Ввод одного заказа
15 мин→2 мин
минуты менеджера на письмо
Кейс · Обувной магазин · ИИ-агент
Утро понедельника, 41 письмо, и к восьми все уже в заказах
Обувной магазин в Барнауле возит зимнюю обувь в магазины районов края. Заказы приходят письмами, фото от руки и таблицами, а Инесса перебивала их в RetailCRM по 15 минут. Сначала посчитали, во что это обходится, потом поставили агента.
- Ниша
- Обувной магазин, 2 зала и опт в 46 магазинов края
- Город
- Барнаул
- Канал
- Яндекс Почта: магазины районов и форма сайта
- Внедрение
- 24 августа - 3 сентября 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и 30 дней после, по журналу почты и RetailCRM
Районы отменили заказ
11→4
не дождались подтверждения, за 30 дней
Часы на ввод в месяц
95 ч→15 ч
при 380 и 452 письмах
Отказов в зале за неделю
9→2
неделя ошибки и последняя неделя замера
104 тысячи в месяц уходили в почтовый ящик
В 7:40 утра Инесса открывает почту магазина, а там 38 писем за выходные. Это 17 августа, понедельник. Магазины районов шлют заказы на пятничную машину, сайт - заявки на примерку. До обеда она будет только перебивать их в RetailCRM.
К 11 часам Татьяна из Камня-на-Оби звонит второй раз: «подтвердите, или я беру в Новосибирске». В тот понедельник она взяла в Новосибирске.
15 минна ввод одного заказа
95 чв месяц на перебивку
11районных заказов отменили
104 тыс.рублей в месяц уходило
Сто четыре тысячи сложились из двух частей. Время Инессы: 380 писем за 30 дней, по 15 минут, это 95 часов, или 38 000 ₽ по стоимости ее часа с взносами. И отмены: 11 районных заказов ушли к оптовикам Новосибирска.
С отмены считали не весь заказ. Средний районный заказ - 24 000 ₽, магазин оставляет с него 25%, то есть 6 000 ₽. Одиннадцать отмен - 66 000 ₽ маржи в месяц.
Два зала на Павловском и машина в районы
У магазина два зала в Барнауле, на Павловском тракте и у Нового рынка. Основные деньги осенью дает зима: мужские ботинки на натуральном меху, женские на шерсти, дутики, валенки с галошей, которые в Барнауле до сих пор берут.
Вторая половина выручки - мелкий опт. 46 обувных магазинов края, от Бийска до Славгорода, берут у магазина по 10-30 пар. Машина в районы уходит во вторник и пятницу. Заказ до 12 часов накануне едет ближайшей машиной, позже - следующей.
Все заказы идут на одну почту. Сайт присылает заявки формой, районы пишут как привыкли: списком, таблицей с ростовкой, фото листа из тетради. Разбирает их Инесса, у нее же счета районам, возвраты и звонки поставщикам.
«В понедельник я сначала читаю, кто что хочет, потом ищу артикул, потом размер, потом думаю, есть ли он. Пока дойду до Камня, Татьяна уже позвонила два раза. А если фото, я его еще и вслух читаю, чтобы понять.»
Инесса, менеджер
Сколько минут на заказ нужно, чтобы окупилось
Расчет сделали в первые дни работ, до правил и прогона. Ефрем хотел вернуть деньги за два месяца и считать только время Инессы: отмены районов он назвал «если повезет».
| Статья | План, 26 августа |
|---|---|
| Пакет «Бизнес»: почта, разбор, RetailCRM | 49 900 ₽ |
| Вернуть за 2 месяца | 24 950 ₽ в месяц |
| Плюс модель и сервисы | 1 900 ₽ в месяц |
| Нужно экономии | 26 850 ₽ в месяц |
| Час Инессы с взносами | 400 ₽ |
| Освободить часов | 68 из 95 |
| Ввод одного заказа | не больше 4,2 мин вместо 15 |
Планка вышла жесткой: 4 минуты на заказ при 380 письмах. Мы сразу сказали, что фото от руки в нее не влезут. Их Инесса все равно будет сверять глазами, и на них уйдет больше.
Дни 1-624-29 августа
Ростовка, тетрадь и размер на полях
Сначала прочитали все 380 писем периода до запуска, с 25 июля по 23 августа, и разложили по тому, как в них записан заказ.
Шесть видов писем дают 370 из 380 (97%). Половина, 196, - форма сайта, и она самая простая: артикул и размер уже в полях. Трудные - районы. 41 письмо пришло таблицей с ростовкой, где «40-45 по 1» значит шесть строк. 26 писем - фото листа от руки.
Правила записали в Google Документ. Размер - всегда российский, ростовку раскрываем в строки, цену берем оптовую для магазинов из группы «Районы». Ефрем оставил в документе комментарий про резерв.
Просьба понятная. Пока Инесса в понедельник добиралась до письма, 42-й размер успевали продать в зале, и район получал заказ без него. Резерв в момент создания заказа это закрывал. Чем это обернется, когда счет не оплатят, тогда никто не спросил.
Дни 7-1030 августа - 2 сентября
Пятьдесят августовских писем и два фото в снегу
Почта магазинаЯндекс Почта: форма сайта, письмо района, таблица, фото листа.
РазборАртикул, модель, размер, количество. Ростовка - в строки, «как в прошлый раз» - по прошлому заказу.
RetailCRMКлиент по адресу, заказ с оптовой ценой, резерв пар на складе.
Ответ районуНомер заказа, сумма, день машины. Сомнительные строки - Инессы.
Прогон делали на 50 письмах августа, которые Инесса уже провела руками. Взяли самые неудобные: ростовку, фото, письма с размером на полях.
С первого круга верно 41 письмо из 50. Агент раскрывал ростовку не с того размера, пропускал размер, дописанный сбоку, и брал не тот «прошлый раз». После правок верно 48. Два фото Ильи из Славгорода сняты на крыльце в снегу со вспышкой, и на них агент ставит «не читается».
Заказ в RetailCRM выглядит так же, как если бы его завела Инесса: оптовая цена, способ «По почте», статус «Согласовано с клиентом». Таблицу Зульфии из Рубцовска агент превратил в заказ за две минуты.
Дни 11-153-7 сентября
Никита из Бийска и 13 строк от руки
Агент начал разбирать почту 3 сентября с семи утра, в четверг. Первый заказ пришел через 12 минут, с сайта. К обеду Семен собрал на пятничную машину шесть заказов, хотя обычно в четверг до обеда только начинал.
Главная проверка пришлась на понедельник, 7 сентября. За выходные набралось 41 письмо. В 7:52 написал Никита Корнилов, у него обувной у вокзала в Бийске. Никита всегда присылает фото листа из тетради, где зимние ботинки, сапоги и дутики идут вперемешку.
Через минуту заказ Никиты был в RetailCRM. Агент разобрал 12 строк из 13: мужские зимние ботинки с 41 по 44, женские на шерсти, дутики, угги, валенки. Сумма 65 100 ₽.
Тринадцатая строка была «замш 38 - 2?» с кривым вопросительным знаком. Агент оставил ее желтой, а заказ - в статусе «Новый». Инесса позвонила в 8:30, Никите нужны были две пары замшевых сапог 38-го размера, итог вырос до 73 900 ₽.
К 8:12 в RetailCRM стояли девять районных заказов. Раньше Инесса добиралась до девятого письма к одиннадцати.
Дни 17-299-21 сентября
Неделя, когда размеры лежали под чужими заказами
Ошибку две недели никто не видел. Агент делал то, что просил Ефрем: ставил резерв в момент заказа. Снимать резерв должна была Инесса, если район откажется. Районы отказывались молча: счет выставлен и висит без оплаты.
В субботу, 19 сентября, старший продавец Лидия как обычно сводила недельный журнал отказов в зале. Записала девять отказов по мужским зимним ботинкам 41-43 размера. Покупателям говорили «нет размера», а в RetailCRM эти пары стояли на складе.
Мы выгрузили резервы. Шесть неоплаченных районных заказов держали 23 пары, самый старый - Пашкова из Алейска, с 9 сентября, десять дней. 14 пар из 23 были те самые мужские зимние.
Девять отказов - это девять пар, которые зал продал бы по рознице. С каждой магазин оставляет около 3 300 ₽, за неделю ушло 29 700 ₽ маржи. Вернуть этих покупателей было уже нечем: они ушли с вопросом про размер и не оставили телефона.
Исправили срок резерва: три дня под неоплаченный счетРезерв под неоплаченный счет живет 3 дня. На третий день агент ставит Инессы задачу позвонить району, на четвертый снимает резерв сам и пишет району, что пары вернулись в продажу. Резервы старше двух дней агент присылает в рабочий чат каждый вечер одной строкой.
В понедельник Инесса обзвонила шесть районов. Пашков и Гринько оплатили в тот же день, четверо отказались, и Семен вернул в зал 13 пар. Проверили через неделю, по следующему журналу Лидии: два отказа, и оба честные, 46-го и 35-го размера просто нет.
30 дней3 сентября - 2 октября
План 4 минуты, факт 2
Сравниваем 30 дней до запуска и 30 дней с агентом. Минуты считали по истории RetailCRM: от открытия письма до заказа в статусе «Согласовано с клиентом».
| Заказы из почты | 25 июля - 23 августа | 3 сентября - 2 октября |
|---|---|---|
| Писем-заказов | 380 | 452 |
| Минут Инессы на заказ | 15 | 2 |
| Часов в месяц на ввод | 95 | 15 |
| Районы отменили заказ | 11 | 4 |
| Отказов в зале за неделю | 9 (неделя ошибки) | 2 |
Писем стало на 72 больше, на 19%. Это сезон, агент тут ни при чем: в августе районы еще распродают лето, в сентябре берут зиму. Поэтому в деньги идут не письма, а часы Инессы.
На августовской линии видно понедельники: 20-24 минуты на заказ, потому что письма выходных идут пачкой, а районы звонят параллельно. С агентом понедельник не отличается от среды, кроме дней, когда фото от руки больше двух.
| Статья | План до запуска | Факт за 30 дней |
|---|---|---|
| Ввод одного заказа | 4,2 мин | 2 мин |
| Освободилось часов | 68 | 80 |
| Час Инессы | 400 ₽ | 400 ₽ |
| Экономия в месяц | 26 850 ₽ | 32 000 ₽ |
| Модель и сервисы | 1 900 ₽ | 1 900 ₽ |
| Возврат пакета 49 900 ₽ | 2 месяца | около 7 недель |
Факт обогнал план, окупаемость около 7 недель. Отмены районов в расчет окупаемости не поставили: их стало 4 вместо 11, это 42 000 ₽ маржи в месяц, но три из семи удержанных Ефрем объясняет сезоном, а не скоростью ответа.
RetailCRM показывает то же по месяцам. Заказов из почты к сентябрю больше, это зима. Выполнение заказа короче почти на сутки: заказ, созданный к 8 утра, попадает на ближайшую машину, а не на следующую.
Семен заметил это раньше отчетов. Раньше он собирал районы в день машины с утра и до обеда, теперь собирает накануне вечером, а утро вторника и пятницы уходит на приемку товара от поставщиков.
Шестой заказ из Бийска без звонка
Никита за осень заказал шесть раз. Последний, на женские ботинки и валенки, 2 октября агент разобрал целиком: в этот раз Никита писал разборчиво.
Последняя неделя замера закончилась так же, как неделя ошибки: журналом Лидии в субботу. Только отказов в нем два.
Фото от руки остаются слабым местом. По ним агент разбирает 9-12 строк из 13-15, остальное Инесса уточняет звонком, и на такой заказ уходит 8-10 минут. Районов, которые пишут фото, восемь из 46. Просить их перейти на таблицу Ефрем не хочет: «это их привычка, а не наша проблема».
Вопросы и ответы
Районы пишут ростовкой: «40-45 по 1». Агент это понимает?
Понимает: ростовку он раскрывает в строки по размерам, «40-45 по 1» - это шесть пар. Если размерный ряд в письме не совпадает с тем, что есть у модели, строка становится желтой и ждет менеджера.
Что если на фото от руки размер не читается?
Агент не угадывает. Строку с низкой уверенностью он помечает, заказ оставляет в статусе «Новый», а менеджер уточняет звонком. У магазина так проходит примерно одна строка из десяти на фото.
Как агент выбирает цену: оптовую или розничную?
По группе клиента в RetailCRM. Магазины районов в группе «Районы» получают оптовую цену, заявки с формы сайта - розничную. Новый адрес без карточки агент сам не заводит и отдает менеджеру.
Резерв теперь снимается автоматически. А если район просто задержал оплату?
На третий день менеджер получает задачу позвонить. Если район обещает оплатить, менеджер продлевает резерв вручную. Автоматически резерв снимается только на четвертый день без оплаты и без продления.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Посчитаем, сколько стоит ручной ввод заказов из почты у вас, и покажем, какие письма агент разберет сам.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.