Просроченная дебиторка
1 494 тыс ₽→583 тыс ₽
на 1 июня и на 1 июля
Кейс · Канцтовары и расходники для офисов · ИИ-агент
Пять суток агент не видел банк, а просрочка за месяц все равно ушла с 1 494 до 583 тыс ₽
Оптовый склад в Хабаровске возит бумагу, картриджи и хозтовары в 160 офисов, школ и клиник с отсрочкой платежа. ИИ-агент каждое утро сверяет выписку в 1С УНФ с отгрузками, раскладывает сводные и частичные оплаты, пишет напоминания и на 15-й день просрочки зовет менеджера в рабочую группу. В июне, после обновления 1С, он пять суток работал вслепую, и восемь клиентов получили письма о долге, который уже закрыли.
- Ниша
- Канцтовары и расходники для офисов, 160 клиентов на договоре
- Город
- Хабаровск
- Канал
- Почта бухгалтерий клиентов, чаще всего Gmail
- Внедрение
- 20 мая - 2 июня 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- просрочка на 1 июня и на 1 июля
Клиентов с просрочкой
47→19
из 160 на договоре
Часы на выписку и долги
68 ч→12 ч
в месяц: бухгалтер и два менеджера
Ответ «можно грузить?»
21 мин→35 сек
проверка долга перед рейсом
Обновили 1С перед праздником, и агент перестал видеть банк
Во вторник, 16 июня, в 10:40 бухгалтер сети стоматологий с Ленинградской ответила на письмо склада платежкой. Три УПД на 84 360 ₽ клиника оплатила одним платежом 11 июня, накануне праздника. А в понедельник получила напоминание, что все три просрочены.
Напоминание писал не человек. Со 2 июня просрочкой на складе канцтоваров занимается ИИ-агент: каждое утро он берет выписку банка из 1С УНФ, сверяет ее с отгрузками и пишет тем, кто не заплатил. В понедельник он был уверен, что клиника должна.
Причину нашли за 20 минут. В четверг, 11 июня, в 19:00 программист, который обслуживает 1С склада, поставил обновление УНФ, чтобы успеть до длинных выходных. После обновления 1С:ДиректБанк попросил заново подтвердить обмен по СМС. Подтверждать было некому, и выписки за 11 и 15 июня в 1С не пришли.
Отличать «денег не было» от «выписка не пришла» агент тогда не умел. Отгрузки на месте, поступлений нет, значит, долг.
За два утра ушло 11 писем восьми клиентам, и все восемь уже заплатили. Двоих агент поставил в стоп-лист. Гимназию в Индустриальном районе в понедельник не повезли, хотя деньги лежали на счете с четверга. Анатолий во вторник отправил к ним отдельную «Газель», 1 800 ₽ на топливо и водителя.
Тамила до обеда загружала выписки из файла банка, Владлена обзванивала восьмерых с извинениями. Денег никто не потребовал. Стоматология попросила больше не присылать ей автоматических писем и с тех пор стоит в списке «только вручную». От обновления до ручной загрузки агент работал вслепую больше 112 часов.
Как исправили: сначала дата выписки, потом письмаПеред каждым запуском агент смотрит дату последней загруженной выписки. Нет выписки за прошлый рабочий день - он не пишет клиентам, не держит отгрузки и в 8:05 сообщает в рабочую группу, за какое число ее нет. Ошибки обмена 1С:ДиректБанк тоже приходят в группу, а программист внес проверку банка в свой список после каждого обновления.
Бумага в долг: 1 494 тыс ₽ просрочки на 1 июня
Склад на Тихоокеанской торгует всем, что офис расходует за месяц: бумагой А4 коробками, картриджами, папками, ручками, бумажными полотенцами. Три «Газели» ездят по районам Хабаровска по графику: Индустриальный по понедельникам, Краснофлотский по средам и четвергам.
160 клиентов работают по договору с отсрочкой: офисы, клиники, управляющие компании, школы, транспортные фирмы. Обычная отсрочка 14 дней от даты УПД, у нескольких постоянных 7 дней. Продажи около 3,3 млн ₽ в месяц.
1 494 тыс ₽просрочено на 1 июня
47клиентов с просрочкой
68 чв месяц на выписку и звонки
21 минждали ответа «можно грузить?»
Деньги собирали три человека, и ни у кого это не было главной работой. Бухгалтер Тамила каждое утро разносила выписку, по два часа в день: треть платежей приходит без номера УПД или сразу за несколько. Менеджеры Владлена и Максим звонили должникам, когда те сами выходили на связь с новым заказом.
«Звонить человеку про долг, когда он прямо сейчас заказывает на шестьдесят тысяч, язык не поворачивается. Так и копилось.»
Владлена, менеджер по продажам
Арсен держит транспортную компанию на Краснореченской и берет бумагу коробками. За поставку «офисная бумага» от 2 апреля он задолжал 47 дней: срок оплаты был 16 апреля, деньги пришли 2 июня. Склад все это время продолжал ему возить.
Директор Тимофей Андреевич думал про кассовый разрыв больше, чем про проценты. Поставщикам бумаги склад платит предоплатой, и в мае пришлось открыть кредитную линию. Он хотел каждое утро видеть, кто заплатил, а кто нет.
Дни 1-620-25 мая
186 просроченных УПД, и 28 из них уже оплачены
Агента в первую неделю никто не трогал. Тамила взяла из 1С все УПД с просрочкой на 20 мая. Мы вместе с Владленой прошлись по каждому и записали, почему он не оплачен.
Восемь причин дают 97% просроченных УПД, 180 из 186. Самое неприятное открытие - 28 УПД клиенты уже оплатили. Деньги пришли одним платежом за несколько отгрузок, и Тамила не успела их разложить.
- УПД не дошел до бухгалтерии. 49 штук. Водитель отдает документы на ресепшен, офис-менеджер кладет их в стол, бухгалтерия клиента о поставке не знает.
- Платят по своему графику. 31 УПД. У сетей и управляющих компаний платежный день раз в месяц, отсрочка в 14 дней им просто неудобна.
- Оплачено за вычетом возврата. 22 УПД. Вернули водителю картридж не той модели или коробку с мятыми пачками, заплатили меньше, а корректировку в 1С никто не сделал.
- Бюджетники. 14 УПД школ и поликлиники. Деньги идут через казначейство, и ускорить их может только подписанная приемка.
Что выяснилиПисьмо закрывает 80 УПД из 186: тем, кто не получил документы или платит по своему графику, достаточно напомнить с УПД во вложении. Еще 50 решает разнесение. Сводные и частичные оплаты агент должен понимать раньше, чем писать кому-то о долге.
Правила агента записали в Google Документ. Тимофей Андреевич оставил комментарий про бюджетников, и стоп-лист для школ стал мягче, чем для офисов.
Главное правило - 15-й день. До него с клиентом говорит агент: два письма, на 3-й и 8-й день просрочки. На 15-й день он перестает писать и выносит клиента в рабочую группу с суммой и именем менеджера. Дальше звонит человек, который этого клиента ведет.
Дни 7-1026-29 мая
Один платеж на три УПД и оплата минус картридж
Разнесение - самая инженерная часть. В выписке склада 25-30 поступлений в день, и треть из них не совпадает с одной отгрузкой.
ВыпискаВ 8:00 агент читает «Банк и касса» в 1С УНФ: поступления за прошлый рабочий день.
СопоставлениеНомер УПД в назначении, затем ИНН и договор, затем сумма. Сводный платеж раскладывается на открытые УПД клиента.
ОстатокДенег меньше суммы УПД - ищет возврат по цене позиции. Не нашел - закрывает старшие УПД, разница остается в долге.
Письма и стоп3-й и 8-й день - письмо с УПД, 15-й - клиент в рабочей группе. Больше 30 дней - отгрузку держим.
СводкаВ 9:00 в Telegram: что разнесено, что нет, кому писали, кого завтра не грузить.
Сводный платеж агент раскладывает, только если сумма точно сходится с набором открытых УПД одного клиента. Если одну сумму можно собрать из разных пар отгрузок, он закрывает УПД по порядку дат и помечает разнесение в сводке как предположение.
Частичная оплата - вторая беда. Бюро переводов вернуло водителю картридж не той модели и заплатило за вычетом 1 150 ₽. Корректировки в 1С нет, формально за бюро долг. Агент видит разницу, равную цене позиции из УПД. Клиенту он не пишет, Тамиле ставит задачу оформить возврат.
Цены он берет из номенклатуры: так понятно, что недостающие 1 150 ₽ - это один картридж, никакой случайной недоплаты. В выписке конца мая было и то, и другое.
Дни 11-1330 мая - 1 июня
84 платежа апреля: прогон, в котором выписка была всегда
Проверяли на апрельской выписке, которую Тамила уже разнесла руками: 84 поступления за неделю. Агент получал их по одному дню, как в бою, а мы сравнивали его разнесение с ручным.
В первый раз совпало 71 из 84. Агент не узнал платеж холдинга за дочернюю фирму. Возврат картриджа он посчитал долгом и собрался писать бюро. Еще он закрыл два УПД из трех, хотя один был оплачен раньше, и записал переплату в долг. После правил про ИНН группы, возвраты и авансы второй круг совпал во всех 84.
Тест, который потом оказался важнее всего, мы не сделали. Выписка в прогоне приходила каждый день. Вопрос «а если банк молчит?» не задал никто, и мы в том числе.
Тимофей Андреевич два вечера проверял агента в Telegram вопросами, которые обычно задает логист перед погрузкой.
На ТК Краснореченской директор остановился. 45 дней просрочки по апрельской бумаге, и никто из троих, кто собирал долги, об этом не помнил. Владлена позвонила Арсену в понедельник утром.
День 142 июня, вт
Первое утро: 27 поступлений и 14 писем
Включили во вторник, 2 июня. В 8:00 агент разобрал выписку за 1 июня: 27 поступлений, 25 разнесены сами, два сводных платежа разложены на пять УПД. В 9:00 в группу пришла первая сводка, в 10:00 ушли первые 14 писем.
Письма короткие: номер и дата УПД, сумма, срок по договору и просьба прислать платежку, если оплата уже прошла. УПД во вложении. Слов о последствиях нет ни в первом письме, ни во втором.
В тот же день деньги перевел Арсен, через 47 дней после срока: накануне ему позвонила Владлена. На следующее утро агент увидел оплату в выписке и снял транспортную компанию из стоп-листа к рейсу в Краснофлотский.
За первую неделю ответили на 23 письма из 61. Чаще всего просили прислать УПД на почту бухгалтерии: это были те самые документы из стола на ресепшене.
Дни 28-4116-29 июня
Проверка выписки перед письмами и утро 29 июня
Правило про выписку появилось 16 июня. Восьми пострадавшим клиентам агент снова начал писать только через неделю, когда Тамила сверила их оплаты по каждому УПД. Стоматологии он не пишет совсем: ее долги Владлена видит в утренней сводке.
29 июня проверка сработала по-настоящему. У банка шли технические работы, и выписка за пятницу к 8:00 не пришла. Агент написал в группу в 8:05 и ничего не отправил. Тамила загрузила выписку из файла в 9:50, через 10 минут ушли письма, ни одного лишнего.
Закрыли не все. Если выписка пришла, но неполная, например банк выгрузил утренние платежи без дневных, агент этого не отличит. За месяц так было один раз: два платежа на 12 400 ₽ пришли на следующий день, и Тамила заметила их сама, до писем.
30 дней2 июня - 1 июля
1 июля: 583 тыс ₽ просрочки вместо 1 494 тыс ₽
Сравниваем просрочку на 1 июня, накануне запуска, и на 1 июля. Договоры, отсрочки и цены за это время не менялись.
| Дебиторка склада | На 1 июня | На 1 июля |
|---|---|---|
| Просроченная дебиторка | 1 494 тыс ₽ | 583 тыс ₽ |
| Клиентов с просрочкой | 47 | 19 |
| Напоминаний за месяц | 26 звонков и писем | 194 письма агента |
| Часы на выписку и долги | 68 ч | 12 ч |
| Ответ «можно грузить?» | 21 мин | 35 сек |
Арсен попал в эту статистику второй раз. 4 июня он взял новую партию: 40 коробок бумаги, скотч и файлы на 70 330 ₽, на этот раз с отсрочкой 7 дней.
Срок вышел 11 июня. Агент написал 15-го и 19-го, ответа не было. 26 июня, на 15-й день, он вынес Арсена в рабочую группу с суммой и именем менеджера. Владлена позвонила через 20 минут: бухгалтер транспортной компании была в отпуске. 29 июня деньги пришли. Весной та же история заняла 47 дней.
На графике - ответ на «можно грузить?» перед рейсом. Раньше логист Анатолий ждал Тамилу в среднем 21 минуту, по понедельникам дольше: в выписке копились платежи за выходные. Теперь агент отвечает в Telegram за полминуты, а в 16:00 сам присылает список, кого завтра не грузить.
На 1 июля в долгах остались в основном те, кому письма не помогут: школа и поликлиника ждут казначейство, логистическая фирма в банкротстве.
Строже стал и стоп-лист. На 1 июля в резерве 36 коробок бумаги под заказы двух клиентов с просрочкой больше 30 дней: товар отложен, но не уедет, пока не придут деньги.
Продажи при этом не просели. Июнь закрылся на 3 347 тыс ₽, обычный месяц для склада, хотя двоим клиентам отгрузки держали.
Итог посчитали не мы. Сразу после замера Тимофей Андреевич собирался в банк продлевать кредитную линию, и ему понадобилась дебиторка на сегодня.
68 часов в месяц и 911 тыс ₽, которые пришли раньше
Вернувшиеся 911 тыс ₽ и так принадлежали складу, они просто пришли раньше. Окупаемость поэтому стоит на времени трех людей: выписке, звонках должникам и ответах логисту.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов в месяц до и после | 68 ч и 12 ч |
| Освободилось | 56 ч в месяц |
| Час бухгалтера или менеджера с взносами | 650 ₽ |
| Экономия | 36 400 ₽ в месяц |
| Модель, сервер агента, почтовый ящик | 2 900 ₽ в месяц |
| Внедрение, пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 6 недель |
Проценты по кредитной линии Тимофей Андреевич считает главным эффектом. Сумма зависит от ставки банка и от того, сколько он выберет из линии, поэтому в таблице ее нет.
Пять суток вслепую тоже стоили денег: рейс за 1 800 ₽ и полдня Тамилы и Владлены на извинения. Проверка выписки с тех пор стоит первой строкой в правилах агента.
Прежде чем отдавать агенту банк: четыре вопроса
Перед тем как отдавать агенту банк, складу стоило задать себе четыре вопроса. Как агент узнает, что выписка свежая: пустой день и не пришедшая выписка в 1С выглядят одинаково. Сколько поступлений идет одной суммой за несколько УПД: у склада это заметная часть, у розницы почти ноль.
Когда оформляют возвраты: если корректировку делают через неделю, агент видит недоплату, и решить, что он делает с разницей в цену одной позиции, надо заранее. И кто звонит на 15-й день: у каждого клиента в группе должен быть живой менеджер, иначе эскалация уйдет в пустоту.
Гимназия в Индустриальном, которую в июне не повезли из-за пустой выписки, в июле заплатила за сентябрьскую бумагу авансом. Завхоз объяснила Владлене просто: в августе очередь у всех поставщиков, а у склада, который сам извинился за ошибку, она хочет быть первой.
Вопросы и ответы
Агент сам решает, кого не грузить?
Он готовит список. В 16:00 логист получает клиентов с просрочкой больше 30 дней, бюджетных - больше 60, с суммой и УПД. Снять клиента из списка может его менеджер, и агент это запоминает до следующей отгрузки.
Что будет, если банк снова не пришлет выписку?
Агент не отправит писем и не поставит никого в стоп-лист. В 8:05 он напишет в рабочую группу, за какое число нет выписки. Так было 29 июня.
У нас не УНФ, а Управление торговлей. Подойдет?
Да. Агенту нужны поступления на расчетный счет и документы продажи с контрагентом, договором и суммой. Логика разнесения та же, меняется только то, откуда агент читает данные.
От чьего имени уходят письма?
От бухгалтерии склада, с общего ящика на Яндексе. Ответы клиентов приходят туда же, их читает Тамила.
Как агент отличает частичную оплату от возврата?
Если недоплата равна цене одной или нескольких позиций из этого УПД, он считает ее возвратом и ставит задачу бухгалтеру, клиенту не пишет. Если разница не складывается из позиций, это частичная оплата, остаток идет в долг.
Бюджетным клиентам агент тоже пишет?
Нет. Школы и поликлиника платят через казначейство, письмо их не ускорит. Их долги агент показывает менеджеру в утренней сводке, а в стоп-лист ставит только после 60 дней.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Расскажите, сколько у вас клиентов на отсрочке и как приходят оплаты: прикинем, сколько часов в месяц уходит на сверку выписки и напоминания.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.