Агент закупок увидел пустую полку за 6 дней до машины

День 18 июля, ср

Тетрадь отказов и 41 пустая позиция

В МоемСкладе у воронежского «Камертона» 1 600 позиций, и только 412 из них ходовые, то есть продаются хотя бы раз в месяц. Магазин торгует гитарами, клавишными, ударными и всем мелким к ним: струнами, чехлами, тюнерами, палочками. Хозяин Вячеслав, в зале двое продавцов, закупками занимается старший продавец Элина.

Заказы Элина собирала раз в две недели, по понедельникам. Открывала остатки, вспоминала, что спрашивали, и писала поставщикам с рабочей почты. Главный поставщик, московская «Ритм-Дистрибуция», возит машиной по вторникам и принимает заказ до пятницы, 12:00. Струны идут из Петербурга, от «Струнного опта».

Отказы считали по тетради, куда продавцы записывают, чего не нашлось. Тетрадь завел продавец Лукьян: в мае он трижды за день отправил людей за нейлоновыми струнами к конкурентам на Кольцовской. Период тот же, с 8 июня по 7 июля.

«Пустая полка - плохо. Но полная полка пианино, которое никто не берет полгода, хуже. Там мои 102 тысячи лежат.»

Вячеслав, владелец

Так и сформулировали задачу. Агент каждое утро считает, что заказать, и не дает докупать то, что лежит. Письма поставщикам он отправляет сам, но только после «ок» Элины.

Дни 2-39-10 июля

118 отказов: нейлон спрашивают чаще гитар

Тетрадь отказов перенесли в таблицу и разложили по группам товара. Рядом положили остатки за июнь: какие позиции пустели и сколько дней стояли на нуле.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Первыми оказались нейлоновые струны, 22 отказа, гитары только за ними. Их берут ученики музыкальных школ, комплект рвется раз в месяц-два. На 10 групп пришлось 112 отказов из 118, 95%. Детские гитары 3/4 на втором месте, хотя в июне сезона еще нет.

Что выяснилиПоставщик почти никогда не был виноват. Из 41 пустой позиции 31 просто не вспомнили в понедельник заказа, и она ждала следующей машины еще неделю или две. Еще 6 заказали вовремя, но меньше, чем продалось. Товара не было у поставщика только 4 раза.

Нашлась и обратная сторона. 63 позиции не продавались больше 120 дней, по закупке это 386 400 ₽. Часть из них Элина дозаказывала «чтобы было»: за июнь 23 такие строки на 61 200 ₽.

• Список заказа собирали по полке и памяти, а не по остаткам.
• Школьный сезон в конце лета учитывали на глаз: «в августе берем больше».
• Срок поставки не считали. Заказ, отправленный в понедельник после пятничного закрытия, уезжал машиной только через восемь дней.

Дни 4-711-14 июля

Пятнадцать гитар или сколько продастся

Правила агента записали в Google Документе. Главное в нем - формула: сколько продается в день, сколько дней до машины и какой запас нужен, чтобы дожить до следующей. Продажи агент берет из МоегоСклада за 365 дней, чтобы видеть прошлый август.

docs.google.com/document⤢

Спорили о детских гитарах. У Вячеслава правило: больше 15 гитар 3/4 на складе не держать, это 78 000 ₽ по закупке. Агент в сезон считает по прошлому году, а тогда за август ушло 37 штук. Договорились, что такой заказ агент только предлагает, а решает владелец.

Позиции без продаж больше 120 дней агент не дозаказывает совсем, даже на нуле. Он выносит их в отдельный блок отчета с суммой по закупке. Цифровые пианино и электрогитары возят под заказ покупателя, их агент не считает.

Дни 8-1215-19 июля

Июнь заново: агент против памяти Элины

Проверяли на июне. Агенту дали остатки и продажи на 8 июня и попросили составить заказы, которые Элина делала в тот месяц. Потом сравнили 60 позиций: где агент заказал бы лучше, где хуже.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого раза агент верно посчитал 46 позиций из 60. Он не вычитал резерв: 40 комплектов нейлона были отложены для музыкальной школы на Ленинском проспекте. Принял за тренд 9 укулеле, которые летний лагерь купил за один день. Не видел товар в пути и предлагал держать на складе цифровое пианино.

Резерв и разовые продажи убрали из расчета, пианино и электрогитары вынесли в «под заказ». На второй проверке совпало 58 из 60. В двух позициях заказ Элины был лучше: она знала, что поставщик меняет модель тюнера, и старую не брала. Такое агент из остатков не узнает, это Элина пишет ему комментарием.

День 1320 июля, пн

Первый отчет в 8:30: 23 позиции к заказу

Агента включили в понедельник, в обычный день заказа. В 8:30 Элине в Telegram пришел первый отчет.

⤢

В отчете 23 позиции у двух поставщиков на 124 700 ₽, письма готовы. Элина сверила список с полкой, спросила про нейлон и ответила «ок». Блок без продаж Вячеслав прочитал первым: цифровые пианино стояли в нем третьей строкой.

web.telegram.org/a⤢

Письма ушли в 9:28. Элина по привычке открыла «Отправленные» и проверила оба. Через неделю она перестала это делать: агент писал аккуратнее, чем она сама в понедельник между покупателями.

Дни 17-2024-27 июля

Гитара для ребенка кончится раньше машины

В пятницу, 24 июля, агент поднял в отчете позицию, которую в июле никто не ждал. Продавцы называют ее «гитара для ребенка», в МоемСкладе это классическая гитара 3/4 для детей 8-11 лет. На складе 9 штук.

⤢

Агент посчитал: по старому графику детские гитары 3/4 закончатся за 6 дней до поставки. Вячеслав вспомнил свои 15 штук. Элина нашла прошлогоднюю переписку с «Ритмом»: в августе 2025-го гитары 3/4 кончились в середине месяца, и машину с ними ждали неделю.

В понедельник, 27 июля, сошлись на 30 штуках. Агент собрал письмо в «Ритм», Элина нажала «ок», и в 10:14 заказ ушел.

mail.yandex.ru⤢

Через пару недель в зал пошли родители с одним и тем же вопросом: «какую гитару взять ребенку 10 лет?». Гитары к тому времени уже стояли на витрине.

Дни 35-3811-14 августа

Нейлон вернулся, а родители пошли за гитарами

Во вторник, 11 августа, пришла машина «Ритма», к вечеру нейлон и тюнеры вернулись на полку. К четвергу дефектура упала с 14 позиций до 6.

online.moysklad.ru⤢

В эти же дни Лукьян насчитал за неделю десятка два одинаковых вопросов: какую гитару взять ребенку 10 лет? Ответ у продавцов один, 3/4. Из 31 гитары, что стояли на складе после первой машины с гитарами, к пятнице оставалось 19.

Чехлы 3/4 продавцы стали предлагать к каждой детской гитаре: агент заказал их 25 вместе с гитарами, потому что в прошлом августе их брали почти в каждой второй покупке.

Дни 39-4215-18 августа

Деньги в складе: на 43 500 ₽ меньше в разгар сезона

Конец лета у магазина - сезон: дети идут в музыкальную школу, родители покупают первый инструмент. Поэтому сравнивать с июнем напрямую нельзя. За те же даты 2025 года чеков было на 32% больше, чем за июньские. От 1 180 чеков июня это 1 558, а пришло 1 610.

Разница в 52 чека и есть деньги агента: нейлон, чехлы и детские гитары, которых раньше в нужный день не было. Остальной рост дал бы сезон и без него.

По закупке на складе было 2 140 300 ₽ на 7 июля и 2 096 800 ₽ на 18 августа. Перед сезоном Элина обычно затаривалась, а агент 23 раза за месяц не дал дозаказать то, что лежит без продаж больше 120 дней.

online.moysklad.ru⤢

В оборотах это видно по двум концам таблицы. Гитар 3/4 продано 34 при 30 пришедших, а пианино и пэды за 30 дней не сдвинулись. В понедельник, 17 августа, агент предложил еще 20 гитар к началу учебного года, и Вячеслав согласился без спора.

День 4420 августа, чт

30 дней: дефектура 7 вместо 41

В четверг Вячеслав спросил в чате, сколько сейчас дефектура, и мы собрали месяц целиком. Сравнивали 30 дней до начала работ и 30 дней с агентом, с 20 июля по 18 августа.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Горб в середине графика - неделя, когда письма лежали в спаме: до 14 позиций на нуле. Первая неделя замера тоже высокая: старые пустые позиции ждали первых машин по заказам агента.

online.moysklad.ru⤢

На конец замера детских гитар 7 штук и еще 20 в ожидании. Цифровое пианино стоит на складе 214 дней, и после итогов Вячеслав решил больше не возить его на склад.

web.telegram.org/a⤢

Восемь часов Элины в неделю теперь уходят на зал. В сезон это еще один человек у витрины с гитарами, но в рубли мы его не переводили.

Поменялась не формула, а частота: заказ считают каждое утро, а не раз в две недели. Неделя спама показала слабое место: агент верил отправленному письму. Теперь он верит только ответу поставщика.

Вопросы и ответы