Две группы, один отдел продаж: КП за 15 минут против 33

«Без ополаскивания»: одна фраза, после которой отдел поделили на группы

24 февраля в 9:28 менеджер Арсений открыл чат с ИИ, вставил запрос молочного цеха из Рузаевки и через 12 минут отправил КП. Это было между двумя воркшопами, Арсений хотел показать скорость. В письме технологу ЩП-20 был назван так: «концентрат для мойки алюминиевых фляг и танков, ополаскивание после CIP не требуется».

ЩП-20 - щелочной пенный концентрат с pH около 13. Алюминий он разъедает, а после мойки линию обязательно проливают водой до нейтральной реакции. Технолог Елена Борисовна ответила через час: попросила паспорт безопасности, где это написано, и копию свидетельства о госрегистрации.

«Я двадцать лет на молочке. Если поставщик пишет такое про щелочь, я у него дальше ничего не читаю.»

Елена Борисовна, технолог молочного цеха

Сделку спасли: Арсений извинился, отправил КП по паспорту, цех заказал образцы. А на втором воркшопе 26 февраля письмо Арсения стало главным разбором дня. Владелец Геннадий Петрович предложил простое решение: ИИ в КП запретить.

«Я и не собиралась. Пятнадцать лет пишу сама, и про щелочь у меня ни разу не было вопросов.»

Галина Михайловна, менеджер

Мы предложили не запрещать, а проверить. Половина отдела месяц работает со свободным чатом и библиотекой промптов, как учили на первом воркшопе. Вторая половина - с шаблоном, где позиции, цены и свойства берутся из карточки товара, а ИИ пишет только текст письма. Через 30 дней сравнить время и ошибки.

Дни 1-318-20 февраля

340 позиций, шесть менеджеров и КП по 101 минуте

Склад на Северо-Восточном шоссе продает профессиональную химию: щелочные и кислотные концентраты для пищевых цехов, дезсредства на ЧАС, низкопенные средства для поломоечных машин, химию для посудомоек и автомоек. Покупатели - клининговые компании, столовые, молочные и мясные цеха Мордовии, гостиницы, бассейны.

КП здесь сложнее прайса. Клиент спрашивает не «сколько стоит канистра», а «чем мыть цех 640 м² и сколько уйдет в месяц». Менеджер подбирает средства под задачу, считает расход по концентрации раствора, ставит цены по категории клиента и прикладывает паспорта безопасности и свидетельства о госрегистрации. Пищевому цеху без документов КП не нужно.

18-20 февраля у каждого менеджера на столе лежал телефон с секундомером, а мы записывали, на что уходит время в 22 живых КП. Вышло 2 222 минуты на все.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Шесть этапов дают 2038 из 2222 минут, 92%. Дольше всего - расход: сколько литров раствора на квадратный метр, какая концентрация для пены, а какая для замачивания. Потом подбор позиций и цены. Прайс у склада в трех категориях, и менеджеры звонили РОП Людмиле уточнить, кто из клиентов на какой.

«Расход я считаю на калькуляторе в телефоне, потом перепроверяю. Ошибешься на ноль - цех на неделю без пены.»

Галина Михайловна, менеджер

Дни 2-819-25 февраля

Вариант А: библиотека промптов и свободный чат

Первый воркшоп прошел 19 февраля прямо в офисе склада, три часа, на реальных сделках. Каждый менеджер собирал КП своему клиенту. Дали пять промптов: подбор средств под объект, расход на месяц, описание средства, сопроводительное письмо и ответ на «у конкурента дешевле».

Работает это так: менеджер копирует запрос клиента и нужные строки прайса в чат, вызывает промпт и получает черновик. Быстро, но все, что модель не нашла во вставленном тексте, она дописывает сама. Арсений так и сделал 24 февраля: строк паспорта ЩП-20 в запросе не было.

На втором воркшопе разбирали его КП рядом с тем, как должно было быть. Комментарий Геннадия Петровича в документе разбора стал правилом для обоих вариантов.

docs.google.com/document⤢

Геннадий Петрович попросил ставить в первую строку цену литра рабочего раствора. Клининговые компании сравнивают не канистры, а сколько стоит помыть метр: дешевая канистра с разведением 1:20 выходит дороже нашей с 1:50.

• Группа А: Арсений, Ольга и Роман, самые охотные до ИИ.
• Промпты в общей папке, данные клиента и прайса менеджер вставляет сам.
• Перед отправкой КП менеджер сверяет свойства с паспортом безопасности.

Дни 9-1326 февраля - 2 марта

Вариант Б: шаблон из карточки amoCRM, ИИ пишет только письмо

Для группы Б за четыре дня после второго воркшопа собрали шаблон КП с кнопкой в карточке сделки amoCRM. Позиции и количество менеджер добавляет в сделку, как и раньше. Все остальное шаблон берет сам.

Свойства средств модель читает только из паспортов тех позиций, что стоят в сделке. Расход считает не модель, а таблица: площадь, число моек, концентрация из инструкции. Перед аттестацией прогнали шаблон на 24 сделках января и февраля и сверили каждое КП с прайсом и паспортами.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого круга без правок прошли 16 из 24, со второго 22 из 24. Шаблон ставил розничную цену клиентам с договором, путал литры и килограммы у кислотного КМ-7 и брал концентрацию для замачивания вместо пены. После правок осталось две сделки, которые шаблон собрать не может: тендер на 58 позиций и средство под чужую поломоечную машину, паспорта которой у нас нет.

Аттестация 2 марта: КП на время по реальной сделке, сверка свойств с паспортом, расход и письмо. Сдавали все шестеро, на своем варианте.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Арсений набрал 13 баллов из 20: в двух КП свойства опять были не из паспорта. Пересдачу назначили на четверг. Галина Михайловна, которая на воркшопе сидела с отключенным ноутбуком, сдала на 18.

День 143 марта, вт

Очередь по кругу и один секундомер на обе группы

С 3 марта запросы раздавала РОП Людмила, по кругу: А, Б, А, Б. Если очередной менеджер занят дольше получаса, запрос брал следующий свободный. Время КП считали по amoCRM, от этапа «Запрос КП» до «КП отправлено», и раз в неделю проверяли секундомером на пяти КП каждой группы.

• Сложность запросов сравнивали по числу позиций: в среднем 9,4 в группе А и 9,1 в группе Б.
• Тендеры больше 40 позиций в замер не входили, их делали руками в обеих группах.
• По средам Людмила брала 10 случайных КП каждой группы и сверяла свойства и цены с паспортами и прайсом.

web.telegram.org/a⤢

Первое КП по шаблону Галина Михайловна собрала за 16 минут. Нажимала сама. Через неделю она собрала КП Николаю, главному инженеру мясного цеха в Лямбире, за 14 минут, с 10:05 до 10:19.

amocrm.ru/leads/detail/18366⤢

В карточке видно, откуда что взялось: объект, категория цен, документы и время на КП. Письмо ушло из почты с расходом на месяц, ценой литра раствора и предупреждением, что ЩП-20 нельзя на алюминий.

mail.yandex.ru⤢

Дни 28-4017-29 марта

Менеджер, которая боялась нейросетей, и ее 13 минут

Галина Михайловна работает на складе 16 лет. На первом воркшопе она не открыла ни одного промпта и сказала, что посмотрит со стороны. В группу Б она попросилась сама: там ИИ не пишет ни цены, ни свойства.

К концу марта у нее было самое короткое время в отделе, в среднем 13 минут на КП. Расход она по-прежнему перепроверяет на калькуляторе в телефоне, хотя таблица ни разу не ошиблась. Письма, которые пишет ИИ, она правит: убирает «надежный партнер» и «широкий ассортимент».

«Я думала, оно будет за меня решать, что клиенту продать. А оно просто печатает письмо. Цены и расход - мои, как были.»

Галина Михайловна, менеджер

Арсений в группе А тем временем стал быстрее всех в своей группе, 26 минут. Но из пяти КП группы А со свойствами не из паспорта два были его. Оба раза модель дописывала совместимость с материалами, которой в паспорте нет: «безопасен для нержавейки и пластика».

30 дней3 марта - 1 апреля

Итог сравнения: группа Б - 15 минут, группа А - 33

До старта время на КП мерили по всему отделу, 101 минута, по группам разница была в пределах трех минут. Сравниваем 30 дней до первого воркшопа и 30 дней после запуска. В марте был праздник 8 марта, но заявок он почти не убавил: клининг и пищевые цеха химию берут ровно.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Группа Б быстрее вдвое и без выдуманных свойств. Группа А сэкономила меньше, но тоже много: 33 минуты против 101. Ее слабое место не скорость, а то, что проверка фактов держится на внимательности менеджера.

docs.google.com/spreadsheets⤢

На графике видны выходные: по субботам КП собирает один дежурный менеджер, и выходит дольше. После запуска разброс между днями почти исчез, шаблон собирает КП одинаково и в понедельник, и в пятницу.

Итоги первой выгрузила Людмила и сама сравнила с секундомером.

web.telegram.org/a⤢

103 часа в месяц у трех менеджеров

Здесь только время группы Б, по ее же цифрам. Продажи по КП зависят еще от доставки и отсрочки, и вклад шаблона в них отдельно не выделить.

Пакет оплачен за весь отдел, а в таблице часы только половины. Группа А освободила еще 83 часа, но ее способ мы не советуем и окупаемость по нему не считаем. С апреля Арсений, Ольга и Роман тоже работают по шаблону.

Против этого - понедельник 16 марта. Гостиница недобрала заказ на 6 900 ₽, это около 2 070 ₽ маржи, и еще полтора часа ушло у троих менеджеров на пересборку девяти КП.

Тендер на 58 позиций шаблон пока не берет

Шаблон хорош на обычных КП до 30 позиций. Тендеры торговых центров и больниц на 40-60 позиций с особыми условиями поставки он не собирает: в таких запросах свои формы, и половина позиций - аналоги чужих брендов. Их Арсений делает руками, около 40 минут, и сверяет аналоги с паспортами сам.

Вторая открытая проблема - средства под чужое оборудование. Когда клиент спрашивает химию под свою поломоечную машину или посудомойку, нужен паспорт машины, а его у склада нет. Тут ИИ пока только мешает: он уверенно пишет про совместимость, которую никто не проверял.

Третий воркшоп, на апрельском собрании, будет как раз про такие тендеры. Елена Борисовна из Рузаевки к тому времени берет только КМ-7: щелочь она хочет сначала испытать на одной линии.

Вопросы и ответы