Время на КП
113 мин→26 мин
по задачам в Битрикс24
Кейс · Многопрофильная клиника · Обучение команды
Отдел продаж клиники пишет КП за 26 минут, но двое по-прежнему пишут по-своему
Два онлайн-воркшопа, общая библиотека промптов и справка клиники как единственный источник фактов. КП ускорились вчетверо, оплат стало больше на 21%, а дату медосмотра, которой не было в расписании, ИИ вписал сам по запросу из заметок в телефоне менеджера, мимо библиотеки.
- Ниша
- Многопрофильная клиника, 16 специальностей
- Город
- Архангельск
- Формат
- Онлайн-воркшоп, 2 по 3 часа
- Работа
- 9-18 февраля 2026
- Пакет
- Обучение команды, 89 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
КП ушло на следующий день и позже
45%→6%
7 писем из 112
Оплаченных договоров по КП
19→23
за 30 дней
Часы менеджера на КП
6 ч→2 ч
в неделю
Кадровик ждет расчет до среды, а КП уходит в четверг
«Кадровик пишет в понедельник, а КП уходит в среду. К этому времени у нее уже два расчета от других клиник.»
Капитолина, руководитель отдела продаж
У клиники два филиала, в центре и в Соломбале, 16 специальностей, 41 врач, свой МРТ, УЗИ и лаборатория. Регистратура записывает на прием. Все, что дороже приема и требует расчета, идет в отдел продаж: руководитель Капитолина и пять менеджеров.
- Медосмотры для предприятий. Предварительные и периодические по приказу 29н: порт, автобазы, склады, пекарни. Расчет по вредным факторам для каждой группы.
- Программы check-up. «Мужчина 45+», «Женщина 35+», «Сердце и сосуды»: от 12 до 26 тысяч рублей.
- Ведение беременности и «Ребенок до года». Договоры на 60-75 тысяч, часто в рассрочку.
Пик - январь-март: предприятия закладывают медосмотры в бюджет года. Время на КП мы взяли из задач Битрикс24, от запроса до отправки письма. За 30 дней до обучения, с 10 января по 8 февраля, ушло 86 КП, в среднем по 113 минут.
Куда уходят эти минуты, менеджеры неделю отмечали по шагам на 21 КП. Треть времени съедает расписывание групп по факторам 29н.
| Шаг | Минут |
|---|---|
| Найти похожее старое КП | 14 |
| Сверить цены с прайсом | 19 |
| Расписать группы по факторам 29н | 31 |
| Написать текст письма | 27 |
| Согласовать с руководителем | 22 |
| Итого на одно КП | 113 |
113 минна одно КП
39 (45%)ушли на следующий день и позже
162 чотдела за месяц на КП
ИИ в отделе уже был: двое менеджеров писали им поздравления партнерам и первый абзац письма. У каждого свои запросы в заметках телефона. Эта деталь потом сыграет.
Дни 1-49-12 февраля
158 правок руководителя и справка вместо памяти
Капитолина согласует каждое КП, и правки остаются в переписке Битрикс24. Мы выгрузили 64 КП за январь и разложили 158 правок по причинам.
Восемь причин дают 144 из 158 правок, это 91%. Первая - цена из старого прайса: его обновили в начале года, а менеджеры копировали прошлогодние КП. Вторая - забытая подготовка: натощак, что взять с собой.
Что выяснилиПять причин из восьми закрывает шаблон, две - справка клиники с актуальными фактами. За руководителем остаются факторы по списку контингента: там нужен человек, который читает приказ.
Отсюда главное решение: формулировки, порядок письма и вежливость ИИ пишет сам, а цены, оборудование и регалии врачей берет только из справки. Справку вставляют в запрос целиком, не пересказывают.
Справка клиникипрайс с января, оборудование, сроки, рассрочка
Промпт из библиотекитип КП, количество, группы, без персональных данных
Черновик ИИитог и дата в первых строках, подготовка, документы
Сверка менеджеракаждая цифра против прайса и справки
Капитолинавыборочно одно КП из пяти
На первом воркшопе, 12 февраля, девять человек переписали свое худшее январское КП и показали до и после. Работали онлайн, три часа: пять менеджеров, руководитель и трое старших администраторов.
Богдана, директор клиники, оставила самый полезный комментарий дня: дату медосмотра обещать только после сверки с расписанием профпатолога. С тех пор дату вставляет менеджер, а ИИ оставляет [дата].
День 917 февраля, вт
Шаблон, который команда собрала сама
Второй воркшоп был про ответы пациентам. Мы принесли заготовки, но лучший шаблон дня появился не из них. Ответ на вопрос «есть запись к неврологу на завтра?» в итоге собрала сама команда, прямо на воркшопе.
- Начало: частые вопросы пациентов в чатах и почте
- Агафья, старший администратор: «Чаще всего пишут: есть запись к неврологу на завтра? За прошлую неделю 37 раз»
- Девять человек делятся на тройки, каждая пишет свой вариант
- Из трех вариантов собирают один, Капитолина правит формулировки
- Проверка на трех вчерашних чатах: два окна, врач, адрес, цена
- Агафья сохраняет шаблон в библиотеку
В шаблоне два ближайших окна у двух неврологов с адресом филиала, цена первичного приема 2 400 ₽, что взять с собой. Окон нет - лист ожидания и ближайшая дата. Пишут про острую боль или онемение - не ждать записи, а передать дежурному врачу.
Дни 10-1218-20 февраля
Прогон, аттестация и первое КП терминалу
Библиотеку из 19 промптов мы прогнали еще между воркшопами, на 30 запросах из январской почты и чатов. Проверяли факты: совпадает ли каждая цифра с прайсом и справкой.
С первой версией без ошибок фактов прошли 22 запроса. ИИ добавил маммографию в программу, где ее нет, растянул рассрочку до 12 месяцев вместо 6 и дал совет по подготовке ребенка к МРТ под седацией. После правки справки и запретов осталась одна ошибка: редкий пакет для спортсменов, его решили считать вручную.
18 февраля - аттестация: КП на медосмотр, КП на check-up, ответ про невролога и поиск трех ошибок в чужом КП. Порог - 30 баллов из 40.
Аксинья пересдала на следующий день. Филипп прошел с 31 баллом, но в задании на сверку фактов нашел две ошибки из трех. Капитолину попросили смотреть его первые КП, и она согласилась одним словом в чате.
20 февраля в 15:28 Лариса Корельская, кадровик портового терминала, прислала список: 46 человек, стропальщики, водители погрузчиков и кладовщики. Виктория отправила КП в 15:52, через 24 минуты.
Итог в первой строке, три группы с ценой, подготовка и то, что в стоимость не входит: психиатрическое освидетельствование у 9 человек, 10 800 ₽ отдельно. Раньше эту строку забывали, и кадровики узнавали о ней на медосмотре.
Дни 16-1824-26 февраля
Промпт из заметок телефона: дата, которой нет в расписании
24 февраля Филипп готовил КП на предварительный медосмотр для пекарни на Окружном: 14 новых сотрудников, выход на смену в начале марта. Библиотеку он не открыл: на телефоне быстрее взять свой старый запрос из заметок. Справку он вставил, но запрос заканчивался словами «заполни все пропуски». Вместо [дата] ИИ поставил «26 февраля, 08:00, Воскресенская».
Филипп сверил цены и группы, а дату не тронул: она выглядела настоящей. Профпатолог до конца недели был в отпуске, в расписании это стояло, а в справку расписание не входит. 26 февраля в 8:00 четырнадцать человек пришли натощак на Воскресенскую. Анализы и ЭКГ у них взяли, а заключение без профпатолога не выдать.
Богдана сама вышла к людям в холле и перенесла прием на следующий вторник без доплат. Пекарня заплатила полностью, но вечером ее администратор Ульяна оставила на Картах отзыв на 4 звезды: «14 человек отпросились на утро зря». Капитолина до вечера читала все 31 КП с 19 февраля: других дат из головы ИИ не было, зато 6 КП оказались написаны не по библиотеке.
«Справка была, правило было, на аттестации он его знал. Просто в заметках удобнее, чем в общей папке.»
Капитолина, руководитель отдела продаж
Перенесли запросы из заметок в библиотекуЧинили привычку и одну строку в запросе. Личные запросы из заметок перенесли в библиотеку и удалили с телефонов, а во все промпты добавили правило: поля в квадратных скобках ИИ не заполняет. Дату медосмотра менеджер берет из расписания профпатолога, и без нее и без поля «Промпт из библиотеки» в сделке Капитолина КП не согласует. Филипп и Тихомир две недели отправляли КП только через нее. Это сработало не до конца: после 26 февраля мимо библиотеки ушло еще 5 КП, все с верными фактами, но поле в сделке в них заполнено задним числом.
112 КП за месяц, а оплат на четыре больше
Сравнили 30 дней до запуска библиотеки и 30 дней после: с 10 января по 8 февраля и с 19 февраля по 20 марта. Сезон медосмотров один и тот же, прайс один, состав отдела тот же.
| Отдел продаж, 30 дней | До обучения | После |
|---|---|---|
| КП отправлено | 86 | 112 |
| Минут на одно КП | 113 | 26 |
| Ушло на следующий день и позже | 39 (45%) | 7 (6%) |
| Оплаченных договоров по КП | 19 (22%) | 23 (21%) |
| Часов менеджера на КП в неделю | 6 | 2 |
| КП мимо библиотеки | не считали | 11 из 112 |
Скорость выросла сильно, деньги - скромно. Доля оплат от КП осталась прежней: быстрый ответ помогает успеть раньше других клиник, но цену медосмотра и решение бухгалтерии предприятия не меняет. Еще 8 договоров подписаны или ждут счета, денег по ним к 20 марта не было.
Терминал Ларисы Корельской оплатил первую группу и прошел ее 3 марта. Вторую группу на 24 марта прислал уже после конца замера. Пекарня на Окружном в колонке «Закрыто»: со второго раза, 3 марта, прошли все 14 человек.
Бухгалтер спросил про 89 900 ₽
Повод для расчета дали не мы, а бухгалтер клиники: обучение стоило 89 900 ₽, а оплаченных договоров по КП стало больше всего на четыре. В таблице только они, по среднему оплаченному договору.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Оплаченных договоров по КП до и после | 19 и 23 за 30 дней |
| Прибавка | 4 договора |
| Средний оплаченный договор | 38 600 ₽ |
| Дополнительная выручка | 154 400 ₽ в месяц |
| Маржа на программах и медосмотрах | около 30% |
| Дополнительная валовая прибыль | 46 300 ₽ в месяц |
| Подписки на нейросеть, 9 мест | 6 300 ₽ в месяц |
| Обучение команды | 89 900 ₽ |
| Окупаемость | около 10 недель |
Освободившиеся 113 часов отдела в месяц людей не сократили: часы ушли на обзвон предприятий с медосмотром в апреле. Если хотя бы часть этих звонков даст апрельские договоры, срок сократится, но обещать этого мы не стали.
Регистратура следующая, Тихомир пока нет
Шаблон про невролога разошелся дальше отдела продаж: Агафья отвечает по нему в WhatsApp за пару минут, и Богдана попросила такой же набор для регистратуры. Там вопросов не меньше: справки в бассейн, анализы для вычета, запись ребенка к ЛОРу.
Тихомир за март трижды отправил КП с телефона. Цифры в них верные, и уговаривать его Капитолина перестала: его КП она просто читает целиком.
Вопросы и ответы
Можно ли отправлять в нейросеть данные пациентов?
В библиотеке это запрещено правилом. ФИО, диагнозы, номера полисов и списки сотрудников с датами рождения в запрос не попадают. ИИ получает тип услуги, количество людей и факторы, имя клиента менеджер вставляет сам.
Кто отвечает, если ИИ ошибся в КП?
Менеджер, который отправил письмо. Сверка каждой цифры с прайсом и справкой - его шаг, руководитель проверяет одно КП из пяти. С пекарней подвело то, что КП писали вне библиотеки, а дату ИИ вписал сам.
Нужен ли врач, чтобы собрать библиотеку для клиники?
Да, на одном этапе. Профпатолог проверил шаблоны медосмотров и список того, чего ИИ не пишет никогда: диагнозы, советы по лечению, подготовку сверх памятки.
Подойдет ли это клинике без отдела продаж?
Да, с другим составом. Шаблоны ответов пациентам, как про невролога на завтра, нужны регистратуре. КП в такой клинике обычно пишет старший администратор.
Как отучить сотрудников от своих промптов в телефоне?
Запретом не получилось. Помогли три вещи: перенести их лучшие запросы в общую библиотеку, сделать в ней поиск по типу КП и не согласовывать КП без поля «Промпт из библиотеки» в сделке. Остаток ловится только выборочной проверкой.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разберем ваши переписки и бесплатно покажем, как бот ответит вашим клиентам.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.