Просроченная дебиторка
3 802 тыс ₽→2 258 тыс ₽
на 1 августа и на 2 октября
Кейс · Производство металлоконструкций · ИИ-агент
Две недели агент писал тем, кто уже заплатил, и вторую версию собрали вокруг договора
Завод металлоконструкций в Ставрополе отгружает каркас ангара шестнадцатью машинами, а покупатель платит за него одной платежкой. Первая версия агента этого не поняла и разозлила постоянных клиентов. Вторая научилась разносить платежи по договору, но споткнулась о сентябрьский пик.
- Ниша
- Производство металлоконструкций: ангары, фермы, навесы
- Город
- Ставрополь
- Канал
- Почта бухгалтерии
- Внедрение
- 3 августа - 2 сентября 2026, со второй версией
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до первой версии и 30 дней второй
Часы бухгалтера на долги
52 ч→15 ч
в месяц
Покупателей с просрочкой
47→29
из 112 с отсрочкой
Акт сверки по запросу
34 мин→50 сек
из 1С, на проверку бухгалтеру
Ангары после уборки: 63 письма в очереди на 20 мест
Пятница, 25 сентября, 11:40. Менеджер Федот пишет в рабочий чат: финансист СПК «Ташлянский» получил напоминание сегодня утром. Реестр платежей у них по средам, среда прошла. Долг 1 840 тыс ₽ теперь уйдет в банк 30 сентября, на неделю позже.
Агент к тому моменту работал три недели и в целом справлялся. Сломал его сезон. В сентябре агрофирмы после уборки ставят зерносклады и ангары, завод отгружал вдвое больше обычного. Сроки оплаты по этим машинам сошлись на одну неделю.
- Отгрузок вдвое больше августовских, в очереди агента 9 писем.
- Срок по Ташлянскому прошел, письмо стоит в очереди 34-м.
- Очередь 52 письма. Виктория подтверждает по 20 в день, как договорились.
- Письмо Ташлянскому уходит. В очереди еще 63.
- Федот передает слова финансиста: реестр был в среду.
Очередь шла по дате срока, от старых к новым. Мелкие долги по 40-60 тыс ₽ занимали утренние двадцать мест, крупные ждали. Три больших напоминания на 2 960 тыс ₽ опоздали на 4 дня и пропустили платежные дни клиентов.
Для завода это неделя кредитной линии под 17% на 2 960 тыс ₽, около 9 650 ₽. Немного. Хуже то, что Ваграм Суренович узнал об этом от клиента, а не от агента: в утренней сводке строка «в очереди 52» была, но ее никто не читал.
Перестроили очередь: крупные долги впередВ тот же день очередь переставили: сначала крупные долги и те, у кого близко платежный день, потом остальные по сроку. Как это устроено и что осталось нерешенным - в разделе «Новая очередь» ниже.
Каркас ангара едет 16 машинами, а оплата приходит одной
Завод на Старомарьевском шоссе делает каркасы ангаров и зерноскладов, фермы, навесы. Покупатели - агрофирмы края, монтажные компании и подрядчики. Договор обычно такой: 30% аванса, остаток через 10 банковских дней после отгрузки.
Каркас ангара 18×36 - это 16 машин за восемь рабочих дней, по две в день. На каждую машину своя расходная накладная в 1С. А платят за ангар одной платежкой, в назначении «окончательный расчет по договору». Бухгалтер Виктория Львовна разносила такие платежи руками, по двадцать минут на каждый.
В 1С ангара как товара нет. Есть фермы, колонны, прогоны, связи и метизы, каждая позиция со своей ценой. Машина везет то, что сварили к этому дню, и накладная на нее своя.
3 802 тыс ₽просрочено на 1 августа
47покупателей с просрочкой
31напоминание за месяц, все вручную
52 чв месяц на долги у бухгалтера
Напоминали редко и поздно. Виктория писала, когда доходили руки, Федот звонил своим клиентам, когда вспоминал. Ваграм Суренович хотел, чтобы письма уходили сами, но вежливо: многие агрофирмы - клиенты с 2015 года.
«Мне не нужен коллектор. Мне нужно, чтобы человек на третий день получил нормальное письмо, а не звонок через месяц.»
Ваграм Суренович, директор
Дни 1-63-8 августа
226 просроченных накладных: 33 уже оплачены
Начали с выгрузки: все просроченные накладные на 3 августа, 226 штук у 47 покупателей. Виктория и Федот по каждой вспомнили причину. Без этого агенту не объяснить, кому писать, а кому нельзя.
Семь причин дают 210 из 226 накладных, 93%. Самая неприятная - третья: 33 накладные, 15%, на самом деле оплачены. Деньги пришли одной платежкой на несколько машин или по договору целиком, а разнести их Виктория не успела.
- Подрядчики ждут своего заказчика - 58 накладных. Письмо тут не поможет, это разговор Федота.
- Оплата по этапам - 27. Монтаж не принят, по договору платить еще рано, напоминать нельзя.
- Агрохолдинги платят только по реестру - 11. Письмо надо прислать до их платежного дня, а не после срока.
Правила собрали в один документ. Ваграм Суренович дописал главное: никаких пеней в письмах, даже если они есть в договоре. Лимит в 20 писем в день поставили по просьбе Виктории: каждое письмо она подтверждает сама утром.
Дни 11-2413-26 августа
Первая версия: две недели писем тем, кто заплатил
Первую версию запустили 13 августа. Она сверяла банк с накладными по сумме: пришло 404 400 ₽ - ищем накладную на 404 400 ₽. Нашла - закрыта, не нашла - через 3 банковских дня после срока письмо.
Для завода это не работает. Точное совпадение суммы бывает у навеса на одну машину. У ангара платеж закрывает 16 накладных, у частичной оплаты не совпадает ничего. За две недели агент отправил 86 писем, 23 из них, 27%, ушли тем, кто уже заплатил.
«Нам пришло пять писем про пять машин, которые мы оплатили одним платежом еще в июле. Вы там считаете вообще?»
Неля, бухгалтер агрофирмы «Каменный брод», письмо 25 августа
Просрочка за эти две недели не упала, а выросла на 113 тыс ₽: до 3 915 тыс ₽ на 26 августа. Виктория тратила утро на то, чтобы снимать ложные письма с подтверждения. 26 августа Ваграм Суренович попросил выключить.
Что выяснилиОшибка не в тоне и не в лимите. Агент не знал, что платят за договор, а не за машину. Сверку по сумме надо менять на сверку по договору и объекту, а номера накладных брать из назначения платежа, когда они там есть.
Дни 25-3127 августа - 2 сентября
Вторая версия: прогон, который не видел сентября
Неделю переделывали разноску. Теперь агент берет платеж, находит договор по назначению или по покупателю и складывает все открытые накладные этого договора. Хватает денег на все - закрывает все. Не хватает - пишет только про остаток.
Выписка в 1СУтром банк загружается в «Банк и кассу».
Разноска по договоруПлатеж ищет договор, объект и номера накладных в назначении.
Список долговЧто просрочено после разноски и по чьей причине.
Письма на подтверждениеВиктория утром видит черновики, до 20 в день.
Почта и сводкаПисьмо с ящика бухгалтерии, сводка - в рабочий чат.
Прогнали обе версии на 40 июльских долгах. Первая решила верно 27, вторая 39. Один промах второй версии так и остался: платеж от головной компании холдинга с другим ИНН агент не связывает с дочерней агрофирмой, такие Виктория разносит сама.
Почему прогон не показал будущую очередь: июль - тихий месяц. В самый плотный день июля в очереди было 12 писем, лимит в 20 казался с запасом. Пик отгрузок мы в тест не заложили, хотя Федот про сентябрь предупреждал.
Дни 32-383-9 сентября
16 накладных за ангар, одна платежка и ни одного письма
Вторую версию включили в четверг, 3 сентября. В первое утро агент предложил 14 писем, Виктория подтвердила 12. Два сняла: там спор об окраске, это к Федоту.
Через неделю случилось то, на чем сломалась первая версия. Агрофирма «Калаусская» забирала каркас ангара 18×36: 16 машин за десять дней до запуска, 16 накладных. По первым четырем срок оплаты уже прошел.
8 сентября пришла одна платежка на 3 403 680 ₽: остаток после аванса 30% по договору 112-М. Утром 9-го агент нашел договор, сложил 16 накладных, увидел, что денег хватает на все, и закрыл их. Напоминать не стал.
Федот собирался в тот день звонить «Калаусской» про оплату и узнал из чата, что звонить незачем. С частичными оплатами агент поступает так же: у «Стройтехмонтажа» из 812 400 ₽ пришло 600 000 ₽, письмо ушло только на 212 400 ₽.
Дни 54-5725-28 сентября
Очередь по сумме и платежному дню: что закрыли, а что нет
После звонка из Ташлянского порядок очереди поменяли в тот же день. Раньше письма шли по дате срока, теперь по сумме долга и по платежному дню клиента. Платежный день завели в карточки 1С у 14 крупных покупателей: Федот обзвонил их за понедельник.
Теперь письмо агрохолдингу уходит за два рабочих дня до его реестра, даже если срок прошел только вчера. Лимит Виктория подняла до 35 писем в день, подтверждает их до 10 утра. В сводке строку «в очереди» агент теперь пишет первой, и при очереди больше лимита пишет в чат отдельно.
Закрыли не все. Мелкие долги до 30 тыс ₽ в плотные дни по-прежнему ждут письма до 3 дней: их обгоняют крупные. Ваграм Суренович решил, что это честный размен. За оставшиеся дни сентября крупные письма не опаздывали, а очередь 28 сентября была 22 письма.
30 дней3 сентября - 2 октября
Месяц второй версии: 2 258 тыс ₽ вместо 3 802 тыс ₽
Сравниваем июль до разбора, с 3 июля по 1 августа, и 30 дней второй версии, с 3 сентября по 2 октября. Две августовские недели первой версии в замер не входят: они были хуже исходной точки.
| Завод, отсрочка до 10 банковских дней | 03.07-01.08 | 03.09-02.10 |
|---|---|---|
| Просрочено на конец периода | 3 802 тыс ₽ | 2 258 тыс ₽ |
| Покупателей с просрочкой | 47 | 29 |
| Напоминаний за месяц | 31 | 168 |
| Акт сверки по запросу | 34 мин | 50 сек |
| Часы Виктории на долги | 52 ч | 15 ч |
Просрочка снизилась на 1 544 тыс ₽, на 41%. Почти все - за счет «забыли» и «оплачено, но не разнесено». Подрядчики, которые ждут своего заказчика, письмами не двигаются: там как было, так и осталось, это по-прежнему работа Федота.
Акт сверки - побочный эффект, которого не ждали. Получив письмо, покупатели часто отвечают «пришлите сверку». Раньше Виктория собирала акт полчаса, теперь агент делает его из 1С, а она только проверяет и отправляет.
Склад тоже стал сговорчивее. 12 ферм ФС-24 на 1 416 000 ₽ и 18 колонн стоят в резерве за «Ипатовским»: вторую очередь Ваграм Суренович не отгружает, пока не оплачена первая. Раньше это решалось звонком, теперь по сводке агента.
Продажи в сентябре - почти 15 млн ₽, и в этом месяце агент работал на объемах вдвое выше обычного. Итоги понадобились не нам, а банку: Виктория спросила цифру для пересмотра лимита по кредитной линии.
Цифру для банка Виктория получила файлом, а Ваграм Суренович ответил одной фразой про август.
Окупаемость с потерянными неделями
В расчет идут часы бухгалтера. Час Виктории с взносами стоит заводу 470 ₽. Снятую просрочку в расчет не берем: часть этих денег пришла бы и без писем, просто позже.
| Расчет по второй версии | Значение |
|---|---|
| Часы на долги до / после | 52 ч / 15 ч |
| Освободилось в месяц | 37 ч |
| Час бухгалтера с взносами | 470 ₽ |
| Экономия в месяц | 17 390 ₽ |
| Модель, почта, сервер | 2 600 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость от запуска второй версии | около 14 недель |
Если считать с 13 августа, к сроку прибавляются две недели первой версии и неделя переделки: 122 дня, около 4 месяцев. Переделку мы делали в рамках пакета, но для завода эти три недели - время, когда долги не двигались, а Виктория снимала ложные письма.
Что не вошло. Кредитная линия: на 1 544 тыс ₽ меньшей просрочки это около 21 873 ₽ процентов в месяц, если деньги не пришли бы иначе. И клиенты, которых первая версия обидела: «Каменный брод» через месяц заказал навес, но могло выйти и по-другому.
Вопросы и ответы
Агент сам разнесет платеж, если в назначении нет номеров накладных?
Да, если у покупателя один открытый договор: тогда он складывает открытые накладные по нему. Если договоров два и сумма подходит к обоим, платеж уходит Виктории, а письма по этому покупателю ждут.
Что агент делает с подрядчиками, которые ждут денег от своего заказчика?
Не пишет. Такие долги помечены в 1С, агент показывает их в сводке Федоту. Письмо с напоминанием тут только портит отношения: подрядчик и так знает, что должен.
Можно ли без лимита на письма?
Можно, но тогда бухгалтер перестанет читать каждое. Мы оставили 35 в день: столько Виктория проверяет до 10 утра. Остальное решает порядок очереди: сначала крупные и те, у кого скоро платежный день.
Покупатель понимает, что письмо написал не бухгалтер?
Письмо уходит с ящика бухгалтерии с подписью Виктории, и она читает каждое до отправки. Покупатели отвечают на него как обычно, ответы агент разбирает и, если там «пришлите сверку», готовит акт из 1С.
Почему первую версию не проверили на сводных платежах?
Проверяли на 30 платежах июня, и сводных там было два. Нужно было брать выборку по договорам, а не по датам: у завода ангары и зерносклады, где платят за объект, - это треть выручки.
Сколько стоит, если у нас не 1С УНФ, а другая конфигурация?
Агенту нужны три вещи: выписка, накладные и договоры с покупателем. В 1С:Бухгалтерии и УТ они тоже есть, но выгрузку настраиваем под конфигурацию, срок и цену называем после обследования.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разберем ваши долги и выписку и посчитаем, сколько часов бухгалтера уходит на напоминания.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.