Заявка → заказ в системе
132 мин→14 мин
от сообщения до заказа в МоемСкладе
Кейс · Магазин чая и кофе · Распознавание документов
Первая версия разбирала только Excel, а кофейни писали в WhatsApp
Магазин в Тольятти возит зерно своей обжарки и чай 58 кофейням, пекарням и офисам. Заявки шли в WhatsApp, на почту и фото тетрадного листа, и от заявки до заказа в МоемСкладе проходило 132 минуты. Первая версия за две недели почти ничего не изменила. Вторая читает все форматы и переносит заявку за 14 минут.
- Ниша
- Магазин чая и кофе, опт кофейням, 46 позиций
- Город
- Тольятти
- Канал
- WhatsApp магазина и Яндекс Почта
- Внедрение
- 5 августа - 7 сентября 2026, две версии
- Пакет
- Интеграция, 69 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и 30 дней со второй версией
Кофейня не дождалась и купила у других
13→5
за 30 дней, по журналу заявок
Часы менеджера на заявки
121 ч→26 ч
в месяц
Строк без ручной правки
0%→88%
1 842 из 2 093 строк сентября
132 минуты от заявки до заказа в МоемСкладе
Нина Петровна из пекарни «Каравай у Волги» прислала заявку на четверг в WhatsApp в 9:03, а в 10:40 переспросила, приняли ли ее вообще. Ольга, менеджер опта магазина «Лист и зерно», ответила ей в 11:26. Это был обычный вторник, 4 августа.
Ольга не сидела без дела. С утра она переносила в МойСклад Excel сети кофеен «Чашка на Победе»: три точки, на каждую своя колонка, объединенные ячейки. Такой файл занимал у нее до 50 минут, и все это время WhatsApp копил непрочитанные.
«Пока переношу файл «Чашки», непрочитанных становится вдвое больше. И в половине из них один вопрос: вы заявку видели?»
Ольга, менеджер опта
Магазин на Ленинском проспекте продает чай и кофе в розницу, но основные деньги дает опт. Кофейни, пекарни и офисы Тольятти и Жигулевска, всего 58 клиентов, берут зерно своей обжарки, чай, сиропы и стаканы. Обжаривает Филипп, на нем же склад. Заявки принимает одна Ольга.
Мы посчитали месяц до начала работ, с 6 июля по 4 августа. Заявок пришло 214. От заявки до заказа в МоемСкладе проходило в среднем 132 минуты, на каждую уходило около 34 минут чистой работы Ольги. 13 раз кофейня не дождалась ответа и докупила зерно в другом месте.
132 минот заявки до заказа
214заявок за 30 дней
13кофеен не дождались
121 чОльги на заявки в месяц
Средний оплаченный заказ опта в июле был 11 200 ₽, магазину с него остается около 30%, то есть 3 360 ₽. Тринадцать ушедших заказов стоили 43 680 ₽ маржи в месяц. Владелец Руслан поставил задачу просто: кофейня, которая написала утром, к обеду должна видеть номер заказа и сумму.
Дни 1-275-31 августа
Первая версия разбирала Excel, и почти ничего не изменилось
Самой тяжелой частью работы Ольга назвала файлы сетей: до 50 минут на один Excel против 15-20 минут на сообщение в WhatsApp. Мы поверили этой оценке и начали с файлов. Первая версия забирала вложения из почты, читала таблицу по ячейкам и создавала заказ в МоемСкладе. WhatsApp остался за Ольгой.
Включили ее в понедельник, 17 августа. За две недели пришло 104 заявки, Excel среди них было 22. Девять файлов первая версия перенесла с ошибками, и Ольга переделывала эти заказы руками. Остальные 82 заявки она разбирала как раньше.
124 минот заявки до заказа, было 132
13 из 22Excel без ошибок
82 из 104заявок мимо первой версии
6ушедших за две недели
Время сократилось на 8 минут, и то за счет файлов, которые перенеслись чисто. Ушедших заказов за две недели набралось шесть, столько же, сколько в июле за такой срок. Руслан посмотрел на эти цифры в понедельник, 31 августа, и спросил прямо, за что он платит.
Больше всего ошибок дала та самая «Чашка на Победе». Категория «Кофе в зернах» у нее стоит в объединенной ячейке на четыре строки, а количество для двух точек иногда записано одной ячейкой на обе колонки. Первая версия видела категорию только у первой строки: три сорта уезжали в раздел чая, а общее количество доставалось одной точке.
Дни 28-291-2 сентября
Excel оказался меньше пятой части, а больше половины пришло в WhatsApp
Мы выгрузили все 214 июльских заявок и разложили по тому, как они пришли. Этот разбор надо было сделать до первой версии, а не после нее.
Excel оказалось 41 из 214, меньше пятой части. Больше половины, 117 заявок, пришли в WhatsApp: текстом, голосовым или фото тетрадного листа. Файл сети действительно самый долгий, но основное время Ольги уходило на 78 сообщений текстом, где каждая позиция пишется по-своему: «сантос пачка», «бразилия маленькая», «волжская кило».
Вторая версия читает все шесть форматов из таблицы, а они вместе дают 205 из 214 заявок, 96%. Excel она разбирает не по ячейкам, а как документ целиком: объединенная ячейка становится заголовком группы, колонки точек становятся адресами доставки. Фото листа и голосовые сначала превращаются в текст.
WhatsApp и почтаСообщение, голосовое, фото листа, Excel, текст письма. ИИ забирает их в течение минуты.
РаспознаваниеСтроки заявки: сорт, вес пачки, помол, количество, точка доставки.
Сопоставление46 позиций МоегоСклада и 52 синонима. Уверенность ниже 0,85 - желтая строка Ольге.
МойСкладЗаказ покупателя через API, контрагент по номеру телефона или адресу почты, резерв на складе.
Ответ кофейнеНомер заказа, сумма и день доставки в тот же канал, откуда пришла заявка.
Главная путаница в номенклатуре - вес и помол. Один сорт продается пачкой 250 г и килограммом, эспрессо-смесь еще и молотой. «Сантос пачка» почти всегда значит 250 г, но две кофейни так зовут килограмм, и это записано в их синонимах отдельно.
Правила записали в Google Документ. Руслан оставил комментарий к разделу про скидки: у шести кофеен свои условия, и они сами пишут скидку в бланке заявки.
Дни 30-343-7 сентября
36 июльских заявок на обеих версиях
Для прогона Ольга выбрала 36 заявок июля, которые уже провела руками: 14 сообщений WhatsApp текстом, 8 фото листа, 7 Excel, 4 письма и 3 голосовых. Обе версии разбирали их на копии склада, а мы сверяли каждую строку с тем, что на самом деле уехало кофейне.
Первая версия верно разобрала 13 из 36, вторая с первого круга 29. Ошибки второй: помол в рукописных строках и «пачка» вместо килограмма у двух кофеен. После синонимов по клиентам сошлось 34 из 36. Две заявки остались Ольге: голосовое, где кофемашина заглушает половину слов, и Excel, в котором кофейня свела две недели на один лист.
Руслан проверил по-своему. В пятницу, 4 сентября, он написал заявку от руки на тетрадном листе, сфотографировал и отправил в WhatsApp магазина. ИИ разобрал 9 строк из 10, сокращение «ив. ч. 2» не узнал. Иван-чай добавили в синонимы в тот же вечер.
Вторую версию включили в понедельник, 7 сентября, в 8:00. Первой в 8:12 пришла заявка «Каравая у Волги», фото тетрадного листа на семь строк. Через минуту заказ был в МоемСкладе, а Нина Петровна получила в WhatsApp номер и сумму. К вечеру заказов набралось 12, желтых строк в них пять.
День 358 сентября
«Кофе в зернах» в объединенной ячейке
Во вторник, 8 сентября, в 10:42 пришел тот самый файл «Чашки на Победе». Закупщица сети Алина присылает его по вторникам: три точки, у каждой своя колонка, сверху объединенные ячейки «Кофе в зернах» и «Чай».
Через минуту таблица сопоставления была готова. Объединенную ячейку ИИ прочитал как заголовок группы для четырех сортов. Общую ячейку «5» на Победу и Ленина отнес к обеим точкам и записал разбивку в комментарий для Филиппа. Из 10 товарных строк 9 ушли в заказ сразу.
Желтой осталась одна строка: «Иргачефф молотый 250 - 2». Молотым магазин Эфиопию не продает. Ольга позвонила Алине в 10:49, та согласилась на зерно. В 10:55 заказ на 41 050 ₽ был подтвержден, через 13 минут после письма.
В июле на этот файл у Ольги уходило до 50 минут, а в первой версии он дважды разъезжался по чужим строкам. Теперь его разбор стоит Ольге одного звонка, и то если в файле есть желтая строка.
Дни 36-489-21 сентября
Скидку написала кофейня, а ИИ ее просто принял
Правило про скидки мы взяли из разбора: шесть кофеен пишут свою скидку в бланке, и Руслан ее подтверждает. ИИ переносил скидку из заявки в строки заказа. Проверять, действует ли она еще, правило не требовало.
У кофеен «Пенка» скидка 10% была летней: Руслан дал ее на июль и август за объем. Бланк у «Пенки» остался прежний, с колонкой «скидка, %». С 9 по 17 сентября пришли четыре заявки, и все четыре заказа ушли со скидкой. Строки были зелеными, Ольга их подтверждала, Филипп собирал.
Нашли в понедельник, 21 сентября, на недельной сверке. Руслан по понедельникам смотрит маржу по клиентам, и у «Пенки» она упала с 30% до 22%.
Четыре заказа на 82 040 ₽ без скидки ушли на 73 836 ₽. Два первых «Пенка» уже оплатила, по двум другим счета еще ждали оплаты.
Руслан позвонил владельцу «Пенки» Марату. По двум неоплаченным счетам тот согласился на цены без скидки: срок летних условий был у обоих в переписке. По оплаченным Руслан доплату просить не стал. Магазин недополучил 3 982 ₽, а сверка и новые счета заняли у Ольги полдня.
Исправление: скидка только из карточки со срокомСкидку ИИ теперь берет только из карточки контрагента в МоемСкладе, где у каждой скидки есть срок. Если скидка есть в бланке, а в карточке ее нет или она другая, строка желтая с пометкой «в бланке 10%, в карточке 0%». Условия шести кофеен Ольга перенесла в карточки с датой окончания.
Пометка потом срабатывала еще дважды, оба раза у «Пенки»: бланк они так и не поменяли. Ольга оба раза убирала скидку одним кликом.
30 дней7 сентября - 6 октября
14 минут вместо 132 и 5 ушедших вместо 13
Сравниваем журнал заявок за 30 дней до начала работ и 30 дней со второй версией. Время считаем от прихода сообщения или письма до заказа в МоемСкладе, вместе с желтыми строками, которые Ольга уточняет звонком.
| Заявки | 6 июля - 4 августа | 7 сентября - 6 октября |
|---|---|---|
| Заявок пришло | 214 | 226 |
| От заявки до заказа в МоемСкладе | 132 мин | 14 мин |
| Кофейня не дождалась и купила у других | 13 | 5 |
| Оплаченных заказов из заявок | 196 | 204 |
| Строк без правки Ольги | - | 1 842 из 2 093 (88%) |
| Часы Ольги на заявки в месяц | 121 | 26 |
Заявок стало на 12 больше, но сентябрь у кофеен всегда сильнее июля: студенты вернулись, офисы вышли из отпусков. Поэтому в деньги идет не рост заявок, а только заказы, которые перестали уходить. Ушедших было 13, стало 5, оплаченных заказов прибавилось 8.
Высокие точки на графике - выходные. Заказ ИИ создает сразу, но желтые строки ждут Ольгу до понедельника, и в субботу с воскресеньем выходит до 24 минут. В июле выходные заявки ждали по три-четыре часа.
Пять ушедших заказов остались по понятным причинам. Трое написали после 14:00 в среду и пятницу и хотели свежую обжарку на завтра, а Филипп к этому часу уже закончил. Двое ждали Иргачефф, зеленое зерно которого задержал поставщик.
Ольга освободила 95 часов в месяц. 251 строку из 2 093 она все еще правит руками, в основном помол и вес у новых клиентов. Остальное время Руслан отдал обзвону кофеен, которые не заказывали больше месяца.
Четыре месяца вместо двух: считаем вместе с первой версией
Деньги проекта - заказы, которые перестали уходить к другим обжарщикам. Часы Ольги Руслан отдал обзвону спящих кофеен, и это видно в журнале без всякой таблицы.
| Статья | 7 сентября - 6 октября |
|---|---|
| Удержано заказов в месяц | 8 |
| Средний оплаченный заказ | 11 200 ₽ |
| Дополнительная выручка | 89 600 ₽ |
| Магазину остается | 30% |
| Валовая прибыль в месяц | 26 900 ₽ |
| Модель и сервисы | 3 100 ₽ |
| Пакет «Интеграция» | 69 900 ₽ |
| Окупаемость со второй версией | около 13 недель |
Со второй версией пакет возвращается около 13 недель. Но первая версия три недели, с 17 августа по 6 сентября, работала и почти не приносила денег. С этим месяцем от первого запуска выходит около 16 недель, примерно четыре месяца. Переделку мы сделали в рамках того же пакета, но потерянный месяц магазину никто не вернет.
Трое из пяти ушедших в сентябре писали в среду и пятницу после 14:00, когда Филипп уже остужал последнюю партию. Раньше такие заявки терялись среди непрочитанных, теперь в журнале у каждой есть имя кофейни и час. По этим дням Руслан ставит вторую обжарку в 16:00.
Вопросы и ответы
Кто отвечает кофейне, если строка желтая?
Ольга. ИИ сразу пишет кофейне номер заказа и что одну строку уточнят звонком в течение часа. Пока строка желтая, Филипп собирает остальное, а спорную позицию добавляют после звонка.
Можно ли оставить кофейням их собственные бланки?
Можно, переучивать клиентов не пришлось. Бланк «Чашки» с объединенными ячейками, тетрадный лист «Каравая», голосовые кофейни у ДК ИИ разбирает как есть. Единственное, что изменили, - скидки из бланков больше не попадают в заказ без сверки с карточкой.
Кофейни пишут «сантос пачка» и «волжская кило». ИИ это понимает?
Разбирает по словарю синонимов: в нем 52 варианта из июльских заявок, у части кофеен свои. Если кофейня зовет «пачкой» килограмм, это записано в ее строке. Вес и помол ИИ не угадывает: без них строка желтая.
Почему первая версия не сработала?
Мы начали с Excel, потому что файл сети занимал больше всего времени на одну заявку. Но таких файлов было 41 из 214, а больше половины заявок шли в WhatsApp. Разбор заявок по формату теперь делаем до первой строки правил.
Что ИИ может менять в МоемСкладе?
Только заказы покупателей: для него заведен отдельный сотрудник с правом читать товары, остатки и контрагентов. Цены и скидки в карточках ИИ не меняет, оплаты и отгрузки не трогает. Все созданные им заказы видны в истории под этим сотрудником.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разложим ваши заявки за месяц по форматам и покажем, с какого канала начинать, чтобы первая версия не ушла в стол.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.