Пункт 6.3 нашелся за 4 минуты, а договор подписали за сутки

Июль против августа: что показали 67 документов

Экспедиция сборных грузов в Костроме сравнила два отрезка по 30 дней. С 19 июня по 18 июля договоры читала только юрист на аутсорсе. С 30 июля по 28 августа каждый договор, допсоглашение и заявка сначала проходили проверку ИИ.

Главная строка здесь не скорость. В июле 12 документов подписали, не дождавшись юриста: клиент торопил, машина стояла под загрузкой. В августе так ушли два, и один из них дал единственную потерю месяца.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Каждая точка - документы, пришедшие в этот день. Красная линия - июль, в среднем договор ждал решения 120 часов. Синяя - август, около суток. Пики июля приходятся на пятницы и выходные: письмо, пришедшее в конце недели, юрист открывала во вторник.

Откуда пять дней: договор ждал во входящих

Терминал на Индустриальной принимает сборные грузы с 8 до 20, кроме воскресенья. Москва каждый день, Санкт-Петербург и Казань дважды в неделю, Новосибирск раз в неделю. Своих машин девять: две «Газели» на забор по городу, остальные пятитонники и одна двадцатитонная фура на межгород.

Клиенты - мебельщики из Буя и Шарьи, льняные фабрики, ювелиры из Красного-на-Волге и селлеры, которые везут паллеты на склады маркетплейсов. Крупные приходят со своей формой договора и редко ее меняют.

Договоры падают на отдельный адрес, их разбирает Дарья, она же ведет крупных клиентов. Юрист Ольга Марковна работает по договору, берет 2 500 ₽ за час и смотрит документы по вторникам и четвергам. В остальные дни письмо просто лежит.

mail.yandex.ru⤢

Владелец, Андрей, считал, что проблема в юристе: читает медленно. Прежде чем что-то строить, мы попросили выгрузить договоры за год и разобрали, что в них было.

docs.google.com/spreadsheets⤢

В 58 договорах нашлось 143 пункта, которые Ольга Марковна пометила или пометила бы. 121 из 143, то есть 85%, - девять повторяющихся типов. Чаще всего неустойка без потолка и ответственность за груз выше объявленной ценности.

«Половина моего времени - найти на двадцати страницах тот же пункт про неустойку и написать про него то же, что в прошлый раз. Думать там нечего, но пропустить нельзя.»

Белова Ольга Марковна, юрист экспедиции

Дни 1-620-25 июля

Чек-лист из 14 пунктов писала юрист, а не мы

Базу для проверки собрали из ее же старых замечаний. Ольга Марковна прошлась по разбору и для каждого типа риска написала, что считать красным, что желтым и какую формулировку предлагать клиенту взамен.

• Красный: неустойка от стоимости груза или без верхней границы. Для экспедитора разумная норма - процент от провозной платы и не больше самой платы, как в Уставе автомобильного транспорта.
• Красный: ответственность за груз выше объявленной ценности, если клиент не платит за страховку.
• Красный: штраф за опоздание под загрузку в рублях за час без лимита.
• Желтый: отсрочка оплаты дольше 30 дней, суд не в Костроме, ответ на претензию быстрее 30 дней.
• Желтый: автопролонгация и тариф «по прайсу клиента», который он меняет сам.

Красное решает только юрист. Желтое Дарья решает сама: какую отсрочку дать крупному клиенту, она знает лучше любого чек-листа. Проверка ничего не подписывает и никому не отвечает. Она раскладывает документ на пункты и пишет в реестр, где риск и почему.

Дни 7-1026-29 июля

37 старых договоров: где споткнулась проверка

Проверку прогнали на 37 договорах прошлого года, по которым у юриста были свои пометки. Совпадением считали так: проверка нашла все красные пункты, которые нашла Ольга Марковна, и не добавила лишних.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Первый прогон дал 28 из 37. Семь промахов из девяти - приложения. Клиенты кладут самое неприятное во второе приложение, «Требования к доставке», а проверка читала только основной текст. Когда приложения стали разбираться вместе с договором как один документ, вышло 35 из 37.

Два договора так и не взяли. Один - скан с правками ручкой на полях, второй пришел без приложения, его клиент дослал отдельным письмом через день. Для таких случаев проверка пишет в реестр «приложение не найдено» или «рукописные правки», и Дарья ждет, а не подписывает.

День 1130 июля, чт

Первый день: допсоглашение подписали до обеда

Включили 30 июля в 9 утра. Все, что приходит на адрес для договоров, проверяется за 4-10 минут. Результат ложится в реестр рисков и коротким письмом Дарье. Если менеджер получил договор на личную почту, он пересылает его на общий адрес.

web.telegram.org/a⤢

Первым пришло допсоглашение «Торгового дома Унжа» о новом тарифе на Ярославль: три желтых пункта, красных нет. Юрист посмотрела желтые за десять минут, документ подписали в тот же день. В июле такое допсоглашение дождалось бы вторника.

Дни 16-184-6 августа

Пункт 6.3: 0,5% в день без верхней границы

4 августа в 10:12 пришел договор от ООО «Лен и полотно». Фабрика возит через терминал по 6 паллет в неделю на склады маркетплейсов в Коледино и Казань и хотела подписать к пятнице. Двадцать две страницы и два приложения.

Проверка закончила в 10:16. Красным она отметила пункт 6.3: за просрочку доставки экспедитор платит 0,5% в день от стоимости груза, и верхней границы нет. Это сборный груз, где стоимость товара в сто раз больше нашей провозной платы.

docs.google.com/document⤢

Одна отправка «Лен и полотно» стоит по накладным около 1 840 000 ₽, провозная плата за 6 паллет - 16 500 ₽. День просрочки по пункту 6.3 - 9 200 ₽. Склады маркетплейсов переносят слот приемки на 3-4 дня регулярно, особенно в августе перед школьным сезоном, и по договору это наша просрочка.

Ольга Марковна получила от Дарьи два красных пункта с цитатами вместо 22 страниц. В 14:05 она прислала формулировку: 9% провозной платы за сутки, но не больше самой платы. К 15:30 протокол разногласий ушел клиенту, 5 августа его приняли, 6 августа договор подписали.

В реестре рисков на первом экране страницы видно и то, что Дарья закрыла без юриста: отсрочку 45 дней сократила до 30, суд оставила костромской. В Битрикс24 сделка встала в протокол разногласий с задачей на подписание.

bitrix24.ru/crm/deal/details/2214⤢

Сколько стоит проверка и сколько пропуск

Выручки проверка договоров не приносит, поэтому считаем часы юриста. Счета Ольги Марковны: 22 часа за июль, 9 за август. Время Дарьи и Андрея тоже сократилось, но по часам его никто не вел.

Это только часы. Пункт 6.3 при одном переносе приемки стоил бы 36 800 ₽, почти как весь пакет. Но это возможный убыток, а не случившийся: склад мог и не перенести слот, клиент мог не выставить неустойку. А 8 000 ₽ по заявке «Ветлуги» - настоящие деньги, и проверка их не спасла, потому что документ до нее не дошел.

Пакета «Поток» хватило, потому что Битрикс24 здесь только принимает стадию и задачу. 1С не трогали, документов три типа: договор, допсоглашение и заявка.

Что из этих цифр не переносится на другую экспедицию

Сутки вместо пяти дней получились во многом потому, что юрист была на аутсорсе и смотрела документы два дня в неделю. Если юрист в штате и читает договор в день получения, выигрыш по скорости будет меньше, а по часам примерно тот же.

• Часы юриста сократились, потому что 85% рисков повторяются. Если у вас каждый договор особенный, например негабарит или опасные грузы, экономия будет скромнее.
• Подписанных без проверки стало меньше не из-за ИИ, а из-за правила, кто ставит подпись. Без такого правила бумага на стойке никуда не денется.
• Чек-лист у каждой фирмы свой. Эти 14 пунктов юрист писала под своих клиентов и склады маркетплейсов.

bitrix24.ru/crm/deal/kanban⤢

Воронка договоров на 28 августа: «Лен и полотно» подписан, «Ветлуга» вместо разовых заявок согласует годовой договор, три документа в протоколе разногласий.

Итог месяца первой посчитала Нина, когда пришел счет юриста.

web.telegram.org/a⤢

Вопросы и ответы