Новички комбикормового завода выходят на план за 4 недели, и бот больше не путает россыпь с мешками

Новичок выходит на план за 4 недели, а не за 6

«Деснянские корма» - завод комбикормов под Брянском, в поселке Сельцо. Корма для птицы, свиней и КРС, 14 рецептов, отгрузка россыпью кормовозом или в мешках по 40 кг. Продают пять менеджеров, из них трое пришли в августе.

До августа всех новичков учила старший менеджер Лариса. Учила между делом: свои клиенты, свои отгрузки и по 9 вопросов в день от каждого новичка. Июньские Олеся и Кирилл вышли на план 16 тонн в неделю за 5 и 7 недель.

Разница в две недели, а не в месяц. Антон вышел на план за пять, как и раньше выходили сильные новички. Главное изменилось у Ларисы: из справочного бюро она снова стала менеджером со своими клиентами.

Сравнивать наборы надо с оговоркой. Июньский пришел в сезон заготовки кормов, когда фермы покупают мало, а августовский - к осенней закупке, когда звонят сами. Часть ускорения дал сезон, и отделить ее мы не можем: третьего набора без бота для сравнения не было.

Дни 1-33-5 августа

264 вопроса Ларисе: про тонну спрашивали чаще всего

Лариса не выбрасывает переписку: все вопросы Олеси и Кирилла за первый месяц лежали в ее Telegram. Мы выгрузили их и разложили по темам за три дня, таблица разбора стоит в самом начале статьи.

Чаще всего Олеся и Кирилл спрашивали одно и то же: «сколько тонна комбикорма для бройлеров?». Ответа на это не давал ни один документ завода. В прайсе цены стоят по рецептам, а не по виду птицы. Регламент продаж описывает доставку и скидки, но не говорит, какой корм нужен бройлеру на 10-й день.

Лариса отвечала на этот вопрос в уме за секунду: старт или финиш, россыпь или мешки, сколько тонн. Новичку для того же нужно было открыть прайс, найти рецепт по коду и понять, какая из двух колонок его. Проще было написать Ларисе, и они писали.

Темы получились тесные: на восемь из них пришлось 255 из 264 вопросов, 97%. На три из них ответа не было нигде, кроме головы Ларисы: какой рецепт на какой возраст, сколько мешков на паллете и когда цех освободится под нестандартный рецепт.

Дни 4-96-11 августа

База бота: прайс, регламент и 11 страниц со слов Ларисы

В базу вошли прайс августа, регламент продаж и ветеринарные документы на каждый рецепт. Недостающее Лариса надиктовала голосовыми за два вечера, мы собрали это в отдельный Google Документ «Как выбрать корм».

docs.google.com/document⤢

Скидки и отсрочку бот не обещает. На отсрочку соглашается только Геннадий, директор, и бот отправляет такие вопросы Ларисе. Сделки в amoCRM бот не видит и не меняет.

Каждый ответ заканчивается строкой, откуда взята цифра: прайс, лист, пункт регламента. Новичок может открыть файл и проверить, а Лариса по этой строке сразу видит, где бот ошибся, если ошибся.

Дни 10-1512-17 августа

40 вопросов: 29, потом 37 верных

Для прогона взяли 40 настоящих вопросов Олеси и Кирилла. Лариса отвечала на них сама, бот отдельно, потом она сверяла и отмечала красным все, с чем не согласна.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Первый прогон дал 29 верных. Бот путал старт и финиш у бройлеров, советовал свиной корм для КРС по похожему названию и называл паллет в 40 мешков вместо 30. После правок базы верных стало 37 из 40. Вопрос №7, «сколько тонна ПК-5», Лариса отметила зеленым: 21 400 ₽, все по прайсу.

17 августа, в понедельник, пришли Эльдар, Милена и Антон. Бота им дали в первый же час.

web.telegram.org/a⤢

Дни 16-2118-23 августа

Первая неделя: 40 вопросов в день боту, 3 Ларисе

Новички спрашивали бота около 40 раз в день, Ларису - три. Ей доставались вопросы, которые и должны были: можно ли отсрочку КФХ, если оно берет второй раз, и возьмет ли цех рецепт с добавкой клиента.

К пятнице у каждого новичка были свои сделки в воронке. Эльдар первым выставил счет на крупную: 10 тонн старта для птицефабрики, россыпью, кормовозом. Милена и Антон работали с мелкими фермами и магазинами, а им почти всегда нужны мешки.

Лариса за эту неделю ответила новичкам 21 раз. Освободившиеся часы ушли на ее постоянных клиентов: два СПК с дойным стадом она до августа не успевала обзванивать перед осенней закупкой.

amocrm.ru/leads/pipeline⤢

Итоги: Милена за 3 недели, Антон за 5

План новичка - 16 тонн в неделю. Милена сделала 18 на третьей неделе, Эльдар 17 на четвертой, Антон дотянул до 16,4 на пятой. В среднем 4 недели против 6 у июньского набора.

web.telegram.org/a⤢

Быстрее всего изменилось время ответа. Раньше новичок ждал Ларису в среднем 31 минуту, в выходные дольше часа, потому что она отвечала с телефона. Бот отвечает за 15 секунд.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Ошибка с мешками стоила 6 800 ₽ недобора и одну сделку. Это меньше месячной экономии, но в расчет окупаемости мы ее не прятали: первый месяц бот вернул на 6 800 ₽ меньше, чем в таблице.

Где бот не ускоряет новичка

Бот снял с новичка вопросы «сколько» и «какой». Но план делается звонками, а звонить бот не учит. Антону не хватало не справки, а клиентов: заявок с сайта ему досталось меньше всех, и холодные звонки фермерам он освоил только к четвертой неделе.

Вторая граница - решения. Отсрочка, скидка постоянному клиенту, свой рецепт - все это по-прежнему через Ларису и Геннадия. В сентябре таких вопросов было 88 за месяц, и меньше их не станет: это и есть работа старшего.

Третья граница - сама база. Прайс меняется раз в месяц, рецепты раз в сезон, и каждая замена - это час Ларисы на проверку ответов. Если этот час пропустить, бот уверенно назовет прошлую цену, и новичок ему поверит так же, как поверил Антон в августе.

«Раньше я весь август была справочной. В этот раз у меня свой план закрылся к 25-му числу, а не в последний день.»

Лариса, старший менеджер

Вопросы и ответы