Просроченная дебиторка
1 990 тыс ₽→948 тыс ₽
568 тыс ₽ остатка у сетей, закрытых баров и фестиваля
Кейс · Крафтовая пивоварня · ИИ-агент
«Агент вернул больше миллиона долгов и стоил нам одного паба»
Крафтовая пивоварня в Сургуте продает почти все пиво в кегах барам с отсрочкой 14 дней. За месяц работы агента просрочка упала с 1 990 тыс ₽ до 948 тыс ₽. Основатель пивоварни рассказал, как агент разносит банк по накладным 1С и почему гастропаб с четырьмя кранами все-таки ушел к соседям.
- Ниша
- Крафтовая пивоварня, 118 клиентов на отсрочке
- Город
- Сургут
- Канал
- Яндекс Почта бухгалтерии
- Внедрение
- 27 августа - 7 сентября 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- просрочка на 7 сентября и 7 октября
Клиентов с просрочкой
47→22
из 118 на отсрочке
Часы на долги в месяц
86 ч→18 ч
бухгалтер и менеджер: разнесение, письма, звонки
Разнесение платежа
7 мин→40 сек
выписка против накладных 1С
Почему вы пришли с долгами, а не с продажами?
Тимерхан Насибуллин открыл свою пивоварню в 2017 году и до сих пор варит сам. Мы говорили с ним 9 октября, когда цифры за месяц уже были сняты. Наши вопросы - в заголовках, дальше его ответы.
«Это лето было лучшим за девять лет. В августе отгрузили на 3,56 миллиона. А в сентябре мне нечем было платить за солод, потому что бары платят, когда вспомнят.»
Тимерхан Насибуллин, основатель пивоварни
Нас девять человек: я, два пивовара, двое на розливе и мойке кег, водитель, кладовщик, менеджер Данис и бухгалтер Алсу Рашитовна. Варим пять сортов. Почти все уходит в стальных кегах по 30 литров, бутылку берут только магазины.
На отсрочке у нас 118 клиентов: бары и пабы Сургута, разливайки, рестораны, несколько точек в Нефтеюганске и две сети. За август продажи выглядели так.
Отсрочка у баров 14 дней, у сетей 45. Летом этого хватает: террасы открыты, бар продает кегу за три дня и платит из выручки. В конце августа террасы закрываются, выручка у баров падает, и пивоварня оказывается последней в очереди на оплату. На 7 сентября просрочка была 1 990 тыс ₽ у 47 клиентов.
У кого именно застряли эти деньги?
Я был уверен, что должают три-четыре проблемных бара. Алсу выгрузила из 1С все просроченные накладные, и мы сели раскладывать их по типам клиентов. Картина вышла другая.
208 из 214 накладных (97%) - семь типов клиентов, и причина у каждого своя. Бары, разливайки и рестораны дают 155 накладных. Они не отказываются платить, они забывают: накладную подписывает управляющий на приемке кег, а платит бухгалтер на аутсорсе, который ее в глаза не видел.
Сети платят по своему графику, с ними работает Данис. Фестивали и закрывшиеся бары - отдельный разговор, письмом их не вернуть, и мы это записали сразу.
Есть и вторая заморозка - кеги. Новая стальная кега на 30 литров стоит около 6 500 ₽, а на 7 сентября у клиентов стояло 470 наших кег.
Пока кега у бара, я не могу в нее налить. А бар, который тянет с оплатой, обычно тянет и с возвратом тары. Поэтому долг для меня - это и деньги, и железо.
Дни 1-527-31 августа
Почему бухгалтер не успевала сама?
Алсу Рашитовна тратила на долги 52 часа в месяц, Данис на звонки барам - еще 34. Я сначала не поверил, мы посчитали по ее журналу за июль и август.
Больше всего времени уходило на разнесение. В месяц приходит около 260 оплат, на каждую уходило минут семь. Банк в 1С видит деньги, но не знает, за какую накладную они пришли.
«Бар пишет в назначении «за пиво». За какое пиво, за какие три кеги из семи - ищу сама. А половина еще вычитает залог за пустые кеги, которые водитель забрал на обратном рейсе.»
Алсу Рашитовна, бухгалтер
- Без номера накладной. «Оплата за пиво», «за август», иногда просто сумма.
- Минус залог. Бар вернул две пустые кеги и вычел из оплаты 6 000 ₽, никого не предупредив.
- С личной карты. Хозяин разливайки платит со своей карты, и ИНН в выписке не совпадает с карточкой клиента.
- По счету, а не по накладной. Номер счета и номер накладной в 1С разные, а бар пишет тот, что под рукой.
Пока Алсу разносила, писем должникам никто не писал. Данис звонил по пятницам по списку, который она давала ему в четверг. К пятнице половина списка уже оплатила, и он извинялся за звонок.
День 72 сентября
Какой пункт правил вы дописали сами?
Правила уместились в шесть пунктов. Я читал их вечером и больше всего боялся, что агент напишет Ефиму из «Фарватера» как должнику. Мы с ним с первой варки: он поставил наш кран, когда нас никто не брал.
Комментарий я оставил про таких, как Ефим. Им агент не пишет, я звоню сам, таких клиентов восемь. А Digital Core спросил про залог за кеги, которые еще стоят у бара, и это оказался правильный вопрос: если считать залог долгом, письма получили бы почти все.
- До 10 дней просрочки - короткое напоминание: номер накладной, сумма, срок.
- С 10-го дня - то же плюс акт сверки во вложении.
- С 25-го дня - строка про пункт 5.3 договора: на 31-й день отгрузки приостанавливаются.
- Раз в неделю, не чаще. Все просроченные накладные клиента в одном письме.
Подпись в письмах - Алсу. Слова «агент» в тексте нет: бару неважно, кто собрал письмо, ему важно, чтобы цифры были верные.
Дни 8-93-4 сентября
Как агент устроен и как вы его проверяли?
Это не программа с кнопками. Каждое утро агент делает одно и то же, и это можно нарисовать в пять шагов.
ВыпискаВ 8:30 читает поступления за прошлый день в «Банк и касса» 1С УНФ, кассу водителя тоже.
РазнесениеИщет накладную по номеру в назначении, потом по ИНН и сумме. Разницу, кратную 3 000 ₽, проверяет как залог за кеги.
ОчередьЧто не узнал, отдает Алсу со ссылкой на платеж. Сам в 1С ничего не проводит.
ПисьмаВ 9:00 пишет должникам с ящика бухгалтерии на Яндекс Почте, накладная во вложении.
СводкаВ 9:15 мне и Алсу в Telegram: что пришло, что разнесено, кому ушли письма.
Суммы агент сверяет с ценами номенклатуры. Если бар заплатил 15 300 ₽ вместо 18 300 ₽, он смотрит, не вернул ли бар тару: ровно 3 000 ₽ разницы - это залог одной кеги.
Проверяли на 84 августовских платежах, которые Алсу уже разнесла руками. Ее разнесение считали правильным ответом.
С первого раза агент совпал с Алсу в 71 случае из 84. Он не узнал оплату с карты хозяина разливайки, закрыл накладную, из которой бар вычел залог, и не нашел накладную по номеру счета. После правок совпало 81 из 84.
Три платежа так и остались за Алсу. Самый упрямый - фестиваль, который частями доплачивает прошлогодний аванс. Его она разбирает руками второй год и будет разбирать дальше.
День 138 сентября
Что случилось в первое же утро?
Включили во вторник, 8 сентября. В 9:00 ушли 23 письма. Одно - бару «Медный кран» на Университетской, за августовскую накладную 418: шесть кег, кеговое пиво на 47 700 ₽, срок оплаты прошел 11 дней назад.
Кеги принимала управляющая «Медного крана» Лада. Бухгалтер у них в августе сменился, и накладная до нового просто не дошла. Письмо получилось коротким, ровно по правилам.
Оплата пришла в 12:40, к обеду. Лада в тот же день написала Данису, а Алсу впервые за год закрыла банк до обеда.
Из 23 адресатов первого утра до пятницы заплатили 14. Остальные ответили датой или промолчали, и агент вернулся к ним через неделю, уже с актом сверки.
Дни 15-1910-14 сентября
Почему «Тайга» ушла после письма?
Гастропаб «Тайга» на Пушкина держал наше пиво на 4 кранах из 6. В марте я сам подписал с Арсланом Алиевым дополнительное соглашение: он отдает нам четыре крана, мы даем ему 30 дней отсрочки вместо 14. Скан Данис приложил к договору в 1С файлом, а поле «Срок оплаты» в карточке договора так и осталось 14 дней.
Агент читал срок из поля. 8 сентября он увидел у «Тайги» три августовские накладные на 74 200 ₽, старшую просроченную на 18 дней, и отправил бухгалтеру гастропаба письмо с актом сверки: все три накладные в нем стояли как просроченные. По соглашению срок наступил только у первой, и то два дня назад. До срока двух других оставалось пять и двенадцать дней.
10 сентября письмо дошло до Арслана. Тюменская пивоварня к тому времени уже месяц звала его к себе: та же отсрочка 30 дней и бесплатный охладитель. Письмо он прочитал так: договоренность для нас больше не действует. Данису он позвонил через час.
Больше всего Арслана задело слово «просрочено» под накладными, которые он не был должен. 11 сентября он оплатил все три одной платежкой с номерами, даже те, чей срок не наступил, и агент разнес ее сам. Вечером я поехал к нему и извинился, но он уже подписался с тюменскими. Скидку я не предлагал и догонять не стал.
Месяц «Тайги» - около 74 тыс ₽ выручки, это примерно 27 тыс ₽ нашей маржи. Еще 11 кег Данис забирал оттуда два дня, их уже освобождали под чужое пиво.
Поправили сроки в карточках договоровДанис и Алсу за три дня открыли все 118 договоров клиентов на отсрочке. У 7 к договору было приложено дополнительное соглашение с другим сроком, а поле в карточке осталось старым: у пяти 30 дней, у двух 21. Поля исправили. Теперь агент перед первым письмом клиенту проверяет, нет ли у договора файлов новее самого договора, и при таком файле сначала спрашивает Даниса. А Данис, подписав соглашение, меняет поле в тот же час и пишет об этом в чат. «Тайгу» это уже не вернуло.
Дни 42-437-8 октября
Сколько денег вернулось за 30 дней?
Просрочку мы сняли в 1С дважды: 7 сентября, накануне запуска, и 7 октября, через 30 дней. Отгрузки за это время не останавливали, сентябрь был обычный осенний.
| Что сравнивали | 7 сентября | 7 октября |
|---|---|---|
| Просроченная дебиторка | 1 990 тыс ₽ | 948 тыс ₽ |
| Клиентов с просрочкой | 47 | 22 |
| Часы Алсу и Даниса на долги в месяц | 86 ч | 18 ч |
| Разнесение одного платежа | 7 мин | 40 сек |
Вернулось 1 042 тыс ₽, больше половины просрочки. Быстрее всех заплатили бары: им хватало одного короткого письма с номером накладной.
Алсу теперь не разносит, а подтверждает. Платеж, на который раньше уходило 7 минут, она проверяет примерно за 40 секунд, в ручной очереди два-три платежа в день.
Из 948 тыс ₽ остатка 318 тыс у двух сетей, 186 тыс у трех закрывшихся баров и 64 тыс у фестиваля. Письма агента получают только 16 баров и разливаек, у них 380 тыс ₽.
Итог Алсу прислала в чат сама, файлом. Я в тот день как раз платил за солод на зиму.
Во что обошелся агент и когда он окупится?
Вернувшиеся 1 042 тыс ₽ - мои деньги, они просто пришли раньше. Новой выручкой я их не считаю. Окупаемость считаю по часам Алсу и Даниса.
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Часы на долги в месяц | 86 ч до, 18 ч после |
| Освободилось | 68 ч в месяц |
| Час бухгалтера и менеджера с взносами | 540 ₽ |
| Экономия в месяц | 36 720 ₽ |
| Модель, почта, сервер | 2 600 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 6 недель |
Если честно вычесть маржу «Тайги» за сентябрь, около 27 тыс ₽, выйдет около 10 недель. Но солод на зиму в этот раз я оплатил со счета, а в прошлом октябре брал под него кредит.
Какие два правила вы ввели бы до запуска?
Две вещи я бы сделал в первую же неделю.
- Сверить сроки отсрочки до первого письма. Это стоило нам «Тайги». Семь договоров с другим сроком Данис нашел за три дня, а мог найти их до включения.
- Соглашение подписал - поменяй поле. Скан в папке договора агент не читает, он читает карточку. И бухгалтер ее читает так же.
«В остальном я бы ничего не менял. Данис по пятницам больше не сидит на телефоне, он ездит по барам с новым сортом. Это и есть его работа.»
Тимерхан Насибуллин, основатель пивоварни
Вопросы и ответы
Бар вернул пустые кеги и вычел залог из оплаты. Агент поймет?
Да, если разница кратна залогу 3 000 ₽ за кегу 30 литров и в 1С у клиента есть возврат тары. Тогда агент закрывает накладную и отмечает вычет. Если разница другая, платеж уходит бухгалтеру.
Как агент узнает, что у бара особая отсрочка?
Из поля «Срок оплаты» в договоре 1С. Если к договору приложен файл новее самого договора, например дополнительное соглашение, агент первое письмо не отправляет и спрашивает менеджера. Акт сверки уходит только на адрес из договора.
Письма уходят от имени агента?
Нет. С ящика бухгалтерии, с подписью бухгалтера, с номером накладной, суммой и сроком. Клиентам с пометкой «пишет владелец» агент не пишет совсем.
Что агенту можно делать в 1С?
Читать банк и кассу, расходные накладные, контрагентов и номенклатуру. Записывает он только разнесение, и его подтверждает бухгалтер. Цены, договоры и проводки он не трогает.
Сетям с отсрочкой 45 дней агент тоже пишет?
Нет, по сетям он готовит сводку менеджеру: какие реестры оплачены и что висит. У сетей свои порталы поставщиков и свои сроки, с ними говорит человек.
Сколько стоит агент после запуска?
Модель, почта и сервер - около 2 600 ₽ в месяц при 260 платежах. Первые 14 дней после приемки технические ошибки исправляем бесплатно, дальше поддержка по желанию.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку просроченных накладных из 1С: покажем, какую часть долга вернет письмо с номером накладной, а какую только звонок владельца.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.