Часы бухгалтера на чеки в месяц
50 ч→3 ч
вторая версия бота, июль
Кейс · Производство полуфабрикатов · Распознавание документов
Первая версия бота для чеков провалилась, вторая читает QR-код
Водители цеха годами возили чеки в конвертах, а бухгалтер разбирала их полторы недели каждый месяц. Первая версия бота это не изменила: чеки доходили мятыми и выцветшими, а вопросы бота водители пропускали. Ниже о том, почему так вышло, что поменяли во второй версии и как бригадир еще раз принес конверт по старой привычке.
- Ниша
- Цех полуфабрикатов, 6 рефрижераторов
- Город
- Улан-Удэ
- Канал
- Telegram-бот для чеков
- Внедрение
- 18 мая - 21 июня 2026, две версии
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 18 апреля - 17 мая и 22 июня - 21 июля
Минут бухгалтера на один чек
7 мин→24 сек
в среднем, вместе с очередью
Чеков потеряно за месяц
27→3
без чека нет возмещения
Дни 1-1018-27 мая
Конверты по пятницам и первая версия бота
Цех на Трактовой лепит позы, пельмени, манты и хушуур, около 26 тонн в месяц: магазины Улан-Удэ, Иволгинск, Гусиноозерск, Кабанск и трасса до Бабушкина. Возят шесть рефрижераторов, на них восемь водителей-экспедиторов. Трое мерчендайзеров объезжают магазины, снабженец закупает лук и специи на рынке.
У всех них есть мелкие расходы из своего кармана. Топливо по карте проходит не на каждой заправке, в Бабушкине и Селенгинске платят наличными. Рефрижератор после рейса моют и обрабатывают, у рынка платная стоянка, в дороге лопается колесо. Мерчендайзеры делают контрольные закупки: покупают свои пельмени и позы конкурентов, чтобы проверить ценник, срок и как держит морозильник магазина.
Годами это жило в конвертах: чеки в бардачок, в пятницу конверт кассиру Дариме и наличные на руки. В конце месяца бухгалтер Диана садилась за конверты на полторы недели.
418чеков за 30 дней
7 минна один чек
50 чв месяц на чеки
27чеков потеряно
«Чек с мойки в Кабанске, мятый, наполовину белый. Звоню Батору: ты в какой день там был? Он не помнит. И так с каждым третьим.»
Диана, бухгалтер цеха
Для разбора мы взяли все конверты с 18 апреля по 17 мая: 418 чеков от 13 человек. Разложили по типам и отметили, у каких чеков есть QR-код. Семь типов покрывают 375 из 418 чеков (90%), больше трети - топливо.
Первая версия выглядела просто. Сотрудник шлет фото чека боту в Telegram до пятницы, бот распознает его целиком и задает три вопроса кнопками: машина, статья, наличные или карта. Диана проверяет реестр и грузит в 1С. Конверт вроде бы больше ни к чему.
QR-код в разборе мы отметили, но в первую версию не взяли. Фото и так читалось на тестовых чеках, которые мы снимали в офисе. Это были свежие чеки, ровные, при хорошем свете.
День 1128 мая, чт
28 мая: запуск, который водители не заметили
Эрдэм, владелец цеха, объявил бота на утренней планерке у ворот, пока грузили машины. Каждому водителю прислали ссылку, троим помогли нажать «Старт». Первый чек пришел в 11:40 от мерчендайзера Дулмы, второй только вечером.
Водители не спорили. Двое честно сфотографировали недельную пачку в пятницу утром, сидя в кабине. Батор ответил на первый вопрос бота и бросил на втором: тронулся с заправки.
- Три вопроса на каждый чек. За рулем на них никто не отвечает, а потом забывает.
- «До пятницы». Срок, который мы сами дали, превратил бота в тот же конверт, только в телефоне.
- Деньги по-прежнему в кассе. Возмещение выдавали наличными по конверту, и смысла фотографировать не было.
Дни 12-2429 мая - 10 июня
Две недели первой версии: 74 чека из 196
Через две недели мы посчитали, сколько чеков прошло через бота, а сколько опять приехало в конвертах. Цифры не оставили вопросов.
| Первая версия, 14 дней | Что ждали | Что вышло |
|---|---|---|
| Чеков через бота | почти все | 74 из 196 (38%) |
| Распознано без ошибок | 9 из 10 | 45 из 74 (61%) |
| Чеков в конвертах | единицы | 122 |
| Часов Дианы в темпе месяца | около 10 | 46 |
Обратная сторона: бот добавил работы. Диана сверяла 74 фото, а потом разбирала конверты от тех, кто фото не прислал. За 14 дней на чеки ушло 21,5 часа, в темпе месяца это 46 часов против 50 весной.
Эрдэм спросил, не вернуть ли конверты. Мы попросили два дня на разбор.
Дни 25-2611-12 июня
Почему не взлетело: термобумага, бардачок и три вопроса
Мы разобрали все 29 ошибок распознавания и поговорили с восемью водителями. Ошибки оказались не в модели, а в том, что к ней доходило.
| Почему чек прочитан неверно | Чеков |
|---|---|
| Термобумага выцвела или чек смят в бардачке | 14 |
| Снято под углом, край с суммой обрезан | 6 |
| Водитель выбрал не ту статью в вопросе | 5 |
| Товарный чек от руки | 4 |
Термобумага в летнем бардачке живет два-три дня. К пятнице сумма на чеке с Кабанского тракта светло-серая, дата стерта на сгибе. Офисные тестовые чеки этого не показали.
Вторая находка была у нас под носом. На 339 весенних чеках стоял QR-код, а в нем уже есть дата, время, сумма и фискальные номера: ФН, ФД и ФП. Это те же данные, по которым приложение налоговой проверяет чек. Читать сумму с выцветшей бумаги не нужно, если ее можно взять из кода.
«Мне за рулем некогда кнопки тыкать. Сфоткал и поехал, все. Остальное пусть сам думает.»
Батор, водитель рейса на Кабанск
Третья причина не про технику. Пока касса платит по конверту, фотографировать незачем. Эрдэм согласился перенести возмещение в бот: принятые чеки оплачиваются на карту во вторник и пятницу.
Дни 27-3113-17 июня
Вторая версия: QR-код вместо вопросов
Переделка заняла пять дней. Главное правило стало таким: чек снимается у кассы, пока он в руке. Бот за секунды проверяет фото, и если QR-код не читается, просит переснять сразу, а не в пятницу.
Фото у кассыСотрудник снимает чек сразу после покупки, без подписи.
QR-кодДата, время, сумма, ФН, ФД и ФП берутся из кода, с фото только строки.
ПроверкиКачество фото, дубль по фискальным номерам, сумма фото равна сумме кода.
Статья и рейсПродавец дает статью, график рейсов дает машину.
Реестр и 1С УНФЧерновик авансового отчета, возмещение во вторник и пятницу.
Вопросов водителю больше нет. Машину и рейс бот берет из графика, который Дарима утром ведет в таблице, по тому, кто прислал чек. Статью дает продавец: заправка - топливо, мойка - санобработка, хозмаг - хозтовары. Если продавец новый, чек уходит в очередь к Диане, а водителю ничего не приходит.
Правила записали в документ, и Эрдэм оставил в нем самое важное замечание: путевые листы в 1С появляются не в тот же день, а Батор иногда едет на чужой машине. Поэтому рейс берем из утреннего графика, а не из путевого.
В 1С УНФ завели продавцов из весенних чеков как поставщиков. У каждой заправки, мойки и стоянки своя статья, ее бот и подставляет.
Статьи расходов легли в номенклатуру услугами и товарами. Отдельно стоит лук и специи с рынка: это сырье цеха, и его Диана проводит не как расход рейса.
Дни 32-3318-19 июня
Прогон на тех самых весенних конвертах
Для прогона мы нарочно взяли худшее, что было: 60 чеков из весенних конвертов, мятых и выцветших. Если вторая версия справится с ними, со свежими справится точно.
С первого раза без ошибок прошли 47 чеков из 60. Бот брал сумму с фото, когда на нем смялась единица, путал шиномонтаж с заправкой и принял один чек дважды: его сфотографировали с двух телефонов. Сумму перевели на QR, дубли стали ловиться по ФН, ФД и ФП.
После правок их стало 56 из 60. Четыре чека мы так и не прочитали: на двух QR пропечатан наполовину, на двух бумага выцвела целиком. Бороться за них не стали. В живом потоке такого чека не будет: бот попросит переснять, пока чек свежий, а пропечатку решает касса заправки, а не мы.
Дни 36-3822-24 июня
22 июня: чек виден в тот же час
Вторую версию запустили в понедельник. На планерке Эрдэм сказал одну фразу: деньги за чеки теперь только через бот, на карту. Первый чек пришел в 7:48, Алексей заправился на Трактовой перед рейсом в Иволгинск. К обеду в реестре лежало 17 чеков, и все утренние заправки.
В среду, 24 июня, Дулма сделала контрольную закупку в магазине на Ключевской: две пачки своих «Сибирских» и позы конкурента. Вспомнила про бот через час, уже в машине, и достала из кармана куртки мятый чек на замороженные пельмени. Первое фото бот вернул: размыто, QR не виден. На втором засветился угол от лампы в салоне. Чек распознался с третьей попытки, когда она положила его на папку и прикрыла ладонью от света.
В первой версии этот чек доехал бы до пятницы белым листком. Здесь он лег в реестр через 67 минут после покупки, а не через три дня, со статьей «контрольная закупка».
Дни 47-613-17 июля
Конверт Леонида: 34 чека мимо бота
Рейс на Кабанск и Бабушкин - самый длинный, два дня с ночевкой. Его ведет бригадир Леонид с двумя водителями, Батором и Алексеем. В пятницу, 3 июля, он вернулся с рейса и по привычке зашел к Дариме с конвертом: 34 чека бригады за три дня. Дарима тоже по привычке выдала наличными 6 840 ₽ и положила конверт Диане на стол.
Во вторник, 7 июля, бот сформировал реестр возмещения. Батор и Алексей часть чеков с рейса успели сфотографировать в бот, и за них им перечислили на карту. Касса про реестр ничего не знала, а реестр ничего не знал про кассу.
В среду Диана взялась за конверт и не стала вбивать его руками: сфотографировала все 34 чека через бот. Бот принял 30 и отметил 4 как дубли по фискальным номерам. Эти 4 чека и оказались оплаченными дважды: 1 488 ₽ Батору и 840 ₽ Алексею, всего 2 328 ₽.
Дубли бот поймал, но деньги уже ушли. Расходы рейса на Кабанск пять дней не было видно в реестре, а Диана с Даримой полдня выясняли, кто за что получил.
Причина нашлась в разговоре с Леонидом. В первую неделю бот не принял у Батора выцветший чек со стоянки, и Батор его выбросил. Бригадир решил, что бот теряет деньги его ребят, и стал собирать чеки сам: защищал бригаду, как умел.
Перевели бумажные чеки через ботКасса больше не выдает деньги по бумажным чекам. Дарима фотографирует их в бот сама, в режиме «за другого сотрудника», и возмещение уходит общим реестром. Бригадиру каждую пятницу в 17:00 приходит сводка по его машине: сколько чеков принято и на какую сумму. 2 328 ₽ Диана удержала из следующего возмещения, Батор и Алексей согласились. Через неделю, 10 июля, Леонид принес еще один конверт, 6 чеков, но денег за него уже не просил: Дарима сфотографировала их за 4 минуты. 17 июля конверта не было.
День 6723 июля, чт
30 дней второй версии: 3 часа вместо 50
Сравниваем 30 дней с 18 апреля по 17 мая, когда все шло через конверты, и 30 дней второй версии, с 22 июня по 21 июля. Недели первой версии в замер не вошли: в них работали оба порядка сразу.
| Чеки сотрудников | Весна, конверты | 22 июня - 21 июля, бот |
|---|---|---|
| Чеков за месяц | 418 | 446 |
| Минут бухгалтера на один чек | 7 мин | 24 сек |
| Часов на чеки за месяц | 50 ч | 3 ч |
| Ушло в ручную очередь | - | 24 (5%) |
| Чеков потеряно | 27 | 3 |
Чеков стало больше на 28, и это не рост расходов. Весной часть чеков просто не доезжала до офиса: 27 штук потерялись, а без чека возмещения нет. Водители весной оплатили из своего кармана 10 260 ₽ расходов, которых цех так и не увидел.
Сезон работает против этого сравнения. Летом позы и пельмени берут хуже, и рейсов в июле было 141 против 168 весной. На один рейс приходится 3,2 чека против 2,5: чеки не прибавились от поездок, их просто перестали терять.
24 секунды на чек - среднее вместе с очередью. Чек с QR-кодом Диана проверяет за 18 секунд. В очередь за месяц ушли 24 чека: 17 товарных чеков с рынка, где лук и специи пишут от руки, 4 с шиномонтажа без кассы и 3 с нечитаемым кодом. На каждый из них уходит около двух минут.
Итоги в чате начались с файла: Диана закрыла подотчет за июль, а Эрдэм спросил, сколько было раньше.
Деньги с учетом 25 потерянных дней
Выручки бот для чеков не приносит, он возвращает часы бухгалтера. Час Дианы считали от оклада: 60 000 ₽ с взносами 30,2% на 176 рабочих часов.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на чеки: весна и вторая версия | 50 и 3 |
| Освободилось часов в месяц | 47 |
| Час бухгалтера с взносами | 444 ₽ |
| Экономия в месяц | 20 868 ₽ |
| Распознавание, бот и модель | 2 400 ₽ в месяц |
| Остается в месяц | 18 468 ₽ |
| Пакет «Поток» | 39 900 ₽ разово |
| Окупаемость второй версии | около 9 недель |
Срок окупаемости второй версии - около 9 недель. Но платил Эрдэм за весь проект, а первая версия 25 дней ничего не экономила. От запуска первой версии до возврата денег пройдет около 90 дней, до конца августа, вместо 9 недель по первому плану. Переделку мы сделали в рамках пакета, клиенту она стоила только времени.
Отчет о продажах за те же 30 дней дал еще одну цифру. Расходы по чекам составили 2,7% продаж. Раньше эту долю Эрдэм узнавал в середине следующего месяца, когда Диана добиралась до последнего конверта.
Летом пельмени продаются хуже и рейсов меньше. К Сагаалгану в феврале машины пойдут в районы через день, и чеков будет почти вдвое больше.
Вопросы и ответы
Водитель на трассе, связи нет. Чек пропадет?
Нет. Telegram отправит фото, когда появится сеть, и бот ответит сразу. Важно снять чек у кассы, пока он свежий.
Что с чеками с рынка, где пишут от руки?
Они идут в очередь бухгалтера: QR-кода на товарном чеке нет, и сумму с почерка бот сам не утверждает. В июле таких было 17 из 446, на каждый уходит около двух минут.
Бот поймет, если один чек прислали двое?
Да. Дубль ищется по фискальным номерам из QR-кода: ФН, ФД и ФП. Совпадение с любым принятым чеком, с какого угодно телефона, отклоняется. Но касса, которая платит наличными мимо бота, этой проверки не видит, это мы узнали на конверте Леонида.
Как это попадает в 1С УНФ?
Раз в день реестр уходит в 1С файлом через стандартную загрузку из табличного документа, без доработки конфигурации. В 1С ложатся черновики авансовых отчетов по каждому сотруднику, проводит их бухгалтер.
Сколько стоит распознавание в месяц?
В июле, при 446 чеках, около 2 400 ₽ на бот, распознавание и модель. Зимой, когда рейсов больше, сумма растет вместе с числом чеков.
Почему сразу не сделали вторую версию?
Первую проверяли на свежих чеках в офисе, а водители снимали трехдневные из бардачка. Теперь прогон делаем на настоящем конверте.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите фото 30 чеков из конверта за прошлый месяц, покажем, сколько из них бот прочитает по QR-коду, а сколько останется бухгалтеру.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.