Несопоставленные платежи на конец периода
63→3
30 июня и 12 сентября
Кейс · Караоке-клуб · Распознавание документов
Первая версия сверки искала счета, которых не было
Караоке-клуб сверял платежи со счетами, а больше половины висящих оказались депозитами за бронь, под которые счетов не выставляли. Первую версию остановили через 18 дней, вторую построили на журнале броней. Она работает, но в сентябре из-за смены формата банковской выписки клуб снял оплаченную бронь VIP-зала.
- Ниша
- Караоке-клуб: залы, банкеты, бар
- Город
- Нижний Тагил
- Источники
- выписка в МоемСкладе, почта клуба в Яндекс Почте, журнал броней
- Внедрение
- 3-14 августа 2026, вторая версия
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 1-30 июня и 14 августа - 12 сентября
Часов на сверку в месяц
46 ч→11 ч
бухгалтер и администраторы
Входящих платежей
318→341
за 30 дней
Что мы задумали в первой версии
В пятницу вечером у караоке-клуба «Камертон» в Нижнем Тагиле занят каждый метр: большой зал на 60 мест, VIP-зал на 12 и бар. Пятница и суббота расписаны за две недели, в будни зал живет корпоративами: заводские отделы, транспортные компании, дни рождения. Владелец Марат, бухгалтер Лариса приходит по вторникам и пятницам, вечером клубом управляют администраторы Регина и Женя.
Учет ведут в МоемСкладе: бар, банкетное меню, счета компаниям. Выписка банка падает туда же. В июне из 318 входящих платежей 141 МойСклад сам связал со счетом по номеру, 114 Лариса разнесла руками, а 63 к 30 июня так и висели без счета.
Марат позвал нас с простой задачей: пусть ИИ делает то же, что Лариса, только каждый день. Первую версию мы и собрали под это. Агент читает выписку и почту клуба, ищет номер счета в назначении и в письмах компаний, сверяет сумму с открытыми счетами и плательщика с карточкой.
Это выглядело верным, потому что так работала сама Лариса. Ее ручные 114 платежей были как раз такими: номер счета в письме, компания платит с другого ИП, одна платежка за два банкета.
14 июля: первая версия на живой выписке
Первую версию включили 14 июля и не трогали до конца месяца. С компаниями она справлялась. «Тагил-Логистик» прислал платежку письмом, номер счета был только во вложении, и агент закрыл счет 00317 сам.
Шайхутдинов написал, что оплатит день рождения с карты жены, и агент связал перевод с его счетом 00316 по письму. Лариса в июне на таких платежах тратила по звонку на каждый. Только счетов в МоемСкладе у клуба немного. Их выставляют компаниям. А большинство платежей, которые висели в июне, приходили от людей, и счета под них никто не выставлял.
Две с половиной недели и те же двадцать процентов
| Первая версия | Июнь, вручную | 14-31 июля |
|---|---|---|
| Входящих платежей | 318 | 196 |
| Без счета на конец периода | 63 (20%) | 41 (21%) |
| Часов Ларисы и администраторов | 46 за месяц | 26 за 18 дней |
За 18 дней агент сделал быстро то, что Лариса и так делала. Без счета к 31 июля осталось 41 платеж из 196, это 21%, в июне было 20%. Часы почти не ушли: висящие платежи по-прежнему разбирали администраторы, звонками.
«Он мне аккуратно закрыл все счета компаний. А на вопрос, чей перевод на пять тысяч в субботу, ответить не смог, как и я.»
Лариса, бухгалтер
31 июля Марат написал в чат одну строку: «по сути ничего не поменялось». Он был прав. Первую версию мы остановили и начали разбирать, что именно висит.
Дни 1-43-6 августа
У депозитов не было счетов
Разбирать стали все, что повисло: 63 платежа июня и 41 из второй половины июля. У каждого выписали, почему он не дошел до счета. Семь причин закрыли 104 из 104, это 100%.
58 из 104, больше половины, оказались депозитами за бронь. Гость звонит или пишет администратору, его записывают в журнал броней, и он переводит по СБП 5 000 ₽ за VIP-зал или 3 000 ₽ за стол. Счета нет, а в назначении в лучшем случае «VIP-зал».
Что выяснилиЖурнал броней - таблица администраторов. В ней имя гостя, телефон, дата, зал и сумма депозита. Именно по ней Лариса и Регина находили плательщика, когда звонили. Первая версия этой таблицы не видела вовсе.
В июне таких переводов с назначением «VIP-зал» и без имени пришло пять, на 25 000 ₽. Каждый Регина разбирала звонками по журналу: кто бронировал на эти выходные и мог перевести с чужой карты.
Дни 5-107-12 августа
Вторая версия: журнал броней вместо счетов
Источник поменяли. Вторая версия сначала смотрит журнал броней: каждой брони с депозитом она ставит в МоемСкладе счет на позицию «Депозит за бронь VIP-зала» или стола. Перевод ищет по сумме, дате брони и имени плательщика из выписки, которое сверяет с именем и телефоном в журнале.
Правила записали в документ. Марат прочитал и оставил комментарий про то, что для клуба важнее всего: бронь без депозита администратор снимает в 20:00 следующего дня, и агент должен отметить в журнале, пришли деньги или нет.
Журнал бронейТаблица администраторов: гость, телефон, зал, депозит.
МойСкладСчет на депозит под каждую бронь, выписка банка.
ПочтаПлатежки и письма компаний.
ИИСвязывает платеж со счетом, отмечает депозит в журнале.
TelegramЛарисе и администраторам - очередь и спорные.
Прогон сделали на 60 июньских платежах, которые Лариса разнесла руками или не разнесла вовсе. С первого раза совпало только 38: агент искал гостя по имени, а гости платят с чужих карт. После добавления телефонов из журнала и правила про переводы с карты родственника стало 56 из 60.
Четыре оставшихся - переводы без имени на сумму, под которую было по три брони в один вечер. Их угадывать не стали: такие идут в очередь с подсказкой, какие брони подходят.
Дни 11-1313-15 августа
Суббота, два перевода за VIP-зал
Вторую версию включили в пятницу, 14 августа, перед выходными. В субботу в 14:02 и 14:10 пришли два перевода по 5 000 ₽ с назначением «VIP-зал». В июне это был бы час звонков Регины.
Агент нашел обе брони по журналу: в одной совпало имя плательщика, в другой перевела подруга именинницы, но совпал телефон в комментарии к переводу. Обе брони получили отметку «депозит пришел», Регина ни одной не звонила.
Через неделю пришла задача посложнее. Отдел снабжения с вагоностроительного забронировал большой зал на корпоратив: 18 человек, депозит 10 000 ₽. Скидывались сами и оплатили тремя переводами с разных карт: 4 000, 3 500 и 2 500 ₽, у двух переводов назначение пустое.
Агент увидел, что ни одна сумма не совпадает с депозитом, зато три перевода пришли за вечер до брони, а их сумма ровно 10 000. Он собрал их в один счет по дате брони и одному телефону из комментария, который оставила организатор. В июне Регина собирала бы такую складчину полдня.
Дни 30-341-5 сентября
Банк поменял выписку, и бронь сняли с оплаченной
1 сентября банк обновил обмен с МоимСкладом. Переводы по СБП стали приходить с контрагентом «Физическое лицо» и назначением «Перевод по СБП», а имя плательщика ушло в поле, которого в МоемСкладе не видно. Агент сопоставлял депозиты по имени, и с этого дня ни один перевод по СБП не нашел своей брони.
Переводы падали в очередь, и это было бы полбеды. За 1-3 сентября там собралось 17 депозитов. Лариса была в клубе во вторник утром, до первых переводов, а следующий раз пришла только в пятницу. В журнале у этих броней стояло «депозит не пришел», и вечером 3 сентября Женя по правилу сняла три брони на пятницу.
Одна из них была на VIP-зал, Алены Мухаметовой, на день рождения. Зал отдали другой компании. В пятницу в 21:10 Алена приехала с восемью гостями и показала Регине перевод на 5 000 ₽ от 2 сентября.
Регина предложила стол в большом зале, Алена отказалась и уехала. Депозит вернули наличными в понедельник. Клуб потерял вечер VIP-зала, три часа аренды и бар этой компании, это около 9 400 ₽ маржи. Двум другим гостям со снятыми бронями повезло: они пришли в субботу, зал был свободен.
Сильнее всего задело Женю. Правило снимать бронь в 20:00 придумал Марат, но снимала она, и в журнале у нее не было ни одного повода сомневаться. Сама она потом сказала, что раньше перед снятием VIP всегда звонила гостю, а с агентом перестала: «он же видит деньги».
Как исправили: телефон из журнала вместо имениАгент теперь ищет депозит по телефону из журнала и по сумме с датой брони, а имя плательщика сверяет, если оно есть. Если за день в очередь падает больше пяти переводов «Физическое лицо», он пишет в чат, что выписка изменилась. Отметку «депозит не пришел» агент ставит, только когда в очереди нет перевода на ту же сумму за последние три дня. Из 17 депозитов очереди 15 связались заново в тот же день, два Лариса нашла по звонку.
30 дней14 августа - 12 сентября
Тридцать дней второй версии: 3 платежа без счета
| Сверка платежей | 1-30 июня | 14 августа - 12 сентября |
|---|---|---|
| Входящих платежей | 318 | 341 |
| Из них переводов по СБП | 97 | 112 |
| Без счета на конец периода | 63 (19,8%) | 3 (0,9%) |
| Часов Ларисы | 28 | 8 |
| Часов администраторов | 18 | 3 |
| Часов на сверку всего | 46 | 11 |
Агент сам связал 315 из 341 платежа. В очередь ушло 26, люди разобрали 23, к 12 сентября без счета три платежа на 9 840 ₽. Сюда же вошли и три дня сбоя: без них очередь была бы почти пустой.
Сентябрь у клуба оживает: начинаются корпоративы, и в движении денег за первые 12 дней каждый день видно поступления эквайринга и депозиты по СБП. Возврат Алене в понедельник тоже здесь, строкой расхода из кассы.
Администраторы почти перестали звонить гостям про переводы. Три часа за месяц у них ушли на очередь в дни сбоя. У Ларисы восемь часов: проверка спорных и сверка эквайринга, которую агент не трогает.
В показателях на 12 сентября один просроченный счет, день рождения Шайхутдинова на 29 500 ₽. Он не про сверку: праздник перенесли, и счет ждет новой даты.
Деньги, если считать с июля
Час Ларисы и администраторов с налогами обходится Марату в 380 ₽, и на сверку этих часов теперь уходит на 35 меньше.
| Строка | В месяц |
|---|---|
| Часов на сверку было | 46 |
| Стало | 11 |
| Освободилось | 35 ч |
| Час с налогами | 380 ₽ |
| Экономия | 13 300 ₽ |
| ИИ, почта, связь с МоимСкладом | 2 200 ₽ |
| Остается | 11 100 ₽ |
| Внедрение, пакет «Поток» | 39 900 ₽ |
| Окупаемость со второй версии | около 15 недель |
Первая версия месяц ничего не дала: с 14 июля по 14 августа клуб платил за сверку, которая разбирала то, что Лариса и так успевала. Если считать от первого запуска, выходит около 20 недель, почти пять месяцев.
Алена Мухаметова в клуб так и не вернулась. Ее бронь до сих пор лежит в журнале с пометкой Регины «депозит был, бронь сняли зря», и Женя показывает эту строку каждому новому администратору.
Вопросы и ответы
Гость перевел депозит с карты мужа. Агент поймет?
Если в журнале брони записан телефон, а в комментарии к переводу он же, или сумма и дата совпадают с единственной бронью на вечер, депозит связывается. Если броней на эту сумму несколько, перевод уходит в очередь с подсказкой.
Журнал броней обязательно вести в Google Таблице?
Подойдет любая таблица, которую администраторы заполняют сразу при звонке. Агенту нужны дата, зал, сумма депозита и телефон гостя.
Кто снимает бронь, если депозит не пришел?
Администратор, как и раньше. Агент только ставит отметку в журнале и не ставит «не пришел», если в очереди есть перевод на ту же сумму.
Что будет, если банк опять поменяет выписку?
Агент заметит, что переводы «Физическое лицо» копятся в очереди, и сразу напишет в рабочий чат. Депозиты он будет искать по телефону и сумме с датой брони.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выписку за месяц, выгрузку счетов из МоегоСклада и журнал броней. Покажем, сколько платежей висит без счета и на чем они висят.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.