Обращения, закрытые без менеджера
2%→66%
288 из 437 за 30 дней
Кейс · Логопед и дефектолог для детей · База знаний с ИИ
Помощник ответил за 9 секунд, а записать было некуда
Детский речевой центр в Челябинске посчитал, сколько теряет на вечерних вопросах родителей, и запустил помощника в Telegram за неделю до 1 сентября. Ответы стали мгновенными, а узким местом оказались окна логопедов.
- Ниша
- Логопед и дефектолог для детей, 7 специалистов
- Город
- Челябинск
- Канал
- Telegram центра
- Внедрение
- 14-26 августа 2026
- Пакет
- Рабочая база, 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
Первый ответ родителю
41 мин→9 сек
раньше вечерние ждали утра
Записи на обследование из Telegram
56→62
доля от обращений та же, 14%
Переписка администратора
18 ч→6 ч
в неделю
131 вечерний вопрос: сколько записей уходило к соседям
Считать начали с денег. Месяц до начала работ, с 15 июля по 13 августа, родители написали в Telegram центра 402 раза. Без администратора закрылось 8 обращений, 2%. Первого ответа ждали в среднем 41 минуту, а вечерние - до утра.
402обращения родителей за 30 дней
131из них с 20:00 до 9:00
41 минсреднее ожидание ответа
18 чпереписки администратора в неделю
Из 271 дневного обращения на обследование записались 47 семей, 17%. Из 131 вечернего - только 9. К утру родитель уже нашел другой центр или отложил решение до следующей зарплаты.
| Счет потерь, 15.07-13.08 | Значение |
|---|---|
| Обращений с 20:00 до 9:00 | 131 |
| Записей из них при дневной доле 17% | 23 |
| Записей на деле | 9 |
| Недобор записей | 14 в месяц |
| Средний чек по оплаченным сделкам | 9 400 ₽ |
| Недополученная выручка | 131 600 ₽ в месяц |
| Из нее валовой при марже 32% | 42 112 ₽ |
Счет грубый: часть вечерних семей ушла бы и при быстром ответе. Но порядок понятен, и с ним владелица пошла считать, окупится ли помощник.
Семь специалистов, один администратор и вечерний Telegram
Речевой центр работает на Комсомольском проспекте с 2019 года. Четыре логопеда, два дефектолога и нейропсихолог, шесть кабинетов. Принимают детей от 2 до 12 лет: запуск речи, постановка звуков, подготовка к школе, логомассаж. Владелица, Инна Валерьевна, сама ведет старших детей.
Расписание и абонементы ведут в Битрикс24. Будни с 9:00 до 20:00, суббота до 15:00. Администратор одна: Дарина встречает детей, принимает оплату, ставит отработки, берет трубку и отвечает в Telegram.
«Утро начинается с сорока непрочитанных. Цена, цена, возраст, цена. А заявка на обследование где-то в конце, и мама уже записалась в другом месте.»
Дарина, администратор центра
- Главный сезон - последняя неделя августа и сентябрь: садики набирают логопедические группы, первоклассникам нужно заключение.
- Второй пик - март и апрель, перед ПМПК.
- Летом обращений меньше, но вопросы те же.
Расчет до запуска: сколько записей нужно, чтобы окупиться
До запуска Инна Валерьевна задала один вопрос: сколько семей сверху нужно, чтобы пакет за 49 900 ₽ вернулся примерно за квартал. Мы посчитали два сценария. Минимальный - помощник окупается за сезон. Хороший - вечер записывается так же, как день.
| Расчет до запуска, 20 августа | Минимум | Вечер как день |
|---|---|---|
| Дополнительных записей в месяц | 6 | 14 |
| Средний чек по оплаченным сделкам | 9 400 ₽ | 9 400 ₽ |
| Выручка сверху | 56 400 ₽ | 131 600 ₽ |
| Маржа после специалистов и аренды | 32% | 32% |
| Валовая прибыль сверху | 18 000 ₽ | 42 112 ₽ |
| Модель, поиск и сервисы | 1 900 ₽ в месяц | 1 900 ₽ в месяц |
| Пакет «Рабочая база» | 49 900 ₽ | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 13 недель | около 5 недель |
Средний чек 9 400 ₽ - это обследования по 2 200 ₽ вместе с абонементами от 11 200 ₽: семья после обследования часто остается на занятия. Освободившиеся часы Дарины в расчет не клали, она на окладе.
«Шесть записей сверху я готова обещать сама себе. Четырнадцать - посмотрим.»
Инна Валерьевна, владелица центра
Дни 1-214-15 августа
Спрашивали про обследование, а хотели знать, как забрать заключение
Потом выгрузили чаты за июнь и июль: 318 переписок, 486 вопросов. Каждый разнесли по темам и отметили, кто может ответить: помощник по документам, логопед или администратор.
Двенадцать тем покрывают 434 из 486 вопросов, 89%. Чаще всех, 88 раз, спрашивали цену. Дарина была уверена, что на втором месте логопедическое обследование. Но часть таких вопросов была не про прием: когда будет заключение, пришлют ли в Telegram, примет ли садик копию. Таких 29, это 6% всех вопросов: родители спрашивали про доставку заключения.
«Я каждый раз отвечала: заберете бланк на ресепшене. А они из Копейска, второй раз ехать час в одну сторону.»
Дарина
Что выяснилиОтвет у центра был, только нигде не записан. Инна Валерьевна решила прямо на разборе: заключение выдаем в день приема и сразу шлем PDF в Telegram. Это стало пунктом 2.3 условий.
Дни 3-516-18 августа
Условия, отмена и перенос: документ, которого не было
Цены висели прайсом на стене, правила отработок жили в договоре, про онлайн знала только Дарина. Собрали все в один Google Документ из шести разделов с номерами пунктов.
Главный комментарий Инна Валерьевна оставила у пункта про ПМПК. Помощник не должен обещать, что заключение центра подходит комиссии: там нужен отдельный бланк, и мама с обычным заключением теряет месяц.
- Речь ребенка по описанию помощник не оценивает: такие вопросы получает логопед Алсу.
- В расписание сам не ставит: собирает возраст, запрос и удобное время, окно подбирает Дарина.
- Скидки и рассрочку не обещает: это решает владелица.
Дни 7-1120-24 августа
Тот же чат центра и 26 неудобных вопросов
Отдельного бота заводить не стали. Помощника подключили к бизнес-аккаунту центра в Telegram: родитель пишет туда же, куда всегда, и видит прошлую переписку.
Telegram центраРодитель пишет в привычный чат.
Поиск по условиямПомощник находит 3-5 пунктов, близких к вопросу.
Ответ с пунктомОтвечает только по найденному, номер пункта в конце.
Битрикс24Запись или трудный вопрос становится сделкой с возрастом и запросом.
Дарина и АлсуДарина подбирает окно, Алсу отвечает на вопросы о речи.
Тестовые вопросы выбрали с Дариной и Алсу: самые частые и самые неудобные. К каждому записали верный ответ и пункт, на который помощник обязан сослаться.
Вопросов вышло 26, больше Дарина и Алсу не набрали: остальное повторяло цену и расписание. Первый прогон - 17 верных. Помощник называл нарушение по описанию, обещал заключение через 3 дня и считал пропуск по болезни сгоревшим.
Во втором - 24 из 26. Два вопроса так и остались спорными: про скидку при оплате за полгода Инна Валерьевна велела не трогать, пусть отвечает Дарина, а про логомассаж при дизартрии Алсу сама не взялась писать ответ без осмотра. О числе окон в расписании в прогоне не было ни одного вопроса, и это мы потом вспомнили.
День 1326 августа, ср
Первый вечер: Ралина спросила про садик
Помощника включили в среду, 26 августа, в 10:00. За первый день 17 обращений: 12 закрылись без Дарины, 5 стали сделками.
В 22:41 написала Ралина. Сыну Тимофею 5 лет, он не выговаривает «р» и «ш». Садик ждал заключение к началу учебного года, иначе место в логопедической группе отдадут.
- Ралина спрашивает, сколько стоит логопедическое обследование и дадут ли заключение сразу.
- Ответ через 8 секунд: 2 200 ₽, 60 минут, заключение в день приема и PDF в Telegram, пункт 2.3.
- Помощник создает сделку: Тимофей, 5 лет, обследование, суббота утром.
- Дарина ставит субботу 10:00 и подтверждает запись.
В субботу Алсу провела обследование, PDF пришел в Telegram в тот же час. Садик взял Тимофея в группу, Ралина купила абонемент на 12 занятий.
Дни 14-3227 августа - 14 сентября
Неделя перед школой: 46 заявок на 16 окон
Ралина была одной из многих. С 27 августа по 4 сентября помощник принял 46 заявок на обследование. Обычно у двух логопедов 16 окон в неделю. Каждой семье он писал одно и то же: администратор подберет время и напишет завтра до 10:00.
Дарина успевала разобрать утром пять-шесть заявок, дальше шли дети, касса и звонки. В понедельник, 31 августа, в стадии «Новое обращение» лежали 23 заявки без ответа. Мамы писали второй раз, третий, а помощник снова честно обещал «до 10:00».
Ответы были верные, сломалось обещание. Помощник не знал, что окна кончились, и продолжал звать людей в очередь, которой не видел. За неделю 9 семей написали, что записались в другом центре: садик ждал документ к 1 сентября. Это 19 800 ₽ одних обследований, без абонементов, которые могли быть после.
Исправление: число окон в Битрикс24Инна Валерьевна и Алсу вышли в субботу и воскресенье, 5-6 сентября: 12 дополнительных окон. Дарина каждое утро ставит в Битрикс24 число свободных окон на неделю. Когда они кончаются, помощник называет ближайшую дату, ставит в лист ожидания и предлагает справку о записи для садика. Обещание «до 10:00» убрали.
Закрыли не все. Лист ожидания на неделю 7-11 сентября был 6 семей, разобрали к 14-му. А число окон Дарина вводит руками: в два загруженных утра она забыла, и помощник до обеда отвечал по вчерашнему числу.
30 дней26 августа - 24 сентября
План и факт: сошелся минимум, а не хороший сценарий
Месяц без помощника - с 15 июля по 13 августа, с ним - с 26 августа по 24 сентября. Расчет до запуска сравнили с тем, что вышло.
| Что считали | План: минимум | План: вечер как день | Факт |
|---|---|---|---|
| Записей сверху за месяц | 6 | 14 | 6 |
| Валовая сверху | 18 000 ₽ | 42 112 ₽ | 18 000 ₽ |
| Окупаемость | около 13 недель | около 5 недель | около 13 недель |
Записей стало 62 вместо 56. Но обращений тоже стало больше, 437 против 402: сентябрь. Доля записей от обращений не сдвинулась, 14% до и после. Без сезона мы бы, скорее всего, увидели прирост меньше шести.
Что сошлось: вопросы о цене, возрасте, отработках и заключении закрываются без Дарины, у нее 6 часов переписки в неделю вместо 18. Что нет: вечерние родители получают ответ за секунды, но записаться им по-прежнему некуда. Узкое место - окна логопедов, а не скорость ответа.
30 дней в цифрах
| Telegram центра | До помощника | С помощником |
|---|---|---|
| Обращений родителей | 402 | 437 |
| Закрыто без администратора | 8 (2%) | 288 (66%) |
| Ожидание первого ответа | 41 мин | 9 сек |
| Писали с 20:00 до 9:00 | 131 | 142 |
| Дошло до Дарины | 394 | 149 |
| Записей на обследование | 56 (14%) | 62 (14%) |
| Переписка администратора | 18 ч в неделю | 6 ч в неделю |
Девять секунд - это первый ответ, а не запись. В неделю перед школой первый ответ оставался мгновенным, а время до подтвержденной записи доходило до трех дней.
На 24 сентября в воронке 62 записи из Telegram, оплачены 42. Тимофей занимается по абонементу. Цифры Инна Валерьевна попросила в чате в понедельник, 28 сентября, и сразу спросила про май.
Вопросы и ответы
Помощник может сказать, есть ли у ребенка нарушение речи?
Нет. Речь по описанию он не оценивает и нарушений не называет. Такие вопросы получает логопед, а родителю помощник предлагает записаться на обследование.
Что будет в сезон, когда окон на всех не хватает?
Помощник не видит расписание целиком, он знает только число свободных окон, которое администратор ставит утром в Битрикс24. Окна кончились - он называет ближайшую дату и ставит в лист ожидания, а не обещает звонок к утру. Сами окна добавляет только владелица.
Родители понимают, что им отвечает не человек?
Да, помощник представляется в первом сообщении. Кто хочет живого ответа, пишет «администратор», и диалог уходит Дарине.
Сколько стоит держать помощника после запуска?
Около 1 900 ₽ в месяц: модель, поиск по условиям и сервисы. Бизнес-аккаунт Telegram с подпиской центр оплачивал и раньше, это не новая статья расходов.
Как помощник узнает, что поменялись цены или правила отработок?
Условия лежат в одном Google Документе. Дарина правит пункт, и со следующего вопроса помощник отвечает по новой редакции, отдельно его переучивать не нужно. Раз в неделю Инна Валерьевна смотрит список вопросов, на которые пункт не нашелся.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разберем вопросы ваших клиентов и посчитаем, сколько часов администратора уходит на повторы.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.