Договор аренды ходил по кругу девять дней, теперь решение готово к следующему утру

Четыре ящика и юрист три дня в неделю

Шесть этажей бывшего фабричного корпуса у Обводного канала: 140 офисов от 18 до 600 метров, кафе на первом этаже и паркинг во дворе. Управляющая компания маленькая: директор Вячеслав Ильич, менеджер по аренде Мария, финансист Галина, главный инженер Степан и юрист Леонид на полставки.

Документов много и все разные. Новые договоры аренды, допсоглашения об индексации и смене площади, подрядчики на лифты, уборку, охрану и вывоз мусора. Крупные арендаторы присылают свои формы, подрядчики тоже.

Договор шел по кругу. Письмо падало Марии, она пересылала Галине проверить деньги, та юристу, юрист с правками обратно Марии, потом директору на подпись. Леонид работает понедельник, среду и пятницу. Письмо, которое пришло в пятницу после обеда, он открывал в среду.

«Арендатор звонит мне и спрашивает, где договор. А я не знаю, у кого он сейчас. У всех четверых он «где-то в почте».»

Орехова Мария, менеджер по аренде

Дни 1-61-6 сентября

Где теряли дни и что считать красным

Начали с журнала, до ИИ дело дошло позже. Взяли 24 документа, пришедших со 2 по 31 августа, и по датам писем посчитали, сколько каждый лежал на каждом шаге.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Больше всего, 3,4 дня из 9, договор ждал юриста. Но и финансист держала его два дня: сверяла ставку и площадь с Битрикс24, хотя это занимает пять минут, если не ждать своей очереди. Галина сказала, что ее шаг можно убрать, если ставку будет сверять проверка.

Чек-лист Леонид написал сам, по своим старым правкам. Восемнадцать пунктов, из них шесть красных. Главные красные для бизнес-центра другие, чем у экспедиции или магазина:

• Неустойка арендодателя без верхней границы, особенно за доступ, отопление, лифты и парковку.
• Право арендатора в одностороннем порядке менять площадь или сдавать ее в субаренду.
• Обязанность арендодателя за свой счет делать отделку или перепланировку под арендатора.
• Индексация ниже 5% или ее отсутствие в договоре дольше года.
• У подрядчика: цены и тарифы во внешнем регламенте, который он может поменять сам.

Дни 7-107-10 сентября

32 старых документа и первые сутки

Прогон сделали на 32 документах за полгода, где у Леонида остались правки. Совпадение считали жестко: проверка нашла все пункты, которые он пометил красным, и не придумала своих.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого раза совпало 26 документов. Из шести промахов пять пришлись на допсоглашения: в них нет полного текста, только «пункт 5.2 договора изложить в следующей редакции». Понять, опасна ли новая редакция, без старого договора нельзя, а проверка его не видела.

Теперь она находит основной договор в Битрикс24 по номеру и читает оба документа вместе. Второй прогон дал 31 совпадение из 32.

Шестой промах остался: договор подрядчика с правками от руки на скане. На такие проверка ставит «скан с пометками, читать юристу», а не зеленый.

Включили в четверг, 10 сентября, в 9:00. В тот же день пришло четыре документа, и первые сутки прошли в рабочем чате.

web.telegram.org/a⤢

Допсоглашение «Типографии Лиговка» о продлении на год Вячеслав Ильич подписал в 16:20, через пять часов после письма. В августе такие продления ждали неделю: юрист открывал их последними, потому что «там же ничего нового».

Дни 15-1815-18 сентября

«О пропуске арендатора»: 0,5% годовой аренды за день

15 сентября в 10:52 IT-компания «Кронверк Код» прислала допсоглашение № 3 к договору аренды. Компания снимает 410 метров на пятом этаже, работает ночами и хотела круглосуточный доступ по картам для своих сотрудников. Две страницы, своя форма, просьба подписать до пятницы.

Проверка закончила в 11:01. Пункт 2.4: за каждый день, когда пропуск арендатора не открывает турникет, арендодатель платит 0,5% от годовой арендной платы. Верхней границы нет.

docs.google.com/document⤢

Аренда «Кронверк Кода» - 676 500 ₽ в месяц, 8 118 000 ₽ в год. Пол-процента в день - 40 590 ₽. В феврале у бизнес-центра три дня не работал контроллер турникетов на входе со двора, пока ждали замену. По этому пункту те три дня стоили бы 121 770 ₽, почти пятая часть месячной аренды.

Вячеслав Ильич спросил в комментарии, что ответить. Леонид в среду, в свой рабочий день, увидел не две страницы, а один красный пункт с цитатой и расчетом. Его формулировка: за дни без доступа арендная плата уменьшается пропорционально, но не больше чем на 10% месячной, то есть до 67 650 ₽. Вторую проходную со стороны улицы на время ремонта открывают для арендатора бесплатно.

docs.google.com/spreadsheets⤢

В реестре видно и желтое, которое Мария закрыла сама: лимит гостевых пропусков снизили с 40 до 20 в сутки, чтобы не перегружать охрану. «Кронверк Код» принял протокол 17 сентября, подписали 18-го.

bitrix24.ru/crm/deal/details/3187⤢

День 399 октября, пт

Август и сентябрь: 29 документов за сутки каждый

Замер закрыли 9 октября. Сравнивали 30 дней до запуска, со 2 по 31 августа, когда договор ходил по кругу, и 30 дней с проверкой.

Август в бизнес-центре тише сентября: арендаторы в отпусках, переезды откладывают на осень. Поэтому документов в сентябре больше, 29 против 24, и это не заслуга проверки. Сравнивать имеет смысл время на один документ и часы юриста на один документ: 1,4 часа в августе и около 0,5 в сентябре.

На графике каждая точка - документы, пришедшие в этот день. В августе пики приходятся на пятницы: такой договор юрист открывал только в среду. В сентябре почти все решается к следующему утру, задержки бывают, когда ждут подпись директора.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Шаг финансиста убрали совсем. Ставку и площадь сверяет проверка по карточке арендатора в Битрикс24, Галина видит договор, только если цифры не сошлись. Так было дважды за месяц, оба раза арендатор сам ошибся в метраже.

bitrix24.ru/crm/deal/kanban⤢

Воронка на 9 октября: два документа у юриста, два в протоколе разногласий, 23 подписаны. «Блеск Сервис» перезаключает договор с регламентом в файле.

День 4212 октября, пн

Часы юриста и один пункт 2.4

Новых арендаторов проверка не приводит, поэтому деньги здесь - часы юриста. Час Леонида с налогами обходится бизнес-центру около 1 700 ₽.

Один ремонт турникетов по пункту 2.4 «Кронверк Кода» стоил бы втрое дороже всего пакета, но турникеты могли и не сломаться, поэтому окупаемость выше только по часам. А 14 720 ₽ за ночные смены - реальные деньги, и проверка их не сберегла: она видела ссылку, но не открыла ее.

web.telegram.org/a⤢

Леонид освободившиеся часы отдал на то, до чего раньше не доходили руки: старые договоры аренды без индексации. Таких нашлось одиннадцать, по ним готовят допсоглашения.

Чего проверка не делает

• Не подписывает и не отвечает арендаторам. Решение по красному всегда у юриста, подпись у директора.
• Не торгуется. Формулировку взамен пишет Леонид, проверка только находит пункт и считает, сколько он может стоить.
• Не заменяет юриста в штате. Если юрист сидит в офисе каждый день, выигрыш по скорости будет меньше, чем девять дней против одного.

Главный выигрыш здесь не в скорости чтения, а в том, что договор перестал ходить по четырем ящикам. Проверка сразу пишет, кому он нужен: Марии, юристу или никому до подписи.

Вопросы и ответы