Заявка → заказ в системе
73 мин→10 мин
от письма до заказа в МоемСкладе
Кейс · Крафтовая пивоварня · Распознавание документов
14 баров в месяц уходили к соседям, пока заявка ждала менеджера
Пивоварня в Йошкар-Оле продает кеги барам и разливным магазинам, заявки приходят на почту в любом виде. Сначала мы посчитали, сколько маржи уходит с барами, которые не дождались ответа, и сколько заказов надо удержать, чтобы внедрение окупилось. Потом ИИ начал сам заводить заказы в МойСклад.
- Ниша
- Крафтовая пивоварня, 9 сортов, 64 бара и магазина
- Город
- Йошкар-Ола
- Канал
- Яндекс Почта, ящик заявок
- Внедрение
- 15-25 июня 2026
- Пакет
- Интеграция, 69 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после, по журналу заявок
Бар не дождался и взял у других
14→5
за 30 дней, по журналу
Часы менеджера на заявки
97 ч→20 ч
в месяц
Строк без ручной правки
0%→90%
1 604 из 1 788 строк июля
14 баров за месяц взяли пиво у соседей
К 14:40 пятницы, 12 июня, в ящике заявок пивоварни висело пять непрочитанных писем. Бары заказывают кеги на выходные, а менеджер Вероника с обеда на телефоне: фургон застрял на выгрузке в Медведеве, и клиенты звонят узнать, где их пиво.
Из этих писем два заказа к вечеру уехали к другой пивоварне. Гастробар «Ольха» ответил коротко: «уже взяли, спасибо». Такая пятница была не одна.
Мы сели с владельцем Владиславом и посчитали месяц до запуска, с 16 мая по 14 июня. Заявок на почту пришло 188. От письма до заказа в МоемСкладе проходило в среднем 73 минуты. 14 раз бар не дождался подтверждения и взял кеги у соседей.
73 минот письма до заказа
188заявок за 30 дней
14баров не дождались
65 520 ₽маржи ушло за месяц
Считали то, что пивоварня оставляет себе с заказа. Средний оплаченный заказ за этот месяц - 15 600 ₽, с него остается около 30%, то есть 4 680 ₽. Четырнадцать ушедших заказов - это 218 400 ₽ оборота и 65 520 ₽ маржи.
Из 14 потерь 11 пришлись на пятницу. Бары берут пиво на выходные и летние веранды и пишут с 11 до 15 часов, чтобы попасть в субботний маршрут. Как раз в эти часы у Вероники больше всего звонков.
Девять сортов, два фургона и один ящик заявок
Пивоварня на улице Машиностроителей варит девять сортов: лагер, IPA, APA, пшеничное нефильтрованное, стаут, темный лагер, сидр, живой квас и лимонад «Тархун». Разливают в кеги по 20 и 30 литров, лагер и IPA еще в бутылки ящиками по 20 штук.
Розницы почти нет, кроме своего бара при цехе. Покупают 64 клиента: бары и кафе Йошкар-Олы, разливные магазины, сеть «Кран и кружка» из трех точек, кафе в Медведеве и Козьмодемьянске. Два фургона с изотермой ходят по маршрутам во вторник, четверг, пятницу и субботу.
Заявки принимает Вероника. Кроме них на ней телефон, счета, акты сверки, залог за кеги и обиды бара, которому не хватило IPA. На одну заявку уходило около 31 минуты чистой работы: открыть вложение, найти каждую строку среди 96 позиций, проверить остаток, создать заказ, ответить клиенту.
«Каждый пишет как хочет. «Кран и кружка» шлет Excel со своими кодами, Анатолий из «Причала» фотографирует тетрадь, кто-то ставит галочки на нашем же прайсе. Я сначала перевожу это на наш язык, потом завожу.»
Вероника, менеджер по заявкам
Владислав ставил задачу деньгами, а не минутами. Бар, который написал в пятницу в 11, через несколько минут должен знать, что пиво приедет в субботу. Освободившиеся часы Вероники он считал приятным довеском.
Сколько баров надо удержать, чтобы внедрение окупилось
Расчет сделали 17 июня, до того как написать первую строку правил. Пакет «Интеграция» за 69 900 ₽: забор писем из почты, разбор вложений, создание заказов в МоемСкладе через API, журнал и ручная очередь для сомнительных строк.
Владислав хотел вернуть деньги за полтора месяца. Отсюда и планка: сколько заказов в месяц нужно удержать из тех 14, что уходили.
| Статья | План, 17 июня |
|---|---|
| Пакет «Интеграция»: почта, разбор, МойСклад | 69 900 ₽ |
| Вернуть за 6 недель | 46 600 ₽ в месяц |
| Плюс модель и сервисы | 2 900 ₽ в месяц |
| Нужно валовой прибыли | 49 500 ₽ в месяц |
| Средний оплаченный заказ | 15 600 ₽ |
| Пивоварне остается с заказа | 30%, 4 680 ₽ |
| Удержать заказов в месяц | 11 из 14 ушедших |
Вышло 11 заказов из 14. Мы сразу сказали, что все 14 не вернуть. Часть баров пишет в пятницу после 15:00, когда субботний маршрут уже собран, и быстрый ответ им не поможет. Им нужен третий фургон, а не ИИ.
Дни 1-515-19 июня
Тетрадь, Excel, галочки на прайсе: в каком виде пишут бары
Первым делом выгрузили все 188 заявок месяца до запуска и разложили по тому, как они пришли. Ждали, что главная беда - Excel сети со своими кодами. Excel оказался самым простым: коды сети один раз сопоставили с нашими.
Шесть форматов закрывают 179 из 188 заявок, 95%. Больше всего, 58, приходит обычным текстом письма. Трудных два: фото листа от руки, 27 заявок, и скриншот переписки, 18. В них почерк, сокращения и «темное как в прошлый раз».
Потом искали, где ошибается сам человек. В номенклатуре рядом стоят позиции, которые отличаются только тарой: IPA на 20 и 30 литров, стаут на 20 и 30. Темный лагер и стаут бары одинаково зовут «темным».
Правила записали в Google Документ: синонимы сортов, как понимать тару, что делать с пустыми кегами, до какого часа заявка попадает в ближайший маршрут. Владислав прокомментировал раздел про тару: в мае «Причалу» привезли 20-литровые кеги вместо 30, и на выходные бару не хватило пива.
Порог уверенности поставили 0,85. Строка ниже порога не попадает в заказ молча: она желтая в таблице сопоставления, и Вероника решает ее звонком.
Дни 6-1020-24 июня
26 майских заявок и фото из машины ночью
Ящик заявокЯндекс Почта: письмо с Excel, фото, PDF или текстом. ИИ забирает вложения за минуту.
РаспознаваниеСтроки заявки: сорт, тара, количество, дата маршрута, пустые кеги.
Сопоставление96 позиций номенклатуры и 37 синонимов. Уверенность ниже 0,85 - желтая строка.
МойСкладЗаказ покупателя через API, контрагент по адресу почты, резерв на складе.
Ответ баруНомер заказа, сумма и дата маршрута. Желтые строки Вероника уточняет звонком.
Для прогона Вероника выбрала 26 майских заявок, которые уже провела руками, причем самые неудобные: тетради, скриншоты, прайс с галочками. ИИ разбирал их на копии склада, мы сверяли каждую строку с тем, что ушло клиенту на самом деле.
С первого раза верно разобрано 15 заявок из 26, чуть больше половины. ИИ путал тару в рукописных строках, пропускал галочки на полях PDF и превращал «вернуть 6 пустых» в продажу шести кегов. Тару и галочки поправили примерами, возврат кегов теперь идет водителю в комментарий.
После правок примерами верных набралось 24 из 26, и выше Владислав поднимать не просил. Фото листа, снятое в машине ночью, ИИ так и не прочитал: ни одна строка не набрала даже 0,5. Вторая - голосовое, вложенное в письмо. Голосовые в почте бывают раз в месяц, и учить на них Владислав не стал.
Одного прогон не проверял: что будет, если заказ поменяют в МоемСкладе руками, пока письмо еще в пути. В мае таких случаев в выгрузке не нашлось, и в тест они не попали.
Дни 11-1225-26 июня
Пятница, 9:14: кеговое пиво на тетрадном листе
Включили в четверг, 25 июня, в 8:00. Первая заявка пришла через 6 минут: Excel «Кран и кружка» на 19 строк, коды сети ИИ перевел в наши, заказ в МоемСкладе. К вечеру таких заказов было 11, желтых строк в них набралось шесть.
В пятницу, 26 июня, в 9:14 написал Анатолий Ведерников. У него бар «Причал» на берегу в Медведеве, кеговое пиво на шести кранах и привычка заказывать в последний момент. В письме одна строка «на субботу», во вложении фото тетрадного листа.
Через минуту заказ уже был в МоемСкладе: ИИ разобрал 12 строк из 14. Десять позиций ушли в заказ, «пустые заберите 6 шт» стало комментарием для водителя, «в субб до 12» превратилось в дату маршрута. Две строки остались желтыми.
Первая - «темное как в прошлый раз»: темным бары зовут и стаут, и темный лагер. Вторая - «апа 20»: APA разливают только в 30-литровые кеги. Вероника позвонила в 9:19, Анатолий выбрал темный лагер и согласился на 30 литров. В 9:26 заказ на 60 600 ₽ был готов, через 12 минут после письма.
В мае фото тетради Вероника разбирала минут сорок, и то после звонков, которые ждали первыми. В субботу к полудню «Причал» получил все краны.
Дни 25-279-11 июля
Дозаказ на словах и два заказа на одну пятницу
Схему сломала давняя привычка маршрута. Водитель Степан, развозя кеги, слышит от барменов «добавь в пятницу пару вайцена». Раньше он звонил кладовщику Глебу, и тот дописывал строки в заказ сам. Так было удобно всем, и на прогоне об этом никто не вспомнил.
В четверг, 9 июля, в 14:20 бар «Шкипер» передал через Степана: к пятничному заказу еще 2 кега пшеничного и кег IPA. В 14:41 Глеб дописал их в заказ 00498 вручную. Наутро, в 9:05, администратор «Шкипера» Кристина продублировала дозаказ письмом, чтобы точно не забыли.
ИИ сделал то, что положено: новое письмо - новый заказ 00503 на 14 700 ₽. Правку Глеба он не видел, она была в другом заказе. Склад собрал оба. В 15:52 Глеб заметил два заказа «Шкипера» на один маршрут, но фургон уже грузили.
Кристина приняла заказ 00498 на 28 200 ₽ и вернула три лишних кега. IPA ушла обратно на склад без потерь. Нефильтрованное пшеничное живет недолго, другого заказа на него до конца недели не нашлось, и два кега продали в баре при пивоварне со скидкой 35%. Пивоварня недополучила 3 255 ₽, Вероника и Глеб потратили на разбор полдня.
Чинить в коде было почти нечего: дубль родился, потому что заказ поменяли мимо почты. Разговор шел со Степаном и Глебом, а не с нами.
Исправили не код, а путь дозаказаДозаказ с маршрута Степан шлет голосовым в рабочий чат, Вероника пересылает его в ящик заявок, и заказ меняется одним путем. Глебу закрыли правку заказов в статусе «Собран». ИИ сверяет новое письмо с открытыми заказами клиента за два дня и красит совпавшие позиции пометкой «возможный дубль».
Через девять дней Степан опять принял дозаказ на словах, но прислал голосовое в чат, и Вероника внесла его через ящик. Глеб дважды пытался дописать строки по старой памяти и упирался в права. Пометка «возможный дубль» за июль сработала трижды и только раз по делу: два других бара честно заказывали дважды за неделю.
30 дней25 июня - 24 июля
Удержали 9 заказов вместо 11 по плану
Сравниваем журнал заявок за 30 дней до старта и 30 дней с ИИ. Время считаем от прихода письма до заказа в МоемСкладе, включая желтые строки, которые Вероника уточняет звонком.
| Заявки на почту | 16 мая - 14 июня | 25 июня - 24 июля |
|---|---|---|
| Заявок пришло | 188 | 197 |
| От письма до заказа в МоемСкладе | 73 мин | 10 мин |
| Бар не дождался и взял у других | 14 | 5 |
| Оплаченных заказов из почты | 161 | 170 |
| Строк без правки Вероники | - | 1 604 (90%) |
| Часы Вероники на заявки в месяц | 97 | 20 |
Заявок стало на 9 больше, но это июль: веранды, жара, фестиваль на набережной. Поэтому в деньги идут только бары, которые перестали уходить. Таких заказов 9: ушедших было 14, стало 5.
Пики на графике - воскресенья. Заказ ИИ создает сразу, но желтые строки ждут Веронику до понедельника, и в эти дни выходит 19-22 минуты. В мае воскресные письма ждали по 2-3 часа.
| Статья | План до старта | Факт, 25 июня - 24 июля |
|---|---|---|
| Удержано заказов в месяц | 11 | 9 |
| Средний оплаченный заказ | 15 600 ₽ | 15 600 ₽ |
| Дополнительная выручка | 171 600 ₽ | 140 400 ₽ |
| Пивоварне остается | 30% | 30% |
| Валовая прибыль | 51 480 ₽ | 42 100 ₽ |
| Модель и сервисы | 2 900 ₽ | 2 900 ₽ |
| Возврат пакета «Интеграция», 69 900 ₽ | 6 недель | около 8 недель |
Факт отстал от плана на два заказа. Пять ушедших остались по понятной причине: трое написали в пятницу после 15:00, когда субботний маршрут уже собран, двое из Козьмодемьянска, куда фургон ходит раз в неделю. Это вопрос маршрутов, а не скорости разбора.
Владислав первым делом спросил про Веронику, деньги потом. Заявки занимали у нее 97 часов в месяц, теперь 20. Освободившееся время ушло на акты сверки, которые раньше копились до конца месяца.
Как посчитать, во что обходится час на заявку
- Считайте ушедших, а не минуты. Минуты менеджера легко перевести в зарплату, но деньги теряются в заказах, которые клиент отдал соседям, пока ждал. У пивоварни это 14 заказов в месяц.
- Берите маржу, а не чек. Ушедший заказ стоит 4 680 ₽, которые пивоварня с него оставляет, а не весь чек 15 600 ₽.
- Найдите свой час отсечки. Заявку после 15:00 в пятницу не спасет никакая скорость: маршрут собран. В план удержания такие заказы не включайте.
- Спросите водителей и склад. Заказы меняются не только письмами. У пивоварни второй путь нашелся только на дубле «Шкипера», а в разборе почты его не было видно.
Вечерний пятничный маршрут Степан согласился возить, если Глеб соберет фургон к 16:00. Пять баров, которые пишут после 15:00, в журнале видны поименно, и первым в этот рейс просится «Причал».
Вопросы и ответы
Бары пишут «светлое», «ипа», «как обычно». ИИ это понимает?
Понимает то, что записано в синонимах: у пивоварни их 37, собраны по майским заявкам. «Как обычно» ИИ раскрывает по прошлому заказу клиента, но красит строку желтым, пока менеджер не подтвердит. Сорт и тару он не угадывает.
Что будет с заявкой, которая пришла в воскресенье?
Заказ в МоемСкладе появится через минуту, бар получит номер и дату маршрута. Желтые строки уточнят в понедельник с 9:00, и бар видит это в ответе.
А залог за кеги и возврат пустых?
Пустые кеги ИИ переносит в комментарий водителю с числом. Залог по новым кегам считает менеджер: условия залога у каждого бара свои, и автоматизировать их пивоварня не захотела.
Какой доступ к МоемСкладу вы получаете?
Отдельного сотрудника с правами на заказы покупателей и чтение номенклатуры, остатков и контрагентов. Цены, оплаты и отгрузки ИИ не трогает. Все, что он создал, видно в истории заказа под этим сотрудником.
Заявки по телефону тоже так можно?
Пока телефонные заказы Вероника заводит сама, их около десятка в неделю. Если звонков станет больше, разговор можно расшифровывать и отдавать в тот же разбор, что и письма.
Что если бар прислал заявку в другой ящик, а не в ящик заявок?
Вероника пересылает письмо в ящик заявок, и дальше оно идет обычным путем. Через месяц таких писем стало меньше: в ответе на каждую заявку ИИ напоминает адрес ящика.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Посчитаем, сколько заказов уходит у вас, пока заявка ждет менеджера, и что из этого реально вернуть.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.