Несопоставленные платежи на конец периода
77→4
30 апреля и 13 июня
Кейс · Кирпич и газобетон · Распознавание документов
Машина стоит, деньги на счете, а платеж никто не нашел
Стройбаза в Чебоксарах продает газоблок и кирпич частникам и бригадам. В сезон каждый ненайденный платеж - это манипулятор, который не выехал. Мы поставили ИИ, который ищет счет к каждому платежу по сумме, назначению и письмам клиентов. С перевыставленными счетами он справляется примерно на две трети.
- Ниша
- Кирпич и газобетон, склад и 2 манипулятора
- Город
- Чебоксары
- Источники
- выписка 1С, ящик заказов в Яндекс Почте
- Внедрение
- 4-14 мая 2026
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 1-30 апреля и 15 мая - 13 июня
Ответ менеджеру «оплата пришла?»
47 мин→30 сек
раньше ждали бухгалтера
Часов в месяц на поиск оплат
76 ч→16 ч
бухгалтер и менеджеры
Входящих платежей
486→612
май-июнь - сезон стройки
Манипулятор на погрузке, бухгалтер ищет платеж
Бригада, которая стоит на объекте без блоков, обходится дороже любого бухгалтера. Стройбаза в Чебоксарах торгует газоблоком D500, облицовочным и рядовым кирпичом, клеем и всем, что нужно коробке частного дома. Два манипулятора, склад под открытым небом, менеджеры Дмитрий и Вера, кладовщик Николай. Бухгалтер Надежда одна на все: банк, первичку, зарплату. Владелец - Валерий.
Правило простое: частнику и бригаде отгружают после оплаты. Менеджер выставляет счет в 1С и отправляет его с ящика заказов. Дальше клиент платит как умеет: с личной карты, через прораба, «за газоблок» без номера, за вычетом поддонов, которые вернет.
486входящих платежей в апреле
161без номера счета или с другой суммой
77так и не нашли к 30 апреля
47 минждал менеджер ответа «оплата пришла?»
«Клиент звонит: я же вчера оплатил, где машина. Я иду к Надежде, Надежда в выписке, у нее еще 30 таких. Николай держит машину. Иногда до обеда.»
Дмитрий, менеджер
Апрель - начало сезона. Частники заливают фундаменты и в мае начинают стены, бригады берут объекты один за другим. Платежей становится больше, а Надежда одна.
Валерий пришел с простой задачей: чтобы склад знал об оплате раньше, чем клиент позвонит. Бухгалтера заменять никто не собирался. Надежда сама сказала, что разносить выписку она готова, а вот искать, чей платеж «за блоки, Гагарина», больше не хочет.
Дни 1-44-7 мая
161 трудный платеж: кто платит за газоблок
Взяли апрельскую выписку и все счета месяца. 161 платеж из 486 (33%) Надежда искала руками. Восемь причин закрыли 161 из 161: в разбор попали 100% трудных платежей, без «прочего».
Первое место - оплаты с личных карт. Директор маленькой фирмы платит за газоблок со своей карты, и в выписке видно только «Перевод с карты, Кузнецов А. П.». Счет же выставлен на ООО. На втором - прорабы и бригадиры, которые платят за заказчика и путают, на кого счет.
Что выяснилиБез писем этот поток не разобрать. Клиенты почти всегда пишут на ящик заказов: «оплатил с личной», «это за Сидорова, улица Гагарина». Письмо и платеж расходятся на минуты, а сумма совпадает с точностью до рубля. ИИ надо давать оба источника сразу.
Остальные причины мельче, но в сумме их почти столько же: округления до тысяч, одна платежка на два-три счета, оплата доставки отдельно водителю, опечатка в номере счета. Каждую мы описали отдельным правилом с примером из апреля.
Правила записали так, чтобы их понял и кладовщик. ИИ сам ничего не проводит: он ставит отметку для склада, а проводку делает Надежда раз в день списком.
Валерий спросил про залоговые поддоны, и это важное уточнение. Клиент, который вернул шесть поддонов, платит следующий счет на 2 400 ₽ меньше. Такую разницу ИИ не считает недоплатой, если в 1С есть возврат.
ВыпискаКаждый час из банка в 1С, с 8:00 до 19:00, в субботу до 15:00.
Ящик заказовПисьма клиентов о платежах, чеки, платежки.
ИИНомер счета, сумма, плательщик, письмо. Не нашел - в очередь.
TelegramОтметка для Николая: «оплачен, можно грузить» или «в очереди».
НадеждаПроводит список в 1С и разбирает очередь.
Дни 9-1212-15 мая
Прогон на апреле и первый день: Кузнецов платит с личной карты
Прогон делали на всех 161 трудном платеже апреля: какой счет предложил ИИ и куда платеж в итоге разнесла Надежда.
С первого раза ИИ угадал только 104 счета из 161. Он не знал, что Михайлов - прораб, который платит за троих заказчиков, и считал недоплатой счета без залоговых поддонов. После справочника «кто за кого платит» и сверки с возвратами поддонов вышло 155 из 161. Шесть платежей не нашлись бы и у человека без звонка: сумма круглая, письма нет.
Включили в пятницу, 15 мая, в 8:00. Первым трудным платежом оказался ровно тот случай, ради которого все затевали.
Деньги за «газоблок» пришли с карты директора, номера счета в назначении не было: 66 380 ₽ от Кузнецова А. П., в назначении одно слово. Через девять минут на ящик пришло письмо от «Стены Плюс»: оплатил с личной, отгрузите завтра. ИИ нашел счет по сумме и письму: 6 поддонов газоблока, поддоны в залог и доставка. Николай поставил машину на утро, Надежда узнала об этом из списка вечером.
В первый день через ИИ прошли 26 платежей. Менеджеры перестали ходить к Надежде, а спрашивали агента в чате и получали ответ сразу.
Дни 23-2426-27 мая
Номер одного счета, сумма другого: машина Ефимова ждала до обеда
В конце мая на заводе кончился газоблок D500 толщиной 250, и менеджеры начали перевыставлять счета: другой размер, другое число поддонов, клей в придачу. Старый счет при этом в 1С оставался открытым.
Бригадир Ефимов заказал 4 поддона, счет 2281 на 45 420 ₽. Потом Дмитрий переделал заказ на 5 поддонов с клеем, счет 2297 на 57 980 ₽. 26 мая Ефимов заплатил 57 980 ₽ с назначением «по счету 2281»: номер он скопировал из первого письма.
ИИ нашел номер 2281, увидел сумму больше счета и поставил «оплачен, переплата 12 560 ₽». Счет 2297 остался неоплаченным, и утром Николай машину не загрузил. В 8:40 Ефимов позвонил Дмитрию: бригада из четырех человек на объекте, блоков нет. Машина ушла в 13:30, доставку Валерий сделал бесплатно.
Мы пересмотрели все платежи с запуска. Таких «переплат» по старым номерам нашлось еще семь, по трем отгрузку держали от нескольких часов до суток. В прогоне их не было: в апреле газоблок был, и счета почти не перевыставляли.
Как исправили: новый счет на ту же сумму важнее старого номераЕсли платеж больше счета, а у клиента есть более новый открытый счет ровно на эту сумму, ИИ привязывает платеж к новому, а старый помечает «перевыставлен» для менеджера. Менеджеров попросили писать в новом счете «взамен N» и закрывать старый. Закрыли не все: в июне из 14 перевыставленных счетов 9 ИИ разнес сам, а 5 ушли к Надежде. Там клиент платил новую сумму без доставки или менеджер не оставил пометку, и сопоставить можно только по звонку.
30 дней15 мая - 13 июня
Апрель и сезон: 77 потерянных платежей и 4
| Сверка оплат | 1-30 апреля | 15 мая - 13 июня |
|---|---|---|
| Входящих платежей | 486 | 612 |
| Без номера счета или с другой суммой | 161 (33%) | 198 (32%) |
| Не сопоставлено на конец периода | 77 (15,8%) | 4 (0,7%) |
| Часов бухгалтера на поиск оплат | 46 | 12 |
| Часов менеджеров на «оплата пришла?» | 30 | 4 |
| Часов на поиск оплат всего | 76 | 16 |
| Ответ менеджеру | 47 мин | 30 сек |
Платежей стало на 26% больше: сезон. Доля трудных почти не изменилась, люди платят как платили. 581 из 612 (95%) ИИ разнес сам, 31 ушел в очередь, Надежда разобрала 27.
Из всех графиков склад смотрит на этот. Сколько менеджер ждал ответа, столько ждала машина. В апреле в среднем 47 минут, в июне - 30 секунд, потому что спрашивают не человека, а отметку.
Часы считали по журналу, который Надежда и менеджеры вели весь период замера: кто, сколько минут и на какой платеж. В апреле журнал восстанавливали по переписке и выписке, поэтому апрельские часы скорее занижены, чем завышены.
Четыре платежа и резерв: куда ИИ не дотянулся
Сверка стала быстрой, но не полной. Есть платежи, к которым счет не найдет ни ИИ, ни бухгалтер, пока кто-то не позвонит. Их немного, и почти все они от одних и тех же людей.
Четыре платежа на 92 600 ₽ на 13 июня не нашлись. Самый крупный - 48 200 ₽ от прораба Михайлова, заказчика которого никто не знает. Михайлов ведет сразу несколько домов и платит за них со своей карты, а в письме пишет то улицу, то фамилию, то ничего. Под эти платежи на складе держат резерв.
Из 36 поддонов газоблока толщиной 200 мм четыре стоят в резерве, 7,2 кубометра. Это блоки, за которые, скорее всего, уже заплатили, но отгрузить их нельзя, пока не ясно кому.
В карточках покупателей теперь видно, кто как платит: Кузнецов - с личной карты и всегда с письмом, Петров округляет до тысяч, Михайлов платит за чужие дома.
Вторая причина расхождений сидит в самой номенклатуре. Поддон в залог заведен отдельной строкой, и клиенту, который вернул поддоны, менеджер иногда ставит их в счет повторно. Сумма в счете тогда больше, чем клиент платит, и ИИ видит «частичную оплату» там, где все честно.
Перевыставленные счета так и остались слабым местом. Вера забывала писать «взамен» еще неделю после разговора, и пять июньских платежей ушли к Надежде. Валерий не стал вводить штраф, а договорился, что старый счет закрывает тот, кто выставил новый.
Чего мы не добились: очередь не пустая, и по Михайлову она не опустеет, пока он не начнет писать номер счета. Трудных платежей в июне 198, почти столько же по доле, сколько в апреле: клиенты платят по-прежнему как удобно им, просто искать теперь быстрее.
47 минут у ворот в пересчете на часы
Газоблок клиенты купили бы и так, поэтому деньги здесь - часы, которые бухгалтер и менеджеры перестали тратить на поиск оплат. Простои машин и бригад в апреле никто не записывал, и в таблицу они не попали.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на поиск оплат до и после | 76 и 16 в месяц |
| Освободилось | 60 часов в месяц |
| Стоимость часа с взносами | 520 ₽ |
| Экономия | 31 200 ₽ в месяц |
| ИИ, хранение, чтение писем | 2 200 ₽ в месяц |
| Остается | 29 000 ₽ в месяц |
| Внедрение, пакет «Поток» | 39 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 6 недель |
Сезон работает в обе стороны: в июне платежей много, и часов экономится много. Зимой, когда стройка встает, срок был бы дольше.
Четыре поддона в резерве почти наверняка принадлежат заказчикам Михайлова. 15 июня он сам заехал на базу, долго смотрел на них и сказал Николаю, что два поддона - для дома в Новом Городе, а про остальные уточнит у жены: она ведет его тетрадь с адресами.
Вопросы и ответы
Клиент платит с личной карты директора. Как ИИ понимает, что это за фирму?
По письму на ящик заказов и сумме: письмо приходит в те же минуты, сумма совпадает до рубля. Если письма нет, платеж идет в очередь, и менеджер звонит.
А залоговые поддоны?
Если в 1С оформлен возврат поддонов, ИИ не считает разницу недоплатой. Если возврата нет, ставит «частично» и пишет менеджеру сумму.
Проводки в 1С тоже делает ИИ?
Нет. Он ставит отметку для склада, а Надежда проводит документы списком раз в день. Права на запись в 1С у него нет.
Что будет, если ИИ ошибется и склад отгрузит без оплаты?
Отметку «можно грузить» ИИ ставит, только если сходятся сумма и плательщик или есть письмо клиента. Все спорное идет в очередь, и склад ждет человека. За период таких отгрузок не было, ошибки были в обратную сторону: машину держали, хотя деньги пришли.
Что делать с перевыставленными счетами?
Писать в новом счете «взамен N» и закрывать старый. Тогда ИИ разносит платеж сам. Без пометки такой платеж уходит к бухгалтеру.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выписку за месяц и список счетов из 1С. Покажем, сколько отгрузок у вас ждут платежа, который уже пришел.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.