Типовой документ за 11 минут вместо 48, но закрытие месяца осталось прежним

48 минут на документ стали 11

Сравниваем август без ИИ (10 августа - 8 сентября) и первый месяц по регламенту (9 сентября - 8 октября). Считали только типовые документы: договоры поставки и допсоглашения, претензии по долгам, ответы на рекламации, акты сверки с письмом, запросы документов у поставщиков.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Время мерили хронометражем по задачам в Битрикс24: от открытия задачи «подготовить документ» до отправки на подпись. В августе среднее держалось у 48 минут, в сентябре упало до 11 и почти не прыгало: черновик с ИИ занимает 3-4 минуты, остальное - проверка.

Последняя строка таблицы важна не меньше первой. Закрытие месяца не ускорилось ни на день: там работа с банком и 1С, а не с текстами, и обучение ее не затронуло.

Какие документы съедали время

Склад продает полипропиленовые трубы и фитинги, металлопласт, коллекторы, радиаторы и насосы монтажникам, бригадам и управляющим компаниям Магнитогорска. Почти все покупатели работают с отсрочкой 14-30 дней, поэтому договоров, допсоглашений и претензий много. Документами занимаются юрист Еремей, главный бухгалтер Любомила Андреевна, два бухгалтера и менеджер по договорам Агриппина.

На аудите мы выгрузили из Битрикс24 задачи по документам за август и разложили их по видам. Сделали это до воркшопа, чтобы тренироваться на том, что реально съедает время.

Дольше всего - договор: менеджер собирала его из трех старых, правила отсрочку и неустойку, потом юрист вычитывал. Претензии тянулись из-за расчета пеней, рекламации - из-за вежливого и при этом твердого тона.

Двое в команде ИИ уже пробовали, но тайком и с личных аккаунтов. Агриппина просила бесплатный чат-бот переписать письма монтажникам помягче, бухгалтер Нонна Ильинична сокращала им акты сверки. Ни один из них не знал, можно ли так делать, поэтому оба молчали. Остальные шестеро ИИ не открывали ни разу: юрист боялся выдуманных статей закона, главный бухгалтер считала, что тексты выйдут беззубыми.

«Я пятнадцать лет пишу претензии сама. Ваш ИИ напишет «уважаемый клиент, просим рассмотреть возможность», а мне нужен текст, после которого платят.»

Любомила Андреевна, главный бухгалтер

Регламент, первый пункт которого написали на тренировке

Главным страхом команды была утечка, качество текста волновало меньше. Поэтому регламент работы с ИИ собирали вместе с ними, в Google Документе, после первого воркшопа.

docs.google.com/document⤢

Первый пункт появился сам. На упражнении «собрать договор поставки по шаблону» Агриппина по привычке открыла бесплатный чат-бот в браузере и вставила туда настоящий договор на полипропиленовые трубы, с паспортными данными индивидуального предпринимателя. Тренер остановил упражнение, и дальше мы полчаса разбирали, что уже ушло в публичный сервис и что с этим делать. Так этот случай стал первым пунктом регламента.

• Только рабочие аккаунты GigaChat и YandexGPT, выданные компанией. Личные приложения и бесплатные сайты - нет.
• Перед вставкой текста - обезличить: ФИО, паспорт, ИНН, адрес, телефон заменить метками.
• Суммы, проценты и сроки ИИ не считает: их берем из договора и 1С, а ИИ пишет текст вокруг.
• Претензии и договоры уходят клиенту только после проверки юриста задачей в Битрикс24.

Любомила Андреевна оставила в документе комментарий, который стал отдельной строкой: ИИ не пишет претензию с нуля, он редактирует ее шаблон.

Дни 6-81-3 сентября

Два вечера в переговорной над своими документами

Воркшопы проводили очно, в переговорной склада на Кирова, по три часа после закрытия отгрузки. Ноутбуки свои, документы настоящие, распечатанные на всякий случай тоже.

1. 17:00Что такое ИИ-сервис изнутри и куда уходит текст, который вы вставили
2. 17:40Упражнение: ответ на рекламацию по муфтам, каждый своей версией
3. 18:30Упражнение: договор поставки по шаблону. Здесь договор с паспортом ИП ушел в бесплатный сервис
4. 19:00Разбор случая: что попало наружу и как обезличивать
5. 19:40Претензия по шаблону главбуха, сравнение с версией ИИ с нуля

Второй вечер, 3 сентября, был без теории: каждый принес три документа из своей очереди и сделал их при всех. Юрист читал результат вслух. К концу вечера главный бухгалтер впервые сама попросила ИИ сократить ее же письмо к акту сверки.

Аттестация на своих документах: 29 из 42 с первой попытки

Второй воркшоп был целиком практикой: каждый готовил с ИИ свои реальные документы по регламенту. Через пять дней - аттестация, 7 человек по 6 заданий. Оценивал юрист, по одному критерию: можно ли отправлять клиенту без правок.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первой попытки прошли 29 заданий из 42. Чаще всего ошибались в одном: просили ИИ посчитать пени, и он брал ставку из головы. Вторая попытка дала 39 из 42. Три задания так и не сдал менеджер по продажам: он был в отпуске на втором воркшопе и пересдает в ноябре.

Отдельно проверили ответы на рекламации, их больше всего. Агриппина готовит такой ответ теперь за 9 минут вместо 35, юрист только смотрит формулировку про гарантию.

mail.yandex.ru⤢

Еремей на аттестации больше всего придирался не к текстам, а к цифрам. В двух претензиях ИИ подставил ставку пени «как обычно бывает», в одном договоре перепутал отсрочку 14 и 30 дней. Отсюда третий пункт регламента: суммы и сроки человек берет из договора и 1С сам, а ИИ отвечает только за слова.

9 сентября: работаем по регламенту

С 9 сентября регламент стал обязательным. Рабочие аккаунты выдали всем восьми, кто прошел воркшопы. В Битрикс24 у документов появилась стадия «Проверка юриста», без нее задача не закрывается.

Первым документом по регламенту стал ответ на рекламацию по протекающей муфте. Агриппина заменила в письме монтажника имя и телефон метками, попросила ИИ ответ по шаблону, сама вписала номер партии и срок гарантии из 1С и поставила задачу юристу. Еремей поменял одну фразу про условия гарантии, и через 12 минут после открытия задачи ответ ушел монтажнику.

web.telegram.org/a⤢

Первую неделю Еремей проверял каждый черновик, потом выборочно. Любомила Андреевна первые три дня не открывала ИИ вовсе, на четвертый прислала в чат свою претензию, отредактированную по шаблону, с пометкой «ну ладно».

Сколько стоят 58 часов юриста и бухгалтерии

Выручку склада обучение не меняет, поэтому считаем только время юриста и бухгалтерии. Час такого сотрудника в Магнитогорске с взносами - около 560 ₽.

Сокращать никого не стали. Освободившиеся 13 часов в неделю юрист отдал проверке договоров с новыми поставщиками, до которой раньше не доходили руки. Бухгалтерия разбирает старую дебиторку, но долгов за месяц меньше не стало: их размер зависит от монтажников, а не от того, как быстро написана претензия.

Главбух считает по-другому, и ее счет тоже правда. Претензий за месяц отправили столько же, сколько в августе, просто каждая теперь занимает четверть часа вместо часа. А вот договоры с новыми поставщиками, которые юрист наконец прочитал, уже дали одну находку: в договоре на радиаторы стояла предоплата 100% без срока поставки, и его переподписали.

web.telegram.org/a⤢

Что из этих цифр нельзя переносить на свой бизнес

• 11 минут - это для типовых документов. Нестандартный договор с крупным застройщиком юрист пишет столько же, сколько раньше. Если у вас таких большинство, эффект будет меньше.
• Хронометраж по задачам Битрикс24 работает, когда задачи ведут все. Здесь документы и раньше шли задачами. Без этого «до» придется мерить вручную.
• Экономия считалась по часам, а не по деньгам. Склад оплатил обучение временем людей, которое пошло на другую работу, а не на сокращение.
• Регламент без раздела про новичков не держится. Первый же человек, пришедший после обучения, обошел его, не зная о нем.

Вопросы и ответы