Просроченная дебиторка
1 685 тыс ₽→912 тыс ₽
на 1 сентября и на 13 октября
Кейс · Упаковка и тара · ИИ-агент
Письмо за гофрокороба ушло в 9:00, оплата пришла к обеду
Цех в Набережных Челнах делает гофрокороба, лотки и коробки для пиццы и отгружает 140 покупателям с отсрочкой. Владелец Василя Рашитовна рассказывает, как агент научился разбирать частичные оплаты, почему однажды из-за его утренней рассылки сутки молчала почта бухгалтерии и сколько долгов вернулось за месяц.
- Ниша
- Гофрокороба, лотки, коробки для пиццы, стрейч-пленка
- Город
- Набережные Челны
- Канал
- Яндекс Почта бухгалтерии
- Внедрение
- 2-14 сентября 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 3 августа - 1 сентября и 14 сентября - 13 октября
Часы бухгалтера на долги
46 ч→11 ч
в месяц
Покупателей с просрочкой
58→33
из 140 с отсрочкой
Время бухгалтера на одно напоминание
22 мин→40 сек
в августе писала сама, теперь проверяет копию письма агента
Почему долги стали проблемой именно этим летом?
Потому что выросли продажи, а бухгалтер в цехе одна. Цех работает с 2015 года: гофрокороба под заказ, лотки, коробки для пиццы, стрейч-пленка. 140 покупателей с отсрочкой, от пиццерий до мебельной фабрики. Отгрузки каждый день.
Напоминания о долгах писала Ольга Викторовна, бухгалтер. Вечером открывала выписку, сверяла с накладными в 1С, искала, кто заплатил частично, и писала каждому отдельно. Двадцать с лишним минут на одно письмо. В августе до половины должников она так и не дошла.
1 685 тыс ₽просрочка на 1 сентября
58покупателей должны
22 минна одно напоминание
46 чв месяц на долги
«Я не хотела, чтобы машина ругалась с моими покупателями. Я хотела, чтобы покупатель узнавал о долге в тот день, когда он появился, а не через две недели.»
Василя Рашитовна, владелец
Дни 1-32-4 сентября
Кто вам был должен и почему?
Все 171 просроченную накладную на 1 сентября Ольга Викторовна разобрала по одной вместе с внедренцами. У каждой записали причину и кто с ней должен работать.
Семь причин дают 164 из 171 накладной, 96%. Первая меня не удивила: забыли, счет лежит у снабженца. А вторая удивила: 38 накладных, 22%, оплачены частично. Покупатель платит 100 тысяч из 187, остаток повисает, и о нем никто не помнит, ни покупатель, ни бухгалтерия.
Еще 11 накладных были оплачены одной платежкой на несколько штук, просто не разнесены. Им писать нельзя вообще. Спорные, с браком или недогрузом, агенту не отдали: ими занимается Дима, менеджер по продажам.
Дни 4-75-8 сентября
Что вы разрешили агенту, а что запретили?
Агент берет две вещи: выгрузку долгов из 1С, которая каждое утро в 6:30 ложится в общую папку, и выписки по двум расчетным счетам, их банки отдают по API. Сверяет их сам и решает, кому писать. Письмо уходит с почты бухгалтерии от имени Ольги Викторовны.
Я в документе поставила условие: в письме всегда видно, что покупатель получил. Не «у вас задолженность», а номер накладной и что в ней было: гофрокороба, сколько штук, какого размера. Снабженцу так проще найти счет. Названия агент берет прямо из номенклатуры.
1С УНФ, 6:30Выгрузка просроченных накладных в общую папку.
БанкВыписки по двум счетам за вчера: кто сколько заплатил и за что.
СверкаЧастичная оплата - письмо про остаток. Одна платежка на несколько накладных - разнести, не писать.
Письмо в 9:00С почты бухгалтерии: накладная, товар, остаток, срок.
TelegramСпорные и крупные - Диме и Ольге Викторовне в рабочий чат.
Запретила две вещи. Агент не грозит ни штрафами, ни остановкой отгрузок: это решаю я. И не пишет тем, у кого спор, даже если долг старый.
Дни 8-129-13 сентября
Как вы проверяли агента, прежде чем он написал первому покупателю?
Ольга Викторовна выбрала 38 августовских долгов, самых запутанных, и к каждому написала, что бы сделала сама. Агент разбирал те же 38, писем никому не отправлял.
С Ольгой Викторовной агент сначала сошелся на 32 из 38. Хуже всего - частичная оплата без номера накладной в назначении платежа: агент считал ее авансом и писал про всю сумму. После правки он ищет у покупателя накладную с подходящим остатком и спрашивает Ольгу Викторовну, если таких две.
Во второй раз 37 из 38, разошлись в одном: покупатель платит через головную компанию с другим ИНН. Это так и не победили: таких покупателей трое, Ольга Викторовна помнит их наизусть и отметила в 1С вручную.
Дни 13-1414-15 сентября
Каким было первое письмо, которое сработало?
Запустили в понедельник, 14 сентября. В первое утро агент отправил 11 писем, Ольга Викторовна прочитала каждое. Одно вернула: покупатель накануне договорился с Димой об отсрочке по телефону, а в 1С этого не было.
Во вторник, 15 сентября, в 9:00 ушло письмо фабрике выпечки «Каравай-НЧ». В августе цех отгрузил им 2 400 гофрокоробов на 187 200 ₽. В начале сентября они заплатили 100 000, и остаток просто повис. Эта накладная - в начале статьи.
Агент нашел частичную оплату в выписке, посчитал остаток 87 200 ₽ и написал про него, а не про всю накладную. С размером коробов и количеством, как я и просила.
В 12:47 остаток пришел: письмо в 9:00, оплата к обеду. Их снабженец потом сказал Диме, что увидел в письме «короб 600×400×400» и сразу понял, какой счет. Счет лежал у него с августа.
Под «Каравай» на складе стояли в резерве 3 600 коробов на следующую отгрузку. Я держала их, пока не закроют август. После обеда отгрузку отпустили.
Дни 27-3628 сентября - 7 октября
Как вы узнали, что из бухгалтерии не уходит почта?
В понедельник, 28 сентября, в 14:32 Ольга Викторовна не смогла отправить счет новому покупателю, сети кондитерских «Медовик». Почта ответила: отправка с ящика ограничена до завтра, до 9:00.
Утром агент разослал напоминания, которые накопились за выходные: 31 письмо за одну минуту, у каждого PDF накладной. Для Яндекс Почты это выглядело как рассылка, и она на сутки закрыла ящику бухгалтерии отправку. Агент в 9:06 написал в рабочий чат, что 4 его письма не ушли. О том, что вместе с ними не уйдут счета, акты и все остальное с этого ящика, никто не подумал.
Счет «Медовику» на 4 800 коробов, 196 800 ₽, должен был уйти до 15:00: в это время их снабжение закрывает реестр на неделю. Дима отправил счет со своей почты в 15:05, и оплата ушла на следующий вторник. На неделю сдвинулась и отгрузка, а я на неделю перенесла оплату поставщику картона.
Денег цех не потерял. Потерял неделю с новым покупателем, и это было его первое впечатление о цехе.
Исправили почту: у агента свой ящик и порции по 10 писемАгенту завели отдельный ящик, dolgi@: напоминания уходят с него, с подписью Ольги Викторовны, а ответы и копии приходят в бухгалтерию. Письма агент отправляет порциями, не больше 10 за 5 минут, и утренняя рассылка растягивается с 9:00 до 9:40. Если почта отказывает, агент пишет в чат, что ящик закрыт для всех, а не только про свои письма. 5 октября, в понедельник, он разослал 26 писем за 35 минут, ограничений не было.
30 дней14 сентября - 13 октября
Сколько долгов вернулось за первый месяц?
Сравниваем август, с 3 августа по 1 сентября, когда писала Ольга Викторовна, и первые 30 дней агента, с 14 сентября по 13 октября. Понедельник 28 сентября с закрытой почтой тоже внутри.
| Цех упаковки | 03.08-01.09 | 14.09-13.10 |
|---|---|---|
| Просрочка на конец периода | 1 685 тыс ₽ | 912 тыс ₽ |
| Покупателей с просрочкой | 58 | 33 |
| Напоминаний отправлено | 126 | 214 |
| Время бухгалтера на одно напоминание | 22 мин | 40 сек |
| Часы Ольги Викторовны на долги | 46 ч | 11 ч |
Из 11 часов меньше трех уходит на проверку писем агента: Ольга Викторовна читает копию каждого, в среднем 40 секунд на письмо. Остальное - 34 спорных случая по 15 минут, которые агент отдал ей сам. Раньше одно напоминание отнимало у нее около 22 минут: выписка, накладная, письмо.
Надо сказать про сезон. В сентябре и октябре в цехе всегда больше заказов: кондитерки и маркетплейсы готовятся к Новому году. Продажи за 30 дней на 12% выше августа. Обычно просрочка в это время растет вместе с ними, а не падает.
Должны все еще 33 покупателя. Крупные долги, строительный гипермаркет и молочный комбинат, - это споры о недогрузе, и там работает Дима. Агент им не пишет. «Каравай-НЧ» в октябре платит в срок.
Итоги месяца Ольга Викторовна выгрузила из 1С через три дня после конца замера: файл с разбивкой по покупателям и одна строка в чате.
Сколько стоил агент и сколько часов он вернул?
Долги вернулись бы и без агента, просто позже, поэтому деньги я меряю часами Ольги Викторовны. Оклад 52 000 ₽, с взносами 30,2% на 176 часов в месяц это 385 ₽ в час.
| Расчет | Значение |
|---|---|
| Часы на долги до / после | 46 ч / 11 ч |
| Освободилось в месяц | 35 ч |
| Час бухгалтера с взносами | 385 ₽ |
| Экономия в месяц | 13 475 ₽ |
| Модель, почта, сервер агента | 2 400 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 19 недель |
Это долго, я знаю. Но 773 тысячи, которые вышли из просрочки за месяц, для меня важнее часов: это оплата картона на две недели вперед без кредитной линии. Перевести их в рубли экономии не получается, проценты по кредиту плавают.
Что бы вы сказали тем, кто хочет такого же агента?
Решите заранее, с какого ящика пишет агент. Его гоняли на сложных долгах: частичные оплаты, сводные платежки, головные компании. А подвел он в простом месте: занял общий ящик бухгалтерии, и в день, когда почта этот ящик закрыла, без почты осталась вся бухгалтерия. У агента должен быть свой адрес и свой темп.
И пусть сообщения агента в чате читает человек, который понимает, что за ними стоит. Про 4 неотправленных письма агент написал в 9:06, а что это значит, поняли только в половине третьего.
«Следующее хочу, чтобы агент сам готовил Диме сводку по спорным долгам к планерке. Сейчас Дима собирает ее по памяти, и половину забывает.»
Василя Рашитовна, владелец
Вопросы и ответы
Что агент делает, если покупатель заплатил часть без номера накладной?
Ищет у этого покупателя накладную с подходящим остатком. Если подходит одна, пишет про остаток. Если две или больше, ничего не пишет и спрашивает бухгалтера в рабочем чате.
От чьего имени покупатель получает письмо?
С отдельного ящика бухгалтерии для напоминаний, с подписью Ольги Викторовны. Ответы покупателей приходят в общую почту бухгалтерии, их читает она сама, агент на ответы не отвечает.
А если почта опять закроет ящик?
Закроет только ящик агента: напоминания уходят с отдельного адреса, и бухгалтерия продолжит работать. Агент сообщит в рабочий чат и допишет письма, когда ограничение снимут.
Можно ли так работать без общей папки, напрямую с 1С?
Можно через HTTP-сервис 1С, но в этом цехе 1С стоит на офисном сервере без внешнего доступа, и общая папка оказалась проще и безопаснее.
Агент может остановить отгрузку должнику?
Нет. Стоп-отгрузку ставит владелец в 1С. Агент только показывает в сводке, у кого просрочка больше 30 дней.
Сколько писем агент отправляет в день?
Около десяти в рабочий день, в понедельник больше: за выходные копятся сроки. Второе письмо по одной накладной уходит не раньше чем через 5 рабочих дней, третьего нет, дальше сводка Диме.
Что видит бухгалтер каждое утро?
Копии всех писем в папке «Агент» на почте бухгалтерии и вечернюю сводку в рабочем чате: кому агент писал, кто заплатил, кого передал Диме. На проверку одной копии уходит около 40 секунд.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку долгов из 1С и выписку за месяц, покажем, сколько из них агент разберет без бухгалтера.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.