Паспорт присылают в WhatsApp, договор ждет на стойке

Утро у стойки: паспорт в Word и очередь за спиной

Коворкинг «Кольцовская 24» занимает два этажа бывшего проектного института в центре Воронежа, в пяти минутах от Кольцовского сквера. Здесь 82 рабочих места: 48 фиксированных за 9 400 ₽ в месяц, 26 незакрепленных за 6 900 ₽, шесть кабинетов и три переговорные. Резиденты - разработчики на удаленке, дизайнеры, юристы, пара бухгалтерских ИП.

Владелец Илья держит цены ниже бизнес-центров на Плехановской и берет оборотом. Новые резиденты приходят каждую неделю, место дают на 30 дней с любого числа. На стойке одна администратор, Вероника: гости, ключ-карты, оплата, переговорные и договоры.

Без договора ключ-карту не выдать: охрана здания пускает по списку, а в списке человек с паспортом. Заявки приходят в WhatsApp, Вероника просила приехать с паспортом и перепечатывала разворот в шаблон Word. Потом сверка, два экземпляра на принтере, подпись. Так проходил обычный понедельник, 25 мая:

1. 9:02Первый новичок, Андрей, фиксированное место у окна. Вероника открывает шаблон и перепечатывает паспорт
2. 9:15У стойки двое гостей с дневным тарифом ждут ключ от переговорной
3. 9:27Договор Андрея распечатан, в серии 20 14 вместо 20 41. Перепечатка
4. 9:44Вторая новенькая: паспорт в обложке, прописка на другой странице
5. 10:06Третий человек пишет в WhatsApp, что приедет завтра: «у вас очередь»

С 22 мая по 20 июня в WhatsApp пришла 71 заявка на место, договор подписали 41. Остальные 30 застревали на шаге «приезжайте с паспортом»: работа у них начинается дома, и ехать на стойку ради бумаги хотелось не всем.

«Я печатаю паспорт, а за спиной человек с пропуском стоит и вздыхает. А вечером сама же нахожу у себя опечатку в коде.»

Вероника, администратор

Дни 1-422-25 июня

47 правок в 41 договоре: код подразделения на первом месте

Начали с бумаги. Илья отдал нам папку договоров с 22 мая по 20 июня и переписку Вероники с бухгалтером. Тамара Викторовна возвращает договор, если данные в нем не сходятся с актом. Нашлось 47 правок, 9 из них уже после подписи.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Семь полей дают 42 из 47 правок, 89%, и пять из них паспортные. Код подразделения ошибался 11 раз: шесть мелких цифр под ламинацией, и на фото с телефона семерка легко читается как единица. Серия и номер - 8 раз. Адрес регистрации - 7: снимали первую страницу с пропиской, а там старый штамп.

Что выяснилиНомер места и тариф путались реже, но бьют по деньгам: человек платит за незакрепленное место, а в договоре стоит фиксированное у окна. Эти поля бот берет не из переписки, а из сделки amoCRM, где их ставит менеджер по резидентам Надежда.

Вордовский шаблон теперь живет в Google Документах, а вместо паспортных данных в нем стоят метки в фигурных скобках. Документ можно править и показывать юристу, не открывая чужих паспортов.

docs.google.com/document⤢

Илья прочитал шаблон и оставил комментарий к пункту о месте: в WhatsApp пишут «у окна» или «где розетка», а места пронумерованы. Надежда ставит номер в сделку, когда человек выбрал место на схеме, оттуда его и берет бот.

Отдельно расписали, что бот проверяет в каждом поле до того, как оно попадет в договор. Красные строки - поля, на которых чаще всего ошибались в мае и июне.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Дни 5-626-27 июня

Где лежит паспорт: фото живет до подписи

Паспорт - персональные данные, поэтому до прогона договорились, что где хранится. Фото приходит в WhatsApp Business через API на сервер в российском облаке, там же его читает сервис распознавания. Зарубежные нейросети к паспортам не подключали.

• Фото паспорта удаляется после подписи договора, а если договор не подписан, через 24 часа.
• В amoCRM попадают ФИО, серия и номер со скрытыми цифрами и ссылка на PDF. Полный номер есть только в PDF.
• PDF лежит на том же сервере, ссылку открывают по логину трое: Вероника, Надежда и Илья.
• Шаблон в Google Документах хранит только метки полей, данных людей в нем нет.
• Согласие на обработку данных бот берет в чате до первого фото, текст согласия проверил юрист коворкинга.

Тамара Викторовна спросила, что будет с ксерокопиями паспортов в папке у стойки. Их больше не делают: реквизиты есть в договоре, а копия разворота бухгалтерии не нужна.

Дни 7-1128 июня - 2 июля

30 фото на прогоне и первое утро в WhatsApp

Для прогона собрали 30 фото паспортов: сотрудники коворкинга, их родственники и шесть резидентов, которые согласились помочь. Брали нарочно плохие кадры: под настольной лампой, с пальцем на краю, со сканера МФЦ, разворот с двумя штампами прописки.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого раза бот прочитал 22 из 30, меньше, чем мы ждали. Он брал первый штамп прописки вместо последнего и пропускал просроченный паспорт: владельцу 47, а паспорт выдан в 20 лет. После правок верно 29 из 30. Последнее фото снято в машине при свете фонаря, и на нем бот просит переснять, а не угадывает цифры.

web.telegram.org/a⤢

2 июля бота включили в 9:00. В 10:12 написал Рустам: нужно фиксированное место с сегодняшнего дня. Разворот он снял у себя на столе под лампой, эта переписка стоит в верхнем кадре страницы.

Блик на фото Рустама закрыл часть цифры, и в коде подразделения вместо 7 вышла 1. Шесть цифр через дефис на месте, такой код Вероника в июне напечатала бы не глядя. Бот сверил его по справочнику подразделений со строкой «Выдан», увидел чужой отдел и попросил переснять. Ошибку поймала проверка формата, второе фото прошло сразу.

Договор на рабочее место 2-14 Рустам подписал у стойки в 10:36, через 24 минуты после первого сообщения. Пока он ехал, Вероника успела распечатать договор и подготовить ключ-карту.

kolcovskaya24.amocrm.ru/leads/detail/21512⤢

За первый день бот собрал 6 договоров. Вероника печатала их и выдавала карты, не перепечатав ни одного паспорта.

30 дней2-31 июля

Июль против мая-июня: 52 договора и 4 минуты на каждый

Сравниваем 30 дней до внедрения, с 22 мая по 20 июня, и первые 30 дней с ботом, с 2 по 31 июля. Тарифы и рекламу не трогали. Летом заявок обычно чуть меньше, но в этот раз их пришло 74 против 71.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Средние 4 минуты складываются из двух разных договоров. 45 бот собрал сам, на них у Вероники уходит 2-3 минуты: проверить, распечатать, выдать карту. 7 оформлены вручную: 4 иностранца до правки, 2 документа без машиночитаемой зоны и одно временное удостоверение личности вместо паспорта. Всплеск на графике - как раз 7-9 июля.

Обе июльские ошибки в паспортных данных - в ручных договорах. Вероника переставила цифры в номере паспорта Узбекистана, а Тамара Викторовна заметила это при сверке актов.

kolcovskaya24.amocrm.ru/leads/pipeline⤢

Воронка на 31 июля: 30 договоров подписаны и оплачены, еще 22 человека из июльских уже продлили место на август. Рустам среди них, на том же месте 2-14. В первой колонке 7 заявок: люди выбирают место или ждут своего дня старта.

web.telegram.org/a⤢

Деньги: 11 договоров сверху за месяц

В выручку июля идут только первые 30 дней каждого оплаченного договора. Продления на август уже пришли, но это деньги следующего месяца. 12 часов Вероники лежат отдельно: она не стала работать меньше, просто гостей у стойки больше не держат.

Маржа высокая, потому что аренда этажа, интернет и зарплата Вероники не зависят от числа резидентов. Переменные расходы на место - кофе, уборка, эквайринг и налог, около половины тарифа. Если августовские продления удержатся, второй месяц даст больше первого, но его еще надо прожить.

Кто остался на ручном договоре

На стойке остались три вида документов: вид на жительство, паспорта без машиночитаемой зоны и временные удостоверения личности. В июле таких было 3 договора, и под каждый вид нужен свой шаблон. Илья считает, что ради трех договоров в месяц шаблоны не окупятся.

Надежда против, и у нее есть аргумент на бумаге: в августе заезжает команда из Ташкента, восемь человек, у троих вид на жительство. Бронь на восемь мест у окна на втором этаже уже стоит в amoCRM с датой 10 августа, и три договора из восьми Вероника будет набирать руками, по 10-12 минут на каждый.

Вопросы и ответы