Заявка → заказ в системе
75 мин→12 мин
в среднем за 30 дней
Кейс · Магазин автозапчастей · Распознавание документов
Заявка от таксопарка доходит до МоегоСклада за 12 минут, а «прошлый раз» иногда живет на кассе
Оптовый отдел тверского магазина автозапчастей получает заявки от СТО и таксопарков в WhatsApp и почте: текстом, фото, Excel и «как в прошлый раз». ИИ собирает из них черновик заказа в МоемСкладе. Заказ появляется в учете в шесть раз быстрее, а работа менеджеров сократилась на 42%.
- Ниша
- Магазин автозапчастей, оптовый отдел
- Город
- Тверь
- Канал
- WhatsApp и почта заявок
- Внедрение
- 11-21 мая 2026
- Пакет
- Интеграция, 69 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и 30 дней после
Работа менеджера на заявку
18 мин→10 мин
каждую строку все равно открывают
Пересорт в отгрузке
14→9
строк за 30 дней
Заявок по телефону
212→205
их ИИ не касался
30 дней: 12 минут от сообщения до заказа вместо 75
Мерили 30 дней до запуска и 30 дней после. До: с 11 апреля по 10 мая, когда оптовый отдел переносил заявки в МойСклад руками. После: с 21 мая по 19 июня, когда черновик заказа собирает ИИ, а менеджер проверяет.
| Опт, заявки СТО и таксопарков | 11 апреля - 10 мая | 21 мая - 19 июня |
|---|---|---|
| Заявок из WhatsApp и почты | 310 | 324 |
| От сообщения до заказа в МоемСкладе | 75 мин | 12 мин |
| Минут менеджера на заявку | 18 | 10 |
| Часов менеджеров на заявки в месяц | 93 | 54 |
| Строк с пересортом в отгрузке | 14 | 9 |
| Заявок по телефону | 212 | 205 |
Скорость выросла сильно: заказ в учете появляется через 12 минут, а не через час с лишним. Работа менеджера сократилась меньше, с 18 до 10 минут на заявку. Каждую строку черновика Виктория и Дмитрий все равно открывают, и этого владелец менять не хочет.
На графике видны понедельники: до ИИ заявки выходных ждали до обеда. Майские праздники в периоде «до» тоже дали длинные дни, 1-4 и 9-10 мая. С ИИ понедельник остался самым тяжелым днем, но черновики к открытию уже готовы.
Деньги сдвинулись скромнее, чем минуты. Заявок стало на 14 больше, телефонных на 7 меньше, и эти колебания в пределах обычного месяца. Пересорт упал с 14 до 9 строк, а не до нуля. Телефон, через который приходит 205 заявок в месяц, мы не трогали вовсе.
Дни 1-311-13 мая
Откуда цифры: 310 заявок в шести видах
«Автозапчасти на Склизкова» в Твери - магазин у дороги и оптовый отдел на втором этаже. Опт возит запчасти 140 клиентам: таксопаркам, каршерингу, СТО из Конаково и Торжка. Ассортимент - 6 800 позиций в МоемСкладе, в основном расходники на Solaris, Rio, Vesta и Largus.
Заявки разбирают двое, Виктория и Дмитрий. Кроме заявок у них звонки, подбор по VIN и сверки с бухгалтерией. Разбор начали 11 мая и взяли все письменные заявки за 30 дней до этого.
Почта - это крупные клиенты с Excel и фото листов. Остальное WhatsApp: текст, фото старой детали, VIN, голосовые и самое коварное, «как в прошлый раз». Шесть видов покрывают 302 из 310 заявок, 97%.
Самая долгая заявка не самая длинная. Excel на 40 строк с артикулами Hyundai Виктория переносит за 15 минут. «Как в прошлый раз» на одну строку отнимает 20: надо найти клиента, открыть его заказы и понять, что он имел в виду.
Дни 4-614-16 мая
Правила разбора: что ИИ решает сам, а что желтое
Правила записали в Google Документ. Главное в них - уверенность строки. Зеленую строку менеджер может не открывать, желтую выбирает из вариантов, красная в заказ не попадает.
Валерий, владелец, оставил комментарий про скидки: оптовая цена в черновике должна браться из карточки контрагента, а не из памяти ИИ. Это стало отдельным пунктом. Про «как в прошлый раз» в документе одна фраза: последний заказ этого клиента. Тогда она казалась очевидной.
- Кросс-номера: заявка с номером другого бренда ищется по таблице аналогов, но аналог без согласия клиента не ставится.
- VIN: ИИ определяет модель и год, подбор деталей остается менеджеру.
- Количество «шт» у колодок - это комплект на ось, у дисков - штука.
Дни 7-817-18 мая
Как ИИ ищет деталь: артикул, кросс-номер, история клиента
WhatsApp и почтатекст, фото, Excel, VIN
Распознаваниестроки: деталь, модель, количество
Сопоставлениеартикул, кросс-номер, история клиента
Черновик заказаМойСклад, цены из карточки клиента
Менеджерпроверяет желтое и проводит
Строку заявки ИИ сначала ищет по артикулу, потом по таблице кросс-номеров, потом по прошлым покупкам этого клиента. «Колодки на солярис перед» у таксопарка однозначны: у него один поставщик колодок, и таблица пар это знает.
Номенклатура МоегоСклада оказалась чище, чем мы боялись. У каждой позиции есть артикул и модель в названии, а группы разложены по узлам машины. Это сэкономило неделю.
Дни 9-1019-20 мая
Прогон на апреле: 38, потом 46 из 50
Прогон сделали на 50 апрельских заявках, где правильный заказ известен по отгрузке. С первого раза 38 из 50 заявок легли без правок. Красные строки - фото с бликом, Largus вместо Vesta в рукописи и «диски» без оси.
После словаря сокращений и правила про ось без правок прошли 46 из 50. Четыре фото с бликом ИИ сразу отдает менеджеру: артикул на них не читает и человек, пока не увеличит.
Этот прогон и задал потолок проекта. Черновик собирается почти мгновенно, но и после словаря 4 заявки из 50 требуют правки, а угадать заранее, какие именно, нельзя. Поэтому Валерий оставил проверку каждой строки, и минуты менеджера сократились меньше чем вдвое, с 18 до 10.
Дни 11-1721-27 мая
Запуск и Павел: «как в прошлый раз, но больше»
21 мая, в четверг, WhatsApp опта и почта заявок пошли в черновики. Первым написал каршеринг: 7 машин, две желтые строки. Прилавок не трогали: продавец Борис работает в кассе МоегоСклада, как раньше.
Через пять дней случилась заявка, на которой правило «как в прошлый раз» проверили всерьез. Павел, механик «Таксопарка Северный», написал в 21:12: «колодки как в прошлый раз, но больше. штук 10». Раньше такую заявку Виктория утром разгадывала минут двадцать.
ИИ научили брать прошлый заказ. Он нашел у контрагента предыдущий заказ, 6 комплектов передних колодок на Solaris, и поставил 10. Виктория в 8:52 только сверила и ответила Павлу. Заказ на 27 630 ₽ уехал к 13:00.
Дни 25-264-5 июня
Чей это был прошлый раз: продажа на кассе
4 июня в 21:40 Павел снова написал «колодки как в прошлый раз», 12 штук к обеду. Утром Виктория провела черновик: 12 комплектов передних на Solaris, как в прошлом заказе контрагента. Строка была зеленой, уверенность высокая.
В 11:30 курьер привез колодки в парк. Механик открыл первую коробку: им нужны были задние на Vesta. Именно их Павел брал на следующий день после прошлого оптового заказа, за прилавком, когда торопился. Борис пробил ту продажу на «Розничного покупателя».
ИИ сделал все по правилу: взял последний заказ контрагента. Только последней покупкой в МоемСкладе числился тот самый солярис на 10 комплектов. Продажа за прилавком лежала в рознице среди 1 412 чеков месяца, без имени.
Четыре Весты простояли в парке до вечера. Виктория собрала 12 задних колодок на 15 012 ₽, Валерий отвез их сам в 15:00. Возврат 00731 на 28 620 ₽ приняли целиком. Скидки не просили и не предлагали: Павел сказал, что сам виноват, «надо было написать модель».
Исправление: касса и желтый «прошлый раз»Сначала данные. На кассе у Бориса теперь кнопка выбора оптового клиента по телефону, и продажа ложится на контрагента. Розничные чеки мая с телефонами наших оптовиков мы нашли и перенесли: таких оказалось 23. Потом правило: строка «как в прошлый раз» больше не бывает зеленой, в черновике стоит дата и состав того заказа, и менеджер подтверждает ее у клиента одной фразой. Через две недели Борис дважды забыл выбрать контрагента. Обе продажи Виктория нашла на проверке розничных чеков в конце недели, до того как они понадобились.
Деньги: 39 часов менеджеров в месяц
Деньги этого проекта лежат в часах Виктории и Дмитрия: 93 часа на письменные заявки в месяц до запуска, 54 после. Объем опта от черновиков не зависит, таксопарки заказывают столько, сколько ломается машин.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на письменные заявки до и после | 93 и 54 в месяц |
| Освободилось | 39 ч в месяц |
| Стоимость часа менеджера с взносами | 480 ₽ |
| Экономия | 18 720 ₽ в месяц |
| Распознавание, модель, сервер | 2 900 ₽ в месяц |
| Внедрение, пакет «Интеграция» | 69 900 ₽ |
| Окупаемость | около 19 недель |
Пакет с интеграцией нужен из-за МоегоСклада: черновик заказа создается прямо в учете, с оптовой ценой из карточки клиента и резервом. Без этого менеджер переносил бы Excel руками, и половина экономии ушла бы туда.
Пять строк пересорта в месяц, которые больше не возвращаются, - это рейсы курьера. Рейс по городу стоит 700 ₽, в области 1 500 ₽. История с Павлом съела один такой рейс и полдня четырех его машин.
Три условия, без которых так не выйдет
Первое - чистая номенклатура. У «Склизкова» каждая позиция с артикулом и моделью в названии. Где в учете «колодки 2» и «колодки нов», первая неделя уйдет на справочник, и 46 из 50 в прогоне не получится.
Второе - доля письменных заявок. Здесь 324 в WhatsApp и почте против 205 по телефону. В магазине, где опт звонит, экономия будет вдвое меньше: голос мы в черновики не переводили.
Третье - касса. «Как в прошлый раз» работает, только если каждая продажа оптовику лежит на его контрагенте. Если продавцы пробивают знакомых на розницу, ИИ будет помнить не ту историю. Проверить это можно до старта за 10 минут: выгрузить розничные чеки за месяц и поискать телефоны оптовых клиентов.
«Мы год думали, что у нас бардак в заявках. А бардак был на кассе, просто его никто не видел.»
Валерий, владелец
Вопросы и ответы
СТО пишут «колодки на солярис», без артикула. ИИ разберется?
Если клиент уже брал колодки, ИИ берет артикул из его истории. Если нет, ищет по модели и оси в номенклатуре и ставит строку желтой, если вариантов больше одного: например, передние Solaris I и II разные.
Что будет с заявкой по VIN?
ИИ расшифрует VIN до модели, года и двигателя и подставит это в черновик. Подбор конкретной детали остается менеджеру: в каталогах слишком много исключений по комплектациям.
Кросс-номера других брендов он понимает?
Понимает через таблицу аналогов, которую ведет магазин. Но аналог без согласия клиента в заказ не ставится: строка желтая, менеджер звонит.
А если в заявке опечатка в артикуле?
Ищет ближайшие артикулы и показывает менеджеру три варианта. На апрельском прогоне таких строк было 11, верный вариант стоял первым в 9.
Можно, чтобы заказ проводился без менеджера?
Технически можно для зеленых строк. Валерий решил, что пока каждый заказ проводит человек. После истории с Павлом решение не изменилось.
Во что обходится одна заявка в месяц работы?
В этом магазине модель, распознавание и сервер стоят 2 900 ₽ в месяц на 324 заявки, около 9 ₽ за заявку. Фото листа дороже текста, Excel почти бесплатный.
Что делать с голосовыми?
Их 13 в месяц, и пока их слушает менеджер. Расшифровку мы показываем текстом в черновике, но по голосовому механика «и еще то же на вторую машину» без человека не собрать.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разберем ваши заявки за месяц и покажем, какую долю ИИ соберет в черновик МоегоСклада без менеджера.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.