Просроченная дебиторка
1 458 тыс ₽→797 тыс ₽
на конец каждого периода
Кейс · Мясная продукция для ресторанов · ИИ-агент
Дневник одного месяца: долги ресторанов почти вдвое меньше без звонков
Поставщик мяса в Улан-Удэ возит говядину, баранину и фарш в 64 ресторана и позные с отсрочкой 14 дней. Долги собирали звонками бухгалтера. Мы записывали внедрение агента по дням: от выгрузки из 1С до отзыва в 2ГИС, которого никто не ждал.
- Ниша
- Мясо для ресторанов и позных, 64 покупателя
- Город
- Улан-Удэ
- Канал
- Напоминания с Gmail, сверка в 1С
- Внедрение
- 24 августа - 3 сентября 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и 30 дней после запуска
Покупателей с просрочкой
64%→33%
от всех ресторанов с отсрочкой
Часы на долги в месяц
78 ч→16 ч
бухгалтер и менеджер вместе
День 124 августа
1 458 тысяч в чужих кассах
Цех в Вахмистрово разделывает говядину и баранину с бурятских ферм, крутит фарш для бууз и возит охлажденное мясо в рестораны города. Покупателей 64: позные, кафе, два стейкхауса, гостиничные кухни. Почти все берут с отсрочкой 14 дней.
Лето в Улан-Удэ - сезон: туристы едут на Байкал через город, позные работают до ночи, заказы растут. А платят рестораны тем медленнее, чем ближе осень. К 23 августа просрочка дошла до 1 458 тысяч рублей, у 41 покупателя из 64.
1 458 тыс ₽просрочено на 23 августа
41 из 64покупателей должны
78 чв месяц на сверку и звонки
Долгами занималась бухгалтер Туяна. Утром - выписка банка и разнесение платежей по накладным в 1С, днем - обзвон. Менеджер по продажам Аюна подключалась, когда ресторан не брал трубку у бухгалтерии.
«Я звоню шеф-повару, он говорит: это к директору. Директор говорит: это к бухгалтеру. Бухгалтер говорит: мы же платили. И она права в половине случаев, просто я еще не разнесла.»
Туяна, бухгалтер
Дни 2-425-27 августа
Выгрузка из 1С: половина долгов уже оплачена
Первые три дня ушли на 1С. Мы выгрузили контрагентов, неоплаченные расходные накладные за два месяца и банк за август. Цель простая: понять, что из долга реально долг.
Ответ удивил владельца, Мунко Дашиевича. Почти треть суммы, которую Туяна считала долгом, уже лежала на счете: платежи пришли, но не были разнесены по накладным. Рестораны платят как удобно им, а не как устроен учет.
- Сводный платеж за десяток накладных с одной строкой «оплата за август».
- Частичная оплата: «за мясо 50 000», без номеров.
- Платеж от другого лица: управляющая компания ресторанной группы или ИП владельца.
- Договоренность директора на словах: «Эрдэм платит раз в месяц, не трогайте».
Номенклатуру выгрузили тоже: агенту нужно понимать, что за товар в накладной, чтобы письмо говорило человеческим языком.
Дни 5-728-30 августа
Правила письма: вежливо и без пени
Регламент агента писали втроем: Туяна, Аюна и мы. Главный спор был про тон. Туяна хотела ссылку на пени из договора, Аюна была против: ресторан, которому пригрозили пенями, просто уйдет к другому поставщику.
Мунко Дашиевич дописал свое правило: двум стейкхаусам и гостиничным кухням агент не пишет вообще, только сообщает в рабочий чат. С ними говорит он сам.
Отдельно договорились про склад. Толик грузит машины в шесть утра, когда бухгалтерии еще нет, и раньше отгружал всем подряд. Теперь он пишет в рабочий чат название ресторана, а агент отвечает, есть ли просрочка и на сколько дней. Решение грузить или нет остается за Аюной: агент только подсказывает, он не запрещает.
Дни 8-1031 августа - 2 сентября
Прогон на 60 платежах августа
Агента прогнали на 60 платежах августа, которые Туяна уже разнесла вручную. Сравнивали, к каким накладным агент отнес бы каждый платеж и кому написал бы.
Первый прогон: 51 из 60. Агент путался в частичных оплатах без номеров накладных: относил деньги к самой свежей накладной, а Туяна - к самой старой. Правило поменяли на «сначала старые», как в учете.
После этой правки совпали 57 платежей из 60. Три платежа агент оставил в очереди Туяны: в назначении ни номеров, ни периода, а сумма не сходится ни с одним набором накладных. Так и договорились: что не сходится до рубля, агент не трогает.
День 113 сентября, чт
Первое утро: выписка разнесена к 9:06
- агент забрал вчерашнюю выписку банка: 14 входящих платежей
- 12 разнесены по накладным в 1С, 2 в очереди Туяны
- 11 писем ресторанам с просрочкой больше 3 дней ушли с Gmail бухгалтерии
- в рабочий чат: 2 стейкхауса и гостиница с просрочкой, им пишет директор
- три ресторана ответили на письма, два прислали платежки
Письма уходят от ее имени и с ее адреса, но ответы на них читает агент и раскладывает: «оплатим в пятницу», «пришлите акт сверки», «у нас другая сумма».
День 157 сентября, пн
15 накладных и один платеж
7 сентября в выписке пришел платеж стейкхауса Эрдэма на 427 350 ₽. Одной строкой, с назначением «оплата по накладным РН-001182 - РН-001196 за август». За этим стояли 15 накладных за мраморную говядину, поставки через день, в среднем по 28 490 ₽.
Агент сопоставил диапазон номеров с открытыми накладными, проверил сумму до рубля и закрыл все 15. Напоминание, которое по графику должно было уйти стейкхаусу 7 сентября, он не отправил. Раньше Туяна разносила такой платеж около часа, и не всегда до того, как Аюна успевала позвонить с вопросом про долг.
Одна из этих накладных, РН-001190 из середины августа: 4,5 кг рибая и 3 кг стриплойна, 28 350 ₽ с НДС 10%. Мраморная говядина у цеха - самый дорогой товар, и стейкхаус берет ее почти всю.
В тот же день стейкхаус заказал новую партию. Раньше Аюна придержала бы отгрузку, пока бухгалтерия не подтвердит оплату. Теперь агент ответил ей в чат за минуту: долга нет, отгружай. На складе под заказ уже стоял резерв.
Дни 19-2211-14 сентября
Письмо, на которое ответили платежкой
Не каждый долг оказывается разнесенным платежом. Кафе «Степной двор» не платило за три накладные на 64 200 ₽, срок прошел 10 дней назад. Второе письмо агента выглядело так.
Никаких пеней и угроз, только номера, суммы и акт сверки во вложении. В понедельник, 14 сентября, кафе оплатило все три накладные. Туяна не звонила.
Дни 23-3215-24 сентября
Две звезды в 2ГИС: шесть писем за девять дней
Позная «Три сопки» на Комушке берет фарш для бууз три раза в неделю: понедельник, среда, пятница. В начале сентября за ней числились три просроченные накладные на 86 400 ₽ за одну неделю, долг был настоящий: в августе позная делала ремонт зала и задержала оплату.
По регламенту агент пишет через 3, 7 и 14 дней после срока. Мы задали этот график для накладной, а не для покупателя, и на прогоне не заметили разницы: в августовской выборке не было тех, кто берет через день. У «Трех сопок» три накладные со сроками через два дня друг от друга, и письма пошли через день.
За девять дней владелец позной Дугар получил шесть напоминаний, каждое отдельным письмом и с актом сверки. Вечером 15 сентября он оставил отзыв на карточке цеха в 2ГИС. Утром его увидела Аюна.
В Улан-Удэ 2ГИС смотрят чаще Яндекс Карт, и отзыв висел на первом месте. Дороже отзыва обошлась неделя без заказов: «Три сопки» взяли фарш у соседнего цеха. Три поставки на 41 400 ₽, при марже около 21% это 8 694 ₽. Долг позная оплатила 17 сентября, после звонка Мунко Дашиевича.
Поправили график: одно письмо на покупателя в неделюТеперь агент считает график по покупателю: все просроченные накладные одного ресторана идут в одном письме, и не чаще раза в неделю. Тем, кто берет у цеха больше двух лет и раньше не задерживал, первое напоминание агент не отправляет, а ставит в рабочий чат Аюне: позвонить самой. Туяна прошла по журналу писем за две недели: по три-пять напоминаний в неделю получили еще 7 ресторанов, все из тех, кто берет через день. Дугар рейтинг не поменял, но с 24 сентября снова берет фарш.
День 402 октября, пт
Месяц с агентом: 797 тысяч вместо 1 458
Агент отработал ровно месяц, с 3 сентября по 2 октября. Для сравнения Туяна подняла из 1С тот же отрезок перед запуском, с 25 июля по 23 августа, последний месяц перед внедрением, когда долги собирали по телефону. Число покупателей за это время почти не изменилось: 64 и 66.
| Долги ресторанов | 25.07-23.08 | 03.09-02.10 |
|---|---|---|
| Просрочено на конец периода | 1 458 тыс ₽ | 797 тыс ₽ |
| Покупателей с просрочкой | 41 (64%) | 22 (33%) |
| Напоминаний ушло | 23 | 186 |
| Часов на сверку и долги | 78 | 16 |
| Звонков бухгалтера с напоминанием | почти каждый день | 0 |
С сезоном тоже пришлось считаться. Конец июля и август - пик туристов и заказов, оборот цеха в эти недели примерно на 12% выше сентябрьского, и долгов при том же поведении ресторанов больше. Если привести августовскую просрочку к сентябрьскому обороту, получится около 1 283 тысяч, а не 1 458. Снижение до 797 тысяч остается, просто оно чуть скромнее, чем в таблице.
Разнесение платежа стало занимать 24 секунды вместо 7 минут: на графике каждая точка - среднее за день. Красные всплески - дни после выходных и дни крупных сводных платежей, когда одну строку выписки разбирали по десятку накладных.
Главный страх владельца был, что рестораны обидятся на письма и уйдут. Отчет о продажах за сентябрь этого не показывает: по фаршу и баранине объемы сезонно чуть ниже августа, по мраморной говядине выше.
Дни 41-443-6 октября
Деньги: часы и оборотка
Агент работает с деньгами за уже отгруженное мясо, и окупаемость здесь в часах Туяны и Аюны. Час с взносами в Улан-Удэ - около 520 ₽.
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Часы на долги до и после | 78 и 16 в месяц |
| Освободилось часов | 62 в месяц |
| Час бухгалтера и менеджера | 520 ₽ |
| Экономия | 32 240 ₽ в месяц |
| Модель, почта, обмен с 1С | 2 600 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 7 недель |
Вернувшиеся 661 тысяча рублей - не выручка, а деньги, которые раньше лежали у ресторанов. Цех держит овердрафт под 19% годовых, и эти деньги экономят около 10 466 ₽ процентов в месяц. В таблице их нет: это уже вопрос того, как Мунко Дашиевич распорядится оборотом.
Дугар в 2ГИС оценку так и не поменял. Зато по понедельникам Аюна видит в чате список ресторанов, которым агент собирается писать на этой неделе, и старым покупателям сначала звонит сама.
Вопросы и ответы
Рестораны не обижаются на письма от робота?
Письма уходят от имени бухгалтера и с ее адреса, без пеней и угроз, с номерами накладных и актом сверки. Обиделся за месяц один покупатель: график писем шел по каждой накладной, и позная, которая берет фарш через день, получила шесть писем за девять дней. Теперь одно письмо на покупателя в неделю.
Агент сам проводит платежи в 1С?
Только если сумма сходится с накладными до рубля. Все, что не сходится, лежит в очереди бухгалтера с подсказкой, к каким накладным платеж может относиться.
Можно не писать отдельным клиентам?
Да, это список в регламенте. У цеха это два стейкхауса и гостиничные кухни: агент сообщает о просрочке в рабочий чат, а говорит с ними владелец.
Почему Gmail, если у бухгалтерии есть почта на своем домене?
Так сложилось у цеха: бухгалтерия годами переписывается с ресторанами с одного адреса на Gmail, и рестораны знают его. Агенту все равно, с какого ящика отправлять.
Что агент делает, когда ресторан отвечает «у нас другая сумма»?
Не спорит. Отправляет акт сверки из 1С и передает переписку бухгалтеру в очередь с пометкой «расхождение».
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку банка и неоплаченных накладных из 1С за месяц: покажем, сколько платежей агент разнес бы сам и кому из покупателей на самом деле нужно напомнить.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.