Несопоставленные платежи на конец месяца
38→2
оба - СБП от физлиц без письма
Кейс · Селлер автотоваров на WB · Распознавание документов
Выплата WB одной строкой: что внутри и почему меньше
Селлер автотоваров из Великого Новгорода продает на WB и оптом по счетам автомагазинам. Деньги приходят одной выпиской, а разбирала ее бухгалтер раз в месяц. Дневник 44 дней: как ИИ раскладывал выплаты WB по продажам, нашел брак в партии органайзеров и споткнулся о ежедневный вывод в осенний пик.
- Ниша
- Автотовары на WB и опт по счетам
- Город
- Великий Новгород
- Канал
- Яндекс Почта: отчеты WB и платежки клиентов
- Внедрение
- 3-15 сентября 2026
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 4 августа - 2 сентября и 15 сентября - 14 октября
Минут бухгалтера на один платеж
9 мин→2 мин
214 платежей против 176
Часов на сверку в месяц
26 ч→8 ч
окупаемость около 3,5 месяцев
Удержаний WB за брак разобрано
0→11
раньше их не видели
День 13 сентября, чт
38 платежей без документа
Глеб продает автотовары на WB: органайзеры в багажник, щетки, коврики, чехлы на руль. Другая часть денег - опт. Автомагазины Новгорода и области и два таксопарка берут те же товары коробками по счету из МоегоСклада.
Вероника ведет бухгалтерию на аутсорсе и сверяет выписку раз в месяц. В последний день августа она прислала Глебу список: 38 поступлений не привязаны ни к счету, ни к отчету WB. Среди них все четыре выплаты WB за месяц.
Глеб узнавал о проблемах с деньгами раньше бухгалтера: по остатку на счете, который не сходился с его ощущением от продаж. Объяснить разницу он не мог, пока Вероника не закрывала месяц.
176поступлений с 4 августа по 2 сентября
38не привязаны на конец месяца
9 мину Вероники на один платеж
26 чна сверку в месяц
«Выплату WB я сверяю с итогом отчета. Сошлось до рубля - значит, все. Что внутри, никто не смотрит.»
Вероника, бухгалтер
Дни 2-44-6 сентября
Откуда берутся непонятные платежи
Разобрали 176 поступлений августа. Шесть видов дают 168 из 176, это 95,5%. Самый большой - оплаты опта с номером счета в назначении, их найти легко. Сложнее 44 оплаты без номера: «за товар», «по договоренности», с карты директора.
Из 38 непривязанных 21 - опт без номера счета, 12 - переводы по СБП от физлиц, 4 - выплаты WB, которые никто не раскладывал, и одна - возврат от поставщика.
Опт без номера счета Полина раньше находила по памяти: автомагазин из Боровичей платит с карты директора, таксопарк присылает одну платежку на два счета. Вероника эту память не видела и откладывала такие платежи до конца месяца, а потом писала Полине список.
Что выяснилиДля оплаты без номера почти всегда есть письмо: клиент присылает платежку на почту или пишет «оплатили 2 коробки щеток». А выплату WB можно разложить по еженедельному отчету о реализации, который приходит на ту же почту. Вероника этого не делала: на 4 выплаты в месяц уходил бы день.
Дни 5-87-10 сентября
Правила: номер, сумма, ИНН, письмо
Правила для ИИ уместились на одну страницу. Оплата опта ищется по номеру счета, без номера - по сумме и ИНН плательщика среди открытых счетов, а если плательщик физлицо - по письму на почте за три дня. Выплата WB раскладывается по отчету о реализации за неделю: продажи по артикулам, возвраты, логистика, хранение, удержания.
Глеб дописал комментарий про удержания. Каждое удержание за брак ИИ выносит отдельной строкой с артикулом, чтобы было видно, какой товар возвращают.
Дни 9-1211-14 сентября
Прогон на августе: 38 из 46
Для прогона Вероника выбрала 46 августовских платежей, которые уже разобрала руками, и все четыре выплаты WB. С первого круга ИИ сопоставил так же 38 из 46.
Ошибки были понятные. ИИ положил оплату таксопарка на счет другого клиента с той же суммой, не нашел письмо с платежкой, пришедшее за день до оплаты, и посчитал возврат покупателя WB продажей. После правок правил совпали 45 из 46. Один перевод по СБП от физлица без письма остался менеджеру опта Полине.
День 1315 сентября, вт
Первый день: очередь вместо конца месяца
15 сентября ИИ начал разбирать выписку МоегоСклада каждые два часа. Привязанные платежи он отмечает в счете, непонятные ставит в очередь сверки с причиной.
В первый день пришло 9 оплат. Семь ИИ привязал сам, две встали в очередь: перевод по СБП от физлица и оплата автомагазина «за щетки» без номера. Письмо к ней пришло через час, и ИИ привязал оплату на следующем проходе.
Для Полины это изменило утро. Раньше клиент звонил и говорил, что оплатил, а она открывала банк и искала платеж глазами, чтобы склад мог отгружать. Теперь она смотрит в счет: если оплата привязана, отгрузку можно ставить, если в очереди, рядом написана причина.
Дни 14-2016-22 сентября
750 584 ₽ одной строкой
Во вторник, 22 сентября, WB прислал одну выплату за неделю 14-20 сентября: 750 584 ₽. В выписке это одна строка без подробностей. Отчет о реализации пришел на почту утром.
ИИ разложил выплату по отчету. 412 продаж органайзера в багажник дали 433 424 ₽ к перечислению, остальной ассортимент 391 800 ₽. Минус логистика 61 230 ₽, хранение 8 940 ₽ и три удержания за брак по 1 490 ₽. Итог сошелся до рубля, и раньше на этом сверка бы закончилась.
Все три удержания были по органайзеру, и все три покупателя написали в отзыве одно и то же: оторвалась ручка. Глеб поднял партию. 600 органайзеров пришли в августе от нового поставщика с другой ручкой. Претензию поставщику отправили к вечеру.
Раньше эти 4 470 ₽ растворялись в итоговой сумме выплаты. Вероника сверяла итог, итог сходился, и никто не видел, что WB возвращает покупателям деньги за один и тот же дефект. К концу месяца таких удержаний набралось 11, все по органайзеру из одной партии. Глеб снял остаток партии с продажи и перебрал ручки на складе: 40 штук отложили как брак.
Дни 26-2928 сентября - 1 октября
Ежедневный вывод и ложная недоплата
В конце сентября начался осенний пик: первые заморозки, щетки и скребки уходят сотнями. Деньги нужны были на закупку, и в понедельник, 28 сентября, Глеб включил на WB ежедневный вывод средств. Нам он об этом не сказал: для него это была кнопка в личном кабинете.
Правило ИИ знало одну выплату в неделю. 29 сентября пришла ежедневная выплата 96 300 ₽, а отчет за прошлую неделю ждал 812 400 ₽. ИИ поставил в очередь «недоплата 716 100 ₽» и написал в рабочий чат.
Глеб поверил цифре и отложил на два дня оплату поставщику щеток. Поставщик сдвинул отгрузку, и два самых бойких дня пика щеток на складе WB не было. Мы оцениваем недополученную наценку в 11 400 ₽. Еще день Вероника разбирала 9 выплат, которые к четвергу копились в очереди.
Сам ИИ сделал ровно то, что было в правилах: сравнил выплату с недельным отчетом и поднял тревогу. Ошибка была в правиле, которое знало только один ритм выплат, и в том, что о новой кнопке в личном кабинете никто, кроме Глеба, не знал.
Как исправили сверку выплат WBИИ больше не сравнивает одну выплату с недельным отчетом. Он складывает все выплаты WB между двумя отчетами и сверяет сумму, а тревогу поднимает только через два дня после отчета. Выплату с пометкой о досрочном выводе он узнает по назначению платежа. Глеб завел правило: любую настройку выплат на WB - сначала в рабочий чат.
Дни 30-422-14 октября
Пик опта: счет закрывается через два часа
В октябре опт вырос: автомагазины брали щетки и незамерзайку коробками, таксопарки - комплекты на всю машину. Оплат опта за месяц 154 против 131 в августе. Полина видит оплату в счете через два часа, а не в конце месяца, и склад отгружает в тот же день.
Ежедневные выплаты WB ИИ теперь сводит к недельному отчету. Деньги за неделю видны в движении денежных средств одной суммой с расшифровкой в очереди.
Не изменились переводы по СБП от физлиц. Их 33 в месяц, как и в августе, и к 17 из них нет ни письма, ни звонка. Полина обзванивает по номеру телефона из выписки, и два таких перевода к 14 октября остались непонятными.
День 4416 октября, пт
2 платежа вместо 38: что это дало в деньгах
Сравниваем 4 августа - 2 сентября, месяц до старта, и 15 сентября - 14 октября. Во втором месяце был пик, платежей стало больше на 22%.
| Поступления | 4 августа - 2 сентября | 15 сентября - 14 октября |
|---|---|---|
| Всего поступлений | 176 | 214 |
| Выплат WB | 4 | 19 |
| Оплат опта по счетам | 131 | 154 |
| Переводов по СБП от физлиц | 33 | 33 |
| Не привязаны на конец месяца | 38 (22%) | 2 (1%) |
| Минут Вероники на платеж | 9 | 2 |
| Часов на сверку в месяц | 26 | 8 |
| Удержаний за брак разобрано | 0 | 11 |
На графике виден всплеск в день ложной недоплаты: Вероника тратила на платеж почти 5 минут, разбирая выплаты WB руками. В остальные дни около двух минут, и большая часть из них уходит на переводы по СБП.
Деньги на счете теперь видны по дням без поправки «WB еще не разобран». Итоги Глеб попросил коротко, в чат.
Вероника говорит, что главное изменилось не в минутах. Раньше конец месяца у нее начинался со списка из сорока непонятных строк и переписки с Глебом и Полиной. Теперь в очереди к концу месяца две-три строки, и по каждой уже написана причина, так что разговор занимает пять минут.
Экономия - часы Вероники. На аутсорсе ее час стоит Глебу 700 ₽.
| Статья | В месяц |
|---|---|
| Освободилось часов Вероники | 18 ч |
| Стоимость часа | 700 ₽ |
| Экономия | 12 600 ₽ |
| Модель и сервисы | 1 600 ₽ |
| Пакет «Поток» | 39 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 16 недель |
| Ошибка с ежедневным выводом | 4 200 ₽ часов Вероники и около 11 400 ₽ наценки, разово |
| Удержания за брак, претензия поставщику | 16 390 ₽ за 11 органайзеров, ответа пока нет |
Окупаемость около трех с половиной месяцев, и это умеренный результат: Вероника тратит 8 часов вместо 26, но опт не вырос из-за сверки, а СБП от физлиц так и разбирает Полина. Самое ценное в деньгах не попало в строку экономии: 11 удержаний за брак, которые раньше растворялись в итоговой сумме выплаты. Если поставщик признает партию, 16 390 ₽ вернутся одной претензией.
Вопросы и ответы
Откуда ИИ берет отчет WB?
Из почты. WB присылает уведомление о еженедельном отчете о реализации, ИИ скачивает отчет из личного кабинета по API-ключу только на чтение. Доступа к выводу денег у него нет.
Что если клиент оплатил два счета одной суммой?
ИИ ищет открытые счета этого ИНН, сумма которых дает платеж. Если вариантов больше одного, платеж встает в очередь сверки, и Полина уточняет у клиента.
Кто отвечает за переводы по СБП от физлиц?
Полина, менеджер опта. ИИ ищет письмо за три дня до перевода и после, а если письма нет, ставит платеж в очередь с номером телефона из выписки.
Можно ли так сверять выплаты Ozon?
Можно, принцип тот же: выплата раскладывается по отчету о реализации. У Глеба Ozon нет, поэтому правила писали только под WB.
Сколько стоит ИИ в месяц?
Модель и сервисы обходятся Глебу в 1 600 ₽ ежемесячно. Отдельно платить за МойСклад и почту не пришлось: банк МойСклад подтягивает сам.
Что делать, если WB удержал деньги по ошибке?
Удержание видно в очереди с артикулом и номером возврата. Оспаривает его Глеб в личном кабинете WB, ИИ только собирает строки. Из 11 удержаний сентября ошибочных не нашли: брак был настоящий.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Возьмем вашу выписку и отчет WB за месяц и покажем, сколько платежей у вас висит без документа и что WB удерживает внутри выплаты.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.