Оформление договора
25 мин→5 мин
минуты менеджера на договор
Кейс · Онлайн-школа для взрослых · Распознавание документов
Рассрочка, о которой спросили, когда договор уже лежал на подпись
Владелица онлайн-школы для взрослых в Саранске рассказывает, как перепечатка паспортов съедала полдня менеджера, что изменилось, когда договор стал собираться из фото, и почему 1 сентября 23 подписанных договора остались без ссылки на оплату.
- Ниша
- Онлайн-школа: 1С, Excel, английский для взрослых
- Город
- Саранск
- Канал
- Внедрение
- 10-20 августа 2026
- Пакет
- Пилот, 19 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и 30 дней после, по Битрикс24
Договоров за 30 дней
132→158
сентябрь - набор потоков
Часов менеджера на договоры
55 ч→13 ч
в месяц
Договоров переделывали
11→2
ошибки в паспортных данных
Зачем онлайн-школе бот, который читает паспорта?
Школу «Взрослый курс» в Саранске Инна Борискина ведет шестой год. Разговор записали 21 сентября, когда бот отработал первый месяц. Наши вопросы стоят в заголовках, дальше отвечает Инна.
«Мы учим взрослых: бухгалтеров, которые переходят на 1С, офисных сотрудников, тех, кому нужен английский для работы. Почти все хотят налоговый вычет за обучение. А для вычета нужен договор с паспортными данными, без вариантов.»
Инна Борискина, владелица
Школа небольшая: шесть преподавателей на договорах, менеджер, методист и я. Учатся у нас одновременно человек 400, в основном из Мордовии, но есть и из соседних Пензенской и Ульяновской областей.
У нас три курса: «1С: бухгалтерия с нуля», «Excel для офиса» и «Английский для работы». Потоки стартуют каждую неделю, в сентябре - чаще. Заявки приходят с сайта и из рекламы, но договор все оформляют в WhatsApp: так людям привычнее.
Договорами занимается менеджер Лилия. Методист Эльвира собирает группы и ведет расписание в Битрикс24. Я отвечаю за курсы и деньги.
Сколько стоили 25 минут на договор?
Мы засекли июль. Лилия просит фото паспорта, ждет, перепечатывает ФИО, серию, номер, кем выдан, код подразделения, адрес. Сверяет. Отправляет договор, ждет подпись, переносит все в сделку. В среднем 25 минут на человека.
25 минна один договор
132договора за 30 дней
55 чменеджера в месяц
11договоров переделывали
За 30 дней до начала работ у нас было 132 договора, это 55 часов Лилии. Это треть ее рабочего месяца. И 11 договоров переделывали: перепутанная цифра в номере, код подразделения без дефиса, адрес с ошибкой. Для налогового вычета это важно, инспекция возвращает документы.
Перепечатка - это не только время. Паспортные данные Лилия держала в личном телефоне, в переписке, месяцами: удалять фото после договора ей просто было некогда. Это меня беспокоило отдельно, задолго до разговора про бота.
Еще тяжелее было в начале месяца, когда стартуют потоки. Люди писали вечером, Лилия отвечала утром, и часть заявок до договора просто не доходила.
Дни 1-310-12 августа
Откуда брались эти 25 минут?
Первым делом разобрали июльские договоры: как человек прислал паспорт и сколько ушло на каждый.
Шесть видов дают 128 из 132 договоров, 97%. Почти половина - нормальное фото в WhatsApp, его бот прочитает. Но 21 фото было с бликом или обрезанным краем, и Лилия каждый раз просила переснять. 18 человек прислали скан, 14 - данные текстом. Шесть иностранных паспортов и видов на жительство бот не берет, их Лилия делает сама, как и пять договоров, где человек просил позвонить и продиктовать данные голосом.
Что делали мыВремя на договор разложили по шагам. Больше всего уходило не на перепечатку, а на ожидание: попросить фото, дождаться, попросить переснять, дождаться снова. Поэтому бот проверяет фото сразу, пока человек еще в чате.
Дни 4-713-16 августа
Как теперь устроен договор?
Шаблон договора мы перенесли в Google Документ с полями. Пока его делали, я оставила там комментарий про рассрочку, и он потом пригодился.
WhatsAppЧеловек пишет, какой курс. Бот просит два фото: разворот и регистрация.
РаспознаваниеФИО, серия, номер, дата, кем выдан, код подразделения, адрес.
Проверка полейФормат, дата выдачи и возраст, код подразделения, совпадение имени.
Договор и Битрикс24PDF со ссылкой на подпись, сделка с полями, ссылка на оплату после подписи.
Рассрочка раньше была только устно: Лилия договаривалась по телефону. Теперь это приложение 2 к договору, график платежей. Бот добавляет его, если человек спросил.
Дни 8-1017-19 августа
Почему вы стали доверять распознаванию?
Взяли 40 фото паспортов из июля, по которым Лилия уже сделала договоры, и сравнили поля.
С первого круга верно 34 из 40. Бот путал 3 и 8 в коде подразделения на бликующих фото, не видел последнюю цифру номера на обрезанном развороте и писал «Р.Мордовия» вместо полного названия. После правок верно 39. Одно оставшееся фото - ламинированный разворот с бликом во всю страницу, на нем бот просит переснять.
Отдельно проверили хранение. Фото паспорта бот удаляет из переписки сразу после того, как договор собран, а данные остаются только в договоре и в сделке Битрикс24 с доступом у Лилии и у меня. Раньше эти фото месяцами лежали в телефоне менеджера.
Каждое поле бот проверяет по формату до того, как собрать договор. Если что-то не сходится, он не угадывает, а просит новое фото.
Дни 11-1220-21 августа
Как прошла первая неделя с ботом?
Включили в четверг, 20 августа. Первый договор - Excel для офиса, паспорт с первого фото, от сообщения до ссылки на подпись четыре минуты. Лилия узнала о нем, когда он уже был подписан.
Мой любимый случай - Дарья, вечером 21 августа. Она написала в 21:12, через четыре минуты у нее был договор. А в 21:41 спросила, есть ли рассрочка. Договор уже лежал у нее на подпись. Раньше Лилия бы перезвонила утром, переделала договор и отправила заново.
Бот ответил про три платежа по 6 300 ₽ и через две минуты прислал новый договор с графиком. В 21:48 Дарья подписала. Сделка в Битрикс24 заполнилась сама, вместе с задачей добавить ее в чат потока накануне старта.
Дни 23-291-7 сентября
Что сломалось первого сентября?
Первого сентября Эльвира, наш методист, сделала поле «Поток» обязательным на стадии «Договор подписан». Хотела, чтобы группы собирались без ее ручной сверки. Мне не сказала, и я бы тоже не подумала, что это может что-то сломать.
Бот после подписи переводил сделку на эту стадию. Битрикс24 стал отказывать: поле пустое. Бот записывал отказ в свой журнал и никому его не показывал. А ссылку на оплату отправляет робот Битрикс24 именно на стадии «Договор подписан». Два дня люди подписывали договоры и не получали, куда платить.
Заметили 3 сентября, когда ученица Вера Пиксайкина спросила Лилию, куда платить. В «Договор отправлен» стояли 23 подписанных договора. Всем разослали ссылки в тот же день, 20 человек оплатили. Трое к этому времени ушли в другую школу: поток стартовал 7 сентября, и ждать они не стали. Это 56 700 ₽ выручки.
Исправили: поток по дате старта и сигнал об отказе стадииБот заполняет «Поток» сам по дате старта курса. Если Битрикс24 отказал в переводе стадии, бот сразу пишет в рабочий чат номер сделки и причину. А новые обязательные поля в Битрикс24 мы теперь добавляем, только написав об этом в рабочий чат.
30 дней20 августа - 18 сентября
Сколько теперь занимает договор?
Сравнили июль, 30 дней до начала работ, с первыми 30 днями бота. Минуты Лилии считали по истории сделок: сколько она провела в карточке и в переписке.
| Договоры | 11 июля - 9 августа | 20 августа - 18 сентября |
|---|---|---|
| Договоров | 132 | 158 |
| Минут менеджера на договор | 25 | 5 |
| Часов в месяц | 55 | 13 |
| Переделывали договор | 11 (8,3%) | 2 (1,3%) |
Пять минут - это то, что остается Лилии: иностранные паспорта, вопросы про вычет, звонки тем, кто долго не подписывает. Распознанные договоры она открывает только по сигналу бота.
| Статья | В месяц |
|---|---|
| Часов менеджера было | 55 |
| Стало | 13 |
| Экономия: 42 ч по 420 ₽ | 17 640 ₽ |
| Модель и сервисы | 1 500 ₽ |
| Возврат пакета 19 900 ₽ | около 5 недель |
| Не считали: трое ушедших 3 сентября | 56 700 ₽ выручки |
Ошибок в паспортных данных стало меньше потому, что бот сверяет формат, а не потому, что он внимательнее человека. Два договора, которые все же переделывали, - оба с адресом из рукописного штампа о регистрации, его бот прочитал без номера квартиры.
Договоров стало больше на 26, и это сентябрь: люди возвращаются из отпусков и идут учиться. Лилия этот рост выдержала без переработок, в июле на 132 договорах она задерживалась по вечерам.
Дни 40-4318-21 сентября
Где бот все еще не справляется?
Иностранные паспорта и виды на жительство, их у нас пять-шесть в месяц. И люди, которые присылают паспорт мужа или мамы, потому что учиться будут они, а платить и получать вычет - другой человек. Таких договоров два вида, и разбирается в них только Лилия.
Эльвира после сентября добавила еще одно поле, «Формат занятий», и в этот раз сначала написала в рабочий чат. Бот заполнил его из курса через полчаса, проверили на тестовой сделке.
Вопросы и ответы
Куда попадают сканы паспортов после договора?
Фото удаляются из переписки бота после того, как договор собран. Паспортные данные остаются только в договоре и сделке Битрикс24, как и раньше у менеджера.
Что если фото с бликом?
Бот проверяет каждое поле по формату. Если цифра не читается или код подразделения не похож на код, он просит переснять разворот, не угадывая.
Можно ли оформить договор на другого человека?
Бот такие случаи не оформляет. Если платит один человек, а учиться будет другой, он передает переписку менеджеру в Битрикс24, и договор тот собирает сам.
Курс оплачивает компания. Бот справится?
Нет, договор с организацией по-прежнему готовит менеджер: там нужны реквизиты и счет, а паспорт не нужен. Бот ставит задачу в Битрикс24 и предупреждает клиента, что менеджер напишет сам.
Что если человек передумал после подписи?
Договор расторгается по обычным правилам школы, бот здесь ни при чем. Менеджер видит такую сделку в Битрикс24 и звонит сам: часто человек просто хочет перенести старт на следующий поток.
Как работает рассрочка?
Три платежа без переплаты на курсы от 15 000 ₽. График добавляется приложением к договору, если человек о нем спросил.
Можно ли подключить такой бот к Telegram?
Да, логика та же: проверка полей, шаблон договора, сделка в Битрикс24. Меняется только канал, в котором бот принимает фото.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите ваш шаблон договора. Покажем, какие поля бот заполнит из фото паспорта и где нужна проверка.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.