Бухгалтер кейтеринга перестала звонить должникам, а агентства так и не заплатили

2,7 млн ₽ в чужих кассах: во что обходилась просрочка

На 22 июня 2026 года новосибирский кейтеринг «Кухня на Станционной» ждал по просроченным УПД 2 707 тыс ₽. Должников было 52. Это больше трети июньской выручки.

Сами деньги не пропали: клиенты солидные, почти все заплатят. Дорого обходилось ожидание. Продукты под мероприятие кухня покупает за неделю, поставщикам платит вперед, а клиент рассчитывается через две-шесть недель после фуршета.

Разрыв закрывали кредитной линией под 19% годовых. На 2 707 тыс ₽ это 2 707 000 × 0,19 / 12, около 42 900 ₽ в месяц. Еще 44 часа уходило у главного бухгалтера: при стоимости часа 510 ₽ это 22 440 ₽.

1c.unf/counterparties⤢

Наверху списка - агентство праздников «Карамель» и приборный завод, который платит по тендерному регламенту. Ниже - офисы, которые просто забыли про счет.

Владелец, Игнат Андреевич, смотрел дальше процентов, на декабрь. В декабре кухня делает больше корпоративов, чем за всю весну, и закупка под них начинается в ноябре. Входить в сезон с тремя миллионами в чужих кассах он больше не хотел.

Пятница Ариадны Марковны: телефон, выписка и Excel

Цех кухни стоит на Станционной, в Ленинском районе. Шесть поваров, два су-шефа, три Газели-рефрижератора и около 25 официантов по вызову. Летом возят кофе-брейки на конференции и барбекю на базы отдыха под Бердском, зимой живут корпоративами.

Платят почти все по факту: мероприятие прошло, УПД подписан, срок по договору 14 дней. Частных заказчиков с предоплатой немного, основная выручка идет от 140 компаний.

Кто оказывается в должниках

• IT-компании Академгородка: фуршеты на релизы и дни рождения команды. Платят исправно, но счета теряются у секретарей.
• Event-агентства: берут кухню под свои праздники и платят, когда рассчитается их заказчик.
• Заводы и институты с тендерами: оплата по регламенту, 30 рабочих дней, торопить бесполезно.
• Небольшие офисы: кофе-брейк на 20 человек, а бухгалтер клиента в отпуске.

Долги вела Ариадна Марковна, главный бухгалтер. По пятницам она выгружала из 1С неоплаченные УПД, сверяла их с выпиской и садилась звонить. До конца списка не доходила ни разу: за месяц до 22 июня успела напомнить 24 клиентам.

«Половина говорит: мы оплатили. Я кладу трубку, иду в банк, ищу платеж. Нашла - извиняюсь. Не нашла - звоню снова, а там уже обед.»

Ариадна Марковна, главный бухгалтер

Игнат Андреевич опасался двух вещей. Что напоминания от программы обидят людей, которые празднуют с кухней пятый Новый год. И что агентства, которые приводят свадьбы и выпускные, уйдут к конкурентам.

Расчет до запуска: сколько часов должен вернуть агент

Агент не приносит новой выручки, он ускоряет ту, что уже заработана. Окупаемость поэтому стали считать в часах бухгалтера, а проценты по кредитной линии Игнат Андреевич решил смотреть по итогам квартала.

29 июня мы прикинули с Игнатом Андреевичем: если Ариадна Марковна будет тратить на долги около 14 часов вместо 44, пакет вернется месяца за четыре. Правую колонку заполнили уже после июля.

Пакет «Бизнес»: для «Пилота» шагов в процессе слишком много. Агент выгружает УПД из 1С, сверяет банк, выбирает тон, готовит письмо, записывает ответ клиента обратно в 1С и разбирает исключения.

Цель по деньгам поставили одну: к 31 июля просрочка ниже 2 млн ₽.

Дни 1-422-25 июня

Дни 1-4: 118 УПД и шесть причин не платить

Первые четыре дня мы не писали ни строчки кода. Прошли все 118 просроченных на 22 июня УПД и для каждого записали причину: по выписке, по почте и со слов Марины, менеджера мероприятий.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Шесть причин покрывают 104 из 118 документов, 88%. Первая - просто забыли: счет ушел на общий ящик, а бухгалтер клиента в отпуске. Вторая - агентства, которые ждут денег от своего заказчика. На третьем месте 15 УПД, которые уже оплачены одним платежом, но не разнесены.

Что выяснилиПисать всем одинаково нельзя. Забывчивым хватит одного письма, агентству нужен звонок Марины, а тендерному заводу письма вредны: у них свой регламент, и раньше 30 рабочих дней денег не будет.

Попутно всплыла мелочь, без которой письма не работали бы. В 1С услуги назывались кодами: «ФУР-С-01», «ОФ-ЧАС». Клиент по такому письму не узнает свой праздник. Номенклатуру переименовали в человеческие названия с единицей: на гостя, за час, за выезд.

1c.unf/items⤢

Дни 5-926-30 июня

Дни 5-9: правила, сверка и 40 июньских долгов

Правила писем собрали в Google Документе. Игнат Андреевич читал его в выходные на даче и оставил один комментарий.

docs.google.com/document⤢

Комментарий про агентства: им агент не пишет, пока Марина не решит сама. Пункт о тоне не оспорил никто. Первое письмо в редакции от 30 июня было официальным уведомлением со сроком в три банковских дня.

В письме агент называет не только номер документа, но и событие: «фуршет на 80 гостей, меню Сезон». Праздник клиент помнит, номер УПД нет.

1c.unf/sale⤢

Это УПД «Облачного контура», IT-компании из Академгородка: 80 гостей по меню «Сезон», четыре официанта на пять часов, посуда и доставка. Итого 151 000 ₽, срок оплаты 26 июня.

Прогон делали на 64 настоящих долгах июня: на всех, по которым Ариадна Марковна за последний месяц принимала решение. Ариадна Марковна решала каждый сама, агент - сам, потом сравнивали решения.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого захода совпало 39 из 64, меньше двух третей. Агент писал на всю сумму при частичной оплате, торопил агентство и напоминал клиенту, который спорил о числе гостей. С правилами про частичные оплаты и споры вышло 61 из 64. Три платежа от головных компаний с другим ИНН агент не узнал. Ариадна Марковна махнула рукой: таких холдингов у кухни четыре, она помнит их наизусть.

Дни 11-222-13 июля

День 11: 31 письмо и ответ из Академгородка

В четверг в 8:52 агент положил в очередь 31 черновик. Ариадна Марковна подтвердила их за 16 минут, в 9:08 письма ушли с ее ящика.

web.telegram.org/a⤢

В 10:26 ответила Ольга Вьюгина, HR «Облачного контура». Июньский «фуршет на корпоратив» она оформляла сама, и письмо про «погашение задолженности в течение трех банковских дней» тоже получила она. Первое напоминание было слишком жестким: так пишут должнику. Клиенту, который четвертый год празднует с кухней, так не пишут.

Игнат Андреевич в тот же час позвонил ее директору. Денег никто не потерял, «Облачный контур» заплатил 6 июля. Но тон переписали к вечеру, не дожидаясь второй жалобы.

Что поменяли в письме

• Подпись: письмо отправляет менеджер, который вел мероприятие, а не «бухгалтерия».
• Начало: сначала спасибо и сам праздник, потом номер УПД и сумма.
• Сроки: никаких «трех банковских дней». Оплатили - пришлите номер платежки, нужно время - назовите дату.
• Пеню и претензию агент не упоминает никогда, это решает владелец.

Письмо в новом тоне 7 июля ушло инжиниринговому центру «Каменка»: два кофе-брейка на конференции, 62 300 ₽, просрочка 4 дня. Оплата пришла 13 июля, а Олеся из их бухгалтерии ответила одной строкой: «спасибо, что напомнили по-человечески».

Что отвечали на письма: «забыли» и «бухгалтер в отпуске»

За июль агент отправил 136 писем, а за месяц до разбора Ариадна Марковна успела напомнить 24 клиентам. Отвечали примерно на каждое второе, и ответы были скучные, в хорошем смысле.

• «Счет потерялся, пришлите еще раз» - агент отправляет УПД и счет в ответ, бухгалтер не нужна.
• «Бухгалтер в отпуске до 20-го» - агент записывает дату в событие 1С и до нее молчит.
• «Мы оплатили» - агент ищет платеж, а если не находит, отдает переписку Ариадне Марковне.
• «Было 74 гостя, а не 80» - письмо сразу уходит Марине, агент в спор не лезет.

«Раньше я звонила и слышала «ой, сейчас посмотрю». Теперь мне пишут сами, и я отвечаю, когда мне удобно.»

Ариадна Марковна

Игнат Андреевич ждал волны недовольных. После новой редакции пожаловался один клиент, и то на цену доставки в Кольцово.

План и факт: офисы заплатили, агентства нет

К 31 июля просрочка снизилась на 1 142 тыс ₽, на 42%. В расчете до запуска целились ниже 2 млн, вышло 1 565 тыс. Но если разложить долг по причинам, видно: сдвинулось далеко не все.

Агентства почти не сдвинулись: их долг снизился с 1 018 до 940 тыс ₽. Письмо агентству бесполезно, пока не заплатил его заказчик, а торопить чужого заказчика кухня не может. Здесь нужен разговор Марины и, возможно, предоплата на декабрь. Это задача на осень, и решать ее будут люди.

Тендерные заводы платят по своим 30 рабочим дням, с письмами или без. Их 412 тыс ₽ стоят в просрочке почти неподвижно, агент им и не пишет.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Это очередь ручной разноски на конец июля: 12 платежей, которые агент не разнес сам. Вот она, недоделанная часть исправления. Ариадна Марковна разбирает ее около часа в неделю, и этот час входит в ее 12 часов на долги.

Игнат Андреевич проверял и продажи: не ушли ли клиенты после писем. За июль кухня продала на 5,93 млн ₽, в июле прошлого года было около 5,7 млн. Летом всегда тише, чем в июне с выпускными.

1c.unf/report/sales⤢

День 433 августа, пн

Июль коротко: 1 565 тыс ₽ вместо 2 707

3 августа Ариадна Марковна закрыла июль в 1С и прислала цифры в рабочий чат раньше нас.

web.telegram.org/a⤢

Окупаемость по факту - около 15 недель, чуть быстрее прикидки. На осень остались агентства и платежи «за июнь». А обзванивать должников Ариадна Марковна перестала: в июле она позвонила троим, и все трое были из агентств.

Вопросы и ответы