Оформление договора
19 мин→3 мин
время менеджера
Кейс · Рекламное агентство · Распознавание документов
Договор по фото паспорта за 3 минуты: бот против веб-формы
Рекламное агентство перепечатывало паспорта клиентов в договор по 19 минут. Мы две недели сравнивали два варианта, бота с распознаванием и веб-форму. Выиграл бот, а самая дорогая ошибка случилась в обход него.
- Ниша
- Рекламное агентство, около 80 договоров в месяц
- Город
- Казань
- Канал
- Telegram-бот для клиентов
- CRM
- amoCRM
- Внедрение
- 1-26 июля 2026, со сплитом
- Пакет
- Документы «Интеграция», 69 900 ₽
Подписали в день брифа
34→43
плюс 26%
Бриф → договор
70%→73%
61 договор вместо 58
Ошибки в паспортных после подписи
7→1
та одна - в обход бота
Рекламное агентство в Казани: договор дольше брифа
Агентство «Сорока» ведет рекламу малому бизнесу Казани: кофейни, салоны, частные мастера, магазины у дома. 11 человек, около 80 договоров в месяц. Владелица Лейсан продает сама, договоры готовят аккаунт-менеджеры Алина и Айрат.
С ООО все просто: карточка предприятия, реквизиты, подпись. С ИП и физлицами договор требует паспортные данные. Клиент присылал фото разворота в Telegram, Алина перепечатывала серию, номер, код, адрес в шаблон Word и отправляла PDF на подпись. Выходило 19 минут на договор, если клиент сразу прислал читаемое фото.
19 минАлина тратила на один договор с ИП или физлицом
58таких договоров в июне из 79
7договоров ушли на подпись с ошибкой в паспортных
34договора подписали в день брифа
Бриф клиент заполняет за полчаса и хочет запуск сегодня же. Договор при этом уезжал на завтра, а то и на понедельник. Бухгалтер Гульнара Рашидовна возвращала Алине договоры, где серия паспорта не совпадала с актом.
«Клиент уже горит, а мы ему: «подождите, перепечатаем ваш паспорт». К вечеру он остывает.»
Лейсан, владелица
Дни 1-31-3 июля
41 правка в 58 договорах: где ломается перепечатка
Подняли все июньские договоры с ИП и физлицами и правки к ним: письма Гульнары, исправленные версии в папке, переписку с клиентами. Набралась 41 правка, 7 из них нашли уже после подписи.
Семь полей дают 39 из 41 правки, 95%, и шесть из них паспортные. Чаще всего путался код подразделения: шесть цифр через дефис, на фото мелко и часто под бликом от ламинации. На втором месте серия и номер, на третьем адрес регистрации: клиенты присылали страницу с прошлой пропиской.
Что выяснилиОшибки дает не невнимательность Алины, а фото. Из 41 правки 26 приходятся на снимки с бликом, наклоном или обрезанным краем. Значит, проверять надо формат и читаемость еще до того, как поля попадут в договор.
Каждая такая правка - повторная подпись у клиента, а у семи июньских договоров, исправленных уже после подписи, еще и новый акт. Гульнара Рашидовна тратила на них около четырех часов в месяц и каждый раз звонила клиенту сама.
Дни 4-64-6 июля
Шаблон договора: паспорт только в приложении
Шаблон перенесли из Word в Google Документы и разметили поля. Бот заполняет копию шаблона, сохраняет PDF в папку договоров и кладет ссылку в сделку amoCRM.
Лейсан прочитала шаблон и попросила вынести паспортные данные из текста в приложение 1. В самом договоре остались ФИО и реквизиты, и его можно пересылать подрядчикам, например типографии, без паспорта клиента. Позже этот комментарий сыграл свою роль в ошибке.
TelegramКлиент после брифа получает ссылку на бота, соглашается на обработку данных, присылает фото разворота и прописки.
ПроверкаБот читает поля и проверяет формат: серия и номер 4 + 6 цифр, код NNN-NNN и его связь с отделом в строке «Выдан», дата выдачи после 14 лет.
КлиентВидит поля со скрытыми цифрами и подтверждает. Если формат не сошелся, бот просит переснять, а не угадывает.
amoCRMPDF в папке, ссылка в поле сделки, этап «Договор подписан». Фото удаляются через 24 часа.
Дни 7-107-10 июля
Вариант А - фото в бота, вариант Б - веб-форма
Айрат предложил дешевле: форма, где клиент сам печатает паспортные данные, без распознавания. Решили не спорить, а проверить оба варианта на живых клиентах две недели. Каждый второй бриф получал ссылку на бота, остальные - на форму.
Перед этим прогнали бота на 46 фото паспортов сотрудников и их родственников, кто согласился. Специально взяли плохие: блик, наклон, разворот в обложке, старая прописка.
Первый прогон: 36 из 46. Бот путал страницы прописки и не видел штамп о снятии с учета. После правок - 44 из 46. Два фото бот так и не прочитал, на них он просит переснять, это и нужно.
13 июля сплит запустили. Через два дня случилось то, ради чего проверку формата и делали. Рамиль, владелец кофейни, оформлял договор на ведение рекламы и прислал разворот, снятый под лампой.
На фото Рамиля блик пришелся ровно на код подразделения, и последняя 7 читалась как 1. Договор был на ведение рекламы, 26 000 ₽ в месяц. Код с единицей на конце принадлежит МВД республики, а в строке «Выдан» стоял районный отдел. Ошибку поймала проверка формата, бот попросил переснять, второе фото прошло. Без проверки договор ушел бы с чужим кодом, как 7 июньских.
Дни 13-2613-26 июля
Группа А против группы Б: форма проиграла на дисциплине
| 13-26 июля | А: бот, фото | Б: веб-форма |
|---|---|---|
| Клиентов | 18 | 16 |
| Подписали договор | 17 | 11 |
| Не дошли до договора за 2 дня | 1 | 5 |
| Время менеджера на договор | 3 мин | 7 мин |
| Ошибки в паспортных данных | 0 | 3 |
Форма дешевле, но клиент печатает сам и не спешит. Пятеро из 16 открыли ее и бросили на поле «Код подразделения». Трое ошиблись в цифрах, и Алина сверяла форму с фото, которое все равно просила прислать. Бот забирает 2 минуты у клиента и почти ничего у менеджера.
Что значит «бросили на коде», Алина увидела по журналу формы. Клиент вводит серию и номер, доходит до кода подразделения, идет искать паспорт и не возвращается. Двое из пяти потом прислали фото в Telegram, как раньше, и договор Алина собрала вручную. В сплите они так и остались среди тех, кто не дошел до договора за 2 дня.
Со следующего понедельника всех клиентов перевели на бота. Форму оставили для тех, кто не пользуется Telegram: за месяц таких было двое.
Дни 29-3029-30 июля
Договор в обход бота с паспортом другого клиента
29 июля Айрат закрывал срочного клиента, Ильдара: салон хотел запуститься в пятницу, а паспорт Ильдар обещал прислать «вечером». Чтобы успеть, Айрат открыл папку договоров, сделал копию подписанного договора прошлой клиентки, Резеды, и поменял шапку. Приложение 1 с паспортными данными он не открыл: в тексте договора паспорта больше нет.
Ильдар получил PDF в 18:40, а утром написал, что в приложении чужой паспорт. Ничего не подписал, запуск сдвинулся на 2 дня, с пятницы на понедельник. Резеде Лейсан позвонила сама и рассказала, что произошло и кому ушли данные. Ильдар удалил файл и подтвердил это письменно.
Исправили: договор теперь создает только ботПапка договоров для менеджеров стала только для чтения: копию сделать нельзя, новый договор создает только бот. В amoCRM этап «Договор подписан» не открывается без ссылки из поля «Договор (бот)». Бот научился ждать паспорт: менеджер отправляет клиенту ссылку заранее, а бот напоминает через 3 часа. С 30 июля обходов не было: в августе Айрат трижды отправлял клиентам ссылку заранее.
Айрат не нарушал правил, их просто не было: Word-копии делали все годами. Бот закрыл перепечатку, но старый быстрый путь в папке остался открытым, и в спешке им воспользовались.
Резеда отреагировала спокойнее, чем ждала Лейсан: попросила письменное подтверждение, что файл удален, и в августе продлила ведение еще на три месяца.
30 дней13 июля - 11 августа
30 дней с ботом: 3 минуты на договор и плюс 9 подписей в день брифа
Сравниваем июнь, с 1 по 30 июня, и 30 дней с 13 июля по 11 августа. Первые две недели после старта бота получала только группа А. Тарифы и команду не меняли.
| Договоры с ИП и физлицами | 01.06-30.06 | 13.07-11.08 |
|---|---|---|
| Брифов | 83 | 84 |
| Подписанных договоров | 58 (70%) | 61 (73%) |
| Подписали в день брифа | 34 | 43 |
| Время менеджера на договор | 19 мин | 3 мин |
| Ошибки в паспортных данных после подписи | 7 | 1 |
| Часы менеджеров на договоры | 18 в месяц | 3 в месяц |
Время на договор упало сильно, а продажи выросли скромнее: 61 договор против 58. Договоры с ООО, а это каждый четвертый, бот не трогает. Две недели половина клиентов шла через форму. Одна ошибка после подписи - это договор Ильдара, сделанный в обход бота.
Главный выигрыш виден по дням: 43 договора подписаны в день брифа против 34, на 26% больше. Клиент уходит со встречи с договором в телефоне и не успевает остыть.
В воронке на 11 августа у каждой сделки после брифа есть ссылка на договор от бота. Через день бухгалтер сверила акты за июль и сама пришла в чат с вопросом.
Деньги: три договора сверху и 15 часов менеджеров
В деньги берем одну выручку от дополнительных договоров. Сэкономленные часы Алины и Айрата в рубли не переводим: они ушли в отчеты клиентам, а не в сокращение.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Договоров с ИП и физлицами до и после | 58 и 61 за 30 дней |
| Дополнительные договоры | 3 в месяц |
| Средний чек ведения рекламы | 26 000 ₽ в месяц |
| Дополнительная выручка | 78 000 ₽ в месяц |
| Маржа агентства | 30% |
| Дополнительная валовая прибыль | 23 400 ₽ в месяц |
| Распознавание, хранение, Telegram | 1 900 ₽ в месяц |
| Пакет «Интеграция» с amoCRM | 69 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 14 недель |
Срок длинный для агентства с 80 договорами в месяц. Ведение рекламы клиент продлевает в среднем 5 месяцев, поэтому три лишних договора приносят деньги дольше, чем первый месяц из расчета.
Куда ушли 15 часов, видно по отчетам: в августе все ежемесячные отчеты клиентам ушли до 5 числа, а в июне девять опоздали на день-два.
Открытый вопрос: договоры с ООО
Каждый четвертый договор агентства - с ООО, и там та же перепечатка: карточка предприятия в PDF, ИНН, КПП, расчетный счет. Ошибок меньше, но 12-15 минут на договор остаются.
Лейсан хочет, чтобы бот читал карточку предприятия и сверял ИНН по открытому реестру. Айрат против: у ООО договоры чаще правят юристы клиента, и автоматический PDF им ни к чему. В сентябре решат на 10 договорах, кто прав.
Вопросы и ответы
Сколько фото паспорта лежат на сервере?
Фото лежат на сервере 24 часа и удаляются после подтверждения полей. В договоре и amoCRM остаются только данные, в amoCRM - со скрытыми цифрами паспорта. Согласие на обработку бот берет до первого фото.
Что бот делает с бликом или наклоном?
Проверяет формат каждого поля и связь кода подразделения с отделом в строке «Выдан». Не сошлось - просит переснять и подсказывает как: без вспышки, разворот целиком.
Почему не оставили веб-форму, она же дешевле?
В сплите форму бросили 5 из 16 клиентов, и в трех формах были ошибки. Форма осталась запасным путем для тех, кто не пользуется Telegram.
Как договор попадает в amoCRM?
Бот ищет сделку по телефону клиента, кладет ссылку на PDF в поле «Договор (бот)» и переводит сделку на этап «Договор подписан».
Кто подписывает договор?
Клиент по ссылке кодом из СМС, агентство - Лейсан. Бумагу печатают только по просьбе клиента.
Что, если клиент пришлет паспорт позже?
Менеджер отправляет ссылку на бота сразу после брифа, бот напоминает через 3 часа. Так появилось после ошибки с договором Ильдара.
Сколько занял запуск?
От разбора июньских договоров до старта сплита 13 дней. Еще две недели шел сплит, с 27 июля бот работает со всеми клиентами.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Посмотрим ваши договоры за месяц и покажем, где теряются минуты и клиенты.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.