Несопоставленные платежи на конец месяца
45→5
оплаты без счета на последний день замера
Кейс · Сеть аптек (франчайзи) · Распознавание документов
Правила 1С против агента: одна выписка, 286 платежей
Восемь аптек франчайзи в Уфе продают не только в рознице: клиники, роддом и ветеринары платят по счетам, и половина платежей приходит без номера счета. Программист 1С предложил разносить их правилами по ИНН, мы - ИИ-агентом. Сравнили оба варианта на апрельской выписке, а в июне агент споткнулся о чужую ошибку в 1С.
- Ниша
- Сеть аптек (франчайзи): 8 аптек и корпоративные клиенты
- Город
- Уфа
- Канал
- Яндекс Почта: ящик оплат и выписки банка
- Внедрение
- 19 мая - 1 июня 2026
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- апрель против июня, по 30 дней
Разнес агент без бухгалтера
0%→89%
268 из 301 платежа июня
Часы бухгалтера и менеджера на сверку
68 ч→10 ч
за месяц
Ильдар против агента: зачем мы устроили сравнение
У Марата восемь аптек под вывеской федеральной сети: Затон, Сипайлово, Черниковка, Инорс, Дема и еще три. Розница идет через кассы и эквайринг, тут 1С справляется сама. Головная боль - корпоративные клиенты: частные клиники, роддом, стоматологии, ветеринары и реабилитационный центр.
Они платят по счетам, а забирают в аптеке на Затоне, где у сети небольшой склад. Рецептурные препараты для медицинских организаций отгружают только после полной оплаты. Поэтому заведующая Эльвира звонила бухгалтеру Гульнаре на каждую отгрузку: пришли деньги или нет.
У корпоративных продаж аптеки своя кухня. Рецептурное медицинской организации отпускают по требованию-накладной, у клиента должна быть лицензия. На лекарства НДС 10%, на шприцы и перчатки 22%, и в одном счете часто обе ставки. Клиники платят раз в неделю-две, пачкой счетов, а забирать товар хотят в тот же день.
286платежей по счетам за апрель
45без счета на 30 апреля
68 чГульнары и Лилии на сверку за месяц
«Ильдар говорит, что 1С сама умеет разносить выписку по ИНН и номеру счета, надо только настроить. Зачем тогда платить за агента? Докажите на цифрах.»
Марат, владелец
Вопрос по делу. Мы договорились сравнить два варианта на одних и тех же платежах: правила 1С, которые настроит Ильдар, и агента, который читает назначение, письма клиентов и открытые счета.
Дни 1-619-24 мая
Вариант А: правила 1С по ИНН и номеру счета
Ильдар настроил штатную загрузку выписки в 1С УНФ. Плательщик ищется по ИНН, счет - по номеру в назначении платежа. Если номера нет, а у клиента один открытый счет на ту же сумму, 1С берет его.
«Правила простые, как табуретка. Есть номер счета - разнесли, нет номера - смотрим ИНН и сумму. Все, что сложнее, пусть Гульнара руками, как раньше.»
Ильдар, программист 1С
Слабое место видно сразу, если прочитать назначения. Мы выгрузили апрельскую выписку и разложили платежи по тому, что в них написано.
Номер нашего счета стоял только в 109 платежах из 286. Это 38%. Остальные пишут номер заказа с сайта сети, номер договора или просто «за медикаменты».
Еще одна особенность ниши: клиники часто платят через управляющую компанию с другим ИНН. А компенсации от франчайзера и возвраты дистрибьюторов приходят на тот же счет и похожи на оплату покупателя. Восемь видов назначений покрывают 282 из 286 платежей.
Дни 7-925-27 мая
Вариант Б: агент читает назначение, письма и счета
Агент получает три источника: выписку банка из 1С три раза в день, письма в ящике оплат на Яндекс Почте и список открытых счетов и заказов. Правила разбора записали в документ, Марат его прочитал и прокомментировал.
Главное правило про рецептуру. Если в счете есть рецептурные позиции, статус «можно отгружать» ставится только при полной оплате с учетом возвратов и авансов клиента. Меньше - «частично, ждать доплату».
Выписка и почтабанк три раза в день, письма и платежки клиентов
Агентплательщик, счет по номеру, заказу сайта или договору
Сверка с 1Сдолг по счету с учетом возвратов и авансов
Таблица сверкистатус для аптеки на Затоне и очередь Гульнаре
В 1С агент ничего не проводит сам. Он готовит файл выписки с номерами найденных счетов, и 1С загружает его той же штатной загрузкой, что и в варианте А.
Дни 10-1328-31 мая
Одна апрельская выписка против двух вариантов
Эталоном взяли ручную разноску Гульнары за апрель, которую она доделала к середине мая. Оба варианта получили одну и ту же выписку на 286 платежей и одни и те же открытые счета на 1 апреля.
Правила 1С разнесли 171 платеж, из них 9 неверно. Шесть из этих девяти - компенсации франчайзера, принятые за оплату клиента. Агент разнес 261, ошибся в двух, 25 положил в очередь.
- Одна выписка, одни открытые счета, один эталон для обоих вариантов.
- Ошибка - любой платеж, разнесенный не на тот счет или не тому клиенту. Очередь ошибкой не считается.
- Ильдар правил свои правила два дня, агенту дали столько же.
- Компенсации франчайзера считаются: в жизни они приходят на тот же счет.
Почему сравнение равное: у агента не было ничего, чего не было у правил, кроме писем. Письма клиентов приходят и так, просто раньше их читала только Гульнара.
Платежи от управляющих компаний правила 1С не узнали ни разу. Агент находил клинику по названию в назначении или письме и писал плательщика в комментарий.
Дни 14-211-8 июня
Июнь с вариантом Б: первая неделя
Марат выбрал агента, правила Ильдара выключили. 1 июня в первой выписке было 14 платежей, 12 агент разнес сам, два положил в очередь: компенсацию франчайзера и платеж без единого номера.
Эльвира перестала звонить Гульнаре на второй день. Статус «можно отгружать» она смотрит в таблице сверки, а Лилия, менеджер корпоративных клиентов, видит там же, кому нужна доплата.
8 июня УК Медгрупп перевела 28 900 ₽ за клинику на Менделеева: в назначении только «за медикаменты по договору», ИНН чужой. Правила 1С такой платеж не узнали бы. Агент нашел в письме УК счет 1179, сверил сумму с долгом клиники и поставил «можно отгружать». Через 25 минут после зачисления Эльвира выдала заказ водителю клиники и Гульнаре не звонила.
Дни 22-249-11 июня
Частичная оплата, которую 1С показала полной
Реабилитационный центр «Тихий берег» работает с нами с мая и платит вперед. В июне он заказал 36 упаковок эноксапарина по счету 1187 на 86 400 ₽. Это препарат по рецепту, отгрузка только после полной оплаты.
9 июня от центра пришло 72 000 ₽ с назначением «оплата по сч. 1187 за мед. препараты». Писем не было. Агент сверил сумму с долгом по счету в 1С, а долг там был ровно 72 000: из счета вычитался возврат на 14 400 ₽ по акту 12. Сумма сошлась до рубля, и это не совпадение: у платежа и у долга была одна и та же причина.
Возврат по акту 12 уже был зачтен. Центр вернул шесть упаковок еще в мае и тогда же оплатил майский счет 1106 за его вычетом: 43 200 вместо 57 600. В июне Лилия отправила центру счет 1187 и для порядка приложила к письму скан акта 12.
По этому скану она же завела возврат в 1С второй раз: первый завела аптека на Затоне при приемке коробок. А бухгалтер центра, увидев акт во вложении, вычла его из июньского счета еще раз. Обе стороны посчитали один акт дважды, поэтому 72 000 и сошлись.
10 июня Эльвира собирала заказ к приезду водителя в 14:00. Тридцать упаковок лежали в резерве на складе, шесть она брала из торгового зала аптеки. По 1С в зале числилось 14 упаковок, на полке она насчитала 8. Лишние шесть по 1С - ровно тот возврат, который завели второй раз.
Сравнение на апрельской выписке этого поймать не могло. Задвоенные возвраты не мешают разнести платеж, они портят сам долг. Правила 1С в той же ситуации ошиблись бы так же: они тоже верят остатку по счету.
Отгрузку остановили. Лилия позвонила в центр, там нашли у себя тот же акт, вычтенный дважды, и утром 11 июня перевели доплату 14 400 ₽. Водитель центра съездил с Демы на Затон дважды, перед ним извинились сами.
Исправление: возврат заводит одна аптека, и только по номеру актаЗадвоенный возврат удалили, остатки поправили. Возвраты от клиентов теперь заводит только аптека, которая приняла товар, офис по сканам их больше не вводит. Агент зачитывает возврат, только если номер акта есть в назначении или письме, а два возврата с одним номером кладет в очередь. Поиск по истории нашел еще 4 задвоенных возврата с марта на 31 200 ₽. По ним никто пока не платил, поэтому обошлось без потерь.
30 дней1-30 июня
Итог: вариант Б против ручного апреля
Сначала сравнение на одной выписке. Потом месяц работы победителя против апреля, который Гульнара разносила руками.
| Апрельская выписка, 286 платежей | Вариант А: правила 1С | Вариант Б: агент |
|---|---|---|
| Разнесено автоматически | 171 | 261 |
| Из них неверно | 9 | 2 |
| Разнесено верно | 162 | 259 |
| Осталось бухгалтеру | 115 | 25 |
| Апрель, вручную | Июнь, вариант Б | |
|---|---|---|
| Платежей по счетам | 286 | 301 |
| Разнес агент без бухгалтера | - | 268 (89%) |
| Ушло в очередь Гульнаре | - | 33 |
| Без счета на конец месяца | 45 | 5 |
| От зачисления до статуса для аптеки | 19 ч | 25 мин |
| Часов Гульнары и Лилии на сверку | 68 ч | 10 ч |
Апрель и июнь для корпоративных клиентов похожи: в мае праздники и отпуска, поэтому его в сравнение не брали. Платежей в июне было на 15 больше.
Для аптеки на Затоне главная цифра - время до статуса. В апреле платеж, пришедший в пятницу после шести, ждал понедельника, а машина клиники уезжала пустой. В июне статус появляется после ближайшей выписки.
Пять платежей на 30 июня так и остались без счета. Две компенсации франчайзера Гульнара закрывает по акту раз в месяц, остальные три ждут ответа клиентов.
Что сравнение не показало
Мы считали платежи, а самым заметным изменением стали звонки. Раньше Эльвира звонила Гульнаре на каждую корпоративную отгрузку, Лилия - клиентам, которые «точно оплатили вчера». В июне таких звонков почти не было: статус видно в таблице, и спорят только о том, что лежит в очереди.
Второе - компенсации от управляющей компании сети. Их 18 в месяц, и они много лет путали отчет о долгах: правила 1С разносили их как оплаты клиентов. Теперь они лежат на своем листе и не попадают в выписку для 1С.
Третье неприятное. Задвоенные возвраты жили в 1С с марта, и их никто не искал, пока агент не начал верить долгам буквально.
Деньги варианта Б: 58 часов в месяц
Агент экономит часы двух людей. В апреле Гульнара тратила на сверку 46 часов, Лилия 22 на звонки клиентам и аптекам. Час считаем по среднему окладу 58 000 ₽ со взносами 30% на 168 рабочих часов.
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Часы на сверку, апрель и июнь | 68 и 10 |
| Освободилось в месяц | 58 ч |
| Час бухгалтера и менеджера со взносами | 449 ₽ |
| Экономия в месяц | 26 042 ₽ |
| Модель и почта | 1 900 ₽ в месяц |
| Пакет «Поток» | 39 900 ₽ |
| Окупаемость | около 7 недель |
Правила Ильдара ничего не стоили бы сверх его часа работы. Но они оставляли Гульнаре 115 платежей из 286, а это почти те же вечера, что и без них. Отдельная интеграция с 1С стоит от 89 900 ₽, здесь хватило штатной загрузки выписки.
Как сравнить у себя
- Выгрузите назначения платежей за месяц и посчитайте, у скольких есть номер вашего счета. Если больше 80%, правил 1С может хватить.
- Отдельно посчитайте платежи от управляющих компаний и головных организаций: правила по ИНН их не видят.
- Проверьте, кто у вас заводит возвраты от клиентов. Если двое, например офис по скану и аптека при приемке, задвоение - вопрос времени, и агент на нем споткнется так же, как бухгалтер.
Поиск по возвратам нашел 5 дублей с марта, а авансы и корректировки в июле никто не смотрел: у сети шла инвентаризация. На первой августовской планерке Марат первым делом спросил Гульнару, сколько дублей найдется среди авансов.
Вопросы и ответы
Можно ли оставить правила 1С и добавить агента только на непонятные платежи?
Технически можно, но выигрыш маленький. Правила ошибались на компенсациях франчайзера, и эти ошибки все равно пришлось бы искать. Проще отдать агенту всю выписку.
Агент видит, что в счете рецептурные препараты?
По номенклатуре в счете: у рецептурных позиций в 1С есть отметка. Для таких счетов статус «можно отгружать» ставится только при полной оплате.
Что с клиентами, у которых отсрочка по договору?
Им статус «можно отгружать» ставится сразу, а в таблице сверки виден срок оплаты. Таких клиентов у сети двое: роддом и сеть стоматологий.
Как агент поступает, если клиент сам вычел возврат из платежа?
Зачитывает возврат, только если номер акта есть в назначении или письме и этот акт еще не закрыт другим платежом. Если акт уже где-то зачтен или номера нет, платеж уходит Гульнаре с пометкой «возможно, возврат вычтен дважды».
Компенсации от франчайзера агент тоже разносит?
Не разносит. Он узнает их по плательщику и назначению и кладет в отдельный лист. Бухгалтер закрывает их по акту раз в месяц.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разберем ваши переписки и бесплатно покажем, как бот ответит вашим клиентам.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.