Оформление договора
24 мин→4 мин
от документов на руках до договора на подпись
Кейс · Частная музыкальная школа · Распознавание документов
«Очередь у стойки ушла, а учеников прибавилось меньше, чем я ждала»
Айлана, владелица частной музыкальной школы в Абакане, рассказывает, как договоры перестали набирать в Word, почему бот записал в группу малышей двенадцать детей при восьми местах и сколько на самом деле вернулось семей.
- Ниша
- Частная музыкальная школа, 7 кабинетов
- Город
- Абакан
- Канал
- Telegram школы, QR у стойки
- Внедрение
- 2-14 сентября 2026
- Пакет
- Интеграция, 69 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
После пробного урока остаются учиться
75%→86%
94 договора вместо 84
Ошибки в паспортных данных
10%→1%
номер, код, адрес, ФИО ребенка
Часы администратора на договоры
36 ч→7 ч
за 30 дней
Зачем школе бот для договоров, если Марьяна справлялась?
Справлялась, пока не наступал сентябрь. У нас семь кабинетов на Чертыгашева: два с фортепиано, вокальный, барабанный с шумоизоляцией, гитарный и два для малышей. Учатся около 340 человек, четверть из них взрослые. Почти половина новых учеников приходит с конца августа до середины октября.
С каждым учеником мы заключаем договор, и все договоры набирала Марьяна, одна, в Word. Двадцать четыре минуты на семью. А в субботу 29 августа у нас был первый день открытых пробных уроков.
11семей у стойки с 11:00 до 13:00
24 минна один договор вручную
3семьи ушли, не дождавшись
Восемь договоров по 24 минуты - это 192 минуты, больше трех часов. А пробный урок длится полчаса. Дети бегали по коридору, родители смотрели на часы и говорили: давайте мы дома все пришлем. Я стояла рядом и понимала, что дома никто ничего не пришлет.
«В сентябре я не администратор, а машинистка. Набираю паспорт, а за спиной мама с двумя детьми спрашивает, есть ли барабаны по субботам.»
Марьяна, администратор школы
Сколько стоила очередь у стойки?
Журнал пробных уроков за месяц, с 15 августа по 13 сентября, я подняла сама, он у нас бумажный. Пришли 112 семей, договор подписали 84. Из оставшихся 28 семнадцать ушли именно от стойки, с обещанием оформиться дома. Вернулись пятеро.
| Журнал пробных, 15.08-13.09 | Семей |
|---|---|
| Пришли на пробный урок | 112 |
| Подписали договор | 84 |
| Не подписали | 28 |
| Из них ушли от стойки «оформим дома» | 17 |
| Вернулись и подписали | 5 |
| Не вернулись | 12 |
Двенадцать семей по среднему абонементу 6 800 ₽ - это 81 600 ₽ выручки только за первый месяц. После оплаты педагогов, аренды и налога мне остается около 35%, то есть примерно 28 560 ₽. Я так и сказала: если бот вернет хотя бы этих двенадцать, он мне нужен.
Почему без паспорта нельзя просто записать на гитару?
У нас лицензия на дополнительное образование. С каждым учеником заключается договор платных образовательных услуг, заказчик - родитель, ребенок - обучающийся. По этому договору родители весной получают справку для налогового вычета, и ошибка в номере паспорта всплывает именно тогда.
- Паспорт родителя: ФИО, серия и номер, кем и когда выдан, код подразделения, адрес регистрации.
- Свидетельство о рождении: ФИО ребенка, дата рождения, серия и номер.
- Подросток с 14 лет: заказчик все равно родитель, паспорт ребенка вносим как документ обучающегося.
- Взрослый ученик: только его паспорт.
- Разовые мастер-классы: по оферте, без документов.
Дни 1-22-3 сентября
Что нашлось в старых договорах?
Первым делом нам предложили сверить то, что уже подписано. Взяли 91 договор с 15 августа и каждое поле сравнили с копиями документов из папки на стойке. Ошибки были в девяти договорах, 11 неверных полей. Я думала, будет одна-две.
Чаще всего Марьяна переставляла цифры в серии и номере: у паспортов Хакасии серия начинается с 95, глаз на этом замыливается. Потом код подразделения и адрес. Восемь из одиннадцати ошибок пришлись на субботы, когда у стойки стояло больше пяти семей. Виновата была очередь, Марьяна тут ни при чем.
Дни 3-54-6 сентября
Что вы поправили в шаблоне договора?
У Марьяны в папке лежали три договора: детский, взрослый и старый, еще до лицензии. Я выбрала детский, юрист обновил раздел о пропусках, и текст перенесли в Google Документ. Все, что берется из паспорта, свидетельства и записи, стало полями в квадратных скобках.
Свой комментарий я оставила к сторонам договора. Заказчик - тот родитель, который платит. Прошлой весной папа оформил договор на себя, а платила картой мама, и справку для вычета мы переделывали две недели.
Что бот не решает, я тоже записала сразу:
- Скидки многодетным и второму ребенку оформляет Марьяна.
- Перевод в другую группу и смену педагога решаю я.
- Договор с бабушкой или другим не родителем бот передает администратору.
- Возврат за пропуски бот объясняет по договору, но деньги не считает.
Дни 6-127-13 сентября
Как вы проверяли бота, прежде чем пустить к родителям?
Мне показали цепочку целиком. Бот живет в том же Telegram, где мы и раньше записывали на пробные. У стойки и в коридоре висит QR-код.
Telegram школыРодитель пишет сам или по QR-коду. Бот называет абонемент и расписание.
СогласиеБот объясняет, зачем документы, и берет согласие на обработку данных.
Фото и поляПаспорт, прописка, свидетельство: 14 полей с проверкой форматов.
ДоговорШаблон заполняется, родитель сверяет данные и подписывает кодом из СМС или на стойке.
Битрикс24Сделка с программой, педагогом и первым занятием, задача администратору.
Потом прогнали 50 наборов документов из прошлых договоров. Каждый договор бота сравнили с исправленным договором Марьяны.
Из 50 договоров первого круга верными оказались только 31. Бот не находил номер на свидетельстве нового образца, которое печатают на листе А4, брал старую прописку при временной регистрации и пытался заключить договор с пятнадцатилетним. После второй версии шаблона верных стало 47. Размытое свидетельство, паспорт в обложке и скан с бликом от лампы он так и не прочитал и попросил переснять. Меня это скорее успокоило.
Дни 13-1814-19 сентября
Как прошла первая суббота с ботом?
Включили в понедельник, 14 сентября, в 10:00. QR-код я распечатала и приклеила к стойке скотчем. Марьяна в первый день проверяла каждый договор, к вечеру смотрела только программу и расписание.
А в субботу, 19 сентября, снова были пробные уроки. Алена привела одиннадцатилетнюю Чаяну на вокал к Инге Викторовне. Записывались они еще во вторник, через того же бота.
- Чаяна уходит на пробный. Алена садится в коридоре напротив QR-кода.
- Урок закончился. Алена пишет в Telegram школы: понравилось, как оформить?
- Бот называет абонемент на уроки вокала, 6 800 ₽ за 8 занятий, вторник и четверг в 17:00, и просит документы.
- Алена присылает три фото: разворот паспорта, прописку, свидетельство.
- Бот показывает поля на проверку, часть цифр скрыта звездочками.
- Приходит номер договора и ссылка для подписи кодом.
Договор пришел Алене через 3 минуты после фото паспорта, на вокал, как она и хотела. Алена подписала его прямо со скамейки. К стойке она подошла только за расписанием. Очереди там не было.
Дни 30-351-6 октября
Кто заметил двенадцать малышей в кабинете на восемь?
Заметила я, во вторник, 6 октября, когда заглянула на занятие раннего развития. В конце сентября у нас протекла крыша над шестым кабинетом, самым большим для малышей, и с 1 октября его закрыли на ремонт. Группу вторника и пятницы перевели в седьмой, а там восемь ковриков и восемь стульчиков. Педагогу и Марьяне я сказала об этом словами.
Бот берет расписание и свободные места из карточки группы в Битрикс24. В карточке так и стояло 12 мест, под шестой кабинет. Пять дней бот спокойно записывал малышей и выдавал договоры, пока в группе не набралось двенадцать. Он не ошибался, он читал то, что мы ему дали.
Дарья Андреевна согласилась вести вторую группу в 11:00, сразу после первой. Марьяна обзвонила четыре семьи, записанные последними. Трое перешли на 11:00, мама Арсения отказалась: в одиннадцать она уже на работе. Абонемент 3 600 ₽ мы ей вернули целиком. Вторая группа пока неполная, и два лишних часа педагога в неделю я плачу из своих.
Поправили карточки групп: места берутся из кабинетаЧинили то, как у нас переезжают группы. Бот тут был ни при чем. Число мест теперь живет в справочнике кабинетов: у седьмого 8, у четвертого 5. В группе указан кабинет, и когда группу переводят, места пересчитываются сами. Когда в группе остается два свободных места, бот пишет Марьяне. По понедельникам он присылает мне список групп с занятыми и свободными местами.
Через неделю проверила на себе: перевела субботнюю гитару в четвертый кабинет, и бот в ту же минуту начал писать «свободно одно место из пяти». А вот кабинеты в голове у педагогов мы все еще держим отдельно от Битрикс24, и когда-нибудь это снова разойдется.
30 дней14 сентября - 13 октября
Сколько учеников и денег прибавилось?
Месяц вручную закончился 13 сентября, месяц с ботом шел с 14 сентября по 13 октября. Пробных уроков почти поровну, 112 и 109. Цены, педагоги и реклама те же.
| Договоры школы | Вручную, 15.08-13.09 | С ботом, 14.09-13.10 |
|---|---|---|
| Семей на пробных уроках | 112 | 109 |
| Подготовлено договоров | 91 | 103 |
| От документов до договора | 24 мин | 4 мин |
| Ошибки в паспортных данных | 9 (10%) | 1 (1%) |
| Подписали и начали учиться | 84 (75%) | 94 (86%) |
| Время Марьяны на договоры | 36 ч | 7 ч |
Субботние пики пропали: вручную договор в субботу шел до 38 минут, с ботом время почти не зависит от дня. Ошибка в паспортных данных одна: мама подтвердила поля, не глядя, и в адресе осталась чужая квартира.
На 13 октября в воронке 94 подписанных договора за период, оплачены 85. Чаяна уже оплатила второй абонемент. Деньги беру по оплаченным абонементам и за первый месяц:
| Статья | Значение |
|---|---|
| Договоров до и после | 84 и 94 |
| Дополнительные ученики | 10 в месяц |
| Средний абонемент по оплаченным | 6 800 ₽ |
| Дополнительная выручка | 68 000 ₽ в месяц |
| Маржа после педагогов и аренды | 35% |
| Валовая прибыль | 23 800 ₽ в месяц |
| Распознавание, модель и подпись | 1 700 ₽ в месяц |
| Пакет «Интеграция» | 69 900 ₽ |
| Окупаемость | около 14 недель |
Я рассчитывала вернуть двенадцать семей, вернули десять. Пакет «Интеграция», потому что документов два типа и договор сразу ложится в сделку Битрикс24. Цифры мне прислали в рабочий чат, когда я уже сама перевела субботнюю гитару в другой кабинет по новым правилам.
Почему пятнадцать семей все равно не подписали?
Пятнадцать семей из 109 после пробного урока все равно не подписали договор. Раньше я думала, что их отпугивает очередь. Оказалось, нет: кому-то дорого, кому-то неудобно вторник и четверг, кто-то выбирает между нами и спортивной секцией. Бот тут ничего не решает.
Освободившиеся 29 часов Марьяны в деньги не превратились. Она на окладе, и в сентябре это время ушло на звонки, расписание и замены педагогов. Зато в субботу она теперь выходит из-за стойки в коридор и сама подходит к родителям после пробного. Это я тоже считаю.
И стойка не исчезла. Примерно каждая шестая семья приходит без паспорта в телефоне, особенно бабушки и папы, и оформляется у Марьяны, как раньше.
Что бы вы сделали первым, зная про карточки групп?
Начала бы с карточек групп, а не с шаблона. Шаблон мы вылизали, юрист его прочитал, а поле «мест» в Битрикс24 я считала технической мелочью. Теперь я понимаю: бот работает ровно с теми данными, которые мы ему даем, и отвечает за них не он, а я.
«Следующее, что хочу так же, - справки для вычета. Весной их будет сотня, и я не хочу, чтобы Марьяна опять стала машинисткой.»
Айлана, владелица школы
Вопросы и ответы
Можно ли присылать документы ребенка в чат? Это же персональные данные.
Можно, если родитель дал согласие и знает, что будет с фото. Бот берет согласие до просьбы о документах, фото удаляет сразу после проверки полей, данные хранятся на сервере в России. Договоры в Битрикс24 видят только владелец и администратор.
Справку для налогового вычета дадут по такому договору?
Да, если у школы есть образовательная лицензия: договор подписан простой электронной подписью и содержит те же данные, что бумажный. Важно, чтобы заказчиком был родитель, который платит, бот спрашивает это отдельно.
Подростку 15 лет, у него свой паспорт. Кто заказчик?
Родитель. Паспорт подростка бот вносит как документ обучающегося, договор подписывает мама или папа. Взрослые ученики оформляют договор на себя.
Мы часто переводим группы между кабинетами. Бот не запишет лишних?
Запишет, если места хранятся в одном месте, а меняются в другом. У Айланы число мест теперь в справочнике кабинетов Битрикс24: группа ссылается на кабинет, и при переводе места пересчитываются сами. За два свободных места бот предупреждает администратора.
Во что обходится распознавание каждый месяц?
Около 1 700 ₽ за модель и сервис подписи при сотне договоров, меньше 20 ₽ на договор.
Что делать бабушке, которая водит внука на фортепиано?
Договор подписывает родитель или другой законный представитель. Если оформить хочет бабушка, бот передает диалог администратору, такой договор школа составляет отдельно.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите шаблон своего договора и десяток обезличенных фото документов: покажем, сколько минут уходит на перепечатку и где в договорах ошибки.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.