовой.
Таблица для 1СГотовые документы - в файл для загрузки, спорные - в очередь с причиной.
АлевтинаЗагружает в приходную, сверяет с фото, проводит.
Дни 8-929-30 июня
Почему проверяли именно на фото Комбикорм-Севера?
«Это самый тяжелый поставщик. Водитель снимает УПД на капоте, под углом, с тенью от руки, иногда две страницы двумя снимками. Прочитает робот их - прочитает и остальных. Я отобрала 50 весенних документов и записала, что в них на самом деле».
«В первый раз он верно прочитал 38. Терял запятую в «1,2 т» под тенью, не склеивал страницы, путал дату документа с датой отгрузки. После второй версии - 47 из 50».
«Три последних снимка я сама не прочитала бы: нижняя строка вне кадра. На такие робот отвечает водителю и просит снять сверху, на ровном. Через месяц они так и снимают, на борту кузова.»
Алевтина, бухгалтер
День 123 июля, пт
Каким был первый день?
«Пятница, 3 июля. К обеду в ящик пришло 14 документов. 12 робот разложил в таблицу для загрузки, 2 отдал в очередь: у одного поставщика нет ИНН в 1С, у другого фото без нижней строки».
«Двенадцать накладных я загрузила и сверила с фото за 25 минут. Раньше на такую пачку уходило полдня. Мешки по 22% в УПД с премиксом сошлись, ставка посчитана по строке».
«В карточках поставщиков мы отметили, кто как присылает документы: фото, PDF или ЭДО. По этой пометке робот знает, где ждать плохого снимка».
Дни 17-388-29 июля
Как вы узнали, что переплатили за шрот?
«Не от робота. 29 июля технолог Евдокия свела лабораторию за месяц. Агроторг Шексна привез нам три машины шрота: 8, 15 и 22 июля. По удостоверениям качества протеин 34,2%, 33,9% и 34,1%. А в 1С все три прошли по 21 500 за тонну, как шрот 36%».
«Робот сделал все правильно по нашим данным. В спецификации в 1С у шрота одна цена. Что за 34% мы платим 20 300, записано в бумажном допсоглашении с мая. Раньше Евдокия клала Алевтине записку из лаборатории, и та правила цену руками. Теперь эти накладные проходили сами, записку читать стало некому».
«58 тонн по 1 200 рублей сверху, 69 600 ₽. Я написал Агроторгу претензию. За 15 и 22 июля они зачли 47 520 в следующую поставку. По 8 июля отказали: на претензию по качеству по договору 14 дней, а прошел 21. Эти 22 080 мы просто потеряли».
«Злиться на робота смысла не было. Он сверил цену с тем, что я сам туда положил. Ошибка лежала у меня в шкафу, в папке с допсоглашениями.»
Дмитрий, директор
Развели шрот на две позиции по протеинуЧинили данные: в 1С две позиции шрота по протеину, цены из допсоглашения с датой начала, удостоверение качества стало обязательным вложением к УПД на шрот и жмых. Робот сверяет протеин с позицией. Деньги вернули частично: 47 520 ₽ зачетом, 22 080 ₽ остались потерей.
Что вы поменяли, кроме робота?
«Сначала данные. В 1С теперь две позиции шрота, 36% и 34%, у каждой своя цена из допсоглашения с датой начала. Цены на бумаге я больше не держу: новое соглашение сразу идет в спецификацию, Алевтина проверяет».
«Потом порядок. УПД на шрот и жмых без удостоверения качества робот не раскладывает, а кладет в очередь. Протеин из удостоверения он сверяет с позицией. Первая машина после правки, 31 июля, пришла с протеином 34,6% и легла на позицию 34% по 20 300».
«Закрыли не все. Агроторг шлет удостоверение отдельным письмом, бывает на день позже УПД. Такая накладная висит в очереди, пока я не найду второе письмо, и это опять мои минуты.»
Алевтина, бухгалтер
30 дней3 июля - 1 августа
Сколько времени вернулось на самом деле?
«Меньше, чем я ждала на старте. Готовая накладная из таблицы робота занимает 2 минуты. Но каждая четвертая уходит в очередь, и там я сижу по 11 минут, как раньше: фермеры пишут от руки, вес не бьется, нет удостоверения».
| Первичка | 3 июня - 2 июля | 3 июля - 1 августа |
|---|---|---|
| Входящих документов | 312 | 318 |
| Минут на готовую накладную | 10 мин | 2 мин |
| Ушло в очередь проверки | - | 74 (23%) |
| Часов на первичку в месяц | 52 ч | 22 ч |
| Расхождений при сверке с поставщиками | 23 | 9 |
| От письма до документа в 1С | 4 дня | 2 дня |
«На графике только документы, которые робот подготовил сам. Вместе с очередью выходит около 4 минут на документ. Расхождений при сверке 9 вместо 23, но не ноль: шесть из девяти - веса фермеров, их робот не лечит, он только раньше их показывает».
«Очередь живет в таблице: документ, причина, кто решает. Утром я начинаю с нее, а не с почты».
«Квартал я по-прежнему закрываю с субботой, просто одной вместо двух. Рукописные накладные фермеров как были моими, так и остались. А остатки отстают на два дня, а не на один, как обещали».
Окупилось уже или еще нет?
«Новых продаж робот не дает, считали по часам Алевтины. Час бухгалтера со взносами у нас около 402 рублей: оклад 52 000 и 30% сверху на 168 рабочих часов».
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Часы на первичку, до и после | 52 и 22 |
| Освободилось в месяц | 30 ч |
| Час бухгалтера со взносами | 402 ₽ |
| Экономия в месяц | 12 060 ₽ |
| Распознавание и сервер | 2 300 ₽ в месяц |
| Остается в месяц | 9 760 ₽ |
| Пакет «Поток» | 39 900 ₽ |
| Окупаемость | около 18 недель |
«Около четырех месяцев, это небыстро. Если вычесть 22 080, которые не вернул Агроторг, выходит примерно полгода. Я эту сумму на робота не вешаю, но и забывать не стал».
«Пакет «Поток» - до трех типов документов, забор из почты, проверки и ручная очередь. Прямая запись в 1С идет отдельно, от 89 900 после обследования. Нам она пока не нужна: загрузка из файла работает».
Какой шаг вы бы теперь поставили первым?
«Перед запуском прошелся бы по всем бумажкам, которые живут мимо 1С: допсоглашения, записки из лаборатории, договоренности по телефону. Робот читает только то, что лежит в учете. А у нас часть цен лежала у меня в шкафу.»
Дмитрий, директор
«Ветеринарные свидетельства приходят в том же количестве, что УПД. Это будет третий тип документа, Алевтина уже составила список полей. Возьмемся, когда очередь станет меньше пятой части, не раньше».
Вопросы и ответы
Робот разберет накладную, снятую на телефон в кабине?
Чаще всего да: он выравнивает снимок, убирает перекос и склеивает страницы. Если итоговая строка не попала в кадр, документ уходит в очередь, а поставщику приходит просьба переснять сверху.
В одной УПД премикс по 10% и мешки по 22%. Не запутается?
НДС считается по каждой строке отдельно и сверяется с итогом документа. Не сходится - накладная в очереди с причиной.
Фермеры пишут накладные от руки. Их тоже?
Часть. Печатными буквами и с понятной таблицей - да. Беглый почерк робот честно отдает в очередь, у нас это основная часть из 74 документов за месяц.
Цена сырья у нас зависит от протеина и влажности. Робот это учтет?
Учтет, если градации заведены в 1С отдельными позициями или ценами, а к УПД приходит удостоверение качества. Если градация записана только в бумажном допсоглашении, робот ее не увидит.
Конфигурацию 1С под робота придется переписывать?
Нет. Бухгалтер загружает строки в приходную накладную штатной загрузкой из файла. Прямую запись в базу можно сделать позже, она считается отдельно после обследования.
Кто разбирает очередь, когда бухгалтер в отпуске?
Любой, у кого есть права на приходные в 1С. В очереди уже написана причина и ссылка на письмо, поэтому подменному человеку не нужно знать всех поставщиков.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите 30 накладных поставщиков, включая самые плохие фото: покажем, сколько из них робот прочитает и что уйдет в очередь
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.