Камамбер больше не кончается: агент закупок для сыроварни

14 сортов, две фермы и тетрадка технолога

Сыроварня работает в Петрозаводске, на Сулажгоре. Молоко везут две фермы из Прионежского района, около 1 200 литров в день. Из него делают 14 сортов: камамбер, бри, качотту, выдержанный «Онежский», молодые и творожные сыры.

Половина сыра уходит в 23 магазина и ресторана Петрозаводска и Кондопоги, половина продается в своей лавке при сыроварне. Летом к лавке добавляются туристы, которые едут на Кижи и водопад Кивач.

Закупками занимается технолог Тимо. Кроме молока, сыроварне нужно 168 позиций: закваски, плесени, ферменты, соль, коробочки, бумага, пакеты, этикетки. Заказывал он вечером, по тетрадке и по памяти, раз в несколько дней.

«Культуру из Петербурга везут три недели. Забыл ее заказать в пятницу - через месяц у меня нет камамбера. И узнаю я об этом, когда открываю морозилку.»

Тимо, технолог

Камамбера нет, а синей бумаги на год

Мы взяли месяц перед запуском, с 29 апреля по 28 мая. Каждый день в среднем 36 позиций из 168 были на нуле или ниже минимума. Большая часть - мелочь, но среди них регулярно оказывались культуры и коробочки.

Из 178 заказов магазинов и ресторанов полностью отгрузили 151 (85%). В остальных не хватало то камамбера, то бри. Самый частый вопрос в лавке весной был один: «когда будет следующая партия камамбера?»

При этом на складе лежало то, что никто не трогал месяцами. Тетрадка Тимо помнила, что кончается, но не помнила, что лишнее.

Что выяснилиПустые полки и лишние коробки - следствие одного: заказ делали на глаз, от последнего пустого места, не глядя на расход и срок поставки.

День 118 мая, пн

Что показали 12 месяцев в 1С

Начали с выгрузки из 1С УНФ: остатки и расход по каждой позиции за 12 месяцев, приходные накладные, сроки годности партий. Учет в сыроварне аккуратный, и это сэкономило нам неделю.

unf.1c.ru⤢

Из 168 закупаемых позиций 38 дают 80% расхода в деньгах: культуры, плесени, коробочки, пакеты и соль. Еще 46 позиций не двигались больше 90 дней. Расход сильно зависит от сезона: летом камамбера уходит вдвое больше, чем в феврале.

• Срок поставки разный. Культуры из Петербурга идут 21 день, упаковка 5-7 дней, соль с местной базы 2 дня.
• Кратность разная. Плесень продают по 10 и 50 доз, пакеты по 1 000 штук, бумагу пачками по 500 листов.
• Срок годности короткий. Плесени живут 4-6 месяцев даже в морозилке. Заказ «на полгода» превращается в списание.

Дни 3-420-21 мая

Расход, срок, запас: счет, который Тимо проверит сам

Черный ящик мы делать не стали. Агент считает по формуле, которую Тимо может пересчитать сам. ИИ нужен для остального: читать прайсы и ответы поставщиков, писать письма, объяснять, почему заказ именно такой.

• Расход в день - средний за 90 дней, по каждой позиции отдельно.
• Горизонт - срок поставки плюс 7 дней до следующего заказа.
• Страховой запас - расход за половину срока поставки. Для культуры с поставкой 21 день это 10-11 дней работы.
• Заказ - расход за горизонт плюс страховой запас, минус остаток и то, что уже в пути. Итог округляется вверх до кратности поставщика.
• Потолок по сроку годности - не больше, чем уйдет за две трети срока.

Пример из прогона: культура для камамбера, остаток 4 упаковки, расход 1 упаковка в неделю, поставка 21 день. За горизонт в 28 дней уйдет 4 упаковки, страховой запас 1,5, минус остаток 4. Получается 1,5, с округлением 2 упаковки.

docs.google.com/document⤢

Надежда, владелица сыроварни, оставила в документе самый жесткий комментарий. В прошлом году сыроварня выбросила плесени на 18 тысяч из-за истекшего срока. Поэтому потолок по сроку годности в формуле главнее страхового запаса.

День 522 мая, пт

Отчет в 7:30, письмо после «ок»

Агент работает каждое утро до начала смены. Сам он ничего не покупает: готовит заказы, пишет письма и ждет подтверждения Тимо.

unf.1c.ru⤢

Поставщиков у сыроварни шесть, у каждого свой срок и своя кратность. Агент берет их из карточек контрагентов в 1С. Молоко и мед местных пасечников он не трогает: молоко идет по договору с фермами, мед лежит в лавке на реализации.

Дни 8-1025-27 мая

40 ситуаций, которые Тимо помнил сам

Перед запуском прогнали агента на апреле. Тимо выбрал 40 ситуаций, где помнил, что заказал на самом деле и что из этого вышло. Ответ агента сравнивали с его решением и с тем, что случилось потом.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Тимо согласился с агентом в 31 ситуации из 40. Агент заказал плесень на полгода при сроке годности 4 месяца, написал ферме про молоко и попытался дозаказать мед, который сыроварне сдают на реализацию. Еще одно письмо ушло бы поставщику этикеток, который закрылся в мае.

Правила поправили, и второй прогон дал 37 из 40. На трех ситуациях агент и не мог победить: нужен был новый поставщик этикеток, и выбрать его должен Тимо. Сезонных ситуаций среди 40 не было ни одной, это мы увидели только после запуска.

День 1229 мая, пт

Первое утро: 83 тысячи в группе «Камамбер»

Агента включили в пятницу, 29 мая. В 7:30 в рабочий чат пришел первый утренний отчет: 31 позиция в дефектуре, 4 письма на 48 300 ₽ и отдельная строка, которую никто не ждал.

web.telegram.org/a⤢

Утренний отчет показал 9 неходовых позиций в остатках по материалам камамбера: под ходовыми коробочками, плесенью и белой бумагой лежало то, что не двигалось больше 90 дней. Прошлогодние коробочки, синяя бумага, плесень второго поставщика, формы, маты, сетки, этикетки снятого сорта с трюфелем. Всего 82 900 ₽ по закупочным ценам.

Надежда решила не ждать. Айно из лавки в те же выходные устроила распродажу для домашних сыроваров и выложила формы и культуры на Авито. За три недели ушли 7 позиций из 9, в кассу вернулось 58 600 ₽.

Что выяснилиЗалежи видно, только когда остатки сравнивают с расходом. Тетрадка помнит, что кончилось, а не то, что лежит.

Дни 17-363-22 июня

Красная пометка: два раза по делу, один зря

Правку выкатили в тот же день, к 15:30. Пересчитали 40 заказов апреля и мая по новым правилам: лишних не нашлось, но апрель и май - не июнь, и мы это понимали.

• 17 июня агент покрасил красным заказ белой бумаги на 3 000 листов. По делу: к фестивалю 20 июня Тимо сам собирался варить двойную партию бри. Подтвердил.
• 22 июня красным вышла плесень второго поставщика: крупный заказ из-за кратности 50 доз. Ложная тревога, Тимо открыл расчет и согласился.
• Качотта в сравнение с прошлым годом не попадает: ее начали варить только в 2026-м. Материалы для нее агент считает по последним 30 дням, и этот заказ Тимо до сих пор проверяет руками.

Почему апрельский прогон этого не увидел: в апреле не было ни праздников, ни фестиваля, а кратность коробочек поменялась как раз в апреле, и в карточке 1С ее никто не тронул. Тест проверял формулу, а не данные, на которых она стоит.

30 дней29 мая - 27 июня

Июнь с агентом: камамбер на полке, на нуле 5 позиций

Сравнили 30 дней до запуска, с 29 апреля по 28 мая, и 30 дней с агентом, с 29 мая по 27 июня. Июнь для сыроварни сезонный: туристы, дачники, рестораны с летними верандами. Нагрузка на закупки только выросла.

Заказов магазинов и ресторанов столько же, 176 против 178: агент не приводит покупателей, он перестал терять сыр в уже сделанных заказах. 13 заказов все равно ушли с недовложением, из них 9 - качотта, которую туристы разбирали в лавке быстрее, чем она дозревала.

В банке и кассе видно, как изменились закупки. Платежи поставщикам стали мельче и чаще, а в кассу двумя суммами пришли деньги с распродажи: 18 400 и 40 200 ₽.

unf.1c.ru⤢

Итоги Надежда попросила прислать в чат к понедельнику после замера: ей нужно было решить, сколько культуры брать на август, пока поставщик держит цену.

web.telegram.org/a⤢

Перемену заметили покупатели лавки. В мае на Яндекс Картах появился отзыв про третий за месяц пустой прилавок с камамбером. В июне пишут о другом: сыр на месте, а на распродаже можно купить формы для домашней сыроварни.

yandex.ru/maps⤢

Деньги: заказы без дыр и касса с распродажи

Заказ с недовложением сыроварня не теряет целиком: магазин берет то, что есть, а камамбер или бри докупает у других. Теряется только недовложенная часть. По накладным 1С это в среднем 3 кг мягкого сыра по 1 600 ₽ оптом, 4 800 ₽ на заказ.

Срок долгий, и это честно: 12 спасенных заказов по 4 800 ₽ - небольшие деньги для сыроварни такого размера. Распродажа залежей вернула 58 600 ₽ и с запасом закрыла пакет в первый же месяц, но второй раз этих денег не будет, поэтому в окупаемость их не кладем.

Шесть несорванных партий сыра мы тоже не считали: сыр из перенесенной партии все равно сварили, только позже. И время Тимо: 9 минут утром вместо полутора часов вечером он отдал новому сорту с голубой плесенью, в рубли это не переводится.

Как посчитать дозаказ без агента и с агентом

• Выгрузите расход за 90 дней по каждой позиции и разделите на 90. Это расход в день.
• Спросите у поставщиков срок и кратность. Не из карточки в учете, а из прайса: они меняются чаще, чем кажется.
• Посчитайте заказ по формуле для 10 самых дорогих позиций и сравните с тем, что заказывали на самом деле.
• Отсортируйте остатки по дате последнего расхода. Все, что лежит дольше 90 дней, - кандидаты на распродажу.
• Сезон берите по тому же месяцу прошлого года, а не по последнему месяцу.

Порог у нас получился такой: меньше 40 закупаемых позиций и один поставщик - хватит таблицы с этой формулой и будильника по пятницам. Агент начинает экономить, когда позиций больше сотни, поставщиков несколько, а сроки поставки отличаются в 10 раз, как 2 дня у соли и 21 день у культур.

Вопросы и ответы