Просроченная дебиторка
2 092 тыс ₽→939 тыс ₽
412 тыс ₽ остатка ждут бюджетных денег у подрядчиков благоустройства
Кейс · Питомник растений · ИИ-агент
Просрочка питомника упала с 2 092 до 939 тыс ₽, а единственная ошибка агента сидела в дате накладной
Питомник под Вологдой весной отгружает саженцы озеленителям, садовым центрам и подрядчикам благоустройства с отсрочкой, а летом собирает деньги. Агент сверяет банк с накладными в 1С УНФ, пишет должникам и выносит в рабочую группу тех, кто молчит. Ниже - что показала 1С через месяц и как к этому пришли.
- Ниша
- Питомник растений, 180 оптовых покупателей
- Город
- Вологда
- Канал
- Письма с ящика бухгалтерии, у оптовиков чаще Gmail
- Внедрение
- 3-16 июня 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- просрочка на 15 июня и на 15 июля
Покупателей с просрочкой
64→29
из 180 оптовых
Часы на долги
64 ч→10 ч
в месяц, бухгалтер и менеджер
Сверка одного покупателя
11 мин→25 сек
накладные против выписки
1 153 тыс ₽ за 30 дней: что показала 1С на 15 июля
Просроченную дебиторку питомника «Окружной» сняли в 1С УНФ два раза: 15 июня, накануне запуска агента, и 15 июля, через 30 дней его работы. Условия отсрочки, цены и состав покупателей между этими датами не менялись.
| Что меряли | На 15 июня | На 15 июля |
|---|---|---|
| Просроченная дебиторка | 2 092 тыс ₽ | 939 тыс ₽ |
| Покупателей с просрочкой | 64 | 29 |
| Часов на долги в месяц | 64 ч | 10 ч |
| Сверка одного покупателя | 11 мин | 25 сек |
Просрочка упала на 1 153 тыс ₽, на 55%. Должников стало на 35 меньше. Перед стартом владелица Надежда Викторовна просила хотя бы треть, и мы осторожно обещали столько же.
Сезон тут играет за агента. Летом долг питомника падает и без агента: оптовики получают деньги от заказчиков за посадку. В прошлом году с 15 июня по 15 июля просрочка сама упала на 31%, с 1 870 до 1 290 тыс ₽. Так что на агента записываем разницу между 55% и 31%, а не все 55%.
Часы считали по самой длинной операции: найти все накладные покупателя, сверить их с выпиской и решить, звонить ли. Раньше на это уходило 11 минут, теперь бухгалтер читает готовую строку агента и соглашается или правит.
Минус 54 часа в месяц - это 40 часов бухгалтера Любови Сергеевны и 24 часа менеджера Антона, который раньше обзванивал оптовиков. Теперь Антон звонит, только когда агент выносит покупателя в рабочую группу.
Дни 1-53-7 июня
238 накладных за весну: кто платит летом и почему
«Окружной» выращивает саженцы на 14 гектарах у Кирилловского шоссе: плодовые, туи, сирень, спиреи, гортензии в контейнерах. Розница приезжает на площадку сама. Основные деньги дают 180 оптовиков: озеленители, садовые центры области, подрядчики благоустройства, управляющие компании.
Сезон короткий. С конца апреля до конца мая питомник отгружает больше, чем за остальной год, и почти все оптовикам с отсрочкой 21 день. Озеленитель берет саженцы под заказчика и платит, когда заказчик рассчитается за посадку.
За весну отгружено на 10 665 000 ₽. К июню у 64 покупателей набралось 2 092 тыс ₽ просрочки. Мы выгрузили 238 просроченных накладных и разложили их по типу покупателя.
Шесть типов дают 222 из 238 накладных (93%). Ландшафтные бригады и садовые центры чаще всего забывают: накладная лежит в машине, а бухгалтер на аутсорсе о ней не знает. Подрядчики благоустройства ждут оплату по муниципальному контракту, письмо их не ускорит.
Что выяснилиБольше половины долга держат полтора десятка крупных покупателей. Остальные должны понемногу, и как раз до них Антон не доходил: звонил сначала крупным, а мелкие долги висели по месяцу.
Дни 6-98-11 июня
Дата накладной: «пишем в день отгрузки», сказала владелица
Правила агента уместились в Google Документ на шесть пунктов. Главный вопрос - откуда агент знает, что накладная просрочена. Ответ выглядел очевидным: от даты накладной в 1С плюс срок из договора, у оптовиков 21 день.
Мы спросили, всегда ли дата накладной совпадает с днем, когда покупатель забрал саженцы. Надежда Викторовна ответила в комментарии, что накладную пишут в день отгрузки. Через три недели этот ответ стоил ей скидки.
Оплату агент сравнивает с ценами из номенклатуры 1С. Если в накладной 60 колоновидных яблонь по 1 450 ₽, а пришло меньше, он не закрывает накладную целиком, а показывает бухгалтеру разницу.
- Первое письмо - на 3-й день просрочки, с суммой и номером накладной в теме.
- Второе - через 7 дней после первого, с телефоном Антона.
- Рабочая группа - через 14 дней после первого письма, если нет ни оплаты, ни ответа.
- Подрядчикам по муниципальным контрактам агент не пишет, их ведет владелица.
Дни 10-1312-15 июня
50 майских ситуаций: где агент решил не так
Агент работает по расписанию и не требует от бухгалтера новых программ:
ВыпискаВ 7:30 агент забирает из «Банк и касса» поступления за прошлый день и кассу площадки.
РазнесениеЗакрывает накладные по номеру, ИНН и сумме, сводные оплаты делит по номерам из назначения.
ПисьмаВ 10:00 пишет просрочившим с ящика бухгалтерии. Ответы покупателей читает и помечает в 1С.
ГруппаЧерез 14 дней молчания пишет в рабочий чат: кто, сколько, какие письма ушли.
ПятницаСводка недели Надежде Викторовне: что пришло и кто обещал.
Прогон собрали из мая. Любовь Сергеевна взяла 50 реальных ситуаций: оплата частями, сводная платежка, наличные водителю, возврат погибших туй. К каждой она написала, как поступила бы сама.
В первом проходе агент согласился с бухгалтером в 41 случае из 50. Он написал ТСЖ, которое платит по графику из договора, и чуть не отправил письмо муниципальному подрядчику. Во втором проходе совпало 48.
Не сошлись две ситуации. Платеж через казначейство агент не узнает, пока номер контракта не стоит в начале назначения. Возврат погибших растений склад проводит с опозданием, и письмо уходит на полную сумму. Оба случая Любовь Сергеевна оставила себе и сказала, что это честно.
День 1416 июня, вт
Первые 37 писем и первый «мы же платили»
Во вторник, 16 июня, агент разнес выписку за выходные и в 10:00 отправил 37 писем. К вечеру ответили 9 покупателей, пятеро заплатили до закрытия банка. Один садовый центр прислал платежку двухнедельной давности, которую в 1С так и не разнесли, и агент закрыл его накладную сам.
Тон писем Надежда Викторовна читала заранее и просила одного: без слов «задолженность» и «претензия». Оптовики возвращаются каждый сезон, ссориться с ними из-за трех недель незачем.
Письмо выше - второе напоминание Ильдару, ушло через неделю после первого. Первое он открыл и не ответил.
День 2830 июня, вт
47 дней за саженцы яблони и сообщение в группе
ИП Нигматуллин, Ильдар, - ландшафтная бригада, сажает сады в коттеджных поселках под Вологдой. В конце апреля он забрал 60 колоновидных яблонь, 40 саженцев Антоновки и 20 туй. Срок оплаты прошел в середине мая.
Два письма остались без ответа. 30 июня, на 15-й день своей работы, агент вынес Ильдара в рабочую группу. К этому дню саженцы яблони стояли неоплаченными 47 дней, а сумма была одной из самых крупных в списке.
- Агент пишет в группу: Нигматуллин, накладная № 214, 186 500 ₽, 47 дней, два письма без ответа.
- Антон говорит, что Ильдар ждет денег от заказчика в коттеджном поселке.
- Надежда Викторовна звонит Ильдару сама.
- Приходит 106 500 ₽, на остаток 80 000 ₽ Ильдар называет дату в конце июля.
Оба письма Ильдар читал, но платить не спешил: заказчик в поселке еще не рассчитался с ним за посадку. Звонок владелицы сдвинул дело, письма бы не сдвинули. Этот случай мы записали в пользу правила про группу: без него долг висел бы до осени.
Дни 29-311-3 июля
Накладная на день резерва, саженцы через три недели
В тот же день в группу попал еще один покупатель - «Благоустройство Кубена», подрядчик, который озеленяет дворы в Соколе. В 1С на него стояла майская накладная на сирень, спирею и рябину, 266 000 ₽. По ней срок прошел девятнадцать дней назад, писем было два, ответа ни одного.
1 июля Надежда Викторовна позвонила директору Кубены и услышала, что денег он пока не должен. В мае Кубена только зарезервировала растения: муниципальный контракт на дворы задерживали, и машина приехала за саженцами только через три недели. Накладную Антон выписал в день резерва, чтобы растения не продали другим, а по журналу выезда с площадки вывоз был через три недели. От дня вывоза срок оплаты - 2 июля.
Агент сделал все по правилам: взял дату накладной и срок из договора. Ошибались данные питомника. Директора Кубены задели не столько письма, сколько звонок владелицы, которая разговаривала с ним как с должником. 2 июля Кубена заплатила все 266 000 ₽ день в день, осенний заказ на 214 000 ₽ оставила, но попросила скидку 5%, и Надежда Викторовна ее дала: 10 700 ₽.
Дальше искали, где еще дата в 1С расходится с площадкой. Антон и Любовь Сергеевна за два вечера сверили весенние накладные с журналом выезда машин, который ведет сторож.
Исправили: накладная в день вывоза, резерв заказомНашли девять накладных, где саженцы забрали больше чем через неделю после даты документа. Открытая была только у Кубены, ее письма агент отозвал, извинилась владелица. Порядок поменяли: резерв теперь ведут заказом покупателя, а накладную выписывают в день вывоза. Журнал выезда сторож заполняет в Google Таблице, и перед выносом в группу агент сверяет дату накладной с датой выезда машины. Не совпадают больше чем на три дня - сначала вопрос Антону, а не письмо покупателю.
Дни 42-4314-15 июля
939 тыс ₽: кто держит остаток
На 15 июля 660 тыс ₽ из остатка приходятся на шесть покупателей. Двум подрядчикам благоустройства, 412 тыс ₽, платят из бюджета после приемки работ. Двум садовым центрам, 168 тыс ₽, письма помогли наполовину: платят частями. И 80 тыс ₽ у Ильдара с обещанной датой в конце июля. Список этих покупателей в 1С - в начале страницы.
Деньги питомнику нужны к августу, и это видно по складу. На площадке стоит непроданный контейнерный товар, его до осени надо поливать и кормить, а предоплату за осеннюю партию поставщик ждет в начале августа.
Выписку банка за дни после ошибки Любовь Сергеевна выложила в чат сама, вместе с итогом месяца.
Здесь видна и оплата Ильдара, и деньги Кубены, пришедшие ровно в срок от вывоза, и обычные утренние поступления, которые агент разнес без участия бухгалтера.
Окупаемость по часам бухгалтера и менеджера
Деньги здесь - время Любови Сергеевны и Антона, которое раньше уходило на сверку и обзвон. 1 153 тыс ₽ питомник получил бы и без агента, только позже, а часть, может быть, к зиме.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часы на долги в месяц | 64 ч до, 10 ч после |
| Освободилось | 54 ч в месяц |
| Час бухгалтера и менеджера с взносами | 600 ₽ |
| Экономия в месяц | 32 400 ₽ |
| Модель, почта и сервер | 2 300 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 7 недель |
Скидка Кубене, 10 700 ₽, сдвигает этот срок примерно на 11 дней. Летом часов на долги меньше, чем весной, поэтому осенью цифру стоит пересчитать.
Почему 55% не обещание для вашего склада
- Сезон сделал долг большим и свежим. Почти вся просрочка - майские накладные. Свежий долг забывчивого покупателя письмо возвращает легко, двухлетний - нет.
- Половина должников просто забыли. Ландшафтные бригады и садовые центры платят, как только видят сумму. Если ваши должники не платят, потому что денег нет, результат будет скромнее.
- Агент верит датам в 1С. Если накладные выписывают при резерве, а забирают позже, агент начнет считать просрочку раньше покупателя. Прежде чем запускать, сверьте даты документов с реальной отгрузкой.
- Бюджетные деньги не ускоряются. 412 тыс ₽ у подрядчиков благоустройства придут после приемки работ, и никакое письмо этого не изменит.
Простой способ оценить заранее: возьмите десять самых крупных должников и спросите бухгалтера, почему каждый не платит. Сколько из десяти «просто не видел накладную», такую долю долга письма и вернут за первый месяц.
Вопросы и ответы
Озеленитель платит, когда с ним рассчитается заказчик. Письмо не испортит отношения?
Первое письмо без слов «задолженность» и «претензия»: сумма, номер накладной и просьба назвать дату, если оплата задерживается. На ответ «заплатим после приемки у заказчика» агент ставит дату в 1С и до нее не пишет.
Мы возвращаем деньги за погибшие саженцы. Агент это учтет?
Если возврат проведен в 1С, агент видит его и пишет на остаток. Если склад провел возврат с опозданием, письмо уйдет на полную сумму. Поэтому возвраты теперь проводят в день, когда покупатель прислал фото.
Что агент делает с муниципальными подрядчиками?
Ничего не пишет. Их долги видны в пятничной сводке, а разговаривает с ними владелица: там срок оплаты зависит от приемки работ и казначейства, а не от напоминаний.
Покупатель сменил почту. Как агент узнает?
Сам не узнает. Письмо на старый адрес просто останется без ответа, и через 14 дней покупатель попадет в рабочую группу. С Ильдаром так и вышло, после этого новые адреса менеджер вносит в карточку сразу.
Нужен ли агенту доступ на запись в 1С?
Только на разнесение платежей и комментарии к накладным. Цены, договоры и документы он не меняет. Разнесение бухгалтер видит в утренней строке и может отменить.
Можно запустить агента в разгар сезона?
Лучше после отгрузок. В мае бухгалтер занята накладными, и разбирать с нами правила некогда. Июнь подошел: долги свежие, а отгрузок уже немного.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку просроченных накладных из 1С: разберем, какие долги вернет письмо, а какие держит бюджет или заказчик покупателя.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.