Письмо за обрезную доску ушло в 9:00, и деньги пришли к обеду, а с адресами в 1С так гладко не вышло

Доска уходит в отсрочку, а сезон оплачивают вперед

«Лесной двор» стоит в промзоне на Деме с 2011 года: открытый склад на гектар, сушильная камера на 40 кубов и пилорама, которая режет брус под размер. Продают хвойную обрезную доску, брус, вагонку и OSB. Летом в день уходит 15-20 машин, зимой три-четыре.

Розница платит на кассе. Бригады, кровельщики, мебельные цеха и стройфирмы берут с отсрочкой 14 дней, таких покупателей 140. Отсрочку дает сам владелец Ильгиз, чаще по рукопожатию, чем по анкете.

Должников вела бухгалтер Гульнара Фаритовна. По понедельникам она сверяла выписку с накладными в 1С УНФ и печатала ведомость, а менеджер Демид обзванивал по ней покупателей между отгрузками. На двоих это 38 часов в месяц, и все равно до всех не доходили.

Весной долг стал проблемой не бухгалтерии, а склада. Под сезон лесхозы Белорецка и Учалов отгружают кругляк только по предоплате, а мартовские накладные к середине апреля еще не оплачены. Ильгиз закрывал разрыв кредитной линией и не понимал, почему его деньги лежат у бригад.

«Звонить всем подряд я не хочу, это мои же клиенты. Пусть забывчивым напомнят, а к тем, кто реально тянет, я поеду сам.»

Ильгиз, владелец

Дни 1-76-12 апреля

212 накладных: кто забыл, а кто ждет своих денег

Начали с выгрузки. Гульнара Фаритовна сняла из 1С все просроченные расходные накладные на 7 апреля, и мы разложили их по типу покупателя, а не по сумме. Вопрос был один: кому поможет письмо, а кому нет.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Семь типов дают 204 из 212 накладных (96%). Бригады и кровельщики платят, когда заказчик рассчитается за этап, но чаще просто теряют накладную на объекте. Мебельные цеха платят через бухгалтера на аутсорсе, который об отгрузке не знает. Субподрядчики с ЖК ждут генподрядчика, и письмо их не ускорит.

Что выяснилиДевять накладных из списка уже были оплачены, но оплату не разнесли: деньги пришли за день до выгрузки. А e-mail в карточках 1С заводили при первой отгрузке и с тех пор не трогали. У 31 покупателя адреса нет вовсе, у остальных он есть, и мы решили, что этого хватит.

Отсюда правило разнесения, с которого начинается агент. Сначала номер накладной или счета в назначении, потом ИНН и сумма. Сводную оплату агент разносит, только если в назначении перечислены все номера, иначе платеж ждет бухгалтера. Покупателям без адреса агент не пишет, они сразу идут Демиду.

Письма уходят с адреса бухгалтерии, а читают их в основном в Gmail на телефоне: у бригадиров и кровельщиков почта личная. Это всплыло в комментарии Ильгиза к правилам агента.

docs.google.com/document⤢

Ильгиз прочитал правила вечером 9 апреля и попросил ставить сумму в начало темы. В списке писем на телефоне видно 30-40 знаков, и «Уведомление о задолженности» бригадир не откроет. Сумму агент сверяет с ценами номенклатуры 1С: пришло меньше, чем кубов по прайсу, - накладная не закрывается молча.

unf.1c.ru⤢

• Третий день просрочки - первое письмо: сумма, номер накладной, дата отгрузки, накладная во вложении.
• Десятый день - второе письмо, уже с телефоном Демида.
• Двадцатый день - писем больше нет, покупатель уходит Демиду с задачей позвонить.
• Пометка «звонит Ильгиз» в карточке контрагента - агент не пишет совсем, таких покупателей 11.

Дни 8-1213-17 апреля

64 мартовских платежа и письмо Шарипову в 9:00

Прогон собрали из того, что уже было сделано руками. В марте Гульнара Фаритовна разнесла 64 поступления, ее разнесение считали правильным, и агент проходил те же платежи заново.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого прохода совпало 57 из 64. Агент закрыл накладную Сафина целиком, хотя пришло 40 000 из 52 300, и не узнал платеж с тремя номерами в назначении. Второй проход дал 62 совпадения из 64.

Два случая мы победить не смогли. Галиев заплатил за две накладные минус бракованные доски, а возврат склад провел в 1С только через неделю. Сафин однажды перевел деньги с карты жены. Тут нужен звонок, и Гульнара Фаритовна призналась, что сама находила такие платежи не с первого раза.

Ильгиз проверял по-своему: попросил пять настоящих писем на свой Gmail и читал их с телефона в машине. В четверг, 16 апреля, агент вышел на работу. В 8:00 он разобрал выписку, в 9:00 отправил 23 письма, в 9:05 Ильгиз получил первую сводку.

⤢

Одно из писем ушло ИП Шарипову. Его бригада ставит каркасные дома в Нагаево и Миловке, в конце марта Ринат забрал 6 кубов обрезной доски с доставкой на объект.

unf.1c.ru⤢

Отсрочка кончилась за неделю до запуска, к утру четверга просрочка была 7 дней. Демид звонил ему дважды, Ринат оба раза обещал «на неделе». Письмо в 9:00 было коротким: сумма в теме, строка «обрезная доска» из накладной, накладная во вложении. Это письмо - в начале страницы.

Оплата 156 450 ₽ пришла в 12:47, к обеду. Потом Ринат сказал Демиду, что тема выглядела как счет, и он оплатил его с телефона прямо на объекте, не дожидаясь вечера.

web.telegram.org/a⤢

За первый день откликнулись 6 адресатов из 23: четверо оплатили, двое ответили датой платежа. Жалоб на тон не было. Настоящая проверка разнесения началась в понедельник.

Дни 26-351-10 мая

Майские: письма уходят, банк молчит

Первая декада мая проверила агента по-другому. Бригады работали на дачах заказчиков, стройфирмы ушли на каникулы, и в праздничные дни выписка была почти пустой. Агент по графику отправил 38 писем, ответили шестеро.

Останавливать письма на праздники Ильгиз не стал: кто платит с телефона, тот платит и 5 мая. Сдвинулись в основном мелкие долги бригад. Крупные покупатели ответили уже после праздников.

6 мая вернулась мартовская история Галиева. Он оплатил две накладные на 77 640 ₽ минус четыре доски 25×150 с обзолом, это 0,09 куба и 2 232 ₽. Пришло 75 408 ₽, такого сочетания накладных нет, и платеж ушел в очередь. Писем Галиеву агент не отправил, Гульнара Фаритовна разнесла оплату за 4 минуты после звонка на склад.

Часть долга агент не сдвинул бы и без праздников:

• Субподрядчики с ЖК - 486 тыс ₽ у трех фирм. Им платят после подписания КС-2 у генподрядчика, письмо этот срок не меняет. Демид ездит к ним на объект сам.
• Пропавшие бригады - 118 тыс ₽ у двух ИП, телефоны выключены с марта. Ильгиз передал их юристу.
• Возвраты и брак - пока склад проводит возврат через неделю, оплату с вычетом разносит человек.

30 дней15 апреля - 16 мая

15 мая: 1 321 тыс ₽ вместо 2 283 тыс ₽

Замер простой: просроченная дебиторка в 1С УНФ на 15 апреля, накануне запуска, и на 15 мая, через 30 дней работы агента. Отсрочку, цены и условия для покупателей за это время не меняли.

Просрочка упала на 962 тыс ₽, на 42%. Это заметно, но меньше, чем ждал Ильгиз: он рассчитывал на половину. 604 тыс ₽ остатка держат пять покупателей, на которых письма не действуют, и в карточках контрагентов это видно.

Сезон тут работает против замера. С апреля по май отгрузки в отсрочку растут, и просрочка растет вместе с ними: в прошлом году без всякого агента она выросла за этот месяц на 9%, с 1 798 до 1 960 тыс ₽. Так что 42% мы не преувеличиваем, скорее наоборот.

unf.1c.ru⤢

Гульнара Фаритовна больше не печатает ведомость и не ищет оплату по выписке, но платежи с вычетами остались за ней. Демид звонит тем, кого агент передал на 20-й день, и пяти бригадам без рабочего адреса. За месяц таких звонков было 14.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Пик на синей линии 28-29 апреля - дни, когда проверяли адреса всех 140 покупателей. В майские линия ниже обычного: поступлений почти не было, разбирать было нечего.

Итог месяца подвел не наш отчет, а сам Ильгиз. В субботу, 16 мая, он открыл в 1С продажи за месяц и удивился: отгрузок больше, чем в марте, а долга меньше.

unf.1c.ru⤢

За 30 дней склад отгрузил на 6 987 800 ₽, примерно половину с отсрочкой. Новые накладные тоже должны были стать просрочкой, но большая часть оплачена к третьему дню, после первого письма.

web.telegram.org/a⤢

Окупаемость по часам, а не по вернувшимся деньгам

962 тыс ₽ - деньги «Лесного двора», которые просто пришли раньше, выручкой они не стали. Окупаемость агента - это часы Гульнары Фаритовны и Демида, которые раньше уходили на ведомость, сверку и звонки.

По часам агент окупается медленно, и Ильгиз это видел до старта. Ему важнее кредитная линия: в мае он впервые с осени купил кругляк под сезон на свои деньги, 640 тыс ₽. Сколько он сэкономил на процентах, честно не посчитать: линию он выбирал каждый месяц по-разному.

Прежде чем отдавать агенту свою дебиторку

• Проверьте адреса в карточках. Возьмите покупателей с отсрочкой и спросите себя, кто из них читает почту с этого адреса сейчас. У «Лесного двора» 14 из 140 адресов вели в пустоту, и выяснилось это на третьей неделе.
• Делите должников по причине, а не по сумме. Письмо возвращает деньги тех, кто забыл. Тех, кто ждет генподрядчика, оно только раздражает.
• Узнайте, как быстро склад проводит возвраты. Пока возврат лежит неделю, оплата с вычетом не сойдется ни с одной накладной.
• Поставьте сумму в тему письма. Если покупатели читают почту с телефона, все важное должно влезть в первые 40 знаков.

Следующим Ильгиз хочет отдать агенту субподрядчиков, но без писем: пусть напоминает Демиду за три дня до подписания КС-2 у генподрядчика. Даты есть в переписке с ними же, осталось научиться их оттуда доставать.

Вопросы и ответы