Позиций в нуле или ниже минимума
28→4
3 из 4 - упаковка
Кейс · Пекарня с оптовыми поставками · ИИ-агент
Пекарня отдала дозаказ агенту: 4 позиции в нуле вместо 28, но недовложений меньше лишь на треть
Пекарня на Акушинского печет на 70 магазинов и кафе Махачкалы и Каспийска. Агент закупок каждое утро считает дозаказ сырья по МоемуСкладу и готовит письма поставщикам. Сырье почти перестало кончаться, а отгрузки с недовложением сократились заметно меньше: упаковку агент пока не ведет.
- Ниша
- Пекарня, 41 человек, 70 оптовых точек
- Город
- Махачкала
- Канал
- Яндекс Почта, письма поставщикам
- Внедрение
- 21 мая - 2 июня 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
Отгрузок с недовложением
19→13
за 30 дней
Утренний заказ поставщикам
128 мин→34 мин
проверка черновика агента
Часы закупщика на расчет
60 ч→17 ч
в месяц
Июнь против мая: 4 позиции в нуле вместо 28
Сравнивали 30 дней до агента, с 3 мая по 1 июня, и 30 дней с ним, со 2 июня по 1 июля. Позиция считается в дефектуре, если хоть раз за период ее остаток в МоемСкладе падал до нуля или ниже минимума, который задал закупщик.
| Сырье и упаковка | 03.05-01.06 | 02.06-01.07 |
|---|---|---|
| Позиций в нуле или ниже минимума | 28 | 4 |
| Из них сырье | 25 | 1 |
| Из них упаковка | 3 | 3 |
| Отгрузок магазинам с недовложением | 19 | 13 |
| Заказов поставщикам | 74 | 96 |
| Утренний заказ поставщикам, в среднем | 128 мин | 34 мин |
| Часы Марата на расчет закупки в месяц | 60 | 17 |
Заказов поставщикам стало больше: агент заказывает чаще и меньше, под расход ближайших дней. Утренний заказ теперь - это проверка черновика. Красная линия на графике - Марат с калькулятором, в среднем 128 минут, в пятничные пики до трех часов. Синяя - он же или кладовщица Патимат с готовым расчетом, около 34 минут.
Остатки на 1 июля: ниже минимума кунжут и пакеты для батона. Кунжут возит поставщик раз в неделю, и в июне он один раз задержал машину на два дня. Пакеты агент не ведет вовсе.
Отгрузок с недовложением стало 13 вместо 19, на треть меньше. Это скромнее, чем падение дефектуры, и причина видна в разборе ниже: в мае почти половина недовложений была из-за упаковки и начинок кондитерского цеха. Магазин получает 60 батонов вместо 80, потому что нет пакетов, а не муки.
Откуда в мае 28 позиций в нуле
Пекарня на проспекте Акушинского работает в две смены, 41 человек. Ночью пекут лаваш, чуреки, батоны и лепешки, днем кондитерский цех делает круассаны, торты и пироги с сулугуни. К 5-7 утра машины развозят хлеб по 70 магазинам и кафе Махачкалы и Каспийска.
Сырье в МоемСкладе - 71 позиция: мука двух сортов, дрожжи, масло, маргарин, сливки, сахар, кунжут, сыр, яйцо и 25 видов пакетов, лотков и коробок. Закупками шесть лет занимается Марат. Каждое утро он выгружал остатки, брал калькулятор и тетрадь с расходом по дням недели и звонил или писал поставщикам.
Майские провалы мы разобрали по причинам. 48 раз позиции уходили в ноль, у 6 причин из таблицы - 48 из 53 случаев с учетом сбоев учета. Чаще всего Марат заказывал по памяти: был уверен, что две коробки дрожжей еще стоят на складе. На втором месте - заказы под выходные: в субботу поставщик масла не возит. Марат вспоминал про это в пятницу.
Упаковку и начинки агент в первый месяц не брал. У пакетов десятки размеров и три поставщика с разными сроками, а кондитерский цех ведет расход начинок раз в неделю. Это 8 и 4 случая из 48, и они так и остались за людьми.
Дни 5-925-29 мая
Кто нажимает «отправить»: спор про муку на 240 тысяч
Правила агента мы писали вместе с Маратом и владельцем, Камилем. Минимум по каждой позиции - расход полутора-трех дней в зависимости от того, как часто возит поставщик. Сливкам, например, хватает 60 литров: это полтора дня кондитерского цеха.
Мы предлагали, чтобы мелкие заказы агент отправлял сам. Камиль возразил: мука идет партиями на 240 тысяч, и он хочет, чтобы каждый заказ видел человек. Сошлись на том, что агент готовит все заказы к 6:30, а подтверждает их одной кнопкой Марат. Когда Марата нет, кладовщица Патимат.
«Я не против агента. Я против того, чтобы деньги уходили без человека. Пусть Патимат нажимает, она склад знает лучше всех.»
Камиль, владелец пекарни
Дни 10-1230 мая - 1 июня
Как агент считает утренний заказ
МойСклад, 6:00Остатки сырья и расход за 28 дней по дням недели.
РасчетРасход до следующей поставки плюс минимум минус остаток, с округлением до мешка и коробки.
ПодтверждениеЧерновик в Telegram Марату или Патимат, кнопки «отправить» и «поправить».
Письмо поставщикуЗаказ с позициями, остатком и временем поставки уходит с ящика закупок.
Заказ поставщикуДокумент в МоемСкладе, по нему потом приемка и счет.
Прогон сделали на мае: агент задним числом считал каждое утро, а Марат сверял с тем, что было на складе на самом деле. С первого раза агент заказал бы вовремя 38 позиций из 46.
Агент не знал, что сулугуни и кунжут возят раз в неделю, и считал их как муку, на день вперед. Еще он не учитывал оптовые заказы на свадьбы, которые магазины присылают за 3-4 дня. После правок прошло 44 из 46. Две позиции Марат оставил себе: сыр под крупные свадебные заказы и яйцо, которое поставщик то привозит, то нет.
Дни 13-142-3 июня
Первый черновик: 7 позиций в 6:30
Агент начал работать во вторник, 2 июня. Первый черновик пришел в 6:30: семь позиций, три поставщика. Марат сверил его со своим расчетом на бумаге и поправил одну строку, маргарин.
Неделю Марат продолжал считать на калькуляторе параллельно. На шестой день перестал, по его словам, «потому что надоело получать те же цифры на полчаса позже».
Дни 19-268-15 июня
Сливки по телефону: 240 литров вместо 120
В понедельник, 8 июня, сливки приехали не к 7, а к 9 утра: у поставщика сломалась машина. Кондитер Аминат два часа ждала с тортами на свадебный заказ. Во вторник она сама позвонила поставщику и заказала 120 литров на среду, никому не сказав.
Агент о звонке не знал. В среду в 6:30 он увидел в остатке 38 литров при минимуме 60 и заказал свои 120. Поставщик привез обе партии одним рейсом, в МоемСкладе это две приемки с разницей в 15 минут.
Кондитерский цех тратит около 40 литров в день, срок у сливок пять суток. Из 278 литров за пять дней ушло 200, остальные 78 Патимат 15 июня списала. Это 31 980 ₽, поставщик назад не взял.
Исправили: молочка только через агентаКамиль поменял порядок, код трогать не стал. Молочку теперь заказывают только через агента: Аминат пишет ему «сливки +60», и агент добавляет это в утренний заказ или отправляет отдельный. Поставщику молочки Марат написал, что заказы по телефону от цеха больше не принимаются. Агент дополнительно сверяет приемки с заказами и сообщает, если приемка пришла без заказа.
Приемок без заказа после этого не было, но это держится на договоренности: позвонить мимо агента по-прежнему можно.
Дни 26-3915-28 июня
Две недели без закупщика
15 июня Марат ушел в отпуск, первый за шесть лет в пекарне. Раньше он брал по два-три дня и все равно звонил поставщикам с телефона. В этот раз черновики агента две недели подтверждала Патимат, и к утренней выпечке ни мука, ни дрожжи, ни масло ни разу не закончились. Утренняя поставка хлеба в магазины ушла по графику все две недели.
Вот письмо агента на муку 18 июня. Остаток высшего сорта на утро - 7 150 кг, это чуть больше трех дней. Агент заказал 120 мешков на 19 июня, Патимат нажала «отправить» в 6:32.
Счета за эти две недели пришли по всем заказам агента. Один раз Патимат поправила черновик: убрала маргарин, потому что знала, что цех на неделю снимает слойку с производства. Агент этого знать не мог, в МоемСкладе такого не было.
Проверка нового порядка тоже пришлась на отпуск. 23 июня ночной пекарь Гаджи по старой памяти позвонил поставщику кунжута. Тот вежливо отправил его к агенту, и заказ ушел через бота с подтверждением Патимат.
Отгрузки в эти дни шли полностью по хлебу. Недовложения оставались по пакетам: 27 июня два магазина получили батоны без индивидуальной упаковки, в лотках.
Во что считали и что не вошло
Выручку пекарни агент не поменял: хлеб покупали так же, недовложений стало на шесть меньше, но это мелкие суммы и их не отличить от обычных колебаний. Поэтому в расчет пошло время Марата, по хронометражу утреннего заказа.
В МоемСкладе это видно по показателям. Неделя по 28 июня продала на 13 300 ₽ больше предыдущей, при обороте почти 2,8 млн за неделю, а приход денег в июне даже ниже майского. Это обычные колебания, а не эффект агента.
| Статья | Июнь |
|---|---|
| Часов Марата на расчет меньше | 43 в месяц |
| Час закупщика с взносами | 450 ₽ |
| Экономия | 19 350 ₽ в месяц |
| Агент: модель, почта, сервер | 3 200 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 13 недель |
| Куда ушли 43 часа Марата | две новые мельницы и 6 новых оптовых точек |
Если вычесть списанные сливки, 31 980 ₽, срок растет до 152 дней, около пяти месяцев. Время Патимат на подтверждение мы не прибавляли к экономии: она тратит на это 10-15 минут утром, и эти минуты взяты из ее же рабочего дня.
Что в этих цифрах особенного для пекарни
Дефектура упала так сильно потому, что у пекарни ровный расход. Хлеб пекут каждый день примерно в одном объеме, и 28 дней истории хватает, чтобы знать вторник от субботы. В магазине с сезонным спросом агенту понадобится год истории и совсем другой минимум.
Короткий срок годности работает в обе стороны. Сливки нельзя заказать с запасом, поэтому любая параллельная заявка сразу превращается в списание. Для муки двойной заказ означал бы лишние три дня запаса, а не потери.
И главное ограничение - упаковка. 25 позиций пакетов, лотков и коробок дают три из четырех оставшихся провалов и половину недовложений. В июле их переводят в агента, и Марат уже спрашивает, как агент поймет, что новый магазин хочет батон в фирменном пакете, а не в обычном.
Вопросы и ответы
Агент сам отправляет деньги поставщикам?
Нет. Агент готовит заказ и письмо, отправляет их после кнопки человека, а счет оплачивает бухгалтер, как и раньше. Камиль поставил это условием с первого дня.
Как агент узнает, что поставщик возит раз в неделю?
Из карточки поставщика в правилах: дни поставки и срок от заказа. Для кунжута и сулугуни это неделя, поэтому агент заказывает их за 6 дней, а не накануне.
Почему недовложений стало меньше только на треть?
Потому что половина майских недовложений была не из-за муки и дрожжей, а из-за пакетов, лотков и начинок. Их агент в июне не вел. Магазин получал батоны в лотках без пакетов, и это тоже считалось недовложением.
Что будет, если МойСклад покажет неверный остаток?
Агент закажет неверно. Поэтому Патимат по-прежнему делает инвентаризацию раз в неделю, а агент сравнивает приемки с заказами и пишет, если что-то пришло без заказа.
Во что пекарне обходится агент каждый месяц?
3 200 ₽: модель, почтовый ящик закупок и сервер. Пакет «Бизнес» разовый, 49 900 ₽.
Подойдет ли агент, если поставщики принимают заказы только по телефону?
Частично. Агент посчитает заказ, но позвонить придется человеку. Здесь двое из шести поставщиков сначала принимали только звонки, через месяц оба перешли на письма.
Кто отвечает за дозаказ, когда закупщик в отпуске?
Тот, кто подтверждает черновики. В пекарне это кладовщица Патимат: на утренний заказ у нее уходит 10-15 минут.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Посчитаем, какие позиции у вас уходят в ноль чаще всего, и соберем агента дозаказа под ваш МойСклад и ваших поставщиков.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.